العمليات المالية والاستدامة

بينما تختلف استراتيجية العمليات المالية المُثلى لكل مؤسسة، فإن تنفيذ العمليات المالية بنجاح يتطلب دائمًا مزيجًا متكاملًا من الاعتبارات المتعلقة بالأشخاص، والعمليات، والتقنية. وبناءً عليه، من الضروري فهم المؤسسة وطريقة عملها قبل وضع استراتيجيات أو ممارسات محددة للعمليات المالية.

تشمل العناصر الشائعة لدمج العمليات المالية مع نموذج التشغيل التعاون بين جميع الأطراف المعنية، بما في ذلك فِرق المالية، والحسابات، والمشتريات، وتكنولوجيا المعلومات، والأعمال. سيمكِّن ذلك من تحقيق دورة مستمرة لفهم الطلب على السحابة، والموارد المطلوبة، وتحسين استخدام موارد السحابة. بالإضافة إلى ذلك، يمنع ذلك وجود عزلة معرفية بين الفِرق، وهو ما يعوق تبنّي العمليات المالية بنجاح. تم توضيح ذلك بشكل أكبر من قِبل FinOps Foundation كجزء من مبدأها "تحتاج الفِرق إلى التعاون":

من الضروري أن تعمل الفِرق معًا لتحسين ممارسات العمليات المالية وتحقيق تحسينات مستمرة في الكفاءة والابتكار. يمكن للتعاون بين الفِرق متعددة الوظائف تمكين فِرق المالية من مواكبة سرعة ودقة فِرق تكنولوجيا المعلومات، وتمكين المهندسين من التعامل مع التكلفة كما يفعلون مع مؤشرات الكفاءة الأخرى، والمساعدة على إنشاء حوكمة ومعايير موحَّدة لاستخدام السحابة.

باختصار، يُعَد نموذج التشغيل المتكامل الذي يحدِّد الأدوار والمسؤوليات والعمليات والمقاييس والأدوات والحوكمة ووسائل التمكين أمرًا حيويًا لضمان تغطية شاملة للعمليات المالية.

تركِّز العمليات المالية بشكل عام على السلوكيات والعمليات، وتكون مستقلة عن طبقة التكنولوجيا – أي أن فِرق البنية التحتية، والمنصات، والبرمجيات الوسيطة، والتطبيقات/الخدمات يمكنها جميعها تطبيق متطلبات مشابهة لتحقيق الكفاءة في مجالات حلولها الخاصة. ومع ذلك، قد لا تدرك الأطراف المعنية في المؤسسة دورها في نجاح العمليات المالية.

من خلال تحديد أهداف واضحة للعمليات المالية مثل تحسين أو إدارة تكاليف تخزين السحابة أو توضيح المقاييس المستهدفة للعمليات المالية، يمكن للمؤسسات اشتقاق إجراءات أو مقاييس محددة يمكن لكل طرف معنيّ تطبيقها في أعماله.

يُعَد هذا المبدأ جزءًا من الهدف الأوسع لإنشاء مؤسسة واعية بالتكاليف، ومدركة لمحركات التكاليف والأصول التي يمكنها استخدامها لاتخاذ قرارات أفضل. يتطلب الوصول إلى الحالة المثالية جمع البيانات ونشرها باستمرار وفي الوقت المناسب، كما ورد في مبدأ العمليات المالية "يجب أن تكون التقارير متاحة وفي الوقت المناسب"، لضمان أن الفِرق تتخذ القرارات الصحيحة المدعومة ببيانات الاستخدام الفعلية. للمزيد من المعلومات، راجِع مبدأ FinOps Foundation: يتم اتخاذ القرارات بناءً على قيمة الأعمال للسحابة.

أحد أكثر التحديات شيوعًا في تنفيذ العمليات المالية هو مواءمة الاستراتيجيات والأهداف مع سلوك الفِرق. نتيجةً لذلك، تحتاج المؤسسات إلى تنفيذ عمليات وإرشادات توجيهية لتوجيه السلوكيات المرغوب فيها ضمن العمليات المالية. على سبيل المثال، وضع طرق لتشجيع وفرض ممارسات مثل إدارة التكاليف المتغيرة، والحصول على الموارد في الوقت المناسب، وإدارة الموارد بشكل فعَّال ومرن، وغيرها.

يجب أن يتم تعريف الحوكمة في العمليات المالية والموافقة عليها من جميع الفِرق المشاركة بحيث لا تكون هناك مفاجآت. لاحِظ أنه من المهم ألَّا تصبح الحوكمة عائقًا أمام العمليات المالية، بل يجب أن تكون مسارات توجيهية تساعد الفِرق عند وجودهم في سيناريوهات معينة.

على سبيل المثال، قد تضع المؤسسة سياسة توفِّر المرونة للفِرق لاختيار موارد السحابة بحرية حتى مستوى محدد أو اختيار الموارد التي تلتزم بإرشادات ميزانيتها. بهذه الطريقة، تكافئ الحوكمة السلوكيات المناسبة وتساعد على تصحيح المفهوم الخطأ القائل بأن العمليات المالية هي فقط وسيلة لتقليل الإنفاق على السحابة؛ إذ قد يكون هناك سبب وجيه لاختيار نوع معين من موارد السحابة، حتى لو لم يكن الأقل تكلفة. للمزيد من المعلومات حول السلوك الفردي في سياق العمليات المالية، راجِع مبدأ FinOps Foundation: يتولى الجميع مسؤولية استخدامهم للسحابة.

في سياق النضج للعمليات المالية، تتضمن الحالة النهائية الحرجة استخدام الأتمتة ليس فقط للاستجابة للسيناريوهات، بل لاتخاذ إجراءات استباقية أيضًا. يجب على المؤسسة السعي نحو التحسين الآلي استنادًا إلى التحليلات؛ على سبيل المثال، مقاييس الاستخدام والإنفاق والاستفادة وغيرها، باستخدام الأدوات المناسبة.

كما هو معرَّف في مبدأ FinOps Foundation: الاستفادة من نموذج التكلفة المتغيرة للسحابة. لضمان تحقيق أقصى قيمة من الإنفاق على السحابة، يجب على الشركات الاستفادة من فرص تقليل التكاليف المتاحة في نموذج تكلفة السحابة. ويشمل ذلك مقارنة خيارات التسعير والخصومات على الاستخدام التي يقدِّمها مزوِّدو الخدمات المختلفون، وضبط حجم المثيلات والخدمات المشتراة بشكل مناسب.

ويصعب تنفيذ ذلك بالطرق اليدوية؛ لذا يجب على المؤسسات اعتماد توجُّه الأتمتة عند تجربة ممارسات جديدة للعمليات المالية وتوسيع نطاقها. قد تركِّز الأتمتة على العناصر التالية في إطار عمل افتراضي للعمليات المالية:

• الأدوات التحليلية: أدوات للمساعدة على جمع البيانات لتتبُّع الاستخدام وتسجيله.

• وضع العلامات: أدوات لضمان المساءلة عن الاستخدام.

• المشتريات: أدوات لتصحيح وفرض الممارسات الخاصة بالسحابة عند التعاقد، مثل هياكل العقود وأنواع التسعير، وغيرها.

• إعداد التقارير والفواتير: أدوات لتتبُّع التكاليف السحابية، وتوقعها، و/أو إصدار الفواتير المتعلقة بها.

• كفاءة الحلول: أدوات لتحسين عمليات تصميم الحلول وإطار العمل Well-Architected Framework لتصميم الحلول بكفاءة.

كجزء من استراتيجية الاستدامة الحالية للمؤسسة، قد تكون هناك مقاييس أو نتائج محددة تسعى الفِرق إلى تحقيقها. بينما قد لا تؤثِّر بعض هذه الأهداف في تكنولوجيا المعلومات (IT)، هناك إرشادات أوسع مثل أهداف تقليل الانبعاثات، وأهداف الكفاءة، أو تفضيلات المورِّدين، وغيرها، والتي ستكون ذات صلة بقرارات تكنولوجيا المعلومات والسحابة. يجب أن تكون الفِرق على دراية بهذه الأهداف، ولكن عليها أيضًا موازنتها مع المتطلبات الحرجة لضمان عدم التأثير في أداء الأعمال أو أعباء العمل. اطَّلِع على الأمثلة أدناه:

1. تحديد موقع أعباء العمل:
   • اختيار مركز بيانات بانبعاثات أقل
   • مقابل اختيار مركز بيانات ذي زمن انتقال أفضل
2. كفاءة الأجهزة:
   • تحديث العناصر لتقليل استهلاك الطاقة
   • مقابل إطالة عمر العناصر لتحقيق قيمة أعمال أفضل
3. كفاءة الكود
   • تشغيل وظائف الكود القابلة للتوسع بشكل مستقل لاستهلاك موارد أقل
   • مقابل تشغيل التطبيقات المجمَّعة لأسباب تتعلق بالأمن وتجربة المستخدم

الاعتراف بهذا الاختلاف سيساعد الفِرق على تقييم القرارات وموازنة وجهات النظر التي قد تشمل أولويات متنافسة. كما سيؤدي ذلك إلى اتخاذ قرارات مدروسة وهادفة مع تبرير سبب تفضيل خيار على آخر.

نظرًا للاستخدام المتزايد للقدرات المطوَّرة مسبقًا "كخدمة" مثل السحابة، يجب على المؤسسات تبنّي رؤية استباقية لضمان الاستدامة حسب التصميم. ويتطلب ذلك تطبيق أهداف الاستدامة على دورة حياة الشراء لمراعاة المتطلبات منذ البداية. أمثلة على ذلك:

1. تصميم الحلول: وضع تصميمات فعَّالة تشجِّع على إعادة الاستخدام وتقليل الهدر إلى الحد الأدنى.
2. تحديد المتطلبات: تضمين المتطلبات اللازمة لتحقيق معايير وشهادات الاستدامة، مثل ISO وأهداف التنمية المستدامة (Sustainable Development Goals).
3. اختيار الشركاء/الحلول: إعطاء الأولوية للحلول التي تلتزم بأهداف الاستدامة وتحقيقها.
4. العمليات: تشجيع استخدام الحوكمة لتقليل الهدر، وغيرها.

نقطة البداية الأساسية للفِرق التي تسعى إلى زيادة الاستدامة هي قياس وتتبُّع التأثير. يمكن تحقيق ذلك باستخدام طرق وأدوات وعمليات متنوعة، ومع ذلك من الأساسي وضع خط أساس كوسيلة لتعزيز السلوكيات المتعلقة بالاستدامة وقياس التقدم.

يمكن تتبُّع التأثير باستخدام بيانات نوعية أو كمّية، بما يتماشى مع أهداف الاستراتيجية المحددة من قِبل المؤسسة. بالإضافة إلى القياس والمقارنة المرجعية، تُعَد هذه البيانات ضرورية لاتخاذ قرارات الاستثمار، حيث يمكن للفِرق استخدام مقاييس مختلفة لتبرير احتياجات الموارد والتنبؤ بالمبادرات المستقبلية.

أخيرًا، قد تكون لبيانات التأثير آثار خارجية على المؤسسة. كجزء من السياسات الحكومية وغير الحكومية، يتم استخدام بيانات الاستدامة بشكل متزايد لمراجعة الامتثال التنظيمي والتواصل بشأن الالتزام بمبادرات الممارسات البيئية والاجتماعية وحوكمة الشركات (ESG). كما يمكن للعملاء النهائيين استخدام هذه البيانات لاتخاذ قرارات الشراكة.

يجب أن تُدار استراتيجيات، وسياسات، وحوكمة العمليات المالية من قِبل فريق مركزي واحد مسؤول. يساعد ذلك على تحقيق أعلى درجة من الوضوح والتركيز، ويسهِّل دقة البيانات، وهو أمر بالغ الأهمية لنجاح العمليات المالية. ملاحظة: سيتعاون هذا الفريق المركزي مع العديد من الأطراف المسؤولة لضمان تحقيق النتائج المناسبة. كما يُتيح ذلك تكاملًا أكبر يمكن الاستفادة منه كجزء من مفاوضات تسعير السحابة.

يجب أن تدعم عمليات النشر استخدام العلامات وهياكل الحسابات لتمكين تخصيص أفضل للاستخدام ورؤية واضحة. يُعَد وضع العلامات طريقة لتصنيف المثيلات وتجميعها لتمكين تجميع الاستخدام عبر الفِرق والمنتجات ووحدات الأعمال وما إلى ذلك. على سبيل المثال، العلامات الإلزامية لتخصيص القسم المسؤول عن عبء العمل للحصول على رؤية واضحة وتمكين تحسين التكلفة لمجالات محددة مثل الموارد البشرية، والمحاسبة، والهندسة، وغيرها.

يشير هيكل الحسابات إلى إعداد حسابات المستخدمين والحسابات الخاصة بالأنظمة لمحاكاة هيكل المؤسسة لديك. ويُتيح هذا تسهيل عملية ربط وتتبُّع الاستخدام بين كل حساب وصاحبه المسؤول.

عند الجمع بين العلامات وهيكل الحسابات، يتم تحقيق رؤية واضحة لتكاليف كل فئة بما يتوافق مع أي ميزانيات وتوقعات.

يجب دمج عمليات النشر مع أدوات إدارة تكلفة تكنولوجيا المعلومات المختارة لتمكين الحصول على بيانات مؤتمتة حول التكاليف والاستخدام. مثل حالات الاستخدام الأخرى التي تركِّز على قابلية الملاحظة، تكون توافر البيانات غالبًا ليس عائقًا، بل غالبًا ما تتحدد القيود في كيفية دمج البيانات المالية عبر الأنظمة، وتخصيصها للمستخدمين المناسبين، وإعداد تقارير العمليات المالية. ومن خلال التركيز على الأتمتة كجزء من بدء العميلات المالية، يمكن تصميم المهام كجزء من سير العمل لتسهيل إثبات قيمة العمليات المالية وتوفير فِرق العمل للمهام التي تضيف قيمة أكبر.

أحد الأسباب الشائعة لارتفاع تكاليف السحابة هو تشغيل موارد غير إنتاجية للتجارب. بالإضافة إلى ذلك، قد يختار المستخدمون أكبر نسخة من الخدمة السحابية بينما تكفي النسخ الأدنى. لمنع ذلك، يُنصح بتنفيذ بالبيئات التجريبية مسبقة الموافقة، حيث يمكن للمستخدمين اختيار الخدمات من قائمة محددة، وتمنع عمليات الاسترجاع المؤتمت التشغيل غير الضروري.

يساعد هذا على إدارة التكاليف مع السماح للفِرق بتجربة قدرات البنية التحتية أو المنصة وتقليل الفوترة غير المضافة للقيمة.

اعتمادًا على نوع البرمجيات الوسيطة/التطبيق/الخدمة، يجب تصميم عمليات النشر بعقلية "كخدمة" لتمكين التفاصيل الدقيقة في تكلفة الاستخدام والتقارير.

ويصبح هذا أمرًا بالغ الأهمية خاصة للخدمات الجديدة التي يتم بناؤها مع وضع العمليات المالية في الاعتبار. ينبغي للفِرق البدء بتحديد أي العناصر في كل طبقة تُعَد أهدافًا قابلة لتحسين التكلفة. يتم تحديد ذلك من خلال القدرة على وسم أو تخصيص خدمات العناصر المحددة إلى جهة مسؤولة مميزة أو فئة محاسبية كما تحددها فِرق المحاسبة والمالية. بعد ذلك، يجب أن تحتوي العناصر على عنصر تكلفة مرتبط بها لتمكين التسعير بناءً على الاستهلاك.

يجب تعريف التعاريف والمعايير والمصطلحات والتقارير القياسية وتمكين الفِرق من تطبيق هذه المفاهيم بشكل مناسب لإنتاج نتائج موثوق بها. تُعَد المقاييس بالغة الأهمية؛ لأنها تُتيح إمكانية المقارنة واتخاذ قرارات أفضل.

يجب على المؤسسات إنشاء ثقافة واعية بالتكلفة بحيث يفهم كل عضو في الفريق ما إدارة العمليات المالية السحابية، وكيف تؤثِّر في المؤسسة، وما الخطوات التي يمكن اتخاذها لتحقيق النتائج الصحيحة. يشمل ذلك الفهم الكامل للتكاليف الإجمالية واتخاذ قرارات لتحديد الحجم المناسب للموارد.

نقطة البداية الشائعة هي إنشاء عرض التكاليف، وهي طريقة لجعل الفِرق على دراية بالتكاليف المتكبدة، و/أو محاسبة التكاليف، التي تتطلب إصدار فواتير رسمية للفِرق عن التكاليف المتكبدة. يتم تحقيق ذلك عادةً من خلال التعاون مع فِرق المحاسبة والمالية المناسبة لتجميع التكاليف لخدمة معينة وتخصيصها للوحدة المناسبة؛ على سبيل المثال، حسب المورِّد، حسب الفريق، حسب المستخدم، وغير ذلك.

كجزء من الاستراتيجيات والسياسات والحوكمة المالية السحابية الأوسع، يجب تحديد أولويات أهداف الاستدامة لمجالات مثل المنصة، والتطبيقات، والبيانات، والعمليات، والأفراد والثقافة. يُتيح ذلك للفِرق قياس وتتبُّع التقدم عبر بيانات قابلة للقياس، ويساعد على تأسيس المساءلة المتعلقة بالاستدامة للأطراف المعنية في جميع أجزاء الأعمال، حيث يفهم الأفراد ما الذي يمكنهم التأثير فيه.

على سبيل المثال:

• المنصة والبنية التحتية: تحديد أهداف لانبعاثات الكربون وتأثير التغليف المرتبط بالبيئة.
• التطبيق: تحديد أهداف لاستهلاك الطاقة.
• الأفراد: تحديد أهداف للأثر الاجتماعي مثل استقطاب المواهب.

إنشاء وجهات نظر خاصة بالاستدامة لفِرق بنية المؤسسة التي تُعَد شريكًا أساسيًا لفِرق الأعمال أثناء تصميم الحلول السحابية. تتمتع هذه الفِرق بموقع فريد يمكِّنها من توجيه الفِرق والتأثير في تصميم حلول أكثر كفاءة، مع مراعاة موضع تشغيل أعباء العمل.

ومن أمثلة القرارات التي يمكن لمهندسي المؤسسة التأثير فيها:

• اختيار مراكز بيانات تتمتع بتقييمات أفضل في مجالات الممارسات البيئية والاجتماعية وحوكمة الشركات، أو تلك الحاصلة على شهادات بيئية.
• ضمان الاختيار الأمثل للموارد لتجنُّب تخصيص موارد أكبر من الحاجة.
• تحسين تصميم الحلول من خلال تنقيح الكود لإزالة العمليات غير الضرورية أو تقليل عدد العمليات قدر الإمكان.

تطوير ونشر لوحة معلومات خاصة بالاستدامة تتضمن مقاييس رئيسية تكون متاحة على نطاق واسع للفِرق. التركيز على عرض الوضع الحالي والأهداف المستقبلية حتى تتمكن الفِرق من تعديل مسارها عند الحاجة إلى تحقيق أهداف محددة. إضافةً إلى ذلك، يُعَد هذا أمرًا بالغ الأهمية لفهم الأثر الإجمالي ومدى التوافق مع استراتيجيات الاستدامة.

يمكن للوحات المعلومات أيضًا تسهيل إعداد التقارير التي تطلبها العديد من الجهات التنظيمية والمؤسسات غير الحكومية ضمن جهود فهم أثر الاستدامة والتقدم المحرز فيها.

وأخيرًا، تساعد لوحات المعلومات على إثبات قيمة مبادرات الاستدامة وتوجيه الاستثمارات لتحقيق الأهداف المستهدفة.