¿Qué es la gestión de la capacidad?

La gestión de la capacidad a menudo se confunde con la gestión de recursos. Esto suele ocurrir por dos razones principales. En primer lugar, ambos términos parecen describir el mismo tipo de cosa, pero no es así. En segundo lugar, ambos términos describen actividades que deberían ocurrir al principio de la historia de una empresa, durante las primeras etapas de planificación conceptual.

Pero la gestión de la capacidad y la gestión de los recursos no son términos intercambiables. Son términos secuenciales, y es importante mantener la secuencia. Durante la etapa de planificación, la gestión de la capacidad es una actividad clave de planificación, tan importante que generalmente debe preceder a la mayoría de las demás consideraciones.

Aquí está la diferencia entre los dos:

• La gestión de la capacidad es una determinación final que busca averiguar si una empresa planificada podrá llevar a cabo la funcionalidad empresarial normal según lo previsto.

• La gestión de recursos es el conjunto de procedimientos y procesos que ayuda a establecer cómo se coordinan los recursos disponibles y los diversos detalles que rigen cuándo y cómo se completa el trabajo proyectado.   

La gestión de la capacidad aborda aspectos de la planificación de recursos y de proyectos, pero reduce sus conclusiones a un conjunto de métricas impulsoras: si la empresa planificada podrá procesar su asignación prevista de cargas de trabajo y ejecutar los requisitos empresariales.

Pero esa es solo una parte de la gestión de la capacidad: la otra parte requiere cierta previsión en forma de previsión de la demanda futura y de cómo el sistema se adaptará a ese crecimiento antes de que llegue ese momento y las necesidades futuras se conviertan en demandas presentes.

Antes de continuar, conviene definir los diferentes significados del término "gestión de la capacidad" para evitar confusiones. En realidad, existen tres "ampliaciones" de la palabra, cada una de las cuales se refiere a un sentido específico en cuanto a la escala:

• La visión dela empresa: esta es la perspectiva "macro" del teatro total de operaciones de una empresa. Está formado por varios proyectos de clientes, todos ellos impulsados por parámetros, necesidades y plazos únicos de gestión de proyectos.

• La visión operativa: en el sentido de eficiencia operativa, la gestión de la capacidad significa planificación de recursos y cómo el personal, los materiales y la maquinaria se rigen por las leyes inmutables de disponibilidad de recursos y capacidad de recursos.

• La visión de TI: considérela como la visión "micro" de la empresa. Aquí, la gestión de la capacidad va "bajo el capó" para monitorizar los recursos de TI y coordinarlos con los servicios y la infraestructura de TI para medir eficazmente los volúmenes de datos.

A los efectos de esta discusión, estamos considerando los tres niveles de ampliación simultáneamente porque así es como funciona el negocio. Por lo general, todo sucede a la vez y, a menudo, deben mantenerse múltiples perspectivas al mismo tiempo.

Gestionar la capacidad es algo más que vigilar los límites de capacidad de almacenamiento y asegurarse de que los activos tienen suficiente espacio para caber. Abordar eficazmente los problemas de capacidad requiere implementar técnicas de forecasting y utilizar datos e inteligencia artificial (IA) para estudiar proyectos anteriores y planificar nuevos. Estos son los pasos clave implicados en los procesos de gestión de la capacidad:                                   

• Medición: estudiar la capacidad actual de los recursos midiendo los diversos recursos totales de la empresa y cómo se utilizan.

• Monitorización: seguimiento de la disponibilidad de recursos, cómo se utilizan actualmente los recursos y cómo se han aprovechado en el pasado.

• Asignación: priorizar las cargas de trabajo y los flujos de trabajo y definir la asignación de recursos, de acuerdo con la disponibilidad de recursos y las demandas comerciales apremiantes.

• Recalibración: reutilización de los datos históricos de proyectos anteriores para ayudar a establecer las expectativas del proyecto para los proyectos actuales y futuros.

• Hacer proyecciones: estimar la capacidad futura y las próximas demandas de recursos en los próximos proyectos es una parte esencial del proceso de gestión de la capacidad.

Las diferentes organizaciones abordan sus problemas de gestión de la capacidad con diversas estrategias y métodos. Las siguientes estrategias reflejan múltiples niveles de gestión del rendimiento.

Hay varias formas de jugar al juego de la gestión de la capacidad empresarial. Una forma es implementar una estrategia de retraso, en la que la organización adopta una postura empresarial más relajada en lugar de un enfoque más proactivo. Las organizaciones que utilizan una estrategia de retraso esperan para aumentar su capacidad hasta que la demanda haya crecido lo suficiente.

En esta estrategia, la empresa no intenta hacer previsiones de demanda, sino que espera a que las cifras sólidas indiquen un aumento de la misma. Esta opción suele ser elegida por empresas con bases de clientes sólidas, pero que podrían estar lidiando con restricciones presupuestarias.

Para las organizaciones que desean adoptar un enfoque más comprometido y proactivo de la gestión de la capacidad, hay que tener en cuenta la estrategia de capacidad principal. En este caso, una empresa aumentará su capacidad de producción a la espera de la próxima demanda futura.

El beneficio obvio para la organización es que está mejor preparada para cumplir con esa demanda futura, en caso de que se materialice como se espera. Un ejemplo de estrategia de capacidad de liderazgo ampliamente utilizada se encuentra en las empresas de juguetes, que ajustan la producción en previsión de la temporada navideña de compras. Este enfoque agresivo suele basarse en la previsión avanzada de la demanda.

En un enfoque híbrido, la estrategia de capacidad media busca ocupar un término medio entre un enfoque agresivo (estrategia de capacidad líder) y uno reactivo (estrategia rezagada). En consecuencia, la estrategia de capacidad media busca encontrar la capacidad que coincida con su demanda media esperada.

En cierto modo, esto puede resultar una estrategia arriesgada, aunque basándose en promedios amplios, este tipo de "acto de equilibrio" con una capacidad alineada con el nivel esperado de demanda debería funcionar si las estimaciones promedio de la empresa resultan fiables. La calidad de la previsión de la organización es especialmente importante.

La estrategia de capacidad de coincidencia es, en realidad, una modificación de la estrategia de capacidad de ventaja. La diferencia clave estriba en la inversión.

En una estrategia de capacidad líder, la empresa invierte en más capacidad anticipándose a la demanda futura. La estrategia de capacidad de coincidencia logra la mayoría de los mismos objetivos sin desembolsar grandes sumas de dinero por adelantado. En su lugar, la empresa opta por microgestionar los datos entrantes sobre la demanda actual real y se ajustará en función de esos hallazgos. La estrategia de capacidad de coincidencia depende en gran medida de observar las tendencias emergentes y cambiantes del mercado y de basar las acciones rápidas en los datos resultantes.

Hay al menos media decena de razones por las que las organizaciones recurren a estrategias y soluciones eficaces de gestión de la capacidad:

• Menor agotamiento de los empleados: la gestión de la capacidad ayuda a limitar el agotamiento de los miembros del personal al informar a la empresa cuándo necesita contratar a más trabajadores.

• Mejor utilización y asignación de recursos: dos de las métricas clave que monitoriza la gestión de capacidad son la utilización y la asignación de recursos. A través de ellas, las organizaciones pueden ajustar el rendimiento y aumentar el ahorro de costes.

• Gestión de inventario másfluida: los problemas típicos de la cadena de suministro generalmente se pueden resolver cuando se habilita una gestión de inventario más efectiva a través del soporte reflexivo proporcionado por la gestión de capacidad.

• Una visión integral de los recursos humanos: al poner en práctica los principios de gestión de la capacidad, las empresas pueden obtener una visión más completa del talento de la empresa, incluidas las capacidades y limitaciones esperadas de los miembros del equipo.

• Mejora de la elaboración de presupuestos y la toma de decisiones: el objetivo es tomar las decisiones más inteligentes posibles. La gestión de la capacidad respalda esto al permitir que las organizaciones tomen decisiones basadas en datos y elaboren presupuestos realistas.

• Mayor eficiencia de la producción: la eficiencia aumenta cuando los ciclos de producción se programan con antelación con la planificación y la gestión de la capacidad.

La gestión eficaz de la capacidad encuentra formas de obstaculizar algunos desafíos persistentes que pueden afectar negativamente a la eficiencia:

• Cuellos de botella: al igual que un atasco de tráfico tan cerrado que ningún vehículo puede moverse, un cuello de botella es un punto de fallo en el que la capacidad se reduce a un goteo y no puede sostener la demanda. Los resultados son retrasos en el procesamiento e interrupciones en la funcionalidad. Muchas causas posibles pueden estar en la raíz de los cuellos de botella, la mayoría relacionadas con algún tipo de problema de sincronización. Por ejemplo, las cargas de trabajo llegan más rápido de lo que pueden absorberse adecuadamente, o alguna parte del proceso funciona antes de lo previsto y más allá de lo determinado durante la planificación de la capacidad. La detección de cuellos de botella se logra comprobando los recursos con tasas de utilización de baja capacidad.

• Escasez: cuando la capacidad operativa de un sistema no puede seguir el ritmo de la demanda, se produce una escasez. La escasez se produce por numerosas razones. El primero y más importante de ellos podría ser que el sistema simplemente no tenga capacidad suficiente para satisfacer la demanda. O puede haber una escasez de mano de obra que agrave la situación, o un problema mecánico o informático con la maquinaria que se utiliza normalmente. Del mismo modo, la falta de materias primas de producción o la presencia de fluctuaciones de calidad pueden provocar escasez. Esta es la razón por la que las empresas hacen todo lo posible para crear planes de gestión de la capacidad e implementar datos en tiempo real en sus prácticas de forecasting.

Varias herramientas de gestión de la capacidad son de uso popular, incluidas las siguientes:

• Excel: el programa insignia de Microsoft para bases de datos cuenta con varias herramientas para la gestión de la capacidad, como el multithreading, que acorta los tiempos de cálculo, la optimización del uso de la memoria.

• Float: Float es una herramienta de planificación de la capacidad que ofrece vistas en tiempo real de la disponibilidad del personal, lo que proporciona a los equipos los medios para optimizar la carga de trabajo. Float realiza automáticamente los cálculos de capacidad.

• Jira: los equipos ágiles dependen de Jira por varias razones. Jira mantiene paneles de control para usuarios individuales y actividades del equipo, y garantiza que todas las partes interesadas tengan acceso a los datos del equipo.

• Kantata: Kantata Software se ocupa de servicios profesionales y gestión de servicios. Su base de datos clasifica las habilidades del equipo y proporciona sugerencias de recursos para variables como los precios.

• Runn: Runn ayuda a sus usuarios a planificar proyectos y mantener los recursos necesarios para prever la demanda de recursos, de modo que los niveles de servicio esperados puedan mantenerse en todo momento.