Vous trouverez ci-dessous une description détaillée d’un plan d’implémentation d’ERP étape par étape. Nous passerons d’abord en revue ce qu’il convient de faire avant de choisir un système ERP, puis nous nous pencherons sur les bonnes pratiques pour une mise en œuvre réussie.
1. Découverte et planification de l’implémentation ERP
Avant de pouvoir implémenter un système ERP, l’entreprise doit évaluer le fonctionnement de ses systèmes actuels. Il s’agit de la première étape vers une intégration réussie de la planification des ressources d’entreprise qui doit être effectuée avant de choisir un logiciel ERP.
Lors de la première étape de cette méthodologie de mise en œuvre, le système et les processus actuels doivent être examinés pour obtenir une image complète du fonctionnement de l’entreprise et des pièges qui pourraient exister. À ce stade, une équipe projet chargée de gérer l’implémentation doit également être mise en place pour la prise de décision. Les domaines à évaluer peuvent inclure les finances, la fabrication, les stocks, les ventes, etc. Cette étape est également importante pour comprendre les lacunes et les problèmes actuels, tels que les inefficacités des processus et les exigences potentielles du système ERP.
Une fois l’évaluation du système actuel de l’organisation, du workflow et des fonctions quotidiennes réalisée, il est temps de sélectionner le système ERP qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise en termes de prévisions budgétaires et de tarification par exemple. Un logiciel ERP peut être acquis lors de cette première étape si les besoins ont été bien définis. Ces exigences varieront selon que l’entreprise utilise un système ERP sur site ou un dans le cloud.
Le passage à un système ERP moderne peut être très simple s’il existe une feuille de route et un plan de projet clairs pour son déploiement. Une communication claire et honnête avec les employés garantira leur adhésion.
Questions à poser pour définir l’étendue des besoins de votre entreprise :
- Quelles fonctions métier seront automatisées par le logiciel ERP ?
- Quelles sont les exigences spécifiques du système ERP en matière de données et est-il compatible ?
- Quels sont les indicateurs clés de performance (KPI) qui doivent être suivis ?
- Le logiciel est-il suffisamment évolutif et flexible pour s’adapter aux besoins de l’entreprise ?
- Quels sont les délais d’implémentation et de déploiement ?
2. Conception et préparation de l’implémentation
À ce stade, vous avez choisi le système ERP pour votre entreprise. L’étape suivante est la phase de conception. Cette étape consiste à configurer la solution logicielle ERP afin qu’elle réponde aux besoins spécifiques de votre organisation.
Une nouvelle conception implique de gérer le changement pour rendre les workflows plus efficaces, ainsi que la création éventuelle de nouveaux processus métier mieux adaptés au système ERP bientôt mis en œuvre. Il est important de disposer d’une équipe interne dédiée à cette étape de conception et de déterminer un plan approprié.
Étapes à suivre pour configurer le système ERP :
- Créez une structure organisationnelle en définissant tous les aspects nécessaires de votre entreprise, tels que le plan comptable, les centres de coûts et les unités commerciales.
- Personnalisez votre logiciel ERP afin qu’il s’aligne sur les workflows existants et configurez les modules dont vous pensez que votre organisation aura besoin, comme la gestion de la relation client (CRM), les ressources humaines et la gestion de la chaîne d’approvisionnement.
- Définissez les paramètres des rôles et des autorisations des utilisateurs afin de contrôler l’accès de chacun au système et de vous assurer que les contrôles des données sont mis en place.
- Intégrez le logiciel ERP aux autres systèmes existants au sein de l’entreprise, tels que le logiciel de comptabilité, la gestion des stocks et les plateformes de commerce électronique, le cas échéant.
3. Migration et développement
Une fois les exigences de conception établies, la phase de développement peut commencer. Il s’agit notamment de personnaliser le logiciel afin que la refonte puisse avoir lieu. La phase de développement, ou de préparation, est vitale et peut se révéler ardue ; mais si elle est réalisée correctement, elle aidera votre système ERP à fonctionner sur le long terme.
Vous avez procédé à une refonte, il est maintenant temps de nettoyer et de mettre en forme les données du système actuel afin qu’il soit compatible avec le nouveau système. Au cours de cette étape, vous devez évaluer et préparer toutes les données existantes dans un format compatible avec votre nouveau logiciel ERP. Une fois chargées dans le nouveau système et mises en forme correctement, votre premier test ERP peut être effectué. Vous devez également surveiller et noter les indicateurs clés de vos opérations métier, y compris les perturbations éventuelles.
Comment planifier et préparer vos données pour la migration :
- Effectuez un audit des données de tous les systèmes et applications existants afin d’avoir une image claire de la migration des données.
- Catégorisez les types de données que vous devez migrer et identifiez les redondances en passant les données au peigne fin et en les nettoyant pour en vérifier l’exactitude.
- Définissez la méthode de transfert que vous souhaitez utiliser et testez-la pour vous assurer que votre processus de migration est le bon.
- Élaborez un plan de sauvegarde et de récupération en cas d’erreur ou de perte de données.
- Créez une politique de gouvernance des données et mettez en place les protocoles.
4. Test du système ERP
Toutes les mesures préventives étant en place, il est temps maintenant de tester le système avant sa mise en service. À ce stade, le travail de développement peut encore avoir lieu, ce qui est normal. Le test d’un module ERP et les corrections ou ajustements qui l’accompagnent peuvent être effectués, tandis que d’autres modules sont testés simultanément. Les membres de l’équipe doivent être formés en tant qu’utilisateurs et les principales parties prenantes doivent aussi être impliquées dans ce processus de test.
Il est essentiel de tester l’ensemble du système pour s’assurer qu’il fonctionne correctement et qu’il exécute les données avec précision. Il s’agit de la phase la plus importante, car elle permet de s’assurer que toutes les applications et tous les processus système fonctionnent correctement avant que le logiciel ERP ne soit officiellement opérationnel.
Éléments à retenir pendant la phase de test :
- Gardez une trace des critères d’acceptation des utilisateurs et documentez les informations.
- Testez la fonctionnalité du système du début à la fin et validez toutes les données migrées à des fins de précision.
- Vérifiez l’accessibilité des utilisateurs en effectuant des vérifications et en examinant les commentaires.
- Effectuez tous les tests nécessaires avant de déployer le logiciel ERP, notamment les processus d’automatisation, les workflows et la sécurité du système.
- Veillez à assurer la compatibilité du système ERP avec les autres systèmes et applications existants.
- Assurez-vous que tous les employés sont formés à l’utilisation du système ERP ; optez pour une implémentation par étapes avant de l’étendre à l’ensemble de l’entreprise.
5. Mise en œuvre réussie d’un système ERP
Si toutes les étapes ci-dessus ont été effectuées, c’est parfait : votre entreprise est prête à lancer son nouveau système ERP. Sous réserve que tous les employés aient été correctement formés au logiciel, il est temps maintenant de déployer la nouvelle solution ERP.
L’équipe projet qui a lancé le processus d’implémentation doit être prête en cas de confusion au sein du personnel ou autres problèmes. Soyez prêt à les résoudre et mettez en place des plans d’urgence en cas de dysfonctionnement grave. Tous les modules ERP peuvent être déployés simultanément, de même que par étapes. Certaines entreprises peuvent choisir de donner la priorité à certains modules et d’en ajouter d’autres au fur et à mesure, ce qui est tout à fait normal.
Il n’existe pas deux entreprises identiques et le déploiement d’un logiciel ERP peut varier considérablement. Retenez que la solution doit être accessible à tous les employés et que les processus automatisés doivent être activés.
Points à examiner une fois l’implémentation terminée :
- Les données sont-elles exactes et fonctionnent-elles correctement ?
- Tous les utilisateurs bénéficient-ils d’une accessibilité en temps réel sans problème ?
- Les protocoles de sécurité sont-ils en place et fonctionnent-ils ?
- Le workflow est-il en place et les processus sont-ils conformes aux attentes ?
6. Gestion de la solution ERP
Si l’implémentation est terminée, c’est le moment de créer un protocole de maintenance continue pour votre système ERP ; ce point est important. Votre organisation doit en effet exécuter des contrôles de maintenance périodiques et mettre régulièrement à niveau les logiciels. Pour maintenir l’intégrité de votre solution ERP et assurer sa pérennité, il est essentiel de constituer une équipe ou de faire appel à un professionnel.
Le fournisseur ERP que vous avez sélectionné doit être disponible pour répondre à toutes les questions et assurer la maintenance ou les mises à jour continues nécessaires. Pour ce processus d’implémentation, les bonnes pratiques doivent inclure une équipe bien gérée et une communication solide entre l’organisation, ses employés et les principales parties prenantes afin de garantir que la solution ERP fonctionne de manière efficace et efficiente.
Bonnes pratiques pour gérer votre nouveau système ERP :
- Lisez régulièrement les commentaires des utilisateurs et des clients.
- Les systèmes ERP sur site nécessitent des mises à jour logicielles périodiques et parfois matérielles, tandis que ceux basés sur le cloud sont mis à jour automatiquement.
- Créez des procédures opérationnelles standard (SOP) pour garantir une résolution rapide des problèmes courants.
