Um ein klares Verständnis der Geschäftsabläufe zu erhalten, müssen wichtige KPIs zur Leistungsüberwachung festgelegt werden. Die KPIs variieren je nach Produkt oder Dienstleistung und den Zielen und Funktionen des Unternehmens, können aber Metriken wie Anwendungsnutzung, Laufzeitfehler, ungeplante Ausfallzeiten, Return on Investment (ROI) oder Umsatzzahlen umfassen.
Die Erstellung aussagekräftiger KPIs bedeutet, dass Führungskräfte die Leistungserwartungen im Rahmen von Service Level Agreements (SLAs) sorgfältig prüfen und definieren sollten, in denen die Leistungen, die Geschäftskunden von einem Dienstleister erwarten, detailliert beschrieben werden. In den SLAs sollten die Servicebedingungen, die ein Anwender erwarten kann, klar festgelegt werden. Außerdem sollte darin erklärt werden, wie die Leistung des Services oder des Produkts gemessen und an alle Parteien kommuniziert wird.
Diese Standards sollten in Zusammenarbeit mit allen Beteiligten diskutiert, entwickelt und festgelegt werden. Je besser ein Unternehmen versteht, wie es funktionieren sollte bzw. was es im Rahmen eines SLA leisten sollte, desto genauer kann es das Leistungsniveau messen und wertvolle Erkenntnisse gewinnen.
Sobald die Metriken festgelegt sind, helfen BAM-Systeme bei der Datenaggregation – der Sammlung und Zusammenfassung von Daten aus mehreren Geschäftsanwendungen. Lösungen für das Business Activity Monitoring bieten Dashboards mit klaren Visualisierungen der wichtigsten Daten und machen diese für alle Teammitglieder zugänglich.
Teams können in BAM-Systemen auch Auslöser festlegen, um automatisch bestimmte Maßnahmen zu ergreifen oder zusätzliche Daten zu sammeln, wenn bestimmte Metriken erfüllt (oder nicht erfüllt) sind. So können Teams beispielsweise die Automatisierung innerhalb einer BAM-Plattform nutzen, um eine Warnmeldung einzurichten, die auf überdurchschnittlich hohen Kreditkartentransaktionen in einem bestimmten Zeitraum beruht. Wenn diese Warnmeldung ausgelöst wird, kann das System die Zahlungen automatisch aussetzen, bis das erhöhte Volumen weiter untersucht werden kann.
Die Methodik für das Business Activity Monitoring konzentriert sich auf den Einsatz von Analysen, um die Zeit zwischen der Datenerfassung und der Entscheidungsfindung zu verkürzen. Um dies zu erreichen, nutzen Führungskräfte Tools aus den Bereichen Business Intelligence (BI) und Business Process Management (BPM).