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Mitarbeiterkommunikation
Was ist Mitarbeiterkommunikation und warum ist sie wichtig?
Veröffentlicht: 12. Juli 2024
Mitwirkende: Molly Hayes, Amanda Downie
Unter Mitarbeiterkommunikation versteht man den Austausch von Informationen, Ideen, Gefühlen und Feedback zwischen Mitarbeitern und Management innerhalb einer Organisation. Eine effektive Mitarbeiterkommunikation fördert ein positives Arbeitsumfeld, erleichtert das Engagement der Mitarbeiter, hilft beim Aufbau von Vertrauen und steigert die Produktivität. Für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens ist eine schlüssige Strategie zur Mitarbeiterkommunikation von entscheidender Bedeutung.
Während sich die interne Kommunikation auf den Austausch zwischen Mitarbeitern bezieht, bezieht sich die Mitarbeiterkommunikation in der Regel auf die Interaktion zwischen Teammitgliedern und ihren Vorgesetzten oder der organisatorischen Führung. Effektiv umgesetzt, verbessern beide Arten der Kommunikation die Mitarbeitererfahrung , erhöhen die Mitarbeiterbindung und schaffen ein positives Arbeitsumfeld.
Die Mitarbeiterkommunikation findet in der Regel über mehrere Kanäle statt, um den Mitarbeitern eine nahtlose und einheitliche Erfahrung zu bieten. Einige Beispiele für Mitarbeiterkommunikation könnten sein:
- Ein Mitarbeiter, der sich in ein Unternehmensintranet einloggt, um die Kommunikation und Aktualisierungen am Arbeitsplatz anzuzeigen.
- Ein Manager, der wichtige Ziele über eine Messaging-Plattform kommuniziert, auf die ein Mitarbeiter über eine mobile App zugreift.
- Eine Personalabteilung, die Feedback von Mitarbeitern einholt und die Zufriedenheit der Mitarbeiter durch digitale Umfragen oder persönliche Meetings misst.
- Eine unternehmensweite Reihe wöchentlicher Memos, die von einem Manager oder einer Führungskraft verschickt werden, um aktuelle Unternehmensnachrichten zu kommunizieren.
Die proaktive und kanalübergreifende Mitarbeiterkommunikation hat, wie andere Aspekte der Mitarbeitererfahrung, in den letzten Jahren exponentiell an Bedeutung gewonnen. Weniger als ein Jahr nach Beginn der Covid-19-Pandemie, berichtet Gallup 56 % der Arbeitnehmer in den Vereinigten Staaten arbeiteten vollständig in einer Remote-Umgebung.1 Dies führte dazu, dass sich Unternehmen stark auf Digital-First-Tools für die Mitarbeiterkommunikation wie E-Mail und Slack verlassen mussten.
Während viele Mitarbeiter ins Büro zurückgekehrt sind, hat sich das globale Paradigma geändert: Laut dem Beratungsunternehmen Gartner arbeiten 39 % der Wissensarbeiter auf der ganzen Welt in einer hybriden Umgebung.2 Gleichzeitig haben viele Unternehmen damit begonnen, ihre Talente weltweit zu suchen und nutzen dabei die Vorteile der grenzenlosen Natur der mobilen Belegschaft.3
In der modernen globalen Wirtschaft kommunizieren Unternehmen mit einer vielfältigeren Gruppe von Mitarbeitern, die möglicherweise an verschiedenen Standorten und über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten. In diesem neuen Paradigma erhöhen effektive Mitarbeiterkommunikationskanäle das Engagement der Mitarbeiter und sorgen für eine kohärente Unternehmenskultur über eine Vielzahl von Plattformen hinweg.
Remote-Mitarbeiter können die Kommunikation über verschiedene digitale Dienste und Collaboration-Tools in Echtzeit empfangen, von Mitarbeiterportalen bis hin zu Videokonferenzsoftware. Diese rasanten Veränderungen in der globalen Arbeitswelt haben ein Umfeld geschaffen, in dem Führungskräfte in großen Unternehmen in der Regel weitaus mehr Arten der Kommunikation verwalten als in der Vergangenheit.
Heute ist effektive Mitarbeiterkommunikation ein Eckpfeiler des Unternehmenserfolgs: Wie ein kürzlich veröffentlichter Bericht des IBM Institute for Business Value ergab, übertreffen Unternehmen, die erstklassige Mitarbeitererlebnisse bieten, andere beim Umsatzwachstum um 31 %. Durch die Förderung offener, klarer und konsistenter Kommunikationskanäle können Unternehmen das Engagement, die Zusammenarbeit und die Produktivität ihrer Mitarbeiter verbessern, die Fluktuation reduzieren und wichtige Talente fördern.
Vorteile einer effektiven Mitarbeiterkommunikation
Eine ganzheitliche, plattformübergreifende interne Kommunikationsstrategie erhöht das Engagement der Mitarbeiter und vereint ein Unternehmen um eine kohärente Unternehmenskultur und Initiativen mit hoher Priorität. Zu den Vorteilen der Kommunikation mit potenziellen Mitarbeitern gehören:
Steigert das Engagement und die Moral der Mitarbeiter
Offene, zeitnahe Kommunikationskanäle geben den Mitarbeitern das Gefühl, geschätzt und respektiert zu sein, was die Moral und das Engagement fördert. Dies wiederum sorgt für engagierte und motivierte Mitarbeiter, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit, einer höheren Produktivität und hoffentlich zu einer höheren Mitarbeiterbindung führt.
Verbesserte Mitarbeitererfahrung
Laut einer aktuellen Umfrage des IBM Institute for Business Value schätzen über 70 % der Arbeitnehmer Flexibilität und Work-Life-Balance in ihrer Karriere. Eine effektive Mitarbeiterkommunikation fördert einen menschenzentrierten Arbeitsplatz und ermöglicht es Unternehmen, wertvolle Talente zu rekrutieren und zu halten.
Fördert Inklusion an einem vielfältigen Arbeitsplatz
Eine barrierefreie, klare Mitarbeiterkommunikation über mehrere Kanäle hinweg fördert die Inklusivität, indem sie Informationssilos aufbricht. Indem Unternehmen proaktiv kontinuierliches Feedback fördern, können sie sicherstellen, dass sie den unterschiedlichsten Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht werden.
Verbessert die Zusammenarbeit und Teamarbeit
Eine klare und konsistente Top-down-Kommunikation fördert eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, minimiert Konflikte und fördert eine einheitliche, unternehmensweite Vision. Es stärkt auch das Unternehmen insgesamt, indem es auf Ideen auf Mitarbeiterebene aufbaut und Innovationen durch unternehmensübergreifende Zusammenarbeit fördert.
Erleichtert das Änderungsmanagement
Verbesserte Entscheidungsfindung
Dazu gehören Meetings, Einzelgespräche und informelle Gespräche, die unmittelbares Feedback und personalisierte Interaktionen ermöglichen.
Schriftliche Mitarbeiterkommunikation kann E-Mails, Memos, Newsletter, Leistungsbewertungen und Berichte umfassen. Diese bieten eine Aufzeichnung der Mitarbeiterkommunikation und können für detaillierte und formelle Mitteilungen nützlich sein. Die Mitarbeiter können sich auch über Umfragen und andere schriftliche Kommunikationsformen an die Unternehmensleitung wenden und Feedback und Empfehlungen zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung abgeben.
Diese Art der Kommunikation erfolgt mithilfe digitaler Tools wie Intranets, Kollaborationsplattformen (z. B. Microsoft Teams oder Slack) und gelegentlich auch über soziale Medien. Die digitale Kommunikation ermöglicht es den Mitarbeitern, in Echtzeit auf die benötigten Informationen zuzugreifen, was flexiblere und unmittelbarere Workflows ermöglicht.
Für globale Unternehmen, die Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen beschäftigen, bietet die digitale Kommunikation eine flexible Möglichkeit, Informationen unabhängig vom Standort auszutauschen. Die Vielzahl digitaler Technologien, die für die Kommunikation mit Mitarbeitern eingesetzt werden, ermöglicht der Führungsebene auch einen besseren Zugang – beispielsweise über mobile Apps vor Ort –, unabhängig davon, ob der Informationsaustausch zwischen Einzelpersonen oder im Team stattfindet.
Heutzutage nutzen Unternehmen verschiedene Plattformen und Kommunikationsmethoden, um ihre Mitarbeiter zu erreichen, von internen Intranets bis hin zu mobilen Apps. In der Regel setzt ein Unternehmen mehrere Technologien gleichzeitig ein, um Mitarbeitern Informationen zur Verfügung zu stellen, wo und wann sie diese benötigen. Zu den gängigen Technologien für die Mitarbeiterkommunikation gehören:
E-Mails sind ein grundlegendes Instrument für die formelle und informelle Mitarbeiterkommunikation und ermöglichen die tägliche Kommunikation und asynchrone Nachrichtenübermittlung. Sie werden oftmals für den Austausch von Dokumenten und das Versenden von Ankündigungen innerhalb eines Unternehmens oder einer Abteilung verwendet.
Instant-Messaging-Plattformen
Instant-Messaging-Plattformen wie Slack und Microsoft Teams ermöglichen eine schnelle und informelle Kommunikation zwischen Mitarbeitern. Sie können für die team- oder organisationsweite Zusammenarbeit, zum schnellen Beantworten von Fragen und zum Teilen von Statusaktualisierungen verwendet werden.
Tools für Videokonferenzen
Videokonferenz-Tools – wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet – ermöglichen persönliche virtuelle Meetings, Webinare oder Konferenzen. Sie können für Schulungen, Remote-Meetings und unternehmensweite Townhalls verwendet werden.
Intranets
Einige Unternehmen nutzen interne Websites oder Portale, die als zentrale Anlaufstelle für Unternehmensinformationen und -ressourcen dienen können. Plattformen wie SharePoint und Confluence unterstützen mehrere Integrationen, sodass Unternehmen ihre Plattformen für die interne Intranetnutzung anpassen können. Diese Plattformen dienen in der Regel als zentrale Anlaufstelle für die Unternehmenskommunikation, Hosting-Richtlinien, Verfahren, interne Nachrichten, Mitarbeiterverzeichnisse und Tools für die Zusammenarbeit.
Plattformen für die Zusammenarbeit
In den letzten zehn Jahren wurden auf mehreren Kommunikationsplattformen für Mitarbeiter verschiedene Tools für die Mitarbeiterkommunikation kombiniert, von der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten bis hin zum Projektmanagement, um die Mitarbeitererfahrung zu vereinheitlichen. Unternehmen wie Microsoft Teams, Trello und Asana unterstützen die Zusammenarbeit an Projekten, das Aufgabenmanagement, die Verwaltung von Dokumenten mit mehreren Bearbeitern und die Kommunikation im Team.
Mitarbeiterportale
Umfassende Plattformen wie SAP SuccessFactors und Oracle HCM Cloud bieten Mitarbeitern Zugang zu HR-Services. Über diese Portale können Mitarbeiter Gehaltsabrechnungen einsehen, auf Unternehmensrichtlinien zugreifen und Onboarding-Ressourcen nutzen – alles an einem zentralen Ort.
Jüngste Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) haben die internen Kommunikationstools verbessert, indem sie Routineaufgaben auslagern und schnell auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter reagieren. Durch die strategische Bereitstellung von KI in der Mitarbeiterkommunikation können Manager und Personalabteilungen Zeit und Ressourcen freisetzen, um sich auf die menschlichen Beziehungen zu konzentrieren, die den Kern eines Unternehmens ausmachen. Einige dieser Anwendungen umfassen:
KI-gestützte Chatbots und virtuelle Assistenten können routinemäßige Anfragen und Aufgaben bewältigen. Diese Tools können häufig gestellte Fragen während des Onboarding-Prozesses beantworten und neuen Mitarbeitern helfen, sich im Unternehmen zurechtzufinden. Sie können auch Informationen zu routinemäßigen Personalfragen wie Zusatzleistungen und Urlaubsregelungen bereitstellen. Diese Tools können lange Wartezeiten – die zur Frustration der Mitarbeiter beitragen – und den Verwaltungsaufwand für Personalverantwortliche reduzieren.
KI kann die routinemäßige Mitarbeiterkommunikation auf einzelne Mitarbeiter zuschneiden, basierend auf ihren Vorlieben und ihrem Verhalten, und personalisierte Lernmaterialien und Updates bereitstellen. In der heutigen Arbeitswelt ohne Grenzen kann KI auch Kommunikation in mehrere Sprachen übersetzen und Unternehmensnachrichten oder wichtige Benachrichtigungen in die Muttersprache eines Mitarbeiters übermitteln.
Einige Unternehmen nutzen KI zur Durchführung von Stimmungsanalysen und setzen dabei die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) ein, um Erkenntnisse aus groß angelegten Umfragen und Feedback-Formularen zu gewinnen. Diese Technologien können auch interne Möglichkeiten analysieren, die am besten zu einem Mitarbeiter passen, basierend auf seiner Erfahrung und seinem Fachwissen. Sie geben Empfehlungen an Personalverantwortliche und helfen internen Spitzenkräften, sich weiterzuentwickeln.
Die Kommunikation mit den Mitarbeitern erfordert einen erheblichen Verwaltungsaufwand und ständige Aktualisierung. Mithilfe von KI können Unternehmen die Planung von Besprechungen und Vorstellungsgesprächen automatisieren, neue Mitarbeiterkonten erstellen und Routinekommunikationen versenden, um eine einheitliche Mitarbeitererfahrung zu gewährleisten.
Eine effektive interne Kommunikation umfasst konsistente, zeitnahe und auf den Menschen ausgerichtete Botschaften, die die Mitarbeiter dazu ermutigen, Informationen zu teilen und zu empfangen.d zu empfangen. Eine einheitliche Strategie für die Mitarbeiterkommunikation gewährleistet eine einheitliche Vision für das gesamte Unternehmen und erleichtert die Einigung auf wichtige Leistungsindikatoren (KPIs).
Im Idealfall nutzt eine Mitarbeiterkommunikationsstrategie auch Feedback, um dynamische und reaktionsschnelle Mitarbeitererfahrungen über mehrere Kanäle hinweg zu schaffen. Um ein produktives und engagiertes Arbeitsumfeld zu fördern, können Führungskräfte einige Maßnahmen ergreifen, um die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens zu verbessern:
Die Kommunikation mit den Mitarbeitern erfordert einen erheblichen Verwaltungsaufwand und ständige Aktualisierung. Mithilfe von KI können Unternehmen die Planung von Besprechungen und Vorstellungsgesprächen automatisieren, neue Mitarbeiterkonten erstellen und Routinekommunikationen versenden, um eine einheitliche Mitarbeitererfahrung zu gewährleisten.
In einer hybriden und auf Mobilgeräte fokussierten Welt findet eine effektive Mitarbeiterkommunikation über mehrere Kanäle statt, darunter persönliche Treffen, Videokonferenzen, digitale Plattformen und unternehmensweite Meetings. Durch die Nutzung mehrerer Kanäle werden nicht nur Nachrichten für Mitarbeiter an verschiedenen Standorten und zu unterschiedlichen Zeiten zugänglich gemacht, sondern auch unterschiedliche Kommunikationsstile gefördert.
Effektive Führungskräfte schaffen ein Umfeld, in dem sich Mitarbeiter beim Austausch von Ideen, Feedback und Bedenken unterstützt fühlen. Dies kann die aktive Einholung von Feedback oder die Teilnahme an routinemäßigen, informellen Gesprächen über die Effektivität der täglichen Abläufe beinhalten. Einige Unternehmen entscheiden sich möglicherweise dafür, erfolgreiche Fälle von Mitarbeiterfeedback hervorzuheben, um weitere Beiträge zu fördern und die Bedeutung einer wechselseitigen Kommunikation zu demonstrieren.
Eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation stellt den richtigen Personen zur richtigen Zeit genau die richtigen Informationen zur Verfügung. Um eine Überflutung mit Informationen zu vermeiden, bemühen sich effektive Führungskräfte, ihren Mitarbeitern prägnante und umsetzbare Daten zur Verfügung zu stellen – und die Anzahl der fehlerhaften Nachrichten, die ein Mitarbeiter erhalten könnte, zu reduzieren.
Unabhängig davon, ob ein Unternehmen ein internes Intranet, eine ERP-Plattform oder eine Messaging-Plattform verwendet, streben erfolgreiche Führungskräfte eine nahtlose Benutzererfahrung an.
Mit einer Kombination aus internen Audits und Mitarbeiter-Feedback kann ein Unternehmen seine Kommunikationspraktiken regelmäßig überprüfen, um festzustellen, was funktioniert und wo es Verbesserungsbedarf gibt.
Messung der Effektivität der Mitarbeiterkommunikation
Effektive Strategien zur Mitarbeiterkommunikation stehen in direktem Zusammenhang mit dem Erfolg eines Unternehmens. Je mehr sich die Mitarbeiter unterstützt und eingebunden fühlen, desto höher ist in der Regel die Kundenzufriedenheit (Link befindet sich außerhalb von ibm.com). Laut dem IBM Institute for Business Value hat das Wohlbefinden der Mitarbeiter für 77 % der leistungsstärksten Unternehmens-CEOs oberste Priorität. Verschiedene konkrete Kennzahlen können Führungskräften dabei helfen, die Stärke ihrer Kommunikationsstrategie für Mitarbeiter zu bewerten. Zu diesen Datenpunkten gehören:
- Mitarbeiterbefragungen und Feedback: Unternehmen können regelmäßige Umfragen durchführen, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit den Kommunikationskanälen und -praktiken zu messen, sei es in Form umfassender halbjährlicher Umfragen oder anonymer Abstimmungen.
- Kommunikations-Audits: Einige Unternehmen überprüfen regelmäßig Kommunikationspraktiken, -kanäle und -inhalte, um Lücken und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. Ein externer Berater kann eine unvoreingenommene Bewertung der Effektivität einer Kommunikationsstrategie abgeben.
- Wichtige Leistungsindikatoren: Ein Unternehmen kann wertvolle, sofortige Erkenntnisse aus KPIS gewinnen, z. B. die Öffnungsraten von E-Mails und die Anmeldungen im Intranet. Sie können auch die Reaktionszeiten auf Nachrichten und die Abschlussquoten für Umfragen und andere Kommunikationsaufgaben für Mitarbeiter über verschiedene Kanäle hinweg verfolgen, um ihre Effektivität zu messen.
- Leistungsbeurteilungen: Leistungsbeurteilungen können wertvolles Feedback liefern und den Mitarbeitern klare Erwartungen vermitteln. Außerdem bieten sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, Schwachstellen zu identifizieren.
- Befürwortungsrate der Mitarbeiter: Die Mitarbeiterbefürwortungsrate ist eine Metrik, die verwendet wird, um zu messen, inwieweit Mitarbeiter für ihr Unternehmen werben oder es befürworten. Ein Unternehmen könnte sich dafür entscheiden, das Engagement in den sozialen Medien, Empfehlungsmetriken oder andere Datenpunkte zu verfolgen, um die Stärke seiner Kommunikationsstrategie für Mitarbeiter zu bewerten.
- Fluktuations- und Bindungsraten: Hohe Fluktuationsraten können ein Hinweis auf schlechte Kommunikation sein. Um die Ursache von Reibungen zu ermitteln, könnte ein Unternehmen Austrittsgespräche auf kommunikationsbezogene Probleme hin analysieren, um die Bindungsrate zu erhöhen.
- Interne NPS-Werte: Ein interner Net Promoter Score (iNPS) misst die Zufriedenheit und Loyalität der Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens. Als Anpassung der externen Kundenzufriedenheit kann sie verwendet werden, um Einblicke in den Gesamtzustand der Mitarbeiterkommunikationsstrategie eines Unternehmens zu erhalten.
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Fußnoten
1 Majority of U.S. Workers Continue to Punch in Virtually (Link befindet sich außerhalb von ibm.com), Gallup, 12. Februar 2021.
2 Gartner Forecasts 39% of Global Knowledge Workers Will Work Hybrid By the End of 2023 (Link befindet sich außerhalb von ibm.com), Gartner, 1. März 2023.
3 Move Over, Remote Jobs. CEOs Say Borderless Talent of the Future of Tech Work (Link befindet sich außerhalb von ibm.com), CNBC, Juli 2024.