Czym jest elektroniczna wymiana danych?

Elektroniczna wymiana danych (EDI) to system umożliwiający firmom wymianę dokumentów biznesowych przesyłanych w standardowym formacie. EDI można zdefiniować jako standardowy format elektroniczny, który zastępuje dokumentację papierową — taką jak zamówienia lub faktury. Dzięki automatyzacji transakcji opartych na dokumentach papierowych (PDF, 669 kB) organizacje oszczędzają czas i pieniądze, które wcześniej musiały przeznaczyć na naprawę błędów powstałych w wyniku ręcznej obsługi dokumentów.

Dzięki transakcjom EDI informacja jest przesyłana bezpośrednio z aplikacji na komputerze w jednej organizacji do innej¹. Standardy EDI określają także lokalizację i układ informacji w dokumencie. Dzięki takiej automatyzacji udostępnianie informacji jest błyskawiczne i nie zajmuje już godzin, dni czy tygodni — jak w wypadku dokumentacji papierowej lub innych metod.

Obecnie firmy używają systemu EDI, by integrować i udostępniać różnego rodzaju dokumenty — od zmówień i faktur przez zapytania ofertowe po wnioski o pożyczkę i wiele innych dokumentów. W większości wypadków takie organizacje są partnerami biznesowymi, którzy często obracają towarami i usługami w ramach swoich łańcuchów dostaw lub sieci B2B.

 

Przewodnik po EDI

Wszystkie transakcje EDI są definiowane za pomocą standardów komunikatów EDI. Kluczową rolę w zapewnianiu jakości danych odgrywają odpowiednie procesy sprawowania nadzoru. Jeśli jakichś informacji brakuje lub znajdują się w nieodpowiedniej lokalizacji, dokument EDI może nie zostać prawidłowo przetworzony.

Komunikacja EDI bazuje na stosowaniu standardów². Standardy komunikatów EDI są wyznaczane przez kilka organizacji, w tym ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol i Accredited Standards Committee X12 (ASC X12).

Co do zasady wyróżnia się dwa podstawowe typy transmisji EDI:

  • Połączenia typu „punkt-punkt”, inaczej bezpośrednie. Dwa komputery lub systemy łączą się ze sobą przez Internet bez żadnego rozwiązania pośredniczącego, używając do tego zazwyczaj bezpiecznych protokołów.
  • Sieć z ofertą usług dodatkowych (VAN). Transmisją danych zarządza sieć innej firmy, zazwyczaj wykorzystując do tego model skrzynki pocztowej.

Wśród protokołów, za pomocą których system EDI przesyła przez Internet dane, można wymienić na przykład rozwiązania SFTP (Secure File Transfer Protocol), oparty na protokole HTTPS standard AS 2 (Applicability Statement 2) i SOAP (Simple Object Access Protocol).

Dane EDI obejmują różne elementy, takie jak identyfikator nadawcy i odbiorcy. Segmenty danych składają się z co najmniej dwóch powiązanych elementów i rozszerzają ich znaczenie. Przykładowo, elementy FNAME i LNAME mogą się łączyć w segment CUSTOMERNAME. Strukturę różnych rodzajów danych określają koperty, które zawierają informacje o adresie nadawcy i odbiorcy. Terminem przepływ dokumentów lub komunikatów EDI określa się przesyłanie komunikatów EDI rożnym wewnętrznym lub zewnętrznym adresom i departamentom w celu zrealizowania procesu biznesowego bądź transakcji³.

Stosowanie metajęzyków, takich jak XML (Extensible Markup Language) lub JSON (JavaScript Object Notation) nie zastępuje systemu EDI, a raczej go uzupełnia. Firmy muszą być gotowe na obsługiwanie coraz większej liczby formatów dokumentów i metod transmisji. Międzynarodowy producent wymienia standardowo około 55 różnych rodzajów dokumentów z niemal 2000 partnerów. 

„Zanim zaczęliśmy korzystać z rozwiązania IBM Supply Chain Business Network 20% naszych transakcji B2B zawierało błędy. Zredukowaliśmy liczbę błędów, takich jak na przykład problemy z poleceniami przelewów, spowodowane niepoprawnie wpisanym przez klienta kodem. Takie przypadki były bardzo uciążliwe dla zespołu zajmującego się obsługą klienta. Dzięki automatyzacji podobne błędy występują 80% rzadziej”. Zapoznaj się z opiniami innych menedżerów ds. EDI zawartymi w opracowaniu IDC i dowiedz się, jak przedsiębiorstwa zyskują strategiczną wartość dzięki IBM Sterling Supply Chain Business Network.

Korzyści ze stosowania systemu EDI

Transakcje EDI są istotnym elementem procesów B2B i preferowanym narzędziem do wymiany dokumentów i transakcji między przedsiębiorstwami — niezależnie od ich wielkości.

Technologia EDI — poprzez automatyzację i integrację procesów B2B — niesie ze sobą pięć kluczowych korzyści biznesowych: 

W dużych organizacjach EDI pozwala ustanawiać dla partnerów handlowych określone standardy, co przekłada się na stałe korzyści dla przedsiębiorstwa. Z kolei mniejsze organizacje mogą dzięki EDI sprawniej współdziałać z większymi firmami, które dysponują sporymi budżetami i wpływami.

Wdrożenie systemu EDI

Wdrożenie systemu EDI może okazać się trudne dla niektórych przedsiębiorstw. Po części dlatego, że muszą one na bieżąco dostosowywać się do pojawiających się zmian w przepisach, nowych norm i różnych uaktualnień. Ponadto taka implementacja jest zawsze skomplikowana, ponieważ musi uwzględniać złożoność globalnych potrzeb biznesowych.  Każdy partner handlowy w sieci B2B może mieć na przykład indywidualne wymagania. Nawet jeśli dwóch partnerów zgodzi się na jeden rodzaj dokumentu EDI, każdy z nich może mieć inne wymagania względem formatowania. To właśnie między innymi dlatego wiele organizacji zleca obsługę systemu EDI firmom zewnętrznym.

Bez względu na to, czy organizacja sama przeprowadza wdrożenie systemu EDI, czy też zleca to na zewnątrz, musi spełnić pewne warunki i zapewnić określone zasoby. Oprócz oczywistych elementów, takich jak wybór rodzajów dokumentów, bezpiecznych metod transmisji oraz wymaganego sprzętu i oprogramowania, do udanej implementacji systemu EDI potrzebne są:

  • Oprogramowanie do tłumaczenia lub odwzorowywania. Odwzorowuje ono pola, takie jak nazwy, adresy, ilości walut, numery części czy ilości, przekształcając je z formatów aplikacji biznesowych w zestandaryzowane dokumenty i na odwrót.
  • Możliwość seryjnego tworzenia kopert i ich rozpakowywania. Pozwala na obsługę dużych pakietów komunikatów EDI, dzięki czemu nadawcy i odbiorcy mogą pakować i rozpakowywać transakcje, a następnie grupować je lub rozdzielać między różne działy bądź obszary działalności partnera handlowego.
  • Mechanizmy kierowania komunikatów. Są potrzebne, gdy komunikat jest rozpakowywany z koperty. Służą do sortowania komunikatów dla różnych grup i dostarczania informacji do odpowiednich odbiorców. Czasami potrzebne może być również przekształcenie wiadomości tak, by miała format odpowiedni dla miejsca docelowego.
  • Umowy z partnerami handlowymi. Określają zobowiązania, warunki i standardy dokumentów biznesowych, a ponadto definiują metody komunikacji i protokoły biznesowe stosowane w relacjach między partnerami handlowymi.

Przyszłość elektronicznej wymiany danych

Rozważmy następujący scenariusz. Przy użyciu dokumentu EDI 214 (komunikat statusu dostawy przewoźnika) inicjujemy dzisiaj obciążenie zwrotne z powodu uszkodzenia przesyłki. Okazało się, że przesłany materiał nie nadaje się do użytku ani sprzedaży. Naliczenie obciążenia zwrotnego w takim wypadku wywoła prawdopodobnie spory.

W przyszłości łańcucha dostaw system EDI zajmie kluczowe miejsce jako narzędzie wymiany dokumentów, obsługujące internet rzeczy, łańcuch bloków i sztuczną inteligencję (AI)⁴. Będzie oparty na takich rozwiązaniach, jak:

  • Czujniki obsługujące internet rzeczy. Będą one dołączone do przesyłki i powiązane z okresowymi komunikatami EDI 214, co pozwoli na śledzenie stanu transportowanego towaru w czasie niemal rzeczywistym.
  • Łańcuch bloków. Dostęp do podstawowych przepływów informacji w systemie EDI, które dotyczą przesyłki, umożliwia korzystanie ze współużytkowanego, uniwersalnego źródła prawdy, co pozwala na szybkie rozwiązywanie, a nawet na wyeliminowanie sporów dotyczących obciążeń zwrotnych.
  • Agent AI. Monitoruje wszystkie istotne zdarzenia i informacje dotyczące przesyłki. Może też identyfikować przypadki naruszenia wymogów, określać, czy konieczne jest ponowne przesłanie towaru, analizować najsprawniejsze źródła zamienników, inicjować nowe dostawy i autoryzować zwroty.

Zasoby dotyczące systemu EDI

Źródło

¹ „Electronic data interchange (EDI): An introduction” (odsyłacz prowadzi poza serwis ibm.com) Roger Clark, Business Credit, październik 2001

² „Electronic data interchanges (odsyłacz prowadzi poza serwis ibm.com)  Wikipedia

³ „EDI and B2B basics” (odsyłacz prowadzi poza serwis ibm.com Sriniedibasics, 20 sierpnia 2011

⁴ „The future of EDI: An IBM point-of-view”, (PDF, 722 kB) IBM Watson Supply Chain, październik 2018.