¿Qué es la gestión de carteras ágil?

Este método se centra en optimizar el flujo de valor a través de una organización cerciorar de que los recursos se asignan eficazmente, las prioridades se alinean con los objetivos estratégicos y se hace hincapié en la mejora continua. Los conceptos básicos de la gestión de carteras ágil incluyen:

Flexibilidad: la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios.

Visibilidad: mayor transparencia en el progreso del proyecto y la cartera.

Colaboración: mejora de la comunicación y el trabajo en equipo en todos los proyectos.

Entrega de valor: un enfoque continuo en la entrega de valor a los clientes y stakeholders.

Creado por un grupo de desarrolladores de software en 2001, ágil es una filosofía que eleva los valores de eficiencia, comunicación y flexibilidad al servicio de la creación de productos superiores. Como se describe en el Manifiesto ágil inicial , los cuatro valores de la filosofía son:

-              Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas

-              Software de trabajo sobre documentación completa

-              Colaboración con el cliente sobre la negociación de contratos

-              Responder al cambio sobre seguir un plan

La metodología ágil no es una metodología específica, sino más bien un enfoque, y muchas metodologías diferentes se agrupan a menudo bajo el paraguas de los procesos de gestión ágiles o inspirados en ellos. Estas metodologías incluyen Scrum, programación extrema (XP), Disciplined Agile, Kanban y más.

Una cartera es un grupo de proyectos y programas de una organización relacionados y gestionados conjuntamente para alcanzar objetivos estratégicos y resultados empresariales. La gestión tradicional de carteras suele implicar un enfoque rígido y jerárquico, con planeación a largo plazo y procesos estrictos.

Los métodos más antiguos que son anteriores a la metodología ágil a menudo se basan en un sistema conocido como "cascada", que requiere un estricto conjunto de pasos que deben completarse en orden secuencial. Este método puede tardar en adaptarse a la nueva información o a los cambios en el entorno empresarial.

Por el contrario, la gestión de carteras ágil hace hincapié en la flexibilidad, la planificación iterativa y la retroalimentación continua mediante el uso de entradas como métricas avanzadas y retroalimentación de los clientes. Prioriza los flujos de valor y la entrega rápida de valor, la capacidad de ajuste en función de nueva información y un enfoque colaborativo para la gestión de carteras de proyectos (PPM).

La capacidad de adaptarse y responder al cambio es crucial en las empresas modernas. La gestión de carteras ágil permite a las organizaciones pivotar con rapidez y reorientar recursos hacia las iniciativas más valiosas y estratégicamente alineadas.

Este enfoque en la alineación estratégica mejora la eficiencia al fomentar una mejor colaboración y agilizar los procesos, lo que en última instancia conduce a una entrega de resultados más rápida y eficaz. Además, al centrarse en la entrega continua de valor en las operaciones de cartera, las organizaciones pueden satisfacer mejor las necesidades de los clientes, lo que lleva a una mayor satisfacción y lealtad a la marca.

Una filosofía ágil se puede aplicar a muchos tipos de trabajo, en todos los niveles organizacionales:

La gestión ágil de proyectos es la aplicación de principios ágiles a un proyecto individual. Este proyecto puede incluir varias tareas discretas y varios equipos de desarrollo que trabajan al servicio de un único objetivo, ya sea un único producto, una actualización o una nueva característica.

La gestión ágil de programas lleva la agilidad un paso más allá en la organización. La gestión ágil de programas es la aplicación de esos mismos principios ágiles a un grupo de proyectos. Esto puede requerir algunas técnicas y metodologías nuevas, como la creación de nuevos equipos ejecutivos, una acumulación compartida de recursos y una mayor comunicación entre equipos individuales.

La gestión ágil de carteras debe coordinar diferentes programas, potencialmente en diferentes departamentos dentro de una organización. La gestión de carteras está más preocupada por las preocupaciones estratégicas generales y la agilidad empresarial que los otros tipos de gestión, y las organizaciones ágiles deben considerar objetivos generales para ayudar a garantizar que los proyectos y programas se alineen.

La gestión ágil de carteras incluye varios pilares clave que sirven como columna vertebral de la filosofía. Tener en cuenta estos principios puede ayudar a los jefes de equipo a organizar y fortalecer los planes de cartera.

La gestión ágil de carteras se ocupa de las directivas comerciales desde la parte superior de la organización. Es fundamental que los gestores de carteras ágiles se cercioren de que la estrategia de una organización está alineada con las tuercas y tornillos de la ejecución individual.

La gestión ágil de carteras conserva la propensión de la filosofía ágil a la planificación y mejora continuas a través de la iteración. Las estrategias deben ser ágiles y los stakeholders deben estar preparados para el cambio, ya sea que provenga de fuerzas internas o externas.

La capacitación, la transparencia y la honestidad radical son pilares fundamentales de la gestión de carteras ágil. Las ideas y la orientación pueden venir de cualquier parte, y un buen gerente de carteras es capaz de empoderar a los desarrolladores y gestores de proyectos para que hablen.

Evaluar continuamente el valor empresarial de los proyectos y carteras es una de las tareas más importantes de un gerente de carteras ágil. Hay varias formas de hacerlo; uno de los más comunes se denomina análisis del costo del retraso (CoD).

CoD es un cálculo simple que proporciona una cifra que indica la importancia de la finalización oportuna de proyectos individuales. Desde el punto de vista de un gestor de cartera, CoD puede ser extremadamente útil para la priorización.

La gestión de carteras ágil en sí misma no incluye ni requiere metodologías o herramientas específicas, pero existen varias metodologías y marcos ágiles que se asocian comúnmente o se utilizan en la gestión de carteras ágil. Para implementar la gestión de portfolio ágil de manera efectiva, es útil comprender diversas metodologías ágiles, marcos, herramientas y técnicas ágiles.

Scrum es un marco para el trabajo colaborativo en equipo, llamado así por el juego de rugby en el que todos los jugadores se unen y dan un gran impulso. Promueve el desarrollo iterativo a través de ciclos cortos y manejables llamados sprints, que pueden escalarse para gestionar múltiples proyectos dentro de un portfolio.

Scrum generalmente incluye reuniones diarias, o stand-ups, y “sprints”, que son tramos de trabajo coordinados. Al final de cada sprint, se revisa y analiza el trabajo del sprint y los planes para los futuros sprints se ajustan según sea necesario para cumplir con las necesidades de la organización y sus clientes.

Kanban es una metodología para el seguimiento de tareas individuales dentro de un proyecto, generalmente presentada como un tablero, ya sea físico o digital. Se centra en visualizar flujos de trabajo y gestionar el flujo de trabajo para identificar cuellos de botella y mejorar la entrega continua.

Un tablero Kanban incluye varias columnas: en su versión más básica, “por hacer”, “en progreso” y “completado”. En un tablero Kanban físico, las notas adhesivas se mueven continuamente de una columna a otra a medida que las tareas pasan por el proceso de finalización.

SAFe (Scaled Agile Framework) es una base de conocimientos de principios, prácticas y competencias organizacionales y de flujo de trabajo que integra principios de Scrum, Kanban y Lean para escalar prácticas ágiles en grandes empresas. Está diseñado para alinear múltiples proyectos y ayudar a garantizar la funcionalidad cruzada y la interoperabilidad. SAFe proporciona un enfoque estructurado para gestionar amplias carteras de trabajo.

Estas metodologías ayudan a alinear los proyectos con la estrategia empresarial y los objetivos estratégicos, mejorar la comunicación y la colaboración entre equipos ágiles y promover la asignación eficiente de recursos basada en la prioridad. 

Se utilizan diversas técnicas y términos para respaldar la gestión de carteras ágil. Estas técnicas facilitan el seguimiento de tareas, la gestión de sprints y la organización de backlogs, impulsando la transparencia y la colaboración dentro de los equipos y entre ellos.

Para comprender los retrasos y el progreso de los proyectos, los equipos ágiles deben estar familiarizados con los siguientes conceptos:

Características: una función específica de un producto que ofrece valor a los usuarios.

Épicas: grandes cantidades de trabajo que pueden dividir en tareas más pequeñas o historias de usuario. Ayudan a organizar y priorizar el trabajo de alto nivel dentro de la cartera.

Historia de usuario: una descripción general de una característica desde la perspectiva del usuario. Describe qué es la característica y por qué el usuario la necesita.

Temas: amplias áreas de enfoque que guían las iniciativas estratégicas de la organización. Ayudan a alinear los proyectos y programas con los objetivos comerciales generales, cerciorar de que la cartera brinde el máximo valor.

Familiarizarse con estos conceptos es una buena base para las organizaciones que comienzan su proceso de transformación ágil.

La adopción de una gestión ágil de carteras ofrece numerosos beneficios que mejoran la capacidad de una organización para gestionar proyectos y programas con eficacia. Al centrar en la flexibilidad, la colaboración, la asignación eficiente de recursos y la transparencia, las organizaciones pueden lograr mejores resultados e impulsar la mejora continua en todas sus carteras.

Mayor flexibilidad: responda rápidamente a los cambios y reasigne recursos según sea necesario para alinear con los objetivos estratégicos.

Colaboración mejorada: fomenteuna mejor comunicación y cooperación entre múltiples proyectos y equipos.

Mejor asignación de recursos: optimice el uso de los recursos, asegurándose de que se dirijan hacia las iniciativas más valiosas.

Mayor transparencia: obtenga insights claros sobre el progreso y el estado general de la cartera, lo que permite una mejor toma de decisiones.

Aunque la gestión de carteras ágil ofrece beneficios significativos, las organizaciones pueden enfrentar varios desafíos en su implementación. Comprender y abordar estos desafíos es crucial para una adopción exitosa y una eficacia sostenida.

Resistencia cultural: uno de los principales desafíos es superar la resistencia cultural dentro de las organizaciones. Las metodologías ágiles requieren un cambio de mentalidad y prácticas, que puede encontrarse con escepticismo y reticencia por parte de los empleados acostumbrados a los enfoques tradicionales. Abordar esta resistencia implica una gestión de cambios eficaz y fomentar una cultura ágil en toda la organización.

Alineación con los objetivos de la organización: promover la alineación de las prácticas ágiles con los objetivos y la estrategia empresariales generales es crítico. Sin esta alineación, existe el riesgo de que se desvíen los esfuerzos y los recursos. Es esencial mantener un vínculo claro entre las actividades de gestión de carteras y los objetivos estratégicos de la organización para promover el progreso cohesivo y la entrega de valor.

Brechas de habilidades: la implementación de una gestión ágil de carteras a menudo revela brechas de habilidades dentro de la organización, particularmente a nivel de administración de carteras. Es posible que los equipos requieran capacitación y desarrollo adicionales para adoptar prácticas ágiles de manera efectiva. Invertir en educación continua y desarrollo de habilidades es necesario para crear una fuerza laboral competente y ágil.

Integración de herramientas: la integración de herramientas ágiles con los sistemas empresariales existentes puede ser un proceso complejo. Impulsar la compatibilidad y la integración perfecta es vital para evitar interrupciones y maximizar los beneficios de las herramientas ágiles. Las organizaciones deben planificar y ejecutar cuidadosamente el proceso de integración, considerando tanto los aspectos técnicos como operativos para lograr una transición fluida.