Czym jest EDI?

EDI, czyli elektroniczna wymiana danych, jest komunikacją między firmami polegającą na wymianie dokumentów biznesowych w formacie standardowym. Według prostej definicji EDI jest standardowym formatem elektronicznym, który zastępuje dokumenty w formie papierowej, takie jak zamówienia lub faktury. Automatyzując papierowe transakcje, organizacje mogą zaoszczędzić czas i wyeliminować kosztowne błędy spowodowane ręcznym przetwarzaniem danych.

W transakcjach EDI informacje są przenoszone bezpośrednio z aplikacji komputerowej jednej organizacji do aplikacji komputerowej innej organizacji. Standardy EDI definiują położenie i kolejność informacji w formacie dokumentu. Dzięki tej zautomatyzowanej funkcji dane mogą być współużytkowane natychmiast, a nie po upływie godzin, dni lub tygodni, które upływają podczas korzystania z dokumentów papierowych lub innych metod.

Obecnie firmy używają systemu EDI, by integrować i udostępniać różnego rodzaju dokumenty — od zmówień i faktur przez zapytania ofertowe po wnioski o pożyczkę i wiele innych dokumentów. W większości wypadków takie organizacje są partnerami biznesowymi, którzy często obracają towarami i usługami w ramach swoich łańcuchów dostaw lub sieci B2B.


Jak działa EDI

Wszystkie transakcje EDI są definiowane przez standardy komunikatów EDI. Istotne jest posiadanie odpowiednich procesów zarządzania jakością danych. Jeśli jakichś informacji brakuje lub znajdują się w nieodpowiedniej lokalizacji, dokument EDI może nie zostać prawidłowo przetworzony.

Standardy stanowią podstawę dyskusji na temat EDI¹. Standardy komunikatów EDI są definiowane przez kilka organizacji, w tym ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol oraz Accredited Standard Committee X12 (ASC X12).

Ogólnie rzecz biorąc, istnieją dwa podstawowe typy transmisji EDI:

  • Połączenia punkt-punkt lub połączenia bezpośrednie: Dwa komputery lub systemy łączą się bez pośrednika przez internet, zazwyczaj za pomocą bezpiecznych protokołów.
  • Sieć wartości dodanej (VAN): Transmisją danych zarządza sieć innej firmy, zazwyczaj przy użyciu paradygmatu skrzynki pocztowej.

Wśród protokołów, za pomocą których system EDI przesyła przez internet dane, można wymienić na przykład rozwiązania SFTP (Secure File Transfer Protocol), oparty na protokole HTTPS standard AS 2 (Applicability Statement 2) i SOAP (Simple Object Access Protocol).

Dane EDI obejmują różne elementy, takie jak identyfikator nadawcy i odbiorcy. Segmenty danych łączą co najmniej dwa powiązane elementy w celu nadania im większego znaczenia. Na przykład: FNAME i LNAME mogą połączyć się w celu utworzenia CUSTOMERNAME. Strukturę różnych rodzajów danych określają koperty, które zawierają informacje o adresie nadawcy i odbiorcy. Przepływ dokumentów EDI lub przepływ komunikatów opisuje przenoszenie komunikatów EDI do różnych adresów oraz działów przychodzących i wychodzących w celu realizacji procesu biznesowego lub transakcji².

Metajęzyki, np. Extensible Markup Language (XML) lub JavaScript Object Notation (JSON), raczej uzupełniają, a nie zastępują standard EDI. Firmy muszą być gotowe na obsługiwanie coraz większej liczby formatów dokumentów i metod transmisji. Międzynarodowy producent wymienia standardowo około 55 różnych rodzajów dokumentów z niemal 2000 partnerów.

„Zanim zaczęliśmy korzystać z rozwiązania IBM Supply Chain Business Network 20% naszych transakcji B2B zawierało błędy. Zredukowaliśmy liczbę błędów, takich jak na przykład problemy z poleceniami przelewów, spowodowane niepoprawnie wpisanym przez klienta kodem. Takie przypadki były bardzo uciążliwe dla zespołu zajmującego się obsługą klienta. W tej chwili dzieje się tak prawdopodobnie o 80% rzadziej, ponieważ te czynności nie są już wykonywane ręcznie”. Przeczytaj, co inni menedżerowie EDI mówią firmie IDC na temat osiągania wartości strategicznej przy pomocy rozwiązania IBM Sterling Supply Chain Business Network.

 


Korzyści dla EDI

Transakcje EDI mają kluczowe znaczenie dla procesów B2B i nadal są preferowanym sposobem wymiany dokumentów i transakcji pomiędzy firmami zarówno małymi, jak i dużymi.

Technologia EDI — poprzez automatyzację i integrację procesów B2B — niesie ze sobą pięć kluczowych korzyści biznesowych:

W dużych organizacjach EDI pozwala ustanawiać dla partnerów handlowych określone standardy, co przekłada się na stałe korzyści dla przedsiębiorstwa. Z kolei mniejsze organizacje mogą dzięki EDI sprawniej współdziałać z większymi firmami, które dysponują sporymi budżetami i wpływami.


Wdrożenie systemu EDI

Wdrożenie systemu EDI może okazać się trudne dla niektórych przedsiębiorstw. Po części dlatego, że muszą one na bieżąco dostosowywać się do pojawiających się zmian w przepisach, nowych norm i różnych uaktualnień. Jest to również z natury skomplikowane, ponieważ wiąże się z koniecznością dostosowania się do złożonych globalnych potrzeb biznesowych. Na przykład każdy partner handlowy w sieci B2B może przedstawić indywidualne wymagania. Nawet jeśli dwóch partnerów zgodzi się na jeden rodzaj dokumentu EDI, każdy z nich może mieć inne wymagania względem formatowania. To właśnie między innymi dlatego wiele organizacji zleca obsługę systemu EDI firmom zewnętrznym.

Bez względu na to, czy organizacja sama przeprowadza wdrożenie systemu EDI, czy też zleca to na zewnątrz, musi spełnić pewne warunki i zapewnić określone zasoby. Oprócz czynników, takich jak porozumienie w sprawie typów dokumentów, bezpiecznych metod transmisji oraz wymaganego sprzętu i oprogramowania, skuteczne wdrożenie systemu EDI powinno uwzględnić:

Oprogramowanie do konwersji lub odwzorowywania
Ten typ oprogramowania do transformacji przyjmuje pola, takie jak nazwy, adresy, kwoty waluty, numery części i ilości, a następnie odwzorowuje je z formatów aplikacji biznesowych na znormalizowane dokumenty i odwrotnie.

Wsadowe funkcje kopertowania lub dekopertowania
Funkcje te obsługują duże partie komunikatów EDI, umożliwiając nadawcom i odbiorcom zwijanie i rozwijanie transakcji. Transakcje można następnie pogrupować lub podzielić na kilka działów lub obszarów działalności jednostki stowarzyszonej.

Mechanizmy kierowania komunikatów
Po dekopertowaniu komunikatu mechanizmy kierowania są wymagane do sortowania komunikatów dla różnych grup i dostarczania ich do odpowiednich miejsc docelowych. Czasami potrzebne może być również przekształcenie wiadomości tak, by miała format odpowiedni dla miejsca docelowego.

Umowy partnerów handlowych (TPA)
TPA wyjaśnia zasady i warunki, ustanawia standardy dla dokumentów biznesowych oraz definiuje sposób komunikacji i protokoły biznesowe przekazywane między partnerami handlowymi.

 


Przyszłość elektronicznej wymiany danych

Rozważmy ten scenariusz: obciążenie zwrotne związane z uszkodzoną wysyłką jest inicjowane przy użyciu dokumentu EDI 214 — komunikat o statusie wysyłki przewoźnika. Okazało się, że przesłany materiał nie nadaje się do użytku ani sprzedaży. Naliczenie obciążenia zwrotnego w takim wypadku wywoła prawdopodobnie spory.

W przyszłych łańcuchach dostaw system EDI będzie podstawowym narzędziem wymiany dokumentów, wspierającym innowacje, takie jak internet rzeczy (IoT), łańcuch bloków i sztuczną inteligencję (AI)³. System EDI w przyszłości będzie używać następujących elementów:

  • Czujniki internetu rzeczy włączone do wysyłanego opakowania i powiązane z okresowymi komunikatami EDI 214 w celu poprawienia widoczności stanu paczki w czasie zbliżonym do rzeczywistego.
  • Technologia blockchain wspomagająca przepływ informacji w systemie EDI dotyczących wysyłek w celu dostarczania współużytkowanej wersji danych, która może pomóc szybko rozwiązać spory dotyczące obciążeń zwrotnych, a nawet ich uniknąć.
  • Agent AI, który monitoruje wszystkie istotne zdarzenia i informacje połączone z wysyłką i może zidentyfikować zdarzenie niezgodne z normą. Agenty AI mogą również określić, czy wymagany jest przeładunek, przeanalizować najbardziej efektywne źródło wymiany, zainicjować nową dostawę i zaakceptować autoryzowany zwrot.

 


Przykłady wdrożenia EDI

Coastal Pacific

W Coastal Pacific dokonano bezproblemowej migracji 3,5 miliona transakcji EDI do narzędzia IBM B2B Integrator, ograniczając ręczne procesy administracyjne i pozwalając uniknąć czterokrotnego wzrostu liczby pracowników obsługujących system EDI.

Greenworks Tools

W Greenworks zanotowano oszczędności kosztów infrastruktury IT na poziomie 40% dzięki wprowadzeniu systemu EDI w obsłudze klienta, co umożliwiło użytkownikom biznesowym i personelowi szybki wgląd w status zamówienia.

MISUMI USA

Firma MISUMI przyspieszyła obsługę zamówień klientów, którzy nie korzystają z systemu EDI, poprzez konwertowanie faksów, rozmów telefonicznych i plików poczty elektronicznej do plików w formacie EDI.

Saint-Gobain

Firma Saint-Gobain zaoszczędziła 92% kosztów na zamówieniach i może teraz odbierać dokumenty 24 godziny na dobę, każdego dnia tygodnia dzięki zastąpieniu procesów manualnych systemem EDI.

Zasoby dotyczące systemu EDI

Przyszłość systemu EDI: punkt widzenia IBM

Dzisiejszy świat działa dzięki systemowi EDI i jest od niego uzależniony. Jednocześnie jednak świat ten podlega zmianom, które mają również wpływ na przyszłość systemu EDI. Dowiedz się, jak zmodernizować swoją sieć B2B.

Siedem powodów, dla których warto zmodernizować architekturę B2B

Integracja B2B jest konieczna do sprawnego działania przedsiębiorstw w wielu sektorach. Dowiedz się, dlaczego integracja B2B ma znaczenie.

Prosty sposób na automatyzację transakcji opartych na dokumentach papierowych

Wiele przedsiębiorstw nadal otrzymuje zamówienia, przetargi lub faktury w postaci faksów, wiadomości e-mail lub plików PDF. Zobacz wpływ systemu na współpracę z mniejszymi partnerami, których działania nie są w pełni zautomatyzowane.

Pięć rodzajów zmian w łańcuchach dostaw

Łańcuchy dostaw podlegają zmianom. Dowiedz się, jakie pięć innowacji stosują czołowe organizacje, aby zmienić sposób funkcjonowania łańcuchów dostaw.

Integracja B2B

Dowiedz się, jak automatyzacja i optymalizacja newralgicznych procesów biznesowych może pomóc w efektywniejszej pracy i wymianie handlowej z klientami i dostawcami.

Komunikacja i współpraca w sieciach B2B

Dowiedz się, jak uprościć komunikację B2B, współpracę w łańcuchu dostaw i podejmowanie decyzji w firmie — lokalnie, w chmurze lub środowisku hybrydowym.

Rozwiązania IBM

Cyfrowa sieć łańcucha dostaw

Usprawnij procesy wykonywane w ramach łańcucha dostaw dzięki użyciu rozwiązań do bezproblemowej, wszechstronnej i bezpiecznej łączności, zbudowanych z myślą o skalowaniu i opartych na sztucznej inteligencji, która wykrywa anomalie jeszcze przed wystąpieniem przestojów.

Automatyzacja transakcji ręcznych

Digitalizuj i automatyzuj transakcje łańcucha dostaw z dostawcami i klientami niekorzystającymi z systemu EDI w celu ograniczenia błędów i oszczędzania czasu dzięki przekształceniu papierowych dokumentów, faksów i wiadomości telefonicznych w dane w formacie EDI.

Odbiór dokumentów w formacie EDI od wszystkich partnerów handlowych

Przekształć nieustrukturyzowane dokumenty, takie jak faksy, wiadomości e-mail i pliki PDF, w wydajny format EDI z użyciem usług konwersji.

Brama integracji B2B

Konsoliduj wszystkie złożone integracje B2B i EDI oraz procesy przetwarzania w jednej, bogatej w zabezpieczenia bramie zbudowanej w oparciu o technologię chmury hybrydowej.

Wdrażanie partnerów handlowych i zarządzanie nimi

Skróć czas i ogranicz zasoby potrzebne do włączenia do systemu nowych partnerów, jednocześnie skutecznie zarządzając kontaktami z istniejącymi partnerami.

Transformacja danych między dowolnymi formatami

Zautomatyzuj złożone transformacje i sprawdzanie poprawności danych między różnymi ustrukturyzowanymi i nieustrukturyzowanymi formatami w oparciu o standardy branżowe w skali przedsiębiorstwa bez potrzeby kodowania.