Bei der Compliance-Überwachung wird kontinuierlich geprüft, ob ein Unternehmen die regulatorischen Anforderungen, einschließlich interner Richtlinien und spezifischer Branchenstandards, einhält. Ziel ist es, Unternehmen bei der konsequenten Einhaltung von Vorschriften zu unterstützen und Verstöße zu vermeiden.
Die Compliance-Überwachung wird oft als wichtiger Bestandteil des Compliance-Management-Systems und der allgemeinen Cybersicherheit eines Unternehmens angesehen. Das liegt daran, dass die Nichteinhaltung von Compliance-Anforderungen schwerwiegende Folgen haben kann, darunter Geldstrafen, Geschäftsunterbrechungen und sogar ein erhöhtes Risiko von Datenschutzverletzungen.
Zudem verlangen die meisten Aufsichtsbehörden in den USA und in Großbritannien inzwischen eine Form der Compliance-Überwachung. Die britische Financial Conduct Authority (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) besteht beispielsweise auf einem Plan zur Compliance-Überwachung, bevor sie ein Unternehmen auf dem Finanzmarkt zulässt.
Bis heute gibt es keine festen Standards für die Compliance-Überwachung, sodass jedes Unternehmen für die Einführung seines eigenen Programms zur Compliance-Überwachung verantwortlich ist. Einige Unternehmen setzen auf eine interne Überwachung, d. h. sie sind für die Überwachung von Compliance-Risiken mithilfe ihrer eigenen internen Richtlinien und Tools verantwortlich, während andere diesen Prozess an Drittanbieter auslagern.
Viele sind der Meinung, dass diese verwalteten Sicherheitslösungen und -plattformen, welche auf Dashboards, Compliance-Software und einen hohen Grad an Automatisierung beruhen, zu einer Optimierung des Compliance-Management-Prozesses beitragen und neben einer schnelleren Behebung auch mehr Übersicht bieten.
Um zu verstehen, wie wichtig die Compliance-Überwachung ist, sollten Sie die heutige regulatorische Landschaft betrachten. Auf der ganzen Welt haben Regierungen, Handelsbehörden, Organisationen für Branchenstandards und sogar einzelne Unternehmen ein Netz von Compliance-Anforderungen geschaffen, die für jedes Unternehmen gelten, das in ihrem Rechtsraum oder ihrer Branche tätig ist. Und dies gilt unabhängig davon, wo dieses Unternehmen seinen Sitz hat.
Die Nichteinhaltung von Compliance-Anforderungen kann oft zu hohen Geldstrafen und rechtlichen Problemen führen. So verhängte die irische Datenschutzbehörde im Mai 2023 eine Geldstrafe in Höhe von 1,3 Mrd. US-Dollar gegen das in Kalifornien ansässige Unternehmen Meta wegen Verstößen gegen die DSGVO (Link befindet sich außerhalb von ibm.com).
Darüber hinaus tragen die Führungskräfte und andere Personen ihre eigene regulatorische Verantwortung. Der Sarbanes-Oxley Act (SOX Act), ein US-amerikanisches Gesetz zur Verhinderung von Wirtschaftskriminalität, sieht beispielsweise vor, dass Führungskräfte bei Bestätigung eines fehlerhaften Finanzberichts mit einer Geldstrafe von bis zu 1 Million US-Dollar und zehn Jahren Gefängnis bestraft werden können.
Einfach ausgedrückt: Compliance ist komplex. Und diese Komplexität kann dazu führen, dass Unternehmen in ihrem Tagesgeschäft versehentlich gegen entsprechende Compliance-Vorschriften verstoßen. So kann es passieren, dass sie die Feinheiten der Compliance-Anforderungen bei der Expansion in eine neue Region nicht vollständig überblicken oder dass sie Aktualisierungen von Datenschutzgesetzen übersehen, die eine Offenlegung von Datenschutzrichtlinien gegenüber den Kunden vorschreiben.
Die Compliance-Überwachung hilft Unternehmen beim Umgang mit diesen Risiken und dabei, den Überblick über die sich verändernde regulatorische Landschaft zu behalten. Es spart ihnen Zeit und Geld, da sie Verstöße in Echtzeit erkennen können, bevor sie zu einem größeren Problem werden. Außerdem sorgt es für eine größere organisatorische Effizienz, indem es den komplexen Prozess der regulatorischen Berichterstattung vereinfacht.
Vom Standpunkt der Sicherheit aus betrachtet, fördert die Compliance-Überwachung auch ein besseres Risikomanagement und die Transparenz des Unternehmens – Vorteile, die immer wichtiger werden, da sich die Kunden zunehmend Sorgen um den Datenschutz und das Potenzial für Datenschutzverletzungen machen. Durch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften schützen Unternehmen nicht nur sich selbst, sondern schaffen auch Vertrauen bei ihren Stakeholdern.
Eine wirksame Compliance-Überwachung erfordert einen umfassenden Ansatz, der eine Reihe von Stakeholdern, Richtlinien und Geschäftsprozessen einbezieht.
Im Folgenden finden Sie einige gängige Schritte, die Sie bei der Erstellung eines Plans zur Compliance-Überwachung berücksichtigen sollten:
Die Bewertung von Compliance-Risiken kann Unternehmen dabei helfen, potenzielle Bereiche der Nichteinhaltung zu identifizieren und das damit verbundene Risiko zu bewerten. Unternehmen können diese Risiken dann nach Prioritäten ordnen und Ressourcen für die Bereiche bereitstellen, die das größte Risiko darstellen. Bestimmte Branchen haben ihre eigenen Standards, wie z. B. HIPAA für das Gesundheitswesen oder PCI für Finanzdienstleistungen.
Sobald die Compliance-Risiken oder -Probleme identifiziert sind, besteht der nächste Schritt in der Ausarbeitung einer Compliance-Richtlinie. Diese Richtlinie sollte klare Compliance-Verfahren vorsehen und allen Mitgliedern des Unternehmens in angemessener Weise mitgeteilt werden.
Denken Sie daran, dass eine Compliance-Richtlinie für eine effektive Compliance-Überwachung entscheidend ist. Sie legt die Regeln einer Organisation für vorschriftsmäßiges und gesetzeskonformes Verhalten fest, während die Überwachung der Einhaltung dieser Regeln die konsequente Einhaltung dieser Regeln überprüft.
Es ist wichtig, daran zu denken, dass die Compliance nicht allein in der Verantwortung des Compliance-Teams liegt. An einer wirksamen Compliance-Überwachung sind verschiedene Abteilungen und Personen im gesamten Unternehmen beteiligt.
Mitarbeiterschulungen helfen allen Mitarbeitern, ihre Rolle bei der Einhaltung der Vorschriften in einem Unternehmen zu verstehen. Die Schulungen sollten regelmäßig durchgeführt werden und alle relevanten Mitarbeiter einbeziehen, einschließlich der Geschäftsleitung. Denn sie ist letztlich dafür verantwortlich, die Richtung vorzugeben und eine Kultur der Compliance im gesamten Unternehmen zu fördern.
Unternehmen sollten regelmäßige Tests durchführen, um sicherzustellen, dass ihr Programm zur Compliance-Überwachung effektiv Schwachstellen aufspürt und schnelle Abhilfe schafft.
Technologiegestützte Lösungen, wie z. B. Compliance-Management-Software wie SIEM, können dabei helfen, diesen Prüfprozess durch kontinuierliche Überwachung zu automatisieren. Dabei sammelt und analysiert SIEM kontinuierlich Daten in Echtzeit und sucht nach Bereichen mit Compliance-Problemen.
Wenn Unternehmen Verstöße feststellen, sollten sie sofort Korrekturmaßnahmen ergreifen und Pläne zur Behebung des Problems umsetzen, um eine Wiederholung des Vorfalls zu verhindern. Zu solchen Korrekturmaßnahmen können die Überarbeitung interner Richtlinien, die Verbesserung der Mitarbeiterschulung, das Überdenken von Unternehmensabläufen oder die Investition in bessere Compliance-Lösungen gehören.
Compliance-Teams sollten auch in Erwägung ziehen, Korrekturmaßnahmen zu verfolgen und zu dokumentieren, um sicherzustellen, dass andere sie in Zukunft effektiv und konsequent umsetzen.
Compliance-Richtlinien und Überwachungspläne sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um Änderungen der Vorschriften oder des Geschäftsbetriebs sowie technologische Fortschritte zu berücksichtigen.
Compliance ist ein dynamisches Ziel. Dementsprechend muss ein robustes Programm zur Compliance-Überwachung auf dem neuesten Stand und flexibel sein, um auf sich entwickelnde Compliance-Risiken und gesetzliche Anforderungen reagieren zu können.
Einige Organisationen entscheiden sich neben einer Risikobewertung oft auch für eine interne Prüfung. Im Gegensatz zu einem Compliance-Audit, das häufig von einem Compliance-Beauftragten oder dem Compliance-Team durchgeführt wird, werden interne Audits in der Regel von einer externen Firma oder der internen Audit-Abteilung eines Unternehmens durchgeführt, was für mehr Unabhängigkeit sorgt.
Aufgrund dieser Unabhängigkeit können Unternehmen, insbesondere größere Unternehmen, durch interne Audits zusätzliche Stringenz und mehr Kontrolle erhalten. Sie können auch als historische Aufzeichnung für Compliance-Aktivitäten dienen und sogar den Aufsichtsbehörden zur Verfügung gestellt werden, um bei einer behördlichen Prüfung die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen.
Die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften ist ein dynamischer Prozess, bei dem sowohl manuelle als auch automatisierte Systeme zum Einsatz kommen und der häufig Audits und Bewertungen umfasst.
Obwohl es viele Vorteile gibt, kann die Implementierung eines effektiven Systems für die Compliance-Überwachung auch Herausforderungen mit sich bringen.
Einige davon sind:
Mangel an Ressourcen: Die Compliance-Überwachung erfordert erhebliche finanzielle, personelle und technische Ressourcen. Kleinere Unternehmen haben möglicherweise Schwierigkeiten, ausreichende Ressourcen für die Compliance-Überwachung bereitzustellen, was die Einhaltung der regulatorischen Anforderungen erschwert.
Komplexität der Vorschriften: Mit den Vorschriften Schritt zu halten, kann verwirrend und überwältigend sein. Die Compliance-Überwachung erfordert oft, dass Unternehmen komplexe Anforderungen und Standards in verschiedenen Jurisdiktionen verstehen und einhalten. Dies gilt insbesondere für multinationale Unternehmen, die in verschiedenen regulatorischen Umgebungen tätig sind.
Manuelle Prozesse: Die Compliance-Überwachung kann zeitaufwendig sein. Herkömmliche Compliance-Management-Prozesse beruhen in hohem Maße auf manuellen Prozessen, was zu erhöhter Komplexität, Fehlern und Ungenauigkeiten führt und in der Folge zu verpassten Compliance-Anforderungen, Verstößen gegen Vorschriften und Betriebsstörungen.
Mangelnde Verantwortlichkeit: Die Compliance-Überwachung erfordert ein hohes Maß an Verantwortlichkeit, sowohl auf individueller als auch auf organisatorischer Ebene. Die Mitarbeiter müssen die Bedeutung der Compliance verstehen und die Verantwortung für ihre Handlungen übernehmen, während die Unternehmensleitung das Thema Compliance zur Priorität machen und ihre Compliance-Strategie immer wieder aktualisieren muss.
Komplexität der Integration: Die Implementierung eines effektiven Programms zur Compliance-Überwachung erfordert die Kombination von Daten aus verschiedenen Geschäftssystemen, einschließlich Software für Compliance-Management, Datenanalysesoftware, Berichtstools und Data Warehouses. Die vollständige Integration dieser Technologien kann sich als schwierig erweisen, was zu Problemen mit der Datengenauigkeit, Doppelarbeit und Compliance-Lücken führen kann.
Die gängigsten Formen von Compliance-Lösungen sind interne, externe und hybride Ansätze.
Die unternehmensinterne Compliance-Überwachung bietet Unternehmen ein hohes Maß an Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten für ihre Compliance-Initiativen. Unternehmen können maßgeschneiderte Systeme entwickeln, die sich an ihren geschäftlichen Anforderungen orientieren, und haben direkte Kontrolle über ihre Datensicherheit.
Die Einrichtung des Systems zur Compliance-Überwachung ist zwar mit anfänglichen Kosten verbunden, wobei die laufenden Kosten jedoch geringer ausfallen können, wenn es erst einmal eingerichtet ist. Dennoch müssen Unternehmen in den Aufbau von interner Überwachung und Fachwissen investieren, was eine erhebliche Ressourcenbindung bedeuten kann.
Externe Lösung für die Compliance-Überwachung bieten Unternehmen spezielles Fachwissen. Diese Anbieter halten sich über die sich entwickelnden Vorschriften und Branchenstandards auf dem Laufenden und stellen häufig aktualisierte Compliance-Berichte zur Verfügung.
Solche Compliance-Lösungen von Drittanbietern sind oft auch besser skalierbar und eignen sich daher für eine Reihe von Unternehmensgrößen. Die Anbieter verwenden häufig Dashboards und eine kontinuierliche Überwachung, damit Unternehmen einen Echtzeit-Überblick über ihren Compliance-Status erhalten. Diese Echtzeittransparenz hilft dabei, Compliance-Verstöße umgehend zu erkennen und zu beheben, wodurch das Unternehmen seine Verantwortlichkeit besser nachweisen kann.
Darüber hinaus kann die Auslagerung der Compliance-Überwachung interne Ressourcen freisetzen, sodass sich die Unternehmen auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren können.
SIEM-Services (Managed Security Information and Event Management) sind eine beliebte Form der Compliance-Management-Software. Diese Dienste bieten viele der oben genannten Vorteile und verschaffen Unternehmen darüber hinaus häufig Zugang zu Cybersicherheitsexperten, die auf die Überwachung, Begrenzung und Behebung von Schwachstellen und Compliance-Risiken spezialisiert sind.
Manche Unternehmen entscheiden sich auch für einen hybriden Ansatz, bei dem sie internes Fachwissen mit Tools von Drittanbietern, wie z. B. Compliance-Software, kombinieren, um ein Gleichgewicht zu finden, das ihren Bedürfnissen entspricht.
Vereinfacht die gemeinsame Nutzung von Richtlinien, Audits und Berichten für automatisierte Compliance.
Automatisierung von Compliance-Auditing und -Berichterstellung, Erkennen und Klassifizieren von Daten und Datenquellen, Überwachung von Benutzeraktivitäten und Reaktion auf Bedrohungen nahezu in Echtzeit.
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Daten-Compliance ist der Umgang mit und die Verwaltung von persönlichen und sensiblen Daten in einer Art und Weise, die den gesetzlichen Anforderungen, Branchenstandards und internen Richtlinien in Bezug auf Datensicherheit und Datenschutz gerecht wird.
Als Security Information and Event Management (SIEM, Management von Sicherheitsinformationen und -ereignissen) bezeichnet man eine Sicherheitslösung, mit der Unternehmen potenzielle Sicherheitsbedrohungen und Schwachstellen erkennen und beheben können, bevor diese den Geschäftsbetrieb stören.