Apa yang dimaksud dengan integrasi ERP?

Integrasi ERP membantu menyinkronkan fungsi bisnis untuk memberi pemangku kepentingan akses yang disederhanakan ke data perusahaan. Solusi ERP menghilangkan silo data yang dapat mengaburkan kesehatan bisnis secara keseluruhan dan mengharuskan karyawan untuk mencari informasi di berbagai Application Platform, platform, dan departemen. Integrasi ERP meningkatkan visibilitas ke dalam proses bisnis dengan memusatkan data, memungkinkan keputusan bisnis yang lebih cepat dan lebih tepat.

Perencanaan perusahaan adalah sistem perangkat lunak manajemen bisnis yang digunakan organisasi untuk mengumpulkan, mengelola, dan berbagi data di seluruh perusahaan. Sistem ini terdiri dari aplikasi bisnis, juga disebut modul terintegrasi. Implementasi ERP membantu mengelola fungsi inti bisnis—seperti keuangan, manajemen rantai pasokan dan pengadaan, sumber daya manusia, dan lainnya—dalam platform terintegrasi.

Perangkat lunak ERP modern menggunakan konektor dan antarmuka pemrograman aplikasi (API)yang telah dibuat sebelumnya—seperangkat protokol yang memungkinkan sistem yang berbeda untuk berkomunikasi satu sama lain dan memfasilitasi aliran data antara sistem tersebut. Strategi integrasi ERP mempertimbangkan data apa yang digunakan perusahaan untuk membuat keputusan dan bagaimana menggunakan data tersebut untuk mengoptimalkan fungsi bisnis.

Solusi ERP terintegrasi mempromosikan aliran data yang efisien antara perangkat lunak ERP dan sistem dan aplikasi perusahaan lainnya, sehingga memberikan akses yang lebih mudah kepada pihak terkait ke informasi yang mereka butuhkan. Perusahaan modern mengumpulkan kumpulan data besar dan integrasi ERP dapat membantu tim melihat dan menganalisis data dalam jumlah besar dengan lebih baik. Kemampuan ini memungkinkan tim untuk mengungkap inefisiensi sistemik dan ancaman keamanan, mengeksplorasi peluang untuk pertumbuhan, dan beradaptasi lebih cepat dengan perubahan kondisi bisnis.

Vendor ERP menyediakan layanan integrasi ERP dengan opsi bawaan dan dapat disesuaikan. Kebutuhan bisnis bervariasi tergantung pada faktor-faktor seperti sumber daya TI, jumlah aplikasi perangkat lunak yang dijalankan perusahaan, apakah aplikasi berbasis cloud atau dihosting di lokasi, kebutuhan skalabilitas, dan proyeksi pertumbuhan bisnis.

Metode integrasi ERP mencakup integrasi titik-ke-titik, enterprise service bus, dan platform integrasi sebagai layanan (iPaaS).

Integrasi titik-ke-titik memungkinkan dua sistem untuk terhubung secara langsung. Tim TI menggunakan kode khusus untuk mengatur komunikasi langsung antara dua sistem, menawarkan kontrol tingkat tinggi. Integrasi titik-ke-titik sering kali menjadi pilihan yang lebih murah untuk sistem dasar dengan integrasi perangkat lunak yang minimal.

Untuk integrasi yang lebih besar yang melibatkan banyak aplikasi, skalabilitas bisa menjadi sulit bagi departemen TI untuk mempertahankan model ini. Koneksi titik-ke-titik memerlukan departemen TI untuk membangun dan memelihara kode, yang bisa mahal dan memakan waktu.

ESB adalah komponen perangkat lunak terpusat yang mengelola integrasi sistem perangkat lunak yang berbeda. Ini sering digunakan untuk integrasi kompleks dalam arsitektur lokal.

ESB menstandarkan informasi dengan menggunakan konektor yang mengonversi informasi antar aplikasi. Lapisan tengah terjemahan ini dikenal sebagai bus komunikasi. ESB adalah alat yang kuat saat mengintegrasikan sistem lama tetapi bukan pilihan terkuat untuk aplikasi cloud. Seperti titik-ke-titik, ESB membutuhkan keahlian teknis dari departemen TI untuk mengintegrasikan dan memelihara.

iPaaS adalah rangkaian alat dan solusi berbasis cloud layanan mandiri yang digunakan untuk mengintegrasikan data dari beberapa aplikasi yang dihosting di lingkungan TI yang berbeda. iPaaS  dirancang untuk membantu mengelola ekosistem solusi perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) yang berkembang yang digunakan oleh organisasi besar.

Layanan cloud integration iPaaS memberikan solusi untuk tantangan yang berkembang dari integrasi aplikasi, sumber data, dan layanan di lingkungan TI yang makin kompleks (seperti lingkungan hybrid cloud). iPaaS menanggapi tantangan integrasi perusahaan dan manajemen data dengan menyediakan alat seperti konektor, peta, dan transformasi yang dibuat sebelumnya yang membantu perusahaan mengatur aliran integrasi dan memaksimalkan interoperabilitas antara sistem yang berbeda.

Integrasi iPaaS menghadirkan solusi bagi banyak bisnis modern karena skalabilitas yang ditawarkannya dan kesesuaiannya dengan SaaS dan aplikasi berbasis cloud. 

Integrasi sistem ERP melibatkan berbagai fungsi bisnis dan perangkat lunak berdasarkan jenis dan struktur organisasi, tujuan, dan kebutuhan. Contoh penggunaan integrasi ERP meliputi:

• Intelijen bisnis (BI)
• CRM (manajemen hubungan pelanggan) 
• Manajemen proyek
• Manajemen rantai pasokan
• Platform e-commerce
• Sumber Daya Manusia

Intelijen bisnis mengacu pada serangkaian proses yang dirancang untuk menghasilkan insight dan strategi yang ditingkatkan melalui analisis data organisasi. Perusahaan menerapkan alat yang mengumpulkan, mengelola, dan mengatur data di berbagai departemen untuk memberikan gambaran terperinci tentang operasi bisnis kepada pemangku kepentingan.

Integrasi ERP intelijen bisnis membantu organisasi menerapkan alat didukung AI untuk mengotomatiskan pengumpulan dan analisis data. Mengotomatiskan proses ini membantu memberikan insight berdasarkan data real-time yang memungkinkan pembaruan alur kerja dan operasi bisnis secara proaktif.

Alat CRM membantu mencatat dan mengelola data yang terkait dengan interaksi pelanggan atau pelanggan potensial. Sistem CRM mencakup data pelanggan seperti riwayat pembelian, informasi kontak, dan informasi yang terkait dengan interaksi dengan tim dukungan pelanggan. Data ini membantu tim penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan meningkatkan retensi pelanggan, menghasilkan prospek baru, dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

Integrasi ERP membuat data ini terlihat di berbagai tim, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih berdasarkan informasi dan inisiatif penjualan dan pemasaran yang dioptimalkan.

Mengintegrasikan sistem ERP dengan alat bantu manajemen proyek membantu para pemimpin organisasi mengoordinasikan tugas dan memenuhi tenggat waktu di berbagai tim. Manajer proyek menggunakan integrasi ini untuk membuat inisiatif dan sprint produk menjadi lebih efisien dan meningkatkan perencanaan proyek. Mengintegrasikan sistem ERP dengan perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan manajer proyek untuk menggunakan satu sistem terpadu untuk menjaga anggota tim tetap mendapatkan informasi terbaru tentang inisiatif bisnis yang dapat berdampak pada alur kerja dan prosedur mereka.

Integrasi ERP dapat memainkan peran dalam manajemen rantai pasokan dengan mengintegrasikan data dari penjualan, pengiriman, inventaris gudang dan sistem manufaktur. Sistem ERP membantu mengoptimalkan order management, yang mencakup semua langkah dan personel yang bertanggung jawab atas pesanan dari pembuatan hingga pemenuhan. Jika masalah terjadi pada fase manufaktur atau jika ada penundaan pengiriman, sistem terintegrasi dapat mengotomatiskan peringatan kepada tim manajemen inventaris, yang dapat memperbarui gudang, pelanggan, dan tim manajemen bisnis tentang waktu pengiriman yang diharapkan.

Integrasi e-commerce ERP memusatkan manajemen inventaris, data produk, riwayat pesanan pembelian, dan data pelanggan. Memusatkan data ini memungkinkan organisasi untuk mengotomatiskan banyak fungsi di situs e-commerce mereka, seperti memastikan bahwa daftar situs web diperbarui dengan inventaris saat ini.

Integrasi e-commerce memungkinkan otomatisasi dan berbagi informasi yang efisien di seluruh organisasi. Misalnya, integrasi ini dapat membantu menyederhanakan pemenuhan pesanan dengan mengotomatiskan aliran informasi pengiriman ke gudang pemenuhan. Tim pemasaran dan penjualan dapat menggunakan informasi e-commerce untuk mencatat produk dan pola penjualan dengan permintaan tinggi dan menyesuaikan strategi. Data e-commerce dapat membantu tim bisnis memutuskan kapan produk perlu dihapus secara bertahap atau kapan harus menyesuaikan model penetapan harga.

Departemen sumber daya manusia (SDM) sering kali menangani banyak tugas organisasi—seperti perekrutan dan pemecatan, pengelolaan manfaat, ulasan kinerja, dan pelacakan penggajian—serta sejumlah besar data dan dokumen karyawan. Integrasi ERP membantu mengkonsolidasikan data ini melalui pembuatan dan pengelolaan profil pada setiap karyawan yang lebih mudah diakses dan disimpan dengan aman.

Integrasi dengan sistem SDM membantu tim SDM tetap mendapat informasi tentang kebutuhan bisnis yang lebih luas—informasi yang dapat berharga saat merekrut karyawan baru dan membuat daftar pekerjaan. Integrasi ERP juga membantu tim mengotomatiskan banyak tugas SDM manual, seperti persetujuan orientasi atau cuti berbayar (PTO) yang memungkinkan tim SDM untuk fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.

Integrasi ERP memberikan banyak manfaat, termasuk membantu organisasi:

• Menyatukan data real-time
• Membuat sumber kebenaran tunggal
• Mengotomatiskan alur kerja
• Meningkatkan observabilitas

Pengumpulan, sintesis, dan analisis data real-time membantu tim membangun pengetahuan organisasi dan lebih memahami fungsi bisnis. Data yang dalam silo atau tidak dapat diakses lintas departemen dapat mencegah organisasi memperoleh pemahaman holistik tentang sumber daya dan kebutuhan bisnis mereka. Data yang dalam silo ini dapat menciptakan redundansi alur kerja dan inefisiensi atau masalah lainnya.

Integrasi ERP menyatukan data yang sebelumnya terpisah-pisah, memungkinkan tim untuk memperoleh nilai yang lebih besar dari data mereka dan menemukan insight yang membantu meningkatkan proses organisasi.

Mengintegrasikan aplikasi ERP dengan aplikasi dan database perusahaan lainnya memungkinkan sentralisasi data dan membantu meningkatkan komunikasi internal antar departemen. Ini juga mencegah karyawan membuang-buang waktu untuk mencari data. 

Repositori data terpusat memungkinkan distribusi pelaporan dan analisis data real-time yang lebih mudah, dan menciptakan sumber kebenaran tunggal yang dapat diandalkan oleh semua unit bisnis (dan mengetahui bahwa mereka bertindak berdasarkan informasi yang sama dengan rekan-rekan mereka.) Banyak sistem ERP dapat secara otomatis membuat bagan dan dasbor yang memberikan visualisasi yang jelas dari data yang dikumpulkan.

Penyimpanan data terpusat memiliki banyak aplikasi praktis. Misalnya, jika tim penjualan, pemasaran, dan e-commerce berbagi pemahaman tentang jadwal rantai pasokan dan aliran produksi, tim dapat meningkatkan forecasting dan melakukan penyelarasan untuk memastikan bahwa upaya penjualan dan pemasaran disesuaikan secara efisien dalam kasus gangguan pasokan atau ketika item kehabisan stok.

Entri data itu membosankan dan rentan terhadap kesalahan manusia. Solusi ERP membantu mengotomatiskan proses entri data dan mendorong keakuratan data. Sistem ERP juga dapat membantu mengotomatiskan pembuatan faktur, persetujuan faktur, pembaruan inventaris, dan proses khusus industri lainnya.

Singkatnya, integrasi ERP membantu memberikan organisasi dengan gambaran yang lebih akurat tentang seluruh bisnis mereka. Kemampuan observabilitas yang ditingkatkan ini mendorong analisis data secara real-time, memberikan pandangan komprehensif kepada para pemimpin yang diperlukan untuk membuat keputusan dengan percaya diri dan membantu tim secara proaktif menghindari masalah di masa depan.

Kemampuan observabilitas yang luas dan sistem yang terintegrasi juga membantu perusahaan dalam menegakkan aturan, regulasi, dan standar kepatuhan di seluruh perusahaan.

Integrasi ERP menawarkan manfaat di seluruh perusahaan, tetapi ada tantangan yang mungkin dihadapi tim TI selama proses integrasi awal dan sepanjang siklus hidup integrasi. Rintangan integrasi ERP bervariasi tergantung pada ruang lingkup dan skala perusahaan dan metode integrasi yang dipilih. Tantangannya meliputi:

Sistem ERP mengumpulkan dan mengelola data dari tim dan departemen yang berbeda, yang berarti bahwa data dapat diformat secara berbeda di seluruh aplikasi. Solusi integrasi titik-ke-titik dan ESB khususnya membutuhkan keahlian teknis internal dan profesional TI untuk membantu mengelola terjemahan data. Metode integrasi ini juga membutuhkan staf teknis untuk menskalakan dan memelihara lingkungan saat lingkungan tumbuh lebih kompleks.

Solusi iPaaS mencakup konektor prabangun yang membantu mengintegrasikan aplikasi dan meringankan beban kerja penerjemahan data. Sementara solusi iPaaS menawarkan lebih banyak alat dan kemampuan integrasi standar daripada beberapa metode lain (dan dapat lebih mudah untuk menskalakan), solusi ini juga dapat memerlukan staf teknis untuk menyesuaikan dan memantau arus data, terutama selama pengaturan dan dengan integrasi yang lebih kompleks atau unik.

Integrasi kompleks seringkali membutuhkan sumber daya TI dan staf tambahan. Tim TI memastikan bahwa aplikasi diperbarui dan pembaruan ini tidak menyebabkan gangguan dalam aliran data.

Integrasi iPaaS dan aplikasi berbasis cloud biasanya mendukung pembaruan otomatis, integrasi, dan pengujian, tetapi masih memerlukan pengawasan berkala. Memantau migrasi data awal saat menerapkan solusi ERP membantu organisasi memastikan bahwa data terintegrasi lengkap dan menghindari gangguan bisnis.

Solusi integrasi ERP terkadang mencakup alat pemantauan migrasi data atau dapat digabungkan dengan perangkat lunak pemantauan lainnya.

Mengintegrasikan data dari berbagai sumber dapat mengekspos data sensitif atau meninggalkan celah dalam keamanan. Misalnya, data yang disimpan oleh departemen SDM mungkin memiliki persyaratan keamanan yang berbeda dari data penjualan pelanggan, meskipun proses integrasi data menyatukan data dalam sistem terpusat yang sama.

Baik solusi integrasi dibangun secara internal atau dibeli melalui vendor pihak ketiga, organisasi harus memastikan bahwa solusi ini mencakup kemampuan pemantauan data, regulasi, dan kepatuhan.