Operasi Keuangan dan Keberlanjutan

Sementara strategi FinOps yang optimal bagi setiap organisasi dapat berbeda, implementasi FinOps yang sukses selalu memerlukan perpaduan holistik antara orang, proses, dan pertimbangan teknologi. Oleh karena itu, penting untuk memahami organisasi serta cara kerjanya sebelum menetapkan strategi atau praktik FinOps tertentu.

Elemen umum dalam mengintegrasikan FinOps dengan model operasi mencakup kolaborasi lintas pemangku kepentingan, termasuk tim keuangan, akun, pengadaan, TI, dan bisnis. Hal ini memungkinkan siklus hidup berkelanjutan untuk memahami permintaan Cloud, sumber daya Cloud yang diminta, serta mengoptimalkan penggunaan sumber daya Cloud. Selain itu, pendekatan ini mencegah terbentuknya silo pengetahuan yang dapat menghambat keberhasilan adopsi FinOps. Hal ini dieksplorasi lebih lanjut oleh FinOps Foundation sebagai bagian dari prinsip bahwa tim perlu berkolaborasi:

"Sangat penting bagi tim untuk bekerja sama untuk meningkatkan praktik FinOps dan mencapai peningkatan berkelanjutan dalam hal efisiensi dan inovasi. Kolaborasi antara tim lintas fungsi dapat memungkinkan keuangan agar sesuai dengan kecepatan dan perincian TI, memberdayakan para insinyur untuk memperlakukan biaya seperti halnya metrik efisiensi lainnya, dan membantu membangun tata kelola dan kontrol standar seputar manajemen dan penggunaan cloud.

Singkatnya, model operasi terintegrasi yang merinci peran standar, tanggung jawab, proses, metrik, alat, tata kelola, dan pemberdayaan sangat penting untuk cakupan holistik untuk FinOps.

FinOps umumnya berfokus pada perilaku dan proses dan tidak bergantung pada lapisan teknologi - yaitu, tim infrastruktur, platform, middleware, dan aplikasi/layanan dapat menerapkan persyaratan yang sama untuk mendapatkan efisiensi dari area solusi masing-masing. Namun, pemangku kepentingan dalam organisasi mungkin tidak memahami peran mereka dalam membuat FinOps sukses.

Dengan menetapkan tujuan FinOps yang jelas seperti mengoptimalkan atau mengelola biaya penyimpanan Cloud atau mengkomunikasikan metrik target FinOps tertentu, organisasi dapat memperoleh langkah-langkah atau tindakan spesifik yang dapat diterapkan oleh setiap pemangku kepentingan untuk pekerjaan yang mereka lakukan.

Prinsip ini secara luas merupakan bagian dari tujuan untuk menciptakan organisasi yang sadar biaya, yang memahami pendorong biaya serta aset yang dapat dimanfaatkan untuk membuat keputusan yang lebih baik. Mencapai kondisi ideal ini memerlukan pengumpulan dan publikasi data secara konsisten dan tepat waktu, sebagaimana dirujuk dalam Prinsip bahwa laporan FinOps harus dapat diakses dan tepat waktu, sehingga tim dapat membuat keputusan yang tepat berdasarkan data penggunaan aktual. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Prinsip FinOps Foundation tentang Keputusan didorong oleh nilai bisnis cloud.

Salah satu tantangan paling umum dalam implementasi FinOps adalah menyelaraskan strategi dan tujuan dengan perilaku tim. Oleh karena itu, organisasi perlu menerapkan proses dan guardrail untuk memandu perilaku FinOps yang diinginkan. Misalnya, dengan menetapkan cara untuk mendorong dan menegakkan praktik seperti manajemen biaya variabel, pengadaan sumber daya tepat waktu, manajemen sumber daya yang lean, dan lain-lain.

Tata kelola FinOps ini harus ditentukan dan disetujui oleh semua tim yang terlibat agar tidak menimbulkan kejutan. Perlu diperhatikan bahwa tata kelola tidak boleh menjadi hambatan bagi FinOps, melainkan menjadi jalur yang memandu tim ketika mereka berada dalam skenario tertentu.

Sebagai contoh, sebuah organisasi dapat mengembangkan kebijakan yang memberikan fleksibilitas bagi tim untuk secara bebas memilih sumber daya cloud hingga tingkat batas tertentu atau selama masih berada pada atau di bawah pedoman anggaran mereka. Dengan cara ini, tata kelola menghargai perilaku yang sesuai dan membantu mengatasi kesalahpahaman bahwa FinOps hanya merupakan sarana untuk mengurangi pengeluaran cloud, karena mungkin ada alasan yang sah untuk memilih jenis instance cloud tertentu meskipun bukan opsi yang paling murah. Untuk informasi lebih lanjut tentang perilaku individu dalam konteks FinOps, lihat prinsip FinOps Foundation Semua orang mengambil kepemilikan atas penggunaan cloud mereka.

Dalam konteks kematangan FinOps, kondisi akhir yang penting melibatkan penggunaan otomatisasi yang tidak hanya bersifat reaktif terhadap berbagai skenario, tetapi juga mampu melakukan tindakan proaktif. Organisasi perlu berupaya menuju pengoptimalan otomatis berbasis analitik; misalnya, dengan memanfaatkan metrik penggunaan, pengeluaran, pemanfaatan, dan lain-lain melalui alat yang sesuai.

Seperti yang didefinisikan oleh Prinsip FinOps Foundation Manfaatkan model biaya variabel cloud. Untuk memastikan nilai maksimum dari pengeluaran cloud, perusahaan harus memanfaatkan peluang penghematan biaya dalam model biaya cloud. Hal ini termasuk membandingkan opsi harga dan diskon penggunaan yang ditawarkan oleh berbagai penyedia layanan dan menyesuaikan instans dengan ukuran yang tepat dan layanan yang dibeli.

Hal ini sulit dicapai melalui metode manual, sehingga organisasi perlu mengadopsi otomatisasi ketika praktik FinOps baru sedang diuji coba dan diskalakan. Otomatisasi dapat difokuskan pada elemen-elemen berikut dari kerangka kerja FinOps yang bersifat nosional:

• Instrumentasi: alat untuk membantu pengumpulan data untuk melacak dan mencatat penggunaan.

• Penandaan: alat untuk akuntabilitas penggunaan.

• Pengadaan: alat untuk mengoreksi dan menegakkan praktik khusus Cloud untuk kontrak; misalnya, struktur kontrak, jenis harga, dll.

• Pelaporan/Penagihan: alat bantu untuk melacak, memperkirakan, dan/atau menagih biaya Cloud.

• Efisiensi Solusi: alat untuk mengoptimalkan proses desain solusi dan kerangka kerja yang dirancang dengan baik untuk merancang secara efisien.

Sebagai bagian dari strategi keberlanjutan organisasi yang sudah ada, mungkin terdapat metrik atau hasil spesifik yang ingin dicapai oleh tim. Meskipun beberapa di antaranya mungkin tidak secara langsung memengaruhi TI, terdapat pedoman lain yang lebih luas, seperti target pengurangan emisi, tujuan efisiensi, atau preferensi vendor, yang akan relevan bagi keputusan terkait TI dan Cloud. Tim perlu memahami tujuan-tujuan ini, sekaligus menyeimbangkannya dengan persyaratan penting untuk memastikan bahwa kinerja bisnis atau beban kerja tidak terdampak. Lihat contoh di bawah ini:

1. Penempatan Beban Kerja:
   • memilih pusat data dengan emisi yang lebih rendah vs
   • memilih pusat data dengan latensi yang lebih baik
2. Perangkat Keras yang Efisien:
   • komponen menyegarkan untuk mengurangi konsumsi daya vs
   • memperpanjang penggunaan komponen untuk nilai bisnis yang lebih baik
3. Efisiensi kode
   • menjalankan fungsi kode yang dapat diskalakan secara independen untuk pemanfaatan sumber daya yang lebih sedikit vs
   • menjalankan aplikasi yang dikelompokkan karena pertimbangan keamanan dan pengalaman pengguna

Mengakui perbedaan ini akan membantu tim mengevaluasi keputusan serta menyeimbangkan berbagai sudut pandang yang mungkin mencakup prioritas yang saling bersaing. Hal ini juga akan mendorong pengambilan keputusan yang lebih terarah dengan penalaran yang jelas ketika satu pilihan diprioritaskan di atas yang lain.

Mengingat meningkatnya penggunaan kemampuan "as a Service" yang telah dikembangkan sebelumnya, seperti Cloud, organisasi perlu mengambil pendekatan proaktif untuk memastikan keberlanjutan melalui desain. Hal ini memerlukan penerapan tujuan keberlanjutan dalam siklus hidup pengadaan agar persyaratan tersebut telah diperhitungkan sejak awal. Contohnya:

1. desain solusi: membangun desain yang efisien yang mendorong penggunaan kembali dan limbah minimal.
2. definisi persyaratan: menggabungkan mandat untuk memenuhi standar dan sertifikasi keberlanjutan tertentu; misalnya ISO dan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan.
3. pemilihan mitra/solusi: memprioritaskan solusi dengan target dan pencapaian keberlanjutan yang berkomitmen.
4. operasi: mendorong penggunaan tata kelola untuk mengurangi limbah, dll.

Titik awal yang mendasar bagi tim yang ingin meningkatkan keberlanjutan adalah mengukur dan melacak dampaknya. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai metode, alat, proses, dan lain-lain, namun yang terpenting adalah menetapkan baseline sebagai cara untuk mendorong perilaku yang terkait dengan keberlanjutan serta mengukur kemajuan.

Dampak dapat dilacak melalui data kualitatif maupun kuantitatif dan harus selaras dengan tujuan strategi yang telah ditetapkan oleh organisasi. Selain untuk mengukur dan membandingkan, jenis data ini juga sangat penting dalam pengambilan keputusan investasi, karena tim dapat menggunakan berbagai metrik untuk membenarkan kebutuhan sumber daya serta melakukan peramalan terhadap inisiatif di masa depan.

Pada akhirnya, data dampak juga dapat memiliki konsekuensi eksternal bagi organisasi. Sebagai bagian dari berbagai kebijakan pemerintah dan non-pemerintah, data keberlanjutan semakin sering digunakan untuk menilai kepatuhan terhadap peraturan serta untuk mengomunikasikan komitmen terhadap inisiatif ESG. Pelanggan akhir juga dapat menggunakan data ini untuk membuat keputusan kemitraan.

Strategi, kebijakan, dan tata kelola FinOps harus dipimpin oleh satu tim terpusat yang memiliki akuntabilitas. Hal ini memungkinkan kejelasan fokus pada tingkat tertinggi serta memfasilitasi akurasi data yang sangat penting bagi keberhasilan FinOps. Catatan: tim terpusat ini akan berkolaborasi dengan banyak pihak yang bertanggung jawab untuk memastikan tercapainya hasil yang tepat. Pendekatan ini juga memungkinkan sinergi yang lebih besar yang dapat dimanfaatkan sebagai bagian dari negosiasi penetapan harga Cloud.

Penerapan harus mendukung pemberian tag dan hierarki akun untuk memungkinkan alokasi penggunaan serta visibilitas yang lebih baik. Pemberian tag merupakan cara untuk mengkategorikan dan mengelompokkan instans agar memungkinkan agregasi penggunaan di seluruh tim, produk, unit bisnis, dan lain-lain. Sebagai contoh, tag wajib dapat digunakan untuk mengalokasikan divisi bisnis yang bertanggung jawab atas suatu beban kerja guna memperoleh visibilitas serta memungkinkan pengoptimalan biaya pada domain tertentu seperti SDM, Akuntansi, Teknik, dan lain-lain.

Hierarki akun mengacu pada pengaturan akun pengguna dan instans yang mencerminkan struktur organisasi Anda. Hal ini memungkinkan pemetaan serta pelacakan penggunaan yang lebih mudah antara akun tertentu dan pemilik yang bertanggung jawab.

Ketika digabungkan, penandaan dan struktur akun memberikan visibilitas terhadap biaya pada setiap kategori sesuai dengan anggaran dan forecasting yang ada.

Penerapan harus diintegrasikan dengan alat manajemen biaya TI yang dipilih untuk mengaktifkan pengumpulan data otomatis terkait biaya dan penggunaan. Mirip dengan contoh penggunaan lain yang berfokus pada observabilitas, ketersediaan data biasanya bukan menjadi hambatan; sebaliknya, tim sering terkendala oleh cara menggabungkan data keuangan di berbagai sistem, mengalokasikannya kepada pengguna yang tepat, serta membuat laporan FinOps. Dengan memfokuskan otomatisasi sebagai bagian dari tahap awal penerapan FinOps, berbagai tugas dapat dirancang sebagai bagian dari alur kerja sehingga lebih mudah membuktikan nilai FinOps sekaligus membebaskan tim untuk pekerjaan yang memiliki nilai tambah lebih tinggi.

Salah satu pendorong umum biaya Cloud yang tinggi adalah sumber daya non-produksi yang digunakan untuk eksperimen. Selain itu, pengguna mungkin memilih instance terbesar dari layanan Cloud meskipun tingkat yang lebih rendah sebenarnya sudah memadai. Untuk mencegah hal ini, terapkan lingkungan tipe sandbox yang telah disetujui sebelumnya, di mana pengguna bebas memilih dari daftar layanan Cloud yang tersedia, dan mekanisme reklamasi otomatis mencegah waktu aktif yang tidak perlu.

Pendekatan ini membantu mengelola biaya sekaligus memungkinkan tim menguji kemampuan infrastruktur atau platform serta meminimalkan penagihan yang tidak memberikan nilai tambah.

Tergantung pada jenis middleware, aplikasi, atau layanan, penerapan harus dirancang dengan pola pikir “as a Service” untuk memungkinkan perincian biaya penggunaan serta pelaporan.

Hal ini terutama penting untuk layanan baru yang dibangun dengan mempertimbangkan FinOps. Tim harus memulai dengan mengidentifikasi komponen pada setiap lapisan yang menjadi target potensial untuk pengoptimalan biaya. Hal ini ditentukan dengan memastikan bahwa layanan komponen tertentu dapat diberi tag atau dialokasikan kepada pihak yang bertanggung jawab atau ke kategori akuntansi yang berbeda sebagaimana ditetapkan oleh tim akuntansi dan keuangan. Selanjutnya, setiap komponen harus memiliki elemen biaya terkait untuk memungkinkan penetapan harga berbasis konsumsi.

Definisi standar, istilah, metrik, dan laporan harus ditetapkan, dan tim harus diberdayakan dalam penerapan yang tepat dari konsep-konsep ini untuk menghasilkan hasil yang dapat diandalkan. Metrik sangat penting karena memungkinkan perbandingan kinerja serta pengambilan keputusan yang lebih baik.

Organisasi harus menciptakan budaya sadar biaya sehingga setiap anggota tim memahami apa itu FinOps, bagaimana pengaruhnya terhadap organisasi, serta langkah-langkah apa yang dapat diambil untuk mencapai hasil yang tepat. Hal ini mencakup pemahaman tentang biaya yang sepenuhnya dibebankan (fully loaded cost) serta pengambilan keputusan untuk menentukan ukuran sumber daya yang tepat.

Titik awal yang umum adalah membangun showback, yaitu cara untuk membuat tim menyadari biaya yang dikeluarkan, dan/atau chargeback, yang mengharuskan tim secara resmi membebankan biaya tersebut. Hal ini biasanya dilakukan dengan bekerja sama dengan tim keuangan dan akuntansi yang relevan untuk mengumpulkan biaya dari layanan tertentu dan mengalokasikannya ke unit yang sesuai; misalnya berdasarkan sumber daya, tim, atau pengguna, dll.

Sebagai bagian dari strategi, kebijakan, dan tata kelola FinOps yang lebih luas, tentukan serta prioritaskan target keberlanjutan untuk berbagai bidang seperti Platform, Aplikasi, Data, Operasi, serta Budaya dan Orang. Hal ini memungkinkan tim untuk mengukur dan melacak kemajuan melalui data yang terukur, sekaligus membantu membangun akuntabilitas terkait keberlanjutan bagi para pemangku kepentingan di seluruh bagian bisnis karena setiap individu memahami apa yang dapat mereka pengaruhi.

Sebagai contoh:

• Platform dan Infrastruktur: target emisi karbon dan dampak pengemasan terkait lingkungan
• Aplikasi: target penggunaan energi
• Orang: target untuk dampak sosial seperti sumber bakat

Menetapkan sudut pandang keberlanjutan bagi tim Enterprise yang merupakan mitra penting bagi tim bisnis ketika mereka merancang solusi Cloud. Tim ini berada pada posisi yang unik untuk membimbing dan memengaruhi desain solusi yang lebih efisien dengan mempertimbangkan penempatan beban kerja.

Beberapa contoh keputusan yang dapat dipengaruhi oleh Enterprise Architects meliputi:

• memilih pusat data dengan skor ESG yang lebih baik atau yang memiliki sertifikasi lingkungan
• memastikan pemilihan sumber daya yang optimal agar instans tidak terlalu besar
• mengoptimalkan desain solusi dengan menyempurnakan kode untuk menghapus operasi yang tidak perlu atau meminimalkan proses

Kembangkan dan publikasikan dasbor keberlanjutan dengan metrik utama yang dapat diakses secara luas oleh tim. Fokuskan pada penampilan status saat ini dan tujuan masa depan sehingga tim dapat menyesuaikan arah sesuai kebutuhan untuk mencapai tujuan tertentu. Selain itu, hal ini sangat penting untuk memahami dampak agregat serta keselarasan dengan strategi keberlanjutan.

Dasbor juga dapat mempermudah pelaporan yang sering diminta oleh organisasi regulator maupun organisasi non-pemerintah sebagai bagian dari upaya memahami dampak serta kemajuan keberlanjutan.

Terakhir, dasbor sangat membantu dalam membuktikan nilai dari inisiatif keberlanjutan serta mengarahkan investasi untuk mencapai target yang telah ditetapkan.