7 passaggi per la gestione del processo relativo agli ordini di lavoro

Gli ordini di lavoro sono la forza trainante di qualsiasi apparato di gestione degli asset di un'organizzazione. Ogni volta che una persona o un'entità invia una richiesta di servizio, il team di manutenzione che la riceve deve creare un documento formale cartaceo e/o digitale che includa tutti i dettagli delle attività di manutenzione e delinei un processo per completarle. Quel documento si chiama ordine di lavoro.

Lo scopo principale di un ordine di lavoro è quello di tenere tutti coloro che sono coinvolti nelle operazioni di manutenzione al corrente del workflow, il che in ultima analisi aiuta l'organizzazione a coordinare, comunicare e monitorare i lavori di manutenzione in modo più efficiente.

Il processo di gestione degli ordini di lavoro descrive come un ordine di lavoro si muove attraverso il processo di manutenzione, iniziando con l'identificazione dell'attività di manutenzione e concludendo con l'analisi post-completamento.

Nella prima fase del processo, una persona o un'organizzazione identifica i compiti che il personale di manutenzione deve svolgere. I compiti aiuteranno anche il destinatario a determinare se le attività di manutenzione si qualificano come programmate (in cui i lavori saranno facilmente identificabili in anticipo) o non programmate (in cui l'ambito e le specifiche del lavoro richiederanno una valutazione iniziale).

Una volta individuati i problemi di manutenzione, la parte che ha avviato la procedura deve riportarne i dettagli in un modulo di richiesta di manutenzione e inviarlo al reparto manutenzione per la revisione e l'approvazione. Le richieste di lavoro possono derivare da qualsiasi numero di circostanze, dalle richieste dei detentori alle verifiche di manutenzione preventiva.

Il reparto di manutenzione (o il team di manutenzione) è responsabile della valutazione delle richieste di lavoro una volta presentate. Idealmente, il dipartimento esaminerà i dettagli della richiesta di lavoro per determinarne la fattibilità e poi determinerà le esigenze di personale e risorse. Se approvata, la richiesta di ordine di lavoro viene convertita in ordine di lavoro.

Una volta che il team di manutenzione o il supervisore approva la richiesta di lavoro e assegna i materiali, le attrezzature e il personale necessari per completare i lavori, creeranno un nuovo ordine di lavoro. L'ordine di lavoro deve includere tutti i dettagli necessari del lavoro, nonché le informazioni di contatto dell'azienda e l'indicazione del livello di priorità e della data di completamento. Per semplificare questo processo, le organizzazioni possono standardizzare il format dell'ordine di lavoro utilizzando un template.

In questa fase, la manutenzione identificherà anche quale tipo di ordine di lavoro sarà necessario. Se, ad esempio, un'azienda si affida a un approccio proattivo di manutenzione per anticipare e ridurre il tempo di inattività dell'attrezzatura, probabilmente utilizzerà un ordine di lavoro di manutenzione preventiva. D'altra parte, se un'apparecchiatura è già guasta o l'organizzazione utilizza un programma di manutenzione più reattivo, il team di manutenzione probabilmente creerà un ordine di lavoro di manutenzione correttiva o di emergenza.

A questo punto, il team/supervisore assegnerà le attività di manutenzione necessarie a un tecnico di manutenzione qualificato che completerà la checklist delle attività nei tempi previsti. Se l'organizzazione utilizza un software di gestione della manutenzione computerizzata (CMMS), il lavoro viene assegnato automaticamente a un tecnico.

I tecnici della manutenzione sono responsabili di documentare e chiudere un ordine di lavoro una volta completati tutti i compiti assegnati. I tecnici dovranno indicare il tempo impiegato per ogni attività, elencare i materiali/le attrezzature utilizzati, fornire immagini del loro lavoro e includere note e osservazioni sul lavoro. Un responsabile potrebbe dover approvare l'ordine di lavoro completato e fornire indicazioni sui passaggi successivi e sui follow-up prima di passare alla fase finale.

La revisione degli ordini di lavoro conclusi può fornire preziose informazioni sulle operazioni di manutenzione, quindi le organizzazioni dovrebbero cercare di rivedere gli ordini di lavoro conclusi il più frequentemente possibile. L'analisi degli ordini di lavoro conclusi può davvero aiutare le organizzazioni a identificare le opportunità di miglioramento nel processo degli ordini di lavoro. L'analisi post-completamento aiuta inoltre i membri del team a identificare eventuali attività mancate o da rivedere.

Man mano che un'organizzazione cresce, può diventare insostenibile fare affidamento su sistemi di gestione degli ordini di lavoro cartacei (o persino su fogli di calcolo Excel) per gestire le esigenze di dati in continua evoluzione. Le organizzazioni più grandi e quelle con esigenze più complesse dovrebbero considerare di investire in software per la gestione della manutenzione, un tipo di software per la gestione degli ordini di lavoro.

Un CMMS di alta qualità pianifica, crea, traccia e organizza automaticamente le richieste di assistenza, gli ordini di lavoro e la manutenzione ordinaria, eliminando i doveri eccessivi di pianificazione delle attività per i responsabili della manutenzione e i supervisori.

L'utilizzo del software CMMS consente anche alla tua organizzazione di memorizzare grandi quantità di dati elettronicamente, in una posizione centralizzata. Con tutti i dati degli ordini di lavoro concentrati in un unico luogo, il team di gestione può accedere in tempo reale agli ordini di lavoro man mano che avanzano nel ciclo di vita degli ordini di lavoro. Le piattaforme CMMS con software accompagnatorio per dispositivi mobili portano l'accesso un passo avanti, permettendo agli utenti di tracciare gli ordini di lavoro e accedere alle attività di manutenzione da remoto. 

Inoltre, un buon CMMS è in grado di aggregare e visualizzare i dati degli ordini di lavoro in base alle esigenze specifiche del reparto. I team di manutenzione possono costruire e visualizzare report personalizzabili, visualizzare dati di tendenza e metriche/KPI, e monitorare la funzionalità degli asset per semplificare il troubleshooting e la gestione dell'inventario.

Sebbene l'adozione di un CMMS possa essere un processo complesso, l'integrazione del software CMMS nelle operazioni di manutenzione può aiutare l'organizzazione a ridurre i costi, aumentare l'accesso ai dati, ridurre i backlog e gli errori umani e semplificare la gestione delle strutture.

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