Przyspiesz rozwój i integrację rozwiązań cyfrowych dzięki bezproblemowej weryfikacji tożsamości

Czym jest elektroniczna wymiana danych?

Elektroniczna wymiana danych (EDI) to system przesyłania wewnątrz firmy dokumentów biznesowych w ustalonym formacie. Dzięki zastosowaniu systemu EDI informacja jest przesyłana bezpośrednio z aplikacji na komputerze w jednej jednostce organizacyjnej do innej¹. Standardy EDI, które określają jakie informacje w dokumencie lub komunikacie EDI są przesyłane i dokąd trafiają, umożliwiają akceptację danych bez potrzeby ich ponownego ręcznego wprowadzania. Dzięki takiej automatyzacji udostępnianie informacji jest błyskawiczne i nie zajmuje już godzin, dni czy miesięcy jak w wypadku dokumentacji papierowej lub innych metod.

Firmy używają systemu EDI, by integrować i udostępniać różnego rodzaju dokumenty — od zleceń zakupu i faktur przez prośby o wycenę po wnioski o pożyczkę i wiele innych dokumentów. W większości wypadków takie organizacje są partnerami biznesowymi, którzy często obracają towarami i usługami w ramach swoich łańcuchów dostaw lub sieci B2B.

Przegląd informacji o systemie EDI

Wszystkie transakcje EDI są definiowane za pomocą standardów komunikatów EDI. Kluczową rolę w ochronie jakości danych odgrywają odpowiednie procesy sprawowania nadzoru. Jeśli jakichś informacji brakuje lub znajdują się w nieodpowiedniej lokalizacji, dokument EDI może nie zostać prawidłowo przetworzony.

Komunikacja EDI bazuje na stosowaniu standardów². Standardy komunikatów EDI są wyznaczane przez kilka organizacji, takich jak ODETTE, TRADACOMS, GS1, PEPPOL i Accredited Standards Committee X12 (ASC X12).

Co do zasady wyróżnia się dwa podstawowe typy transmisji EDI:

  • Połączenia typu „punkt-punkt”, inaczej bezpośrednie. Dwa komputery lub systemy łączą się ze sobą przez Internet bez żadnego rozwiązania pośredniczącego, używając do tego zazwyczaj bezpiecznych protokołów.
  • Sieć z ofertą usług dodatkowych (VAN). Transmisją danych zarządza sieć innej firmy, zazwyczaj wykorzystując do tego model skrzynki pocztowej.

Wśród protokołów, za pomocą których system EDI przesyła przez Internet dane, można wymienić na przykład rozwiązania SFTP (Secure File Transfer Protocol), AS2 (Applicability Statement 2), HTTPS i SOAP (Simple Object Access Protocol).

Dane EDI składają się z różnych elementów, takich jak identyfikator nadawcy i odbiorcy. Segmenty danych składają się z co najmniej dwóch powiązanych elementów i rozszerzają ich znaczenie. Przykładowo, elementy FNAME i LNAME mogą się łączyć w segment CUSTOMERNAME. Strukturę różnych rodzajów danych określają koperty, które zawierają informacje o adresie nadawcy i odbiorcy.

Terminem przepływ dokumentów lub komunikatów EDI określa się przesyłanie komunikatów EDI rożnym wewnętrznym lub zewnętrznym adresom i departamentom w celu zrealizowania procesu biznesowego bądź transakcji³.

Dlaczego system EDI jest ważny

Świat, który znamy opiera się na systemie EDI, globalnej, fundamentalnej technologii B2B. Wdrażają go na masową skalę firmy na całym świecie, dla których stanowi ulubione narzędzie do wymiany dokumentów podczas przetwarzania transakcji B2B.

Jako rozwiązanie zautomatyzowane EDI zapewnia istotne korzyści biznesowe:

  • Oszczędza czas i pieniądze. Automatyzuje procesy wykonywane wcześniej ręcznie przy użyciu papierowych dokumentów.
  • Podnosi efektywność i produktywność. Pozwala udostępniać więcej dokumentów biznesowych i szybciej je przetwarzać.
  • Ogranicza błędy. Dzięki rygorystycznemu stosowaniu standardów w systemie EDI dane i informacje zostają odpowiednio sformatowane przed użyciem ich w procesach bądź aplikacjach biznesowych.
  • Ułatwia śledzenie historii i sprawozdawczość. Elektroniczne dokumenty można zintegrować z wieloma różnymi systemami IT, które służą do gromadzenia danych, ich analizowania i zwiększania ich przejrzystości.
  • Podnosi zadowolenie klientów. Umożliwia sprawną realizację transakcji i błyskawiczną, niezawodną dostawę produktów i usług.

EDI to system ważny zarówno dla dużych, jak i małych przedsiębiorstw. Dużym organizacjom EDI pozwala narzucać partnerom handlowym określone standardy w celu uzyskania stałych korzyści. Z kolei mniejsze organizacje mogą dzięki EDI współdziałać z większymi firmami, które dysponują sporymi budżetami i wpływami.

Stosowanie metajęzyków, takich jak XML (Extensible Markup Language) lub JSON (JavaScript Object Notation), i interfejsów API nie zastępuje systemu EDI, a raczej go uzupełnia. Firmy muszą być gotowe na obsługiwanie coraz większej liczby formatów dokumentów i metod transmisji. Międzynarodowy producent wymienia standardowo około 55 różnych rodzajów dokumentów z niemal 2000 partnerów.

Skuteczny system EDI

Wdrożenie systemu EDI może okazać się trudne dla niektórych przedsiębiorstw. Po części dlatego, że muszą one na bieżąco dostosowywać się do pojawiających się zmian w przepisach, nowych norm i różnych uaktualnień. Ponadto taka implementacja jest zawsze skomplikowana, ponieważ musi uwzględniać złożoność globalnych potrzeb biznesowych. Każdy partner handlowy w sieci B2B może mieć na przykład własne niepowtarzalne wymagania. Nawet jeśli dwóch partnerów zgodzi się na jeden rodzaj dokumentu EDI, każdy z nich może mieć inne wymagania względem formatowania. To właśnie dlatego, a także z kilku innych powodów, wiele organizacji zleca obsługę systemu EDI na zewnątrz.

Bez względu na to, czy organizacja sama przeprowadza wdrożenie systemu EDI, czy też zleca to na zewnątrz, musi spełnić pewne warunki i zapewnić określone zasoby. Oprócz oczywistych elementów, takich jak wybór rodzajów dokumentów, bezpiecznych metod transmisji oraz wymaganego sprzętu i oprogramowania, do udanej implementacji systemu EDI potrzebne są:

  • Oprogramowanie do tłumaczenia lub odwzorowywania. Odwzorowuje ono pola, takie jak nazwy, adresy, ilości walut, numery części czy ilości, przekształcając je z formatów aplikacji biznesowych w zestandaryzowane dokumenty i na odwrót.
  • Możliwość seryjnego tworzenia kopert i ich rozpakowywania. Pozwala na obsługę dużych pakietów komunikatów EDI, dzięki czemu nadawcy i odbiorcy mogą pakować i rozpakowywać transakcje, a następnie grupować je lub rozdzielać między różne działy bądź obszary działalności partnera handlowego.
  • Mechanizmy kierowania komunikatów. Są potrzebne, gdy komunikat jest rozpakowywany z koperty, i służą do sortowania komunikatów dla różnych grup i dostarczania informacji do odpowiednich miejsc docelowych. Czasami potrzebne może być również przekształcenie wiadomości tak, by miała format odpowiedni dla miejsca docelowego.
  • Umowy z partnerami handlowymi. Określają zobowiązania, warunki i standardy dokumentów biznesowych, a ponadto definiują metody komunikacji i protokoły biznesowe stosowane w relacjach między partnerami handlowymi.

Przyszłość elektronicznej wymiany danych

Rozważmy następujący scenariusz. Przy użyciu dokumentu EDI 214 (komunikat statusu dostawy przewoźnika) inicjujemy dzisiaj obciążenie zwrotne z powodu uszkodzenia przesyłki. Okazało się, że przesłany materiał nie nadaje się do użytku ani sprzedaży. Naliczenie obciążenia zwrotnego w takim wypadku wywoła prawdopodobnie spory.

W przyszłości jednak system EDI będzie kluczowym narzędziem wymiany dokumentów w łańcuchu dostaw, obsługującym internet rzeczy, łańcuch bloków i sztuczną inteligencję (AI)⁴. W przyszłości system EDI będzie używać takich rozwiązań, jak:

  • Czujniki obsługujące internet rzeczy. Będą one dołączone do przesyłki i powiązane z okresowymi komunikatami EDI 214, co pozwoli na śledzenie stanu transportowanego towaru w czasie niemal rzeczywistym.
  • Łańcuch bloków. Dostęp do podstawowych przepływów informacji w systemie EDI, które dotyczą przesyłki, umożliwia korzystanie ze współużytkowanego, uniwersalnego źródła prawdy, co pozwala na szybkie rozwiązywanie, a nawet na wyeliminowanie sporów dotyczących obciążeń zwrotnych.
  • Agent AI. Monitoruje wszystkie istotne zdarzenia i informacje dotyczące przesyłki. Może też zidentyfikować przypadki naruszenia wymogów, określić, czy konieczne jest ponowne przesłanie towaru, analizować najsprawniejsze źródła zamienników, zainicjować nową dostawę i autoryzować zwrot.

Źródło

¹ „Electronic data interchange (EDI): An introduction”, Roger Clark, Business Credit, październik 2001

² „Elektroniczna wymiana danych”, Wikipedia

³ „EDI and B2B basics”, Sriniedibasics, 20 sierpnia 2011

⁴ „Przyszłość systemu EDI: punkt widzenia IBM”, IBM Watson Supply Chain, październik 2018 (PDF, 1 MB)