Les solutions ERP (planification des ressources d’entreprise) offrent aux organisations un guichet unique pour la gestion des opérations quotidiennes. Le progiciel de gestion a gagné en popularité dans le monde de l’entreprise, les organisations s’efforçant de suivre les évolutions de l’environnement. Comme pour la plupart des solutions métier, les systèmes ERP présentent des avantages et des inconvénients dont il faut tenir compte.
Il est important de comprendre comment la planification des ressources d’entreprise peut profiter à une organisation et à ses capacités à un niveau granulaire. Voici comment les systèmes ERP peuvent bénéficier à la gestion de tous les aspects de l’entreprise.
Le monde des affaires est hyperconcurrentiel, et il en va de même pour attirer et fidéliser les clients. L'expérience client est un élément clé pour toute organisation, et une solution ERP peut aider à améliorer la gestion des relations avec les clients. Avec un système ERP qui centralise toutes les informations sur les clients, le service client peut être plus rapide et personnalisé.
L’ERP stocke les informations de contact, l’historique des commandes, les dossiers de support passés et bien plus encore dans un système simplifié. Par ailleurs, étant donné que l’ERP suit les commandes passées et l’inventaire en temps réel, le client est beaucoup plus susceptible de recevoir les articles appropriés à temps. Si ces facteurs sont réunis, il est beaucoup plus probable qu’un client reparte satisfait et revienne faire d’autres achats.
Le reporting de données en temps réel est l’un des points forts des solutions ERP : il s’agit d’un avantage de taille par rapport aux autres systèmes de gestion d’entreprise. Grâce aux outils de reporting ERP, les organisations peuvent personnaliser leurs rapports sur de nombreuses fonctions différentes, telles que la finance, les stocks, les achats et les ressources humaines, et tout calculer en fonction de ce qui compte le plus pour elles. Cette approche sur mesure permet à l’entreprise de mesurer les KPI les plus importants et de suivre les performances de ses différents composants métier.
Un ERP présente aussi l’avantage de fournir les données les plus récentes en temps réel. Par exemple, si un employé tente d’évaluer un problème, il ne court pas le risque d’analyser des données obsolètes ; il dispose au contraire des chiffres les plus exacts et les plus récents auxquels se référer. Les rapports personnalisés permettent de documenter la prise de décision, un point essentiel dans un environnement métier en constante évolution.
La conception des solutions ERP favorise une excellente collaboration entre les différents services. Les applications et le stockage de données étant intégrés dans une seule solution, les équipes ont une idée claire de la façon dont chacun fonctionne et contribue à l’entreprise.
Grâce à la mise en place d'un système de planification des ressources de l'entreprise, les équipes au sein de l'organisation peuvent communiquer librement, sans être limitées par des plateformes distinctes. L'intégration en amont est cruciale, car elle permet aux employés de collaborer plus efficacement et de travailler en synergie. L'accès à toutes les données permet à un employé, même d'une équipe sans lien direct avec l'activité concernée, d'identifier un problème ou de réduire le travail en double. Cette collaboration élargie améliore la prise de décision, en fournissant une source unique de vérité pour toutes les données saisies.
Le monde de l’entreprise, qui évolue à un rythme effréné, accorde de plus en plus d’importance à la durabilité. Les dirigeants d’entreprise subissent la pression des conseils d’administration, des investisseurs, des clients et d’autres acteurs souhaitant qu’ils régulent l’impact négatif de leurs émissions de carbone.
Pour comprendre comment les organisations s’appuient sur l’ERP pour atteindre leurs objectifs de durabilité, IBM Institute for Business Value (IBV) et SAP, en collaboration avec Oxford Economics, ont interrogé plus de 2 125 cadres dirigeants du monde entier et de différents secteurs, impliqués dans les stratégies de durabilité environnementale de leur entreprise. Le résultat a été surprenant : les entreprises qui enregistrent des performances environnementales et financières supérieures à leurs concurrents sont également celles où l’ERP est le plus utilisé.
L’un des avantages des solutions ERP, c’est qu’elles offrent un accès complet à toutes les fonctions et à tous les processus de l’entreprise, au même endroit. Avec la mise en œuvre de l’ERP, les données de chaque département peuvent être consultées par les employés de la direction. Les solutions ERP surveillent les données quotidiennement et peuvent fournir des informations au jour le jour, permettant ainsi aux organisations d’avoir une idée précise de leurs niveaux de stock et de leurs opérations commerciales par exemple.
La visibilité complète fournie par l’ERP offre aux dirigeants de l’organisation de meilleures informations métier sur leurs départements et un forecasting plus précis. En conséquence, les tâches peuvent être rationalisées et les workflows gagner en clarté et en concision. En outre, des modèles de forecasting précis constituent un avantage concurrentiel, car ils permettent d’améliorer les stratégies et la prise de décision fondées sur les données. Comme l’ERP peut surveiller chaque département et conserver toutes les données au même endroit, l’efficacité des processus et la collaboration entre les équipes peuvent être améliorées. De plus, l’ERP peut améliorer la sécurité des données métier dans l’ensemble de l’organisation, tant pour les systèmes ERP sur site que dans le cloud.
Neste, un leader du marché du diesel renouvelable, du carburant aéronautique durable, des polymères et produits chimiques renouvelables basé à Espoo, en Finlande, est un exemple d’implémentation réussie d’un ERP. L’entreprise a adopté une approche d’équipe conjointe lors de la mise en œuvre de son nouveau système ERP. Neste a travaillé avec IBM Consulting for SAP afin de déployer la solution SAP S/4HANA sur le cloud Microsoft Azure dans la plupart de ses opérations, y compris ses chaînes d’approvisionnement en énergies renouvelables. La nouvelle plateforme ERP de Neste permet d’améliorer l’efficacité des processus de la chaîne d’approvisionnement et la transparence de ses données. « L’un des avantages les plus importants », note Marko Mäki-Ullakko, responsable de l’ERP intégré chez Neste, « est la capacité de détecter et de résoudre les inefficacités des processus. »
« Grâce aux capacités SAP de découverte des processus, nous avons pu identifier les goulots d’étranglement dans la chaîne d’approvisionnement et la production », explique-t-il. « En ce sens, les applications SAP intégrées ont été et resteront un outil essentiel pour nos efforts d’optimisation des processus. »
L'une des fonctionnalités uniques des logiciels ERP, c’est l’inclusion d’applications ou de modules qui répondent à de nombreux besoins métier différents. Les applications ERP, telles que les achats, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion des stocks et la gestion de projets, sont toutes des applications distinctes entrant dans le cadre des solutions ERP.
Les applications ERP peuvent fonctionner de manière autonome, mais elles peuvent également être intégrées dans l'ensemble du système ERP, facilitant ainsi l'évolutivité et la configuration au sein d'une organisation. En permettant d'ajouter ou de retirer des applications, l'ERP aide une entreprise à s'adapter à son évolution au fil du temps.
Leur évolutivité sera différente selon la solution ERP choisie. Si une entreprise prévoit de se développer rapidement, un système ERP basé sur le cloud sera le meilleur choix, car ce type de système est géré sur des serveurs distants.
En automatisant différentes tâches, le logiciel ERP libère les employés pour qu’ils puissent se concentrer sur des missions plus stratégiques et gagner en efficacité. Le système ERP stimule la productivité de différentes manières, qui résultent toutes de l’automatisation des tâches de base et de la simplification des processus. Grâce à l’approche rationalisée d’un système ERP, le temps consacré à la recherche d’informations est réduit et les employés peuvent passer à d’autres activités plus rapidement. La saisie manuelle des données n’est plus nécessaire, ce qui simplifie considérablement les tâches comme la gestion des stocks et le suivi des indicateurs.
Avec une vue d'ensemble de toute l'organisation, les employés n'ont plus besoin de rechercher le bon ensemble de données ou de trouver la personne qui connaît le processus en question. Ils peuvent ainsi se concentrer sur des tâches et projets plus importants.Les solutions ERP intègrent des technologies telles que l'intelligence artificielle (IA), le machine learning, l'automatisation robotisée des processus, et bien d'autres encore. Ces technologies soutiennent les fonctions d'automatisation et de suggestions intelligentes des applications ERP.
La structure des solutions ERP permet de saisir les données en une seule fois et de s’en servir à des fins différentes dans l’ensemble de l’organisation. Ainsi, l’entreprise peut gagner du temps et de l’argent en rationalisant les tâches redondantes. Les coûts initiaux et les économies réalisées dépendront également du type de solution ERP choisi.
En l’absence d’une solution logicielle ERP centralisée, les entreprises s’appuient sur de nombreux systèmes pour gérer leurs activités. Plus les systèmes sont nombreux, plus les coûts informatiques sont élevés. Un système ERP peut potentiellement réduire ces coûts. Par ailleurs, les exigences de formation sont moindres pour l’utilisateur final, puisqu’il n’a besoin d’apprendre que sur un seul système. Résultat, la rentabilité s’améliore et les perturbations diminuent.
L'objectif de la mise en place d'une solution ERP est de mettre en valeur et d'améliorer les meilleures pratiques et les processus cohérents d'une organisation. Cela permet de rationaliser les opérations et de standardiser les workflows, réduisant ainsi le travail manuel et les erreurs humaines dans toute l'entreprise. Des plateformes comme la gestion de la relation client (CRM) peuvent être facilement intégrées dans le système ERP.
Parmi les nombreux avantages des logiciels ERP, la normalisation est l'un des plus significatifs. En misant sur la normalisation et la configuration, les organisations peuvent également constater une réduction des coûts de projet et une amélioration de la collaboration inter-équipes avec moins de frictions.
L’ERP est un outil de gestion d’entreprise complet. Malgré sa relative complexité, le logiciel peut se révéler passionnant. Emportées par leur enthousiasme, les organisations risquent de ne pas parvenir à élaborer un programme bien pensé pour la mise en œuvre de leur ERP.
Cependant, certaines organisations peuvent juger que la solution ERP est trop lourde et inadaptée à leurs besoins, ce qui peut entraîner un retour sur investissement (ROI) décevant. Pour éviter ces écueils, la meilleure approche est de développer des formations adaptées aux rôles des utilisateurs et de simplifier le logiciel ERP afin qu'il réponde précisément aux besoins de l'organisation.
Il y a plusieurs facteurs à prendre en compte lorsque l’on envisage de passer à un logiciel ERP. L’un d’entre eux est le coût : non seulement le coût du logiciel, mais aussi le temps et les ressources nécessaires à la mise en œuvre du système et à la formation des employés de tous les services.
Autre aspect pécuniaire à prendre en compte, les coûts opérationnels quotidiens de la solution ERP, en particulier pour une solution ERP sur site. Le meilleur moyen d’éviter ces coûts récurrents est d’utiliser un système ERP basé sur le cloud : une solution SaaS (logiciel en tant que service) pouvant être exécutée depuis n’importe quel endroit.
Un autre facteur à prendre en compte, c’est la gestion du changement associée à la mise en œuvre d’un système ERP. L’implémentation d’un ERP implique la modification des processus métier et des workflows. Ces changements représentent un investissement majeur en termes de temps et de ressources. Lors de la sélection d’un logiciel ERP, tenez compte de ces facteurs et sélectionnez le type de système qui répond le mieux aux besoins de votre organisation.
L'ERP étant personnalisable et non standardisé, il peut devenir chronophage à configurer. Bien que la personnalisation soit un atout majeur, elle représente également un défi, car elle nécessite d'être développée à partir de zéro.
Un processus d’implémentation prend du temps et nécessite de se préparer à un travail de longue haleine. Le temps nécessaire au transfert vers le système ERP dépend du système existant utilisé. Là encore, le meilleur moyen d’éviter ce problème est de disposer d’un programme de mise en œuvre clair, concis et comprenant une équipe d’implémentation dédiée.
Quelle que soit la taille de l’organisation, la migration d’un système ancien vers un logiciel ERP peut être une tâche colossale. Lorsque vous envisagez d’opter pour une solution ERP, il est important de faire appel à des experts pour vous aider à exécuter un programme de mise en œuvre fluide et transparent.
Les experts IBM Consulting peuvent aider votre entreprise à réussir la migration de ses applications ERP existantes vers le cloud, à repenser les processus d’exploitation des données, de l’IA et de l’automatisation, et à transformer la finance en avantage concurrentiel.
Les services gérés pour les applications SAP et l’ERP peuvent aider la gestion des workloads d’une organisation, en dégageant du temps au bénéfice de l’innovation et de la recherche de nouvelles opportunités. Les services gérés pour les applications SAP favorisent l’agilité et l’optimisation des ressources en prenant en charge et en optimisant les fonctions opérationnelles sous-jacentes. Des domaines tels que le reporting sur la sécurité et la conformité, la gestion des applications et la fourniture de services aux différents secteurs d’activité deviennent plus prévisibles en termes de prix, de ressources et de workloads.
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