作業指示書プロセスを管理するための7つのステップ

作業指示は、あらゆる組織の資産管理装置の背後にある原動力です。個人または団体がサービス要求を送信するたびに、それを受け取った保守チームは、保守タスクの詳細がすべて記載され、タスクを完了するためのプロセスの概要を説明する正式な紙文書またはデジタル文書、あるいはその両方を作成する必要があります。その文書は作業指示書と呼ばれます。

作業指示の主な目的は、メンテナンス作業に関わる全員がワークフローを常に把握できるようにすることで、最終的には組織がメンテナンスをより効率的に組織し、伝達し、追跡するのに役立ちます。

作業指示管理プロセスは、メンテナンスのタスクの特定から始まり、完了後の分析で終わる作業指示の作業がメンテナンス過程でどのように進行するかについて説明しています。

プロセスの最初のフェーズでは、個人または組織が保守スタッフが完了する必要のあるタスクを特定します。また、受信者が、計画された保守（作業を前もって容易に特定できる場合）に該当するのか、または計画外の保守（作業の範囲と詳細についてアセスメントが必要な場合）に該当するかを判断するのにも役立ちます。

開始当事者がメンテナンスの問題を特定したら、メンテナンスリクエストフォームに詳細を記載し、レビューと承認のためメンテナンスに送信する必要があります。作業リクエストは、テナントの要求から予防的保守の監査まで、さまざまな状況から発生する可能性があります。

メンテナンス部門 (またはメンテナンスチーム) は、送信された作業リクエストを評価する責任があります。理想的には、部門は作業リクエストの詳細をレビューして作業の実現可能性を判断し、人員とリソースのニーズについて決定します。承認されれば、作業指示リクエストは作業指示に変換されます。

メンテナンスチームまたは監督者が作業リクエストを承認し、作業を完了するために必要な資材、機器、スタッフを割り当てた後、新しい作業指示書を作成します。作業指示書には、仕事に必要なすべての詳細情報に加え、会社の連絡先情報や優先レベルと完了日の表示を含める必要があります。このプロセスを合理化するために、組織はテンプレートを使用して作業指示の形式を標準化できます。

この段階では、保守担当者が必要な作業指示の種類も特定します。例えば、企業が設備のダウンタイムを予測して削減するために事前保守アプローチに依存している場合は、予防的保守作業指示を利用する可能性が高くなります。一方、設備がすでに故障している場合、または組織がより事後対応型の保守プログラムを採用している場合、メンテナンスチームはおそらく、修正保守作業指示または緊急作業指示を作成します。

この時点で、チームまたは監督者は必要な保守活動を資格のある保守技術者に割り当て、提案されたスケジュール上のタスクのチェックリストを完了させます。組織がコンピュータ保守管理システム（CMMS）ソフトウェアを使用している場合、その作業は自動的に技術者に割り当てられます。

保守技術者は、割り当てられた作業をすべて完了した後、直ちに作業指示を文書化して終了する責任があります。技術者は、各タスクに費やした時間を示し、使用した資材または設備を一覧表示し、作業の画像を提供し、作業に関するメモや観察状況を含める必要があります。管理者は、完了した作業指示を承認し、次のステップとフォローアップについてのガイダンスを提供する必要がある場合、または必要がない場合があります。

終了した作業指示書をレビューすることは、保守オペレーションに関する貴重な洞察を得ることができるため、組織はできるだけ頻繁に終了した作業指示書をレビューするようにする必要があります。終了した作業指示を分析することは、組織が作業指示プロセスの改善の機会を特定するのに非常に役立ちます。作業指示書の完成後の分析は、チームメンバーが見逃したタスクや再検討する必要があるタスクを特定するのにも役立ちます。

組織が成長するにつれて、進化し続けるデータのニーズを管理するために、紙の作業管理システム（またはExcelスプレッドシートでさえ）に依存することができなくなる可能性があります。大規模な組織やより複雑なニーズを持つ組織は、作業指示管理ソフトウェアの一種であるコンピュータ化メンテナンス管理システム（CMMS）ソフトウェアへの投資を検討する必要があります。

高品質のCMMSまたはEAMは、サービスのリクエスト、作業指示書、定期的な保守を自動的に計画、作成、追跡、整理するため、メンテナンスの管理者や監督者の過剰なタスク計画業務を排除します。

CMMSソフトウェアを使用すると、組織が大量のデータを一元化された場所に電子的に保管することもできます。すべての作業指示データが1か所に保存されているため、管理チームは作業指示のライフサイクルに沿って進行しながらリアルタイムにアクセスできるようになります。モバイルデバイス用の付属ソフトウェアを備えた CMMSラットフォームは、アクセスをさらに一歩、進化させ、ユーザーが作業指示を追跡し、保守作業にリモートでアクセスできるようにします。

さらに、優れたCMMSは、部門の特定のニーズに合わせて、作業指示データを集約して表示することができます。保守チームは、カスタマイズ可能なレポートの作成と表示、トレンドデータとメトリクス/KPIの視覚化、資産機能の監視を行うことで、トラブルシューティングやインベントリー管理を容易にすることができます。

CMMSの導入は複雑なプロセスになる可能性がありますが、CMMSソフトウェアを保守業務に統合することで、組織のコスト削減、データ・アクセスと可視性の向上、バックログと人的ミスの削減、施設管理の合理化が可能になります。

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