Asignación de recursos vs. utilización de recursos: ¿cuál es la diferencia?
Las empresas modernas confían en una planificación de recursos eficaz y táctica para tomar decisiones más rápidas y gestionar los problemas en tiempo real.
Dos aspectos clave de esta planificación estratégica son la asignación de recursos y la utilización de recursos. Distinguir entre asignación de recursos y utilización de recursos es clave para planificar con éxito, eliminar los problemas de recursos y obtener una ventaja competitiva.
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La asignación se refiere a la programación, organización y asignación de tareas, mientras que la utilización se refiere a la medición estratégica del rendimiento general de los recursos.
La asignación de recursos es cuando las empresas asignan recursos efectivos en función de sus objetivos deseados. Esto suele implicar que los gestores de proyectos asignen tareas específicas a los miembros del equipo o a un recurso del proyecto para asignar la carga de trabajo necesaria para la organización y planificación del proyecto. La gestión eficaz de la programación de un proyecto y de las dependencias internas o externas de un proyecto puede evitar el aumento del alcance y aumentar la rentabilidad.
Aunque muchas empresas siguen utilizando herramientas tradicionales de asignación de recursos (como hojas de cálculo) para hacer previsiones, necesita una herramienta avanzada de gestión de recursos y un software de gestión de proyectos (PMS) para tomar decisiones más rápidas, obtener conocimiento sobre la mejor manera de ordenar tareas y asignar recursos de forma eficaz a lo largo de la duración de un proyecto.
La utilización de recursos difiere de la asignación de recursos en que es un KPI que mide la eficiencia de un equipo en relación con la forma en que utiliza sus recursos disponibles. En otras palabras, la utilización de recursos crea KPIs que miden el rendimiento y el esfuerzo durante una cantidad de tiempo o capacidad disponible.
La utilización óptima de recursos y la asignación inteligente de recursos permiten a los gestores de proyectos prever la disponibilidad de los mismos en múltiples categories. Esta conciencia permite a los equipos planificar estratégicamente los horarios de su personal y realizar esfuerzos correctivos en tiempo real para garantizar el estado óptimo de los nuevos proyectos.
Tanto la asignación de recursos como la utilización de recursos son áreas de la gestión de proyectos que — cuando se utilizan juntas y se complementan con el software de gestión de recursos — pueden sostener el crecimiento, aumentar los beneficios y mejorar la productividad los resultados de una empresa.
La asignación de recursos por sí sola, aunque necesaria para cualquier proyecto nuevo, no proporciona la visión completa que los gestores de proyectos necesitan para ser proactivos y estratégicos en sus tomas de decisiones. Esto es lo que distingue la utilización de recursos, y es la razón por la que su papel en el éxito de un proyecto es esencial.
Las soluciones de utilización de recursos pueden realizar un seguimiento de los esfuerzos de utilización de un equipo en varios niveles para proporcionar una visión unificada, en tiempo real y completa que mida estratégicamente la eficacia de los recursos.
La utilización general de recursos realiza un seguimiento del tiempo real asignado frente al total de horas disponibles. También se pueden calcular otras categorías de utilización — como las horas facturables, las horas no facturables y el tiempo de utilización de recursos estratégicos. Todas estas categorías de seguimiento del tiempo se dividen en función de la capacidad total de recursos disponibles.
La claridad obtenida de la utilización de recursos acerca del número real de horas trabajadas frente al número planificado entre proyectos y categorías operativas permite una planificación estratégica de capacidad que puede maximizar el personal, aumentar la facturabilidad y optimizar la utilización del equipo para entregar resultados de calidad a tiempo.
La monitorización de la utilización de un equipo y el seguimiento de la productividad del rendimiento individual proporciona a los gestores de proyectos uno de los KPI clave para una gestión eficaz de los recursos. Estos cálculos ayudan a evitar una sobreasignación de recursos.
La sobreasignación de la programación de recursos puede dar lugar a una cantidad de horas de trabajo que provoque agotamiento de los empleados, y no disponer de los recursos adecuados para utilizar eficazmente el tiempo del proyecto puede provocar retrasos imprevistos. Por eso es importante poder medir con precisión la utilización y el suministro en consecuencia.
Una fórmula típica de utilización de recursos se calcula dividiendo el tiempo real o asignado entre la capacidad de los recursos. Una tasa de utilización permite a los gestores de proyectos realizar un seguimiento del rendimiento de los recursos y crear informes de utilización de recursos. Los resource managers pueden calcular las tareas facturables en nuevos proyectos y participar en la planificación estratégica de la capacidad.
Para optimizar el rendimiento de las aplicaciones y evitar cuellos de botella y problemas futuros, las empresas deben estimar correctamente qué recursos requieren. Sin embargo, las abstracciones complejas y multicapa de las aplicaciones dificultan la comprensión de qué recursos de red soportan o ralentizan qué aplicaciones.
Hacer previsiones a través de métodos tradicionales en entornos dinámicos a menudo puede conducir a una sobreasignación. Además, las herramientas de operaciones tradicionales pueden dar lugar a una dotación de recursos ineficiente, lo que puede ralentizar el proceso de transformación digital.
A medida que los entornos digitales ágiles crecen en complejidad y las infraestructuras producen cantidades récord de nuevos datos continuamente, se necesita una gestión más inteligente de los recursos.
Un enfoque basado en AIOps,— en el que las empresas asignan recursos de forma inteligente y con visibilidad completa en todos los sistemas — les permite seguir siendo relevantes. Implementar soluciones que funcionen en todos los sistemas puede reducir el gasto al abordar los problemas antes de que ocurran, eliminar futuros problemas de recursos de aplicación al poder interpretar patrones y aislar incidentes y transformar el rendimiento de aplicación con un menor esfuerzo.
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