CMMS vs EAM: Dua alat manajemen aset yang bekerja dengan baik bersama

Sebagian besar organisasi tidak dapat berjalan tanpa aset fisik. Mesin, peralatan, fasilitas, dan kendaraan memberikan nilai ekonomi atau manfaat operasi. Dalam kebanyakan kasus, mereka sangat penting untuk kinerja organisasi, terlepas dari apakah mereka merupakan portofolio laptop skala kecil atau jaringan transportasi yang luas. Perusahaan energi mengandalkan pasokan listrik tanpa gangguan, maskapai penerbangan bertujuan untuk memastikan keselamatan penumpang, rumah sakit harus memberikan perawatan pasien yang berkualitas, perusahaan pengangkutan membutuhkan data terkini tentang suku cadang untuk mempertahankan tingkat layanan.

Organisasi tidak dapat bekerja secara efektif jika mereka tidak berinvestasi untuk menjaga aset mereka tetap berjalan dengan biaya yang efektif sepanjang siklus hidupnya. Untuk melakukan itu, teknisi, manajer fasilitas, tim pemeliharaan, insinyur keandalan, dan manajer proyek memerlukan informasi real-time yang akurat di ujung jari mereka.

• Kompleksitas dan skala operasi yang semakin berkembang di seluruh industri dan kebutuhan untuk melacak, memantau, dan mengelola aset telah mendorong perkembangan perangkat lunak manajemen aset canggih. Organisasi memodernisasi aplikasi perusahaan mereka, menerapkan sistem yang lebih modular, cerdas, dan alur kerja yang ditingkatkan AI sebagai bagian dari transformasi digital yang lebih luas.

Manajemen aset tidak terkecuali, karena organisasi berusaha untuk secara strategis menangani transformasi digital dalam solusi manajemen aset perusahaan (EAM) dengan tujuan manajemen perubahan jangka lebih panjang.

Dua solusi manajemen aset dan pemeliharaan yang umum digunakan adalah sistem komputerisasi manajemen pemeliharaan (CMMS) dan manajemen aset perusahaan (EAM):

• Sistem komputerisasi manajemen pemeliharaan (CMMS)—juga disebut perangkat lunak, platform, atau solusi CMMS—berfokus terutama pada pemeliharaan—membantu mengelola aset, menjadwalkan pemeliharaan, dan melacak perintah kerja.
• Manajemen aset perusahaan (EAM) adalah solusi manajemen siklus hidup aset yang berfokus pada mengoptimalkan keseluruhan masa pakai kinerja aset mulai dari akuisisi hingga akhir masa pakai.

Bergantung pada variabel seperti jenis aset, ukuran bisnis, dan skala operasi, setiap solusi menyediakan fungsionalitas dan manfaat yang berbeda untuk memenuhi persyaratan pemeliharaan organisasi. Mari kita jelajahi ini secara lebih mendalam.

Komputerisasi sistem manajemen pemeliharaan (CMMS) adalah jenis perangkat lunak manajemen pemeliharaan yang memusatkan informasi pemeliharaan serta memfasilitasi dan mendokumentasikan operasi pemeliharaan. Sistem ini mengotomatiskan alur kerja manajemen aset penting dan membuatnya dapat diakses dan diaudit.

Yang penting bagi CMMS adalah basis data pusat yang mengatur dan mengomunikasikan informasi tentang aset dan tugas pemeliharaan ke departemen dan tim pemeliharaan untuk membantu mereka melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efektif. Mereka biasanya mencakup modul untuk melacak karyawan dan sertifikasi peralatan (manajemen sumber daya dan tenaga kerja), penyimpanan data pada tiap aset seperti nomor seri dan jaminan (registri aset), dan kegiatan terkait tugas seperti nomor pesanan kerja dan jadwal pemeliharaan preventif (manajemen pesanan kerja). Fitur lain seperti vendor dan manajemen inventaris, pelaporan, analisis (misalnya, dasbor KPI atau optimalisasi inventaris MRO) dan jejak audit juga disertakan dalam solusi perangkat lunak CMMS.

CMMS berkembang pada tahun 1960-an ketika kompleksitas operasi yang semakin meningkat di berbagai perusahaan besar mulai memperlihatkan keterbatasan dan tidak memadainya manajemen manual dan berbasis kertas. Data terbagi-bagi, tersembunyi di banyak spreadsheet dan lemari arsip, dan menjalankan tugas secara manual memakan waktu.

Selama tahun 1980-an, 1990-an, dan 2000-an, ketika teknologi menjadi lebih terjangkau dan terhubung, fungsionalitas CMMS diperluas untuk mencakup manajemen pesanan kerja, di mana perusahaan menetapkan, memantau, dan menyelesaikan pesanan kerja dan daftar periksa inspeksi di satu tempat. Fitur lain, seperti manajemen proyek dan pembelian suku cadang, juga ditambahkan seiring dengan kemajuan solusi. Banyak industri bergantung pada CMMS untuk meningkatkan visibilitas aset dan alur kerja, merampingkan operasi dan pemeliharaan, mengelola tenaga kerja lapangan bergerak, dan memastikan kepatuhan dalam, misalnya, audit dan pelaporan kesehatan, keselamatan, dan lingkungan.

Perangkat lunak manajemen aset perusahaan (EAM) memberikan gambaran holistik dan komprehensif tentang aset fisik perusahaan dan digunakan untuk memelihara dan mengendalikan aset operasional dan peralatan sepanjang seluruh siklus hidupnya, terlepas dari lokasinya.

Biasanya, solusi EAM mencakup perintah kerja, kontrak, dan manajemen tenaga kerja, pemeliharaan aset, perencanaan dan penjadwalan, pemantauan kondisi, analisis keandalan, optimalisasi kinerja aset, manajemen rantai pasokan, dan penerapan pada lingkungan, kesehatan, dan keselamatan (EHS). Mereka menyimpan sejumlah besar data yang dapat dianalisis dan dilacak, dengan organisasi menyesuaikan KPI dan metrik mereka sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka. Solusi EAM juga dapat terhubung ke sistem manajemen perusahaan dan alur kerja lain seperti perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), menyediakan satu sumber intelijen aset.

EAM muncul dari CMMS pada awal 1990-an, menyatukan perencanaan dan pelaksanaan pemeliharaan dengan keterampilan, bahan, dan informasi lainnya yang mencakup desain aset hingga penonaktifan. Perluasan ruang lingkup ini terutama memberikan manfaat bagi industri yang sangat bergantung pada aset fisik atau memiliki infrastruktur aset yang kompleks di mana efektivitas manajemen aset dan ROI adalah kontributor utama bagi laba.

Dalam industri minyak dan gas atau pertambangan, misalnya, ada kebutuhan yang kuat untuk menghadirkan informasi keselamatan, keandalan, dan kepatuhan ke dalam alur kerja. Dalam pertahanan, ada peraturan ketat seputar pelacakan aset yang berpotensi berbahaya dan keamanan operasi militer bergantung pada kesiapan operasional banyak aset di lokasi yang berbeda.

Organisasi menggunakan EAM untuk menghemat uang agar tidak terbuang untuk masalah yang dapat dicegah dan waktu henti yang tidak perlu dan untuk meningkatkan efisiensi, kinerja, dan umur aset. Melalui kombinasi strategi pemeliharaan, otomatisasi, dan teknologi seperti Internet of Things (IOT) dan kecerdasan buatan (AI), EAM dapat menggunakan pemeliharaan preventif dan prediktif untuk memantau dan menyelesaikan masalah sebelum terjadi, memaksimalkan penggunaan aset, mengonsolidasikan penerapan operasional dan memberikan analisis biaya yang mendalam. Hasilnya adalah para profesional manajemen aset membuat keputusan yang lebih baik, bekerja lebih efisien, dan memaksimalkan investasi dalam aset fisik.

Perangkat lunak CMMS dan EAM memiliki tujuan yang sama — untuk memperpanjang dan memperbaiki kinerja aset, meningkatkan efisiensi dan keandalan operasional, serta mengurangi biaya melalui waktu aktif yang lebih produktif, waktu henti yang lebih sedikit, dan rentang hidup aset yang lebih lama. Meskipun ada beberapa hal yang tumpang tindih, keduanya tidak sama dan memiliki perbedaan utama dalam hal fungsionalitas, pendekatan, dan konteks bisnis, serta menawarkan alat dan sumber daya manajemen yang berbeda. Secara umum, meskipun sebagian besar sistem EAM memiliki kemampuan CMMS, hanya solusi CMMS lebih canggih yang memiliki beberapa fungsionalitas EAM. Beberapa perbedaan utama diuraikan di bawah ini tetapi luasnya bervariasi menurut penyedia.

CMMS khusus untuk MRO (pemeliharaan, perbaikan, dan operasi) untuk aset fisik dan peralatan, melacak kegiatan pemeliharaan aset perusahaan, penjadwalan, dan biaya setelah aset dipasang. Di sisi lain, EAM memberikan pemahaman yang lebih baik mengenai biaya siklus hidup dan nilai aset dengan mengelola seluruh siklus hidup aset dari awal hingga akhir. Mampu melacak aset, menilai, dan memantaunya, mengelola dan mengoptimalkan kualitas dan keandalannya, dan mengukur di mana inefisiensi terjadi berarti bisnis dapat memperoleh hasil maksimal dari asetnya dan menghindari gangguan tidak perlu yang dapat berdampak pada kelancaran operasinya.

EAM juga menyediakan data tentang biaya seumur hidup — seperti pembelian, pemeliharaan, perbaikan, dan servis — yang membantu bisnis memahami total biaya kepemilikan tiap aset. Meskipun solusi CMMS menjadi semakin canggih, mereka biasanya tidak menyertakan fitur tambahan seperti akuntansi keuangan tingkat tinggi atau biaya yang terkait dengan pengadaan atau penonaktifan.

EAM juga berbeda dari CMMS karena EAM menyediakan dukungan di banyak lokasi di banyak lokasi kerja dan wilayah. Sebagian besar solusi CMMS hanya menyediakan dukungan di satu lokasi atau dukungan terbatas di banyak lokasi. Itu dapat menjadi keuntungan besar bagi industri seperti listrik atau transportasi massal yang mengelola portofolio aset yang terdistribusi secara luas.

EAM mencakup berbagai fungsi bisnis yang lebih luas daripada CMMS; fitur seperti manajemen kontrak, manajemen armada, bagan, pelacakan garansi, pemantauan energi, dan penerapan khusus industri biasanya tidak tercakup dalam sistem CMMS. EAM juga dapat bekerja dengan perangkat lunak perusahaan lain yang lebih luas, seperti analisis keuangan, manajemen rantai pasokan dan pengadaan, risiko dan kepatuhan dan keberlanjutan. CMMS hanya cenderung berintegrasi dengan sistem lain untuk mengotomatiskan tugas yang berulang, meskipun beberapa di antaranya menyertakan kemampuan pembelian.

Meskipun demikian, EAM dapat memakan biaya lebih banyak untuk diimplementasikan daripada CMMS pada contoh pertama, sebagian besar karena kompleksitasnya yang lebih besar dan biaya penyiapan tambahan yang berasal dari integrasi dengan fungsi bisnis lainnya. Model SaaS mengubah hal ini, membuat biaya CMMS dan EAM terpaut tipis, yang, ditambah dengan manfaat tambahan dari EAM, menjadikannya pilihan yang semakin hemat biaya.

Meskipun sistem CMMS modern dapat menawarkan lebih dari sekadar pemeliharaan dan batas antara CMMS dan EAM semakin kabur, namun keduanya tetap merupakan solusi yang berbeda. CMMS dapat dipandang sebagai bagian dari EAM dan berpotensi menjadi jalan menuju manajemen aset perusahaan berskala besar dan lebih kuat. Keduanya sering digunakan bersama atau CMMS mungkin cukup untuk perusahaan dengan portofolio aset dan tim pemeliharaan kecil. Namun, ketika perusahaan ingin menskalakan dan mengonsolidasikan sistem di berbagai departemen, keterbatasan CMMS dapat berdampak pada nilai keseluruhannya.

Pada akhirnya, pilihan perangkat lunak bergantung pada banyak faktor, namun secara umum, jika Anda ingin memahami dan mengelola aset dalam jumlah besar di berbagai lokasi di seluruh siklus hidupnya dan menggabungkan fungsi bisnis lain seperti SDM dan keuangan, kemungkinan EAM adalah pilihan yang tepat.

Anda tidak perlu mencari pilihan lain. IBM® Maximo Application Suite menggabungkan sistem manajemen aset perusahaan terkemuka di dunia dengan semua manfaat CMMS.

Optimalkan aset perusahaan Anda dengan Maximo Application Suite. Ini adalah platform tunggal berbasis cloud dan terintegrasi terkemuka di pasaran yang menggunakan AI, IoT, dan analitik untuk mengoptimalkan kinerja, memperpanjang siklus hidup aset, serta mengurangi waktu henti dan biaya operasional. Platform ini memberi Anda aplikasi CMMS dan EAM yang dapat dikonfigurasi yang dapat membantu mengelola aset, proses, dan karyawan perusahaan Anda.