규정 준수 관리 시스템(CMS)이란 무엇인가요?
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CMS란 무엇인가요?

규정 준수 관리 시스템(CMS)은 규제 요구 사항, 내부 정책 및 업계 표준을 충족하는 데 사용되는 통합 시스템입니다. 효과적인 CMS는 조직이 규정 위반 영역을 방지하고 지속적인 규정 준수를 달성하는 데 도움이 됩니다.

이름에서 알 수 있듯이 규정 준수 관리 시스템은 말 그대로 시스템입니다. 이는 하나의 특정 기술이나 프로세스가 아니라 규정 준수 위험을 줄이고 조직이 규정 준수 책임을 다할 수 있도록 함께 작동하는 도구와 비즈니스 프로세스 및 내부 통제의 모음으로 구성됩니다. 즉, 규정 준수 관리 시스템에는 위험 평가부터 규정 준수 교육까지 모든 것이 포함될 수 있습니다.

효과적인 규정 준수 관리 시스템을 갖추는 것은 조직의 규정 준수 노력과 광범위한 위험 관리 전략에 필수적입니다. 규정 준수 요구 사항을 준수하지 않으면 벌금, 비즈니스 중단 및 데이터 침해 위험 증가를 포함한 심각한 결과를 초래할 수 있기 때문입니다.

오늘날 규정 준수 관리 시스템은 고도의 자동화를 통해 작동하는 경우가 많으며 잠재적인 위험을 사전에 식별하여 조직이 즉각적인 시정 조치를 취하고 실시간으로 규정 준수 문제를 해결할 수 있도록 지원합니다.

규정 준수 관리와 규정 준수 관리 시스템 비교

규정 준수 관리와 규정 준수 관리 시스템은 기술적으로는 별개이지만 밀접하게 관련되어 있습니다.

규정 준수 관리는 조직이 규정을 준수하기 위해 사용하는 광범위한 전략을 의미하며 규정 준수 관리 시스템(CMS)은 이러한 규정 준수 프로세스를 자동화하고 간소화하는 데 사용되는 실용적인 도구 및 제어 세트를 말합니다. 즉, 규정 준수 관리가 전반적인 접근 방식인 반면 CMS는 실질적인 솔루션입니다.

CMS가 중요한 이유는 무엇인가요?

오늘날 조직은 산업 및 관할 구역 전반에 걸쳐 점점 더 많은 규정 준수 규정에 직면하고 있습니다. 이러한 규정 준수 규정은 의료 산업의 경우 HIPAA와 같이 복잡하고 산업별로 구분되거나 유럽연합의 경우 GDPR과 같이 지역별로 구분되는 경우가 많습니다.

규정 준수 요구 사항을 준수하지 않으면 무거운 벌금과 법적 문제가 발생할 수 있습니다. 2023년 5월 캘리포니아에 본사를 둔 Meta가 아일랜드 데이터 보호 당국으로부터 GDPR 위반에 따른 13억 달러의 벌금을 부과받은 것이 그 예입니다. (ibm.com 외부 링크)

또한 규정 준수 문제와 사이버 보안에 대한 소비자의 태도도 변화하고 있습니다. 최근 McKinsey의 조사에 따르면 응답자의 85%가 구매하기 전에 기업의 데이터 개인정보 보호정책을 아는 것이 중요하다고 답했습니다. (ibm.com 외부 링크) 기업들은 규정 준수가 단순히 비즈니스를 수행하기 위해 지불해야 하는 대가가 아니라 비즈니스에 도움이 될 수도 있다는 사실을 깨닫기 시작했습니다.

하지만 규정 준수 규정을 준수하는 것은 쉽지 않은 일입니다. 많은 조직이 점점 더 글로벌화되고 있으며 전 세계 여러 지역에 걸쳐 직원과 고객이 있는 여러 지사를 보유하고 각 지사마다 서로 다른 규제 요건을 적용받고 있습니다. 이러한 조직은 규정 준수 요구사항을 충족하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 특히 새로운 기술의 등장과 함께 법과 규정이 계속 변화함에 따라 더욱 그렇습니다. 또한 조직이 새로운 비즈니스 이니셔티브나 데이터 처리 방법을 추가할 때마다 규정 준수 복잡성이 추가로 발생할 위험이 있습니다. 

규정 준수 관리 시스템(CMS)은 조직이 이러한 복잡한 규제 환경에 대응하고 규정을 준수할 수 있도록 도와줍니다. 이를 통해 실시간으로 규정 미준수 영역을 자동으로 확인하고 변화하는 규정 및 법적 요건에 쉽게 대응할 수 있습니다.

또한 효과적인 CMS를 통해 조직은 여러 지역에 걸쳐 규정 준수 노력을 표준화하고 업계별 규정 및 표준을 준수하도록 접근 방식을 맞춤화할 수 있습니다. 더 넓게 보면 CMS는 윤리 기준을 시행하고 규정 준수 및 기업 책임 문화를 확립하는 데도 도움이 됩니다.

규정 준수 관리 시스템의 세 가지 주요 요소

효과적인 CMS에는 다양한 요소가 포함될 수 있지만, 일반적으로 다음 세 가지 요소를 중심으로 구성됩니다.

이사회 

이사회는 하향식 규정 준수 문화를 조성하는 데 중점을 둡니다. 다른 많은 책임을 고려할 때 규정 준수의 우선순위를 정하고 싶지 않을 수도 있습니다. 그러나 궁극적으로 이사회는 규정 준수 관리 프로그램을 개발하고 관리할 책임이 있습니다.

효과적인 CMS를 수립한 후에는 고위 경영진과 계약업체 및 타사 서비스 제공업체를 포함한 회사 안팎의 모든 이해관계자에게 정책을 전달해야 합니다.

이사회의 감독이 있어야만 조직이 규정 준수 노력을 진지하게 받아들이고 있음을 보여줄 수 있고 조직의 모든 구성원이 연방 소비자 보호법 및 규정을 준수할 수 있는 일관된 정책을 만들 수 있습니다.

규정 준수 책임자

고위 경영진은 규정 준수 기능을 이끌고 효과적인 관리 감독을 보장하기 위해 최고 규정 준수 책임자 또는 관리자를 임명할 수도 있습니다. 이러한 리더는 일반적으로 이사회에 직접 지속적으로 보고하여 규정 준수 문제에 대한 정보를 제공하고 필요에 따라 규정 준수 관리 프로그램을 전략적, 전술적으로 조정할 수 있도록 합니다.

규정 준수 책임자의 일부 책임에는 다음이 포함될 수 있습니다.

  • 규정 준수 정책 및 절차 수립 및 이행

  • 경영진과 직원 모두 소비자 보호법 및 규정에 대한 철저한 직원 교육을 받도록 보장

  • 새로운 규정 준수 문제 및 새로운 잠재적 위험 평가

  • 표준화되고 문서화된 소비자 불만 대응 프로세스를 통해 소비자 불만 해결

  • 규정 준수 활동 및 규정 준수 감사 결과를 이사회에 전달

  • 시정 조치를 이행하고 규정 준수 프로그램을 지속적으로 업데이트하기 위한 필요 조치 수행

규정 준수 프로그램

규정 준수 프로그램은 규정 준수 관리 시스템의 핵심입니다. 이는 모든 규정 준수 제어 및 대책을 설계하고 구현하기 위한 중앙 허브 역할을 합니다. 일반적으로 이러한 프로그램에는 고위 경영진이 시행하는 내부 통제 및 규정 준수 프로세스와 같은 구조화된 정책, 절차 및 관행이 포함되어 있는 경우가 많습니다. 

잘 설계된 규정 준수 프로그램에는 위험 평가, 직원 교육, 보고 메커니즘, 시정 조치, 규정 준수 감사 및 규정 준수 모니터링(아래 참조) 등이 포함될 수 있습니다. 

직원은 규정 준수 프로그램을 공식적인 규정 준수 지침으로 참조해야 합니다. 이렇게 하면 모든 직원이 동일한 표준에 따라 업무를 수행하고 규정 준수 책임을 일관되고 정확하게 이행할 수 있습니다. 따라서 직원들이 자신의 책임을 알고 현재의 규정 준수 지침 및 내부 정책을 준수할 수 있도록 체계적인 규정 준수 교육 프로그램을 마련하는 것도 중요합니다. 

조직은 일관되고 투명한 보고 구조를 구축하는 것도 고려해야 합니다. 이를 통해 효율성과 커뮤니케이션이 향상되고 규정 준수 팀은 요청 및 시정 조치를 추적하는 명확한 워크플로를 통해 적절한 직원에게 작업을 할당할 수 있습니다.

소비자 불만 대응

소비자 불만 사항은 조직이 잠재적인 규정 준수 문제를 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다. 고객은 잠재적인 위험을 가장 먼저 발견하는 경우가 많습니다. 이러한 불만에 신속하게 대응하면 고객 충성도를 높이는 동시에 조직이 신속하게 시정 조치를 취하여 규제 위반을 피할 수 있습니다. 또한 규제 당국은 조직이 소비자 불만을 처리하는 방식을 면밀히 조사하는 경우가 많으므로 신속하고 효과적으로 대응하면 조직의 규정 준수 및 규제 준수 상태를 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다.

규정 준수 감사

규정 준수 감사는 모든 규정 준수 관리 시스템의 또 다른 필수 구성 요소입니다. 내부 또는 외부 여부에 관계없이 이러한 감사는 조직의 규정 준수 및 내부 정책, 절차, 규제 요건 준수 여부에 대한 공정한 평가를 포함합니다. 이는 지속적인 규정 준수를 보장하고 잠재적 규정 준수 위험을 식별하는 데 매우 중요합니다. 

외부 감사의 경우 일반적으로 편견 없는 외부 감사인이 규정 준수 정책과 프로토콜을 독립적으로 검토합니다. 이와는 대조적으로 조직의 내부 감사 부서는 일반적으로 내부 감사를 수행합니다. 두 가지 유형의 감사 모두 편견 없이 진행되며 감사 결과와 개선 제안을 요약한 감사 보고서로 마무리해야 합니다. 

규정 준수 감사는 독립적인 특성으로 인해 조직, 특히 규모가 큰 조직에 규정 준수 엄격성과 점검 및 균형을 강화할 수 있습니다. 또한 규정 준수 활동에 대한 기록으로 활용될 수 있으며 이를 규제 당국과 공유하여 규제 감사 시 책임 소재를 입증할 수도 있습니다.

규정 준수 감사는 스트레스가 많을 수 있지만 조직은 관련 표준을 숙지하고 체계적인 기록을 유지하여 감사자가 필요한 정보를 신속하게 찾을 수 있도록 함으로써 프로세스를 간소화하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

규정 준수 감사 사이에 조직은 위험 평가와 지속적인 규정 준수 모니터링을 수행할 수 있습니다.

규정 준수 모니터링

규정 준수 모니터링에는 규정 위반 영역을 식별하기 위해 운영을 적극적으로 감시하는 작업이 포함됩니다. 이를 통해 조직은 규제 요구 사항을 준수하고 실시간으로 소비자 이익을 보호할 수 있습니다. 잠재적 위험이 발생하면 규정 준수 모니터링을 통해 이를 조기에 발견하고 신속한 시정 조치 및 개선을 수행하여 재발을 방지할 수 있습니다.

기타 규정 준수 모니터링 방법에는 직원 인터뷰, 정책 및 절차 검토, 교육 효과 평가, 실제 사례와 외부 공개 사항 비교 등이 있습니다. 이러한 조치는 조직이 규정 준수 노력을 실시간으로 모니터링하고 필요에 따라 규정 준수 관리 시스템을 수정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

효과적인 규정 준수 관리 시스템 구현

효과적인 규정 준수 관리 시스템(CMS)을 구현하려면 조직은 비즈니스 요구 사항을 이해하는 것에서 시작하여 배포 및 지속적인 지원까지 이어지는 전략적 접근 방식을 고려해야 합니다. 

일반적으로 고려해야 할 단계는 다음과 같습니다. 

요구 사항 평가

CMS를 도입하기 전에 규정 준수 및 위험 관리 목표를 이해하여 CMS 선택 및 설정에 참고합니다. 예를 들어 금융 기관의 경우에는 ISO 또는 SOX와 같은 특정 규제 프레임워크의 준수가 필요한지 여부를 파악하여 업계별 도구와 GRC(거버넌스, 리스크 및 규정 준수) 소프트웨어가 포함된 규정 준수 관리 도구를 선택합니다. 

CMS 사용자 지정

요구 사항을 파악한 후 CMS를 사용자 지정합니다. 여기에는 조직 구조나 비즈니스 프로세스에 맞게 시스템을 조정하거나, 사용자에게 역할을 할당하거나, 기존 워크플로 및 규정 준수 도구와 원활하게 통합하는 것이 포함될 수 있습니다.

이해관계자 참여 유도

앞서 언급했듯이 효과적인 CMS를 위해서는 이사회와 고위 경영진의 동의가 필요합니다. 프로세스 초기에 이러한 이해관계자를 참여시키고 그들의 책임을 명확히 합니다. 리더가 참여하지 않거나 자신의 역할을 이해하지 못하면 규정 준수 문화를 조성하기 어렵고 배포 과정에서 실수가 발생할 수 있습니다.

직원 교육 실시

규정 준수는 조직 전체가 참여하는 지속적인 프로세스라는 점을 기억합니다. 철저한 직원 교육 세션을 실시하여 직원들이 자신 있게 CMS를 탐색할 수 있는 방법을 알려줍니다. 또한 직원들에게 규정 준수 노력의 배경이 되는 '왜'를 상기시키고 규정 미준수로 인한 위험과 영향을 공유하는 것도 좋습니다. 

책임 확립

규정 준수의 중요성을 더욱 강조하려면 명확한 책임 라인을 구축합니다. 규정 준수 프로그램 라이프사이클의 모든 단계에서 직원의 기대치를 명확히 한 다음 징계 프로토콜을 적극적으로 시행합니다. 

지속적인 개선을 위한 노력

효과적인 CMS를 유지하는 것은 지속적인 프로세스입니다. 지속적인 규정 준수 모니터링과 개선에 우선순위를 두어 조직의 규정 준수 요구사항에 적합한 시스템을 유지합니다.

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