Was ist agiles Projektmanagement?

Flexibles Projektmanagement ist eine Herangehensweise an einzelne Initiativen, meist in der Produkt- oder Softwareentwicklung, die auf den flexiblen Prinzipien der Zusammenarbeit, iterativen Entwicklung, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und kontinuierlichen Verbesserung beruht. Das Management der Projektziele (Zeitpläne, Ressourcen, Ziele, Teams) wird durch die Linse des flexiblen Ansatzes betrachtet und kann verschiedene Frameworks umfassen, darunter Scrum, Kanban und Lean.

Flexibles Projektmanagement, wenn gruppiert, kann ein Programm bilden, das auch mit den Prinzipien der flexiblen Verwaltung verwaltet werden kann; gruppierte Programme können ein Portfolio bilden, wie eine verschachtelte Puppe.

Flexibel, als Ansatz, entstand 2001 mit der Veröffentlichung des Flexiblen Manifests durch eine Gruppe von Software-Ingenieuren. Das flexible Manifest umfasst vier Schlüsselwerte und 12 Prinzipien. Die Schlüsselwerte sind:

• Individuen und Interaktionen über Prozesse und Tools
• Funktionierende Software vor umfassender Dokumentation
• Zusammenarbeit mit Kunden vor Vertragsverhandlungen
• Reagieren auf Veränderungen vor Befolgen eines Plans

Die bevorzugten Werte bedeuten nicht den Verzicht auf die nicht bevorzugten Werte. Die agile Philosophie verbietet nicht etwa die Anwendung eines Plans, sondern legt mehr Wert darauf, auf unvermeidliche Veränderungen zu reagieren und sich darauf vorzubereiten.

Wie der Name schon sagt, ist das agile Projektmanagement für eine Welt voller sich häufig ändernder Anforderungen konzipiert. Anstatt jeden Schritt eines Projekts vor dessen Beginn minutiös zu planen, werden Aufgaben schnell erstellt und regelmäßig überprüft, diskutiert und als Reaktion auf das Feedback des Teams oder der Kunden geändert.

Es wird von Anfang an davon ausgegangen, dass sich Pläne und Herangehensweisen ändern und dass nicht um jeden Preis am ursprünglichen Plan festgehalten werden kann. Einzelne Teammitglieder haben die Möglichkeit, sich zu äußern, ohne eine so strenge Hierarchie wie bei anderen Ansätzen.

Agile und Wasserfall sind zwei der populärsten Projektmanagement-Philosophien, die völlig unterschiedliche Ansätze vertreten.

Das Wasserfallprinzip, das erstmals 1970 ausführlich beschrieben wurde (PDF), ist eine sequentielle, stark strukturierte Methodik. Bei der Wasserfallmethode werden die einzelnen Schritte eines Projekts aufgezählt, bevor das Projekt beginnt, wobei jeder Schritt abgeschlossen sein muss, bevor der nächste in Angriff genommen wird. Interessant ist, dass der Informatiker Winston Royce in seinem Aufsatz aus dem Jahr 1970 Kritik an der Wasserfallmethode übte. (Was noch interessanter ist: Royces Sohn, Walker Royce, ist der Chief Software Economist bei IBM und hat mehrere Bücher über Projektmanagement geschrieben)

Flexibel verfolgt einen anderen Ansatz: Sie priorisieren iterative, veränderliche und anpassungsfähige Weiterentwicklungen. Es versteht und akzeptiert, dass der gesamte Lebenszyklus eines Projekts zu Beginn nicht bekannt sein kann und wird, und implementiert Tools wie Reviews und Sprints, um sich an diese Realität anzupassen.

Agiles Projektmanagement ist eher eine Philosophie mit allgemeinen Grundsätzen als eine spezifische Methodik. Es gibt jedoch ein paar wesentliche Merkmale, die in den meisten agilen Projekten zu finden sind.

Eines der wichtigsten Elemente der Flexibilität ist das Vertrauen in die Iteration. Dies knüpft an einen der ursprünglichen vier Schlüsselwerte des Agile Manifesto an, nämlich die Entwicklung funktionierender Software. Bei der flexiblen Methodik wird die Arbeit in kleinere, besser überschaubare Teile unterteilt, die schnell erledigt und regelmäßig geprüft werden. Es versteht sich, dass sich einzelne Teile aufgrund von Prüfungen mit den Stakeholdern – manchmal drastisch – ändern werden.

Prüfungen sind ein wichtiger Bestandteil der flexiblen Strategie und liefern regelmäßiges Prüfen für eine kontinuierliche Verbesserung durch Iteration. Je nach verwendetem Framework gibt es Unterschiede, aber regelmäßige, häufige Prüfungen sind in allen Versionen von flexibel vorhanden. In den Überprüfungssitzungen werden alle Teilnehmer ermutigt und befähigt, sich zu äußern, im Gegensatz zu hierarchischen Modellen wie dem Wasserfallmodell, bei dem die Entscheidungen von oben nach unten getroffen werden.

Flexibel begünstigt die disziplinübergreifende Zusammenarbeit und fördert Teammitglieder mit unterschiedlichen Fähigkeiten, die eng mit Stakeholdern im Unternehmen zusammenarbeiten. Bei der flexiblen Methodik schließen sich die Entwickler während der Produktentwicklung nicht ab und merken nichts von den anderen Mitgliedern eines Teams. Stattdessen beziehen die regelmäßigen Prüfungen alle Arten von Stakeholdern ein.

Wenden wir zum Beispiel flexible Prinzipien auf eine neue App an. Die Entwickler, die die App erstellen, müssen außerdem häufig mit Designern, Fitness-Experten, Marketingfachleuten, Vertriebsmitarbeitern und Programmmanagern zusammenarbeiten. Indem sie alle notwendigen Stakeholder einbeziehen, können diese Entwickler wichtiges Feedback einbeziehen, während sie daran arbeiten, qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen.

In älteren oder traditionelleren Projektmanagementsystemen (z. B. das Wasserfall-Model) werden strenge Hierarchien befolgt, damit alle ihren Beitrag leisten. Projektmanager vergeben Aufgaben, Facharbeiter erledigen ihre individuellen Aufgaben und alle kümmern sich um ihren Bereich.

Diese Methode kann Silos schaffen, die Befähigung verringern und potenziell produktives Feedback von Teammitgliedern zum Schweigen bringen, die das Gefühl haben, dass sie sich nicht äußern dürfen.

In einem flexiblen Modell sind die Teams in der Regel kleiner, selbstorganisierend und funktionsübergreifend. Jedes Teammitglied spürt mehr Eigenverantwortung für das Projekt und kann sich bei Bedarf einbringen.

Agile Projektmanagement-Frameworks bieten Strukturen, die den agilen Prinzipien entsprechen. Nicht jedes Framework ist für jedes Projekt geeignet, daher ist es wichtig, das am besten geeignete auszuwählen.

Vielleicht das populärste aller flexiblen Konzepte, Scrum, stammt aus dem Rugby-Sport, bei dem sich alle Teammitglieder gleichzeitig für ein kurzes, aber intensives Spiel zusammentun. Im Kontext der flexiblen Arbeitsweise basiert Scrum auf iterativen Sprints mit fester Länge, die in der Regel zwischen einer und vier Wochen dauern, aber das Konzept der Teamarbeit bleibt bestehen.

Diese Sprints beginnen mit einer gemeinsamen Planung, um zu entscheiden, welche Produktbacklog-Aufgaben und Leistungen im nächsten Sprint in Angriff genommen werden sollen. Diese Sprint-Planung kann von einem Scrum Master oder Product Owner geleitet werden, der eher ein Lehrer als eine Führungsperson ist und dessen Aufgabe es ist, das Scrum-Team bei der Einhaltung agiler Praktiken zu unterstützen. Das Team trifft sich dann jeden Tag kurz zu einem täglichen Scrum, das nicht länger als 15 Minuten dauert, um eventuelle Hindernisse oder Blockaden zu identifizieren. Diese täglichen Meetings sind wichtig, um mögliche Probleme zu erkennen, müssen aber so kurz wie möglich gehalten werden.

Am Ende eines jeden Sprints überprüft das Team in einer so genannten Sprint-Retrospektive die abgeschlossene Arbeit mit Stakeholdern außerhalb des Entwicklungsteams, um mögliche Probleme oder Elemente für Änderungen zu identifizieren.

Kanban ist eine visuelle Darstellung eines Workflows, traditionell in Form von kategorisierten Post-It-Notizen auf einer Tafel. (Obwohl es viele digitale Versionen für diejenigen gibt, die physisches Papier vermeiden möchten)

Ein Kanban-Board besteht meist aus drei Spalten:

Zu erledigen: Noch nicht begonnene Aufgaben.

In Bearbeitung: Woran die Einzelperson oder das Teilteam gerade arbeitet.

Abgeschlossen: Abgeschlossene einzelne Aufgaben.

Aber das ist nicht in Stein gemeißelt. Je nach Projekt können weitere Rubriken wie „Testen“, ‚Compliance‘ oder „Ideenfindung“ erforderlich sein.

In jeder Spalte befinden sich einzelne Aufgaben auf Papier oder digitalen Haftnotizen. In unserem Beispiel für eine Übungs-App könnten diese Notizen enthalten: „Liste der Lieblingsübungen erstellen“, „Implementierungsvideos hinzufügen“ und „Stoppuhrfunktion implementieren“. Wenn jede Aufgabe abgeschlossen ist, wird die Haftnotiz physisch (oder digital) von einer Spalte zur nächsten verschoben, bis alle Aufgaben abgeschlossen sind.

Obwohl es sich nicht direkt um ein flexibles Framework handelt, ist Lean eine verwandte Methodik, die auf flexible Projekte angewendet werden kann. Lean stammt ursprünglich aus der Welt der Fertigung und konzentriert sich auf die Reduzierung von Verschwendung, Dokumentation, Überproduktion und Fragmentierung. Diese Kombination wird manchmal als „Lean Agile“ bezeichnet. Lean Agile priorisiert die Identifizierung von Werten, manchmal durch eine visuelle Darstellung,die als Wertstromanalyse bezeichnet wird, was Engpässe oder Ineffizienzen identifizieren kann.

Das Scaled Agile Framework(SAFe) ist eine Wissensdatenbank mit Organisations- und Workflow-Prinzipien, -praktiken und -kompetenzen, die Unternehmen bei der Implementierung eines flexiblen Modells auf Unternehmensebene unterstützen soll. Bei SAFe führen flexible Teams ihre reguläre Arbeit mit Scrum oder anderen Methoden durch. Mehrere Teams bilden gemeinsam einen flexiblen Release Train (ART) und arbeiten funktionsübergreifend zusammen, um regelmäßig inkrementelle Lösungen bereitzustellen. Alle zwei Wochen trifft sich die ART-Gruppe zu einer Demonstration der Lösung, um Vorschläge zu bearbeiten, die im folgenden Sprint umgesetzt werden sollen. SAFe umfasst viele flexible Methoden und Praktiken und fügt einige Extras hinzu, die darauf abzielen, große Organisationen auf Kurs zu halten.

Agile Projektmanagement erfreut sich zunehmender Beliebtheit, insbesondere im Software- und Technologiebereich. Viele sehen heute den Wert einer klugen Wahl: Eine Studie aus dem Jahr 2025 (PDF) ergab, dass der Wasserfalleffekt immer noch ideal für einfache, unkomplizierte und vorhersehbare Projekte ist. Diese Studie ergab auch, dass flexibles Projektmanagement für komplizierte oder sich häufig ändernde Projekte besser geeignet sein kann. Andere Analysten bevorzugen einen hybriden Ansatz. „Mit [einem] gemischten Ansatz können Unternehmen ein optimales Gleichgewicht erreichen, der es ihnen ermöglicht, sich rasch an unvorhergesehene Herausforderungen anzupassen, ohne ihre obersten Ziele aus den Augen zu verlieren“, schreibt Antonio Nieto-Rodriguez in Harvard Business Review.

Flexibles Projektmanagement beinhaltet einen Fokus auf Minimum Viable Product, oder MVPs. Unabhängig davon, ob Lean, SAFe oder andere Methoden verwendet werden, wird bei flexiblen Prozessen großer Wert darauf gelegt, am Ende der Sprints funktionale Demos bereitzustellen. Im Fall von Softwares können so schnellere Releases für Verbraucher und inkrementelle Updates im Verlauf des Projekts erfolgen.

In einer flexiblen Denkweise wird von Anfang an davon ausgegangen, dass sich ein Projekt nicht nur ändern könnte, sondern auch ändern wird. Flexibilität ist in flexiblen Methoden integriert, mit diskreten Aufgaben und Projekten und regelmäßigen Prüfungen. Bei jeder Überprüfung werden Teams und Stakeholder dazu angehalten, Feedback zu geben, sei es intern oder von Kunden oder Klienten, das das Team dann in seinen nächsten Sprint einfließen lassen kann. Kundenzufriedenheit ist das Ziel, nicht die Einhaltung der Planung.

Fallstudien haben gezeigt, dass flexible Praktiken die Effizienz und Produktivität steigern können. An der Arizona State University hat die IT-Abteilung flexible Praktiken eingeführt, um die Projektplanung durch Vorlagen und Zusammenarbeit zu standardisieren. Die ASU setzte speziell Tools ein, um die Lean-Prinzipien zur Reduzierung von Verschwendung und Doppelarbeit zu integrieren. Ihr Ansatz hat sich bei der Schaffung eines skalierbaren und wiederholt anwendbaren neuen Systems als erfolgreich erwiesen, und andere Teams in der gesamten Universität haben mit der Übernahme der neuen Techniken begonnen.

Agile eröffnet eine offene, effiziente und leistungsfähige Kommunikation zwischen viel mehr Stakeholdern, als normalerweise einbezogen werden würden. Durch diesen funktionsübergreifenden Charakter werden Vertreter aus verschiedenen Bereichen eines Unternehmens in die Post-Scrum-Diskussionen einbezogen. Auf diese Weise hilft Agile dabei, die Silos aufzubrechen, die in größeren Unternehmen problematisch werden können.

Der dezentrale Aufbau agiler Gruppen, der unterschiedliche Fähigkeiten und Flexibilität betont, ermöglicht es den Teammitgliedern, ihre Fähigkeiten auf die geeignete Weise einzusetzen. Auch die Teams organisieren sich selbst und haben die Autonomie, ihre Sprints nach ihrem eigenen Fachwissen durchzuführen und nicht nach einem Plan, der von oben übergeben wurde.

Während flexibles Projektmanagement viele Vorteile mit sich bringt, gibt es potenzielle Nachteile und Situationen, für die flexibles Projektmanagement möglicherweise nicht ideal ist oder angepasst werden muss, um den Bedürfnissen eines Unternehmens gerecht zu werden.

Die Abhängigkeit von einem iterativen Ansatz, kontinuierlicher Verbesserung und häufigen Releases während eines Projektlebenszyklus kann es schwierig machen, vorherzusagen, wann ein Projekt „abgeschlossen“ sein wird oder wie viel es kosten wird. Strenge Roadmaps in einem System wie dem Wasserfall-System sind mit einer einfachen „Pass-or-Fail“-Metrik verbunden: Entweder ist das Produkt bis zum Stichtag fertig oder nicht. Bei der agilen Vorgehensweise befindet sich ein Projekt in einem kontinuierlichen Prozess der Arbeit und Verbesserung.

Obwohl Unvorhersehbarkeit eine Herausforderung sein kann, kann ein flexibler Ansatz manchmal eher eine Möglichkeit sein, mit der Realität umzugehen, als eine Möglichkeit, einen von Natur aus chaotischen Projektzyklus zu gestalten. In gewisser Weise können flexible Methoden einfach mit Chaos in Verbindung gebracht werden, weil sie der effektivste Weg sind, damit umzugehen.

Durch mehr Input aus dem gesamten Unternehmen und die Anpassungsfähigkeit flexibler Sprints kann es leicht zu einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs kommen. Teams fügen möglicherweise ständig Funktionen hinzu und arbeiten an sekundären und tertiären Problemen, da sich ein Projekt langsam aber sicher zu etwas entwickelt, das anders und größer ist als beabsichtigt.

Um dieses Problem zu beheben, muss die schleichende Ausweitung des Umfangs in regelmäßigen Abständen angegangen werden. Alle neuen Funktionen müssen als wesentlich oder überflüssig bewertet werden.

Flexible Projektmanagement-Methoden sind ideal für funktionsübergreifende, autonome und selbstmotivierte Teammitglieder. Einzelne Teams organisieren sich selbst und die Teammitglieder können aufgefordert werden, eine Vielzahl von Aufgaben zu übernehmen. Diese Agilität erfordert eine bestimmte, flexible Denkweise und nicht alle Teammitglieder arbeiten unter diesen Bedingungen optimal. Ein effektiver Teamleiter kann einem Team Wege aufzeigen, sich in einer flexiblen Umgebung anzupassen und voranzukommen.