Minería de procesos frente a modelado de procesos frente a mapeo de procesos: ¿cuál es la diferencia?

La minería de procesos es una forma de gestión de procesos de negocio que ayuda a las organizaciones a descubrir, evaluar y mejorar los flujos de trabajo. En la minería de procesos, se aplica un algoritmo al registro de eventos de un sistema informático, como un software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) o de contabilidad. El algoritmo descubre tendencias en los datos del registro de eventos y utiliza esas tendencias para construir un modelo de proceso, que visualiza los flujos de trabajo que ocurren dentro de estos sistemas. Los algoritmos de minería de procesos también se pueden utilizar para mejorar los modelos de procesos existentes, comparar modelos de procesos con instancias de flujo de trabajo reales y simular cambios en los procesos.

El beneficio clave de la minería de procesos son los datos que proporciona. Ayuda a las empresas a utilizar los datos del registro de eventos para guiar la asignación de recursos, la optimización del flujo de trabajo, las iniciativas de automatización y otras decisiones comerciales críticas.

Un modelo de proceso es una representación visual de un flujo de trabajo, generada mediante la aplicación de algoritmos de minería de datos a los datos del registro de eventos. Los modelos de procesos ofrecen ilustraciones cuantitativas y objetivas de los procesos empresariales. Estos modelos contienen una gran cantidad de datos de flujo de trabajo, incluidos eventos, un registro de quién posee o inicia esos eventos, rutas tomadas dentro del flujo de trabajo, plazos de cada paso, tasas de éxito y más. El modelado de procesos puede entenderse como un subcomponente de la minería de procesos, concretamente, la etapa en la que el algoritmo utiliza datos de registros de eventos para generar un modelo de flujo de trabajo.

El beneficio clave del modelado de procesos es que pinta una imagen de los procesos tal como existen, en lugar de cómo la empresa puede pensar que existen. Al aprovechar los datos de los registros de eventos, los algoritmos de minería de procesos crean modelos cuantitativos que ofrecen niveles de transparencia nunca antes alcanzados en los flujos de trabajo organizativos.

Al igual que el modelado de procesos, el mapeo de procesos se refiere a la creación de una representación visual de un proceso empresarial. Sin embargo, mientras que un modelo de proceso está basado en datos y es cuantitativo, un mapa de procesos es subjetivo y cualitativo. El mapeo de procesos suele comenzar con un analista de negocios o estratega que realiza talleres y entrevistas con las personas involucradas en un proceso objetivo. A continuación, el analista o estratega utiliza la información recopilada para crear un mapa de procesos, ya sea a mano o con un software de mapeo de procesos.

El beneficio clave del mapeo de procesos es que visualiza los flujos de trabajo de una manera más humana. En lugar de capturar métricas objetivas, los mapas de procesos describen principalmente cómo diversas personas y equipos dentro de una empresa participan en un proceso determinado.

Nota: tanto los modelos de procesos como los mapas de procesos representan los procesos de forma visual, pero no son intercambiables. En cambio, destacan diferentes aspectos de los mismos flujos de trabajo. Los modelos de procesos son más cuantitativos, mientras que los mapas de procesos son más cualitativos.

Consideremos una empresa que busca mayor claridad en su proceso de adquisiciones a nivel de toda la organización. ¿Cuándo sería apropiado utilizar la minería de procesos, el modelado de procesos o el mapeo de procesos?

• Modelado de procesos: si la organización desea comprender con precisión lo que ocurre en cada paso del proceso de adquisicione, utilizará el modelado de procesos. Al aplicar un algoritmo de minería de datos a los registros de eventos del proceso de adquisiciones, la organización generaría un modelo de proceso integral, ofreciendo una perspectiva objetiva de todo el flujo de trabajo.
• Minería de procesos: si la organización ya ha modelado su proceso de adquisiciones y desea identificar oportunidades específicas de mejora y optimización, la minería de procesos sería la mejor opción. La minería de procesos puede comparar los flujos de trabajo reales con los modelos existentes, destacando las oportunidades para optimizar los procesos y mejorar la precisión del modelo. Si la organización quiere probar posibles mejoras antes de implementarlas, también podría utilizar la minería de procesos para generar un modelo hipotético basado en datos precisos del registro de eventos.
• Mapeo de procesos: si la empresa quiere aclarar qué departamentos son responsables de qué partes del proceso de adquisiciones, un mapa de procesos sería la opción adecuada, ya que se basa en datos cualitativos y en las experiencias de los empleados. Un mapa de procesos también ayudaría a aclarar cómo el proceso de adquisiciones afecta a todos los departamentos.

Para obtener una visión más completa del proceso de adquisiciones, la empresa utilizaría una combinación de los tres: modelado de procesos para recopilar datos cuantitativos, mapeo de procesos para recopilar datos cualitativos y minería de procesos para identificar oportunidades de mejora:

La minería de procesos convierte la gestión de procesos de negocio en una ciencia, pero se deben cumplir ciertos requisitos previos antes de que pueda aplicarse:

• Ventaja: la minería de procesos extrae los datos de los registros de eventos del sistema informático y los convierte en información práctica y útil para los equipos de la empresa.
• Ventaja: los algoritmos de minería de procesos pueden hacer que los modelos de procesos existentes sean más precisos y generar modelos hipotéticos de lo que sucedería si se cambiara un proceso.
• Ventaja: la minería de procesos proporciona una visión basada en datos de los flujos de trabajo realmente existentes y sus resultados, proporcionando a la empresa con business intelligence más objetiva para guiar la asignación de Recursos, las iniciativas de Automatización, la optimización del flujo de trabajo y otras decisiones empresariales clave.
• Desventaja: las organizaciones necesitan usar herramientas especializadas para desplegar la minería de procesos porque el método se basa en algoritmos avanzados de minería de datos. Dicho esto, los empleados no necesitan necesariamente tener conocimientos de ciencia de datos para llevar a cabo la minería de procesos, ya que la mayoría de las herramientas de minería de procesos automatizan la aplicación de algoritmos y la generación de modelos.

El modelado de procesos es útil para proporcionar a las empresas vistas más objetivas de los flujos de trabajo que potencian sus operaciones. Sin embargo, hay algunos tipos de datos que estos modelos no pueden capturar:

• Ventaja: los modelos de proceso ofrecen representaciones objetivamente precisas de los procesos, eliminando el error humano y excavando más allá de las suposiciones para descubrir cómo se ven los flujos de trabajo en la práctica.
• Ventaja: los modelos de procesos representan visualmente datos cuantitativos de procesos, como tiempo, tasas de éxito, tasas de error y resultados objetivamente medibles, lo que permite un análisis más informado de los procesos de negocio y la lógica empresarial. Sin un modelo de proceso, los equipos se limitan a analizar los flujos de trabajo en términos cualitativos que no necesariamente reflejan la realidad.
• Ventaja: los modelos de proceso facilitan la difusión y discusión de procesos al transformar flujos de trabajo abstractos en imágenes concretas.
• Desventaja: los modelos de procesos no pueden capturar datos cualitativos sobre cómo los empleados experimentan los flujos de trabajo en el mundo real; solo pueden reflejar los datos registrados en un registro de eventos.

El mapeo de procesos es una forma rápida y flexible de generar amplias descripciones generales de los procesos, pero los mapas a veces pueden ser inexactos porque dependen de informes cualitativos de los empleados:

• Ventaja: los mapas de procesos pueden capturar datos cualitativos sobre cómo se manifiestan los flujos de trabajo en las actividades e interacciones de los empleados del mundo real.
• Ventaja: los mapas de procesos no requieren muchas herramientas especializadas y se pueden producir de forma relativamente rápida y sencilla. 
• Desventaja: dado que los mapas de procesos se basan en talleres y entrevistas con los empleados, son menos objetivos que los modelos de procesos y pueden contener información errónea, incompleta o inexacta.

La automatización del negocio no se puede lograr sin una comprensión clara de los procesos de negocio. En otras palabras, una empresa debe saber con precisión lo que sucede en un flujo de trabajo antes de poder automatizar de manera efectiva cualquiera de los pasos. Las técnicas de minería de procesos, modelado y mapeo proporcionan datos cuantitativos y cualitativos que otorgan a las empresas una transparencia sin precedentes en los flujos de trabajo. Con vistas integrales de sus procesos existentes, las empresas pueden emprender esfuerzos de automatización a gran escala con facilidad.

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