Ein Compliance-Managementsystem (CMS) ist ein integriertes System, das zur Erfüllung regulatorischer Anforderungen, interner Richtlinien und Branchenstandards verwendet wird. Ein wirksames CMS hilft Unternehmen, Verstöße zu vermeiden und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
Wie der Name schon sagt, ist ein Compliance-Managementsystem genau das – ein System. Es handelt sich dabei nicht um eine bestimmte Technologie oder einen bestimmten Prozess, sondern vielmehr um eine Sammlung von Tools, Geschäftsprozessen und internen Kontrollen, die zusammenwirken, um das Compliance-Risiko zu verringern und den Unternehmen zu helfen, ihre Compliance-Verantwortung zu erfüllen. Ein Compliance-Managementsystem kann alles von Risikobewertungen bis hin zu Compliance-Schulungen umfassen.
Ein effektives Compliance-Management-System ist für die Compliance-Bemühungen eines Unternehmens und die breitere Risikomanagement-Strategie von wesentlicher Bedeutung. Diese Notwendigkeit besteht, weil die Nichteinhaltung von Compliance-Anforderungen schwerwiegende Folgen haben kann, einschließlich Geldstrafen, Geschäftsunterbrechungen und ein erhöhtes Risiko von Datenschutzverletzungen.
Heutzutage arbeiten Compliance-Managementsysteme häufig mit einem hohen Automatisierungsgrad und identifizieren potenzielle Risiken proaktiv, sodass Unternehmen sofort Korrekturmaßnahmen ergreifen und Compliance-Probleme in Echtzeit beheben können.
Compliance-Management und Compliance-Managementsysteme sind eng miteinander verknüpft, obwohl sie technisch voneinander getrennt sind.
Compliance Management bezieht sich auf die umfassendere Strategie, die ein Unternehmen zur Einhaltung von Vorschriften anwendet. Ein Compliance Management System (CMS) ist jedoch ein praktischer Satz von Werkzeugen und Kontrollen, mit denen diese Compliance-Prozesse automatisiert und rationalisiert werden können. Mit anderen Worten: Compliance Management ist der Gesamtansatz, während ein CMS die praktische Lösung darstellt.
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Heutzutage sind Unternehmen mit einer wachsenden Zahl von Compliance-Vorschriften in allen Branchen und Gerichtsbarkeiten konfrontiert. Diese Compliance-Vorschriften sind oft komplex und branchenspezifisch, wie HIPAA, für die Gesundheitsbranche oder regionalspezifisch, wie die DSGVO, für die Europäische Union.
Die Nichteinhaltung dieser gesetzlichen Anforderungen kann häufig zu hohen Bußgeldern und rechtlichen Problemen führen. So verhängte beispielsweise die irische Datenschutzbehörde im Mai 2023 eine Geldbuße von 1,3 Milliarden USD gegen das in Kalifornien ansässige Unternehmen Meta wegen Verstößen gegen die DSGVO.
Darüber hinaus verändert sich die Einstellung der Verbraucher zu Compliance-Themen und Cybersicherheit . In einer kürzlich durchgeführten McKinsey-Studie gaben 85 Prozent der Befragten an, dass es wichtig sei, vor dem Kauf die Datenschutzrichtlinie eines Unternehmens zu kennen. Die Unternehmen erkennen allmählich, dass die Einhaltung von Vorschriften nicht nur der Preis ist, den man für seine Geschäftstätigkeit zahlen muss, sondern dass sie sogar gut für das Geschäft sein kann.
Dennoch kann die Einhaltung von Compliance-Vorschriften eine Herausforderung sein. Viele Unternehmen sind in zunehmendem Maße global tätig und haben weltweit mehrere Niederlassungen mit Mitarbeitern und Kunden in verschiedenen Regionen, die alle unterschiedliche gesetzliche Anforderungen haben. Für diese Unternehmen kann es schwierig sein, den Anforderungen der Compliance gerecht zu werden, zumal sich die Gesetze und Vorschriften mit dem Aufkommen neuer Technologien ständig ändern. Außerdem besteht die Gefahr, dass Unternehmen mit jeder neuen Geschäftsinitiative oder Datenverarbeitungsmethode zusätzliche Komplexität bei der Einhaltung von Vorschriften einführen.
Ein Compliance-Managementsystem (CMS) hilft Unternehmen, sich dieser komplexen Regulierungslandschaft zu stellen und die Vorschriften einzuhalten. Es macht es einfacher, automatisch und nahezu in Echtzeit nach Bereichen zu suchen, in denen die Vorschriften nicht eingehalten werden, und auf sich ändernde Vorschriften und gesetzliche Anforderungen zu reagieren.
Mit einem effektiven CMS können Unternehmen auch ihre Compliance-Bemühungen in verschiedenen Regionen standardisieren und ihren Ansatz anpassen, um die Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften und Standards zu gewährleisten. Im weiteren Sinne trägt ein CMS auch dazu bei, ethische Standards durchzusetzen und eine Kultur der Compliance und der Unternehmensverantwortung zu etablieren.
Obwohl ein effektives CMS viele Elemente umfassen kann, konzentriert es sich im Allgemeinen auf die folgenden drei Komponenten:
Der Vorstand konzentriert sich auf die Schaffung einer Compliance-Kultur von oben nach unten. In Anbetracht seiner zahlreichen anderen Aufgaben will er der Einhaltung der Vorschriften vielleicht keine Priorität einräumen, aber letztlich ist er für die Entwicklung und Verwaltung eines Compliance-Management-Programms verantwortlich.
Sobald er ein wirksames CMS geschaffen hat, sollte er die Richtlinien an die Geschäftsleitung und alle anderen Interessengruppen im Unternehmen und darüber hinaus, einschließlich Auftragnehmern und externen Dienstleistern, weitergeben.
Nur unter Aufsicht des Vorstands können Unternehmen nachweisen, dass sie die Compliance-Bemühungen ernst nehmen, und einheitliche Richtlinien erstellen, die es allen Mitarbeitern des Unternehmens ermöglichen, die bundesstaatlichen Verbraucherschutzgesetze und -vorschriften einzuhalten.
Die Geschäftsleitung kann auch einen Chief Compliance Officer oder Manager ernennen, der die Compliance-Funktion leitet und eine wirksame Überwachung durch die Geschäftsleitung gewährleistet. Diese Führungskräfte berichten in der Regel direkt und kontinuierlich an den Vorstand, um ihn über Compliance-Fragen auf dem Laufenden zu halten und ihm die Möglichkeit zu geben, bei Bedarf strategische und taktische Anpassungen am Compliance-Management-Programm vorzunehmen.
Zu den Aufgaben von Compliance-Beauftragten könnten unter anderem gehören:
Festlegung und Umsetzung von Compliance-Richtlinien und -Verfahren
Gewährleistung, dass sowohl das Management als auch das Personal eine gründliche Mitarbeiterschulung zu Verbraucherschutzgesetzen und -vorschriften absolvieren
Bewertung neuer Compliance-Probleme und neuer potenzieller Risiken
Bearbeitung von Verbraucherbeschwerden durch ein standardisiertes und gut dokumentiertes Verfahren zur Beantwortung von Verbraucherbeschwerden
Kommunikation von Compliance-Aktivitäten und Compliance-Audit-Ergebnissen an den Vorstand
Ergreifen der notwendigen Schritte zur Umsetzung von Korrekturmaßnahmen und zur kontinuierlichen Aktualisierung des Compliance-Programms
Das Compliance-Programm ist das Herzstück eines Compliance-Managementsystems. Es dient als zentraler Knotenpunkt für die Gestaltung und Umsetzung aller Compliance-Kontrollen und Gegenmaßnahmen. Diese Programme umfassen in der Regel strukturierte Richtlinien, Verfahren und Praktiken, einschließlich interner Kontrollen und Compliance-Prozesse, die von der Geschäftsleitung durchgesetzt werden.
Ein gut durchdachtes Compliance-Programm kann Risikobewertungen, Mitarbeiterschulungen, Berichtsmechanismen, Korrekturmaßnahmen sowie Compliance-Audits und Compliance-Überwachung umfassen.
Mitarbeiter sollten das Compliance-Programm als ihren offiziellen Compliance-Leitfaden betrachten. Auf diese Weise arbeiten alle nach denselben Standards und erfüllen ihre Compliance-Verantwortung konsequent und genau. Aus diesem Grund ist es auch wichtig, ein strukturiertes Schulungsprogramm für die Einhaltung der Vorschriften zu erstellen, damit die Mitarbeiter ihre Verantwortlichkeiten kennen und sich an den aktuellen Compliance-Richtlinien und internen Richtlinien orientieren können.
Unternehmen sollten auch die Einrichtung einheitlicher und transparenter Berichtsstrukturen in Betracht ziehen. Dies steigert die Effizienz und die Kommunikation und ermöglicht es den Compliance-Teams, Aufgaben an die entsprechenden Mitarbeiter zu vergeben, und zwar mit klaren Arbeitsabläufen, die Anfragen und Korrekturmaßnahmen verfolgen.
Verbraucherbeschwerden können Unternehmen dabei helfen, potenzielle Probleme bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu erkennen. Häufig sind es die Kunden, die potenzielle Risiken als Erste erkennen, und eine schnelle Reaktion auf diese Beschwerden kann die Kundenbindung stärken und Unternehmen dabei helfen, schnell Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um behördliche Strafen zu vermeiden. Darüber hinaus überprüfen Regulierungsbehörden häufig, wie Unternehmen mit Verbraucherbeschwerden umgehen. Eine schnelle und effektive Reaktion kann daher dazu beitragen, die Compliance und den regulatorischen Status eines Unternehmens zu verbessern.
Compliance-Audits sind ein weiterer wesentlicher Bestandteil jedes Compliance-Managementsystems. Unabhängig davon, ob es sich um interne oder externe Audits handelt, beinhalten diese Prüfungen eine unparteiische Bewertung der Einhaltung von internen Richtlinien, Verfahren und gesetzlichen Vorschriften. Sie sind von entscheidender Bedeutung für die Sicherstellung der fortlaufenden Compliance und die Identifizierung potenzieller Compliance-Risiken.
Bei externen Audits bieten unvoreingenommene externe Auditoren in der Regel eine unabhängige Überprüfung der Compliance-Richtlinien und -Protokolle an. Im Gegensatz dazu führt die interne Audit-Abteilung eines Unternehmens in der Regel eine interne Prüfung durch. Beide Arten von Prüfungen sind unvoreingenommen und sollten mit Prüfungsberichten abgeschlossen werden, in denen die Feststellungen und Verbesserungsvorschläge dargelegt werden.
Aufgrund ihrer Unabhängigkeit können Compliance-Audits Unternehmen, insbesondere größeren, zusätzliche Strenge bei der Einhaltung der Vorschriften und mehr Kontrolle bieten. Sie können auch als historische Aufzeichnung für Compliance-Aktivitäten dienen und sogar an Regulierungsbehörden weitergegeben werden, um die Verantwortlichkeit während einer Regulierungsprüfung nachzuweisen.
Prüfungen der Einhaltung von Vorschriften können zwar anstrengend sein, aber Unternehmen können den Prozess rationalisieren, indem sie sich mit den einschlägigen Normen gut auskennen und geordnete Aufzeichnungen führen, die den Prüfern helfen, die erforderlichen Informationen schnell zu finden.
Zwischen Compliance-Audits können Unternehmen Risikobewertungen und eine fortlaufende Compliance-Überwachung durchführen.
Die Compliance-Überwachung umfasst die aktive Überwachung von Abläufen, um Bereiche zu identifizieren, in denen Verstöße vorliegen. Sie hilft Unternehmen dabei, regulatorische Anforderungen einzuhalten und Verbraucherinteressen in Echtzeit zu schützen. Wenn potenzielle Risiken auftauchen, hilft die Überwachung der Einhaltung der Vorschriften, sie früher zu erkennen und dann schnell Korrekturmaßnahmen und Sanierungsmaßnahmen durchzuführen, um ein erneutes Auftreten zu verhindern.
Weitere Methoden zur Überwachung der Einhaltung von Vorschriften sind Mitarbeiterbefragungen, die Überprüfung von Richtlinien und Verfahren, die Bewertung der Wirksamkeit von Schulungen und der Vergleich von tatsächlichen Praktiken mit externen Angaben. Diese Maßnahmen können Unternehmen dabei helfen, die Einhaltung der Vorschriften in Echtzeit zu überwachen und ihr Compliance-Managementsystem bei Bedarf anzupassen.
Um ein effektives Compliance-Managementsystem (CMS) zu implementieren, sollten Unternehmen einen strategischen Ansatz in Betracht ziehen, der mit dem Verständnis ihrer geschäftlichen Anforderungen beginnt und sich über die Implementierung und den laufenden Support erstreckt.
Zu den allgemein zu berücksichtigenden Schritten gehören:
Bevor Sie ein CMS einführen, sollten Sie sich über Ihre Ziele in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften und das Risikomanagement im Klaren sein, um sich bei der Auswahl und Einrichtung des CMS daran zu orientieren. Wenn Sie beispielsweise ein Finanzinstitut sind, ermitteln Sie, ob die Einhaltung bestimmter regulatorischer Frameworks wie ISO oder SOX erforderlich ist. Wählen Sie dann Compliance-Management-Tools aus, die branchenspezifische Tools und GRC-Software (Governance, Risiko und Compliance) umfassen.
Nachdem Sie Ihre Bedürfnisse identifiziert haben, passen Sie Ihr CMS an. Dies kann die Anpassung des Systems an Ihre Organisationsstruktur oder Geschäftsprozesse, die Zuweisung von Rollen für Benutzer oder die nahtlose Integration in bestehende Workflows und Compliance-Tools beinhalten.
Wie bereits erwähnt, erfordert ein effektives CMS die Zustimmung des Vorstands und der Geschäftsleitung. Binden Sie diese Stakeholder frühzeitig in den Prozess ein und stellen Sie ihre Verantwortlichkeiten klar dar. Wenn die Führungskräfte nicht involviert sind – oder ihre Rolle nicht verstehen – kann es schwierig sein, eine Kultur der Compliance zu schaffen und Fehler bei der Einführung zu verursachen.
Bedenken Sie, dass Compliance ein fortlaufender Prozess ist, an dem die gesamte Organisation beteiligt ist. Führen Sie gründliche Mitarbeiterschulungen durch, um den Mitarbeitern den sicheren Umgang mit dem CMS zu vermitteln. Erwägen Sie auch, die Mitarbeiter an das „Warum“ hinter den Compliance-Bemühungen zu erinnern und die Risiken und Auswirkungen der Nichteinhaltung aufzuzeigen.
Um die Bedeutung der Einhaltung der Vorschriften weiter zu unterstreichen, sollten klare Rechenschaftslinien festgelegt werden. Machen Sie in jeder Phase des Lebenszyklus des Compliance-Programms die Erwartungen der Mitarbeiter deutlich und setzen Sie dann aktiv Disziplinarvorschriften durch.
Die Aufrechterhaltung eines effektiven CMS ist ein fortlaufender Prozess. Priorisieren Sie die kontinuierliche Überwachung und Verbesserung der Einhaltung von Vorschriften, damit das System den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.
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Ursachen für Datenschutzverletzungen zu kennen und über die Faktoren, die Kosten erhöhen bzw. senken, informiert zu sein, hilft dabei, besser vorbereitet zu sein. Lesen Sie den neuesten Bericht, um Erkenntnisse und Empfehlungen dazu, wie Sie Zeit sparen und Verluste begrenzen können, zu erhalten.
Daten-Compliance ist der Umgang mit und die Verwaltung von persönlichen und sensiblen Daten in einer Art und Weise, die den gesetzlichen Anforderungen, Branchenstandards und internen Richtlinien in Bezug auf Datensicherheit und Datenschutz gerecht wird.
Als Security Information and Event Management (SIEM, Management von Sicherheitsinformationen und -ereignissen) bezeichnet man eine Sicherheitslösung, mit der Unternehmen potenzielle Sicherheitsbedrohungen und Schwachstellen erkennen und beheben können, bevor diese den Geschäftsbetrieb stören.