Was ist agiles Portfoliomanagement?

Diese Methode konzentriert sich auf die Optimierung des Werteflusses in einem Unternehmen, indem sichergestellt wird, dass Ressourcen effektiv zugewiesen werden, Prioritäten mit strategischen Zielen übereinstimmen und kontinuierliche Verbesserung betont wird. Zu den Kernkonzepten des flexiblen Portfolios gehören:

Flexibilität: Die Fähigkeit, sich schnell an Veränderungen anzupassen.

Sichtbarkeit: Verbesserte Transparenz über den Projekt- und Portfolio-Fortschritt.

Zusammenarbeit: Verbesserte projektübergreifende Kommunikation und Teamarbeit.

Wertschöpfung: Ein kontinuierlicher Fokus darauf, Kunden und Stakeholdern einen Mehrwert zu bieten.

Agilität ist eine Philosophie, die 2001 von einer Gruppe von Softwareentwicklern ins Leben gerufen wurde, und Werte von Effizienz, Kommunikation und Flexibilität in den Dienst der Entwicklung erstklassiger Produkte stellt. Wie im ersten Agile Manifesto beschrieben, sind die vier Werte der Philosophie:

–              Einzelpersonen und Interaktionen vor Prozessen und Tools

-             Funktionierende Software statt umfassende Dokumentation

–              Zusammenarbeit mit Kunden vor Vertragsverhandlungen

–              Reaktion auf Veränderungen vor Befolgen eines Plans

Agiles Vorgehen ist keine spezifische Methodik, sondern eher ein Ansatz, und viele verschiedene Methoden werden häufig unter dem Begriff agile oder von agilen Verfahren inspirierte Managementprozesse zusammengefasst. Zu diesen Methoden gehören Scrum, Extreme Programming (XP), Disciplined Agile, Kanban und mehr.

Ein Portfolio ist eine Gruppe von Projekten und Programmen innerhalb eines Unternehmens, die miteinander verbunden sind und gemeinsam verwaltet werden, um strategische Ziele und Geschäftsergebnisse zu erreichen. Konventionelles Portfoliomanagement beinhaltet oft einen starren, hierarchischen Ansatz mit langfristiger Planung und strengen Prozessen.

Ältere Methoden, die vor der flexiblen Methodik standen, verwendeten oft ein System, das als „Wasserfall“ bekannt ist und eine strikte Abfolge von Schritten erfordert, die in der vorgegebenen Reihenfolge ausgeführt werden müssen. Diese Methode kann sich nur langsam an neue Informationen oder Veränderungen im Geschäftsumfeld anpassen.

Im Gegensatz dazu legt agiles Portfoliomanagement Flexibilität, iterative Planung und kontinuierliches Feedback fest, indem es Eingaben wie Metriken und Feedback nutzt. Es priorisiert Wertströme und die schnelle Wertschöpfung, die Möglichkeit, Anpassungen auf der Grundlage neuer Informationen vorzunehmen, sowie einen kollaborativen Ansatz für das Portfolio-Management (PPM).

Die Fähigkeit, sich anzupassen und auf Veränderungen zu reagieren, ist in modernen Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Mit dem agilen Portfoliomanagement können Unternehmen schnell umschwenken und ihre Ressourcen auf die wertvollsten und am strategischsten ausgerichteten Initiativen lenken.

Dieser Fokus auf die strategische Ausrichtung steigert die Effizienz, indem er eine bessere Zusammenarbeit fördert und Prozesse rationalisiert, was letztlich zu einer schnelleren und effektiveren Bereitstellung von Ergebnissen führt. Darüber hinaus können Unternehmen durch die Konzentration auf eine kontinuierliche Wertschöpfung im Portfoliobereich die Bedürfnisse ihrer Kunden besser erfüllen, was zu einer höheren Zufriedenheit und Markentreue führt.

Eine flexible Philosophie lässt sich auf viele Arten von Arbeit anwenden, und zwar auf allen Organisationsebenen:

Flexibles Projektmanagement ist die Anwendung der flexiblen Prinzipien auf ein einzelnes Projekt. Dieses Projekt kann mehrere diskrete Aufgaben und mehrere Entwicklungsteams umfassen, die alle an einem einzigen Ziel arbeiten, sei es ein einzelnes Produkt, ein Update oder eine neue Funktion.

Agiles Programmmanagement geht in organisatorischer Hinsicht einen Schritt weiter. Es werden dieselben flexiblen Prinzipien auf eine Gruppe von Projekten angewendet. Dies kann einige neue Techniken und Methoden erfordern, wie z. B. die Schaffung neuer Führungsteams, ein gemeinsamer Ressourcenbestand und eine verstärkte Kommunikation zwischen den einzelnen Teams.

Agiles Portfoliomanagement muss verschiedene Programme koordinieren, möglicherweise in verschiedenen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens. Das Portfoliomanagement befasst sich mehr als die anderen Managementarten mit allgemeinen strategischen Belangen und der geschäftlichen Agilität. Agile Unternehmen müssen die Gesamtziele berücksichtigen, um sicherzustellen, dass Projekte und Programme aufeinander abgestimmt sind.

Das flexible Portfoliomanagement umfasst mehrere wichtige Säulen, die das Fundament der Philosophie bilden. Die Beachtung dieser Grundsätze kann Teamleitern bei der Organisation und Stärkung von Portfolio-Plänen helfen.

Agiles Portfoliomanagement befasst sich mit Geschäftsrichtlinien der Unternehmensführung. Für agile Portfoliomanager ist es von entscheidender Bedeutung, dafür zu sorgen, dass die Strategie eines Unternehmens mit den Grundlagen der individuellen Umsetzung abgestimmt ist.

Das agile Portfoliomanagement behält die Neigung der agilen Philosophie zu kontinuierlicher Planung und Verbesserung durch Iteration bei. Strategien müssen flexibel und die Stakeholder auf Veränderungen vorbereitet sein, unabhängig davon, ob diese von internen oder externen Kräften ausgehen.

Ermächtigung, Transparenz und radikale Ehrlichkeit sind Grundpfeiler des agilen Portfoliomanagements. Ideen und Anleitungen können von überall kommen, und ein guter Portfolio-Manager ist in der Lage, Entwicklern und Projektmanagern die Möglichkeit zu geben, sich zu äußern.

Die kontinuierliche Bewertung des Geschäftswerts von Projekten und Portfolios ist eine der wichtigsten Aufgaben eines agilen Portfoliomanagers. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu erreichen: eine der häufigsten ist die Analyse der Verzögerungskosten (Cost of Delay, CoD).

CoD ist eine einfache Berechnung, die eine Zahl liefert, die angibt, wie wichtig eine rechtzeitige Fertigstellung für einzelne Projekte ist. Für Portfoliomanager kann CoD äußerst hilfreich für die Priorisierung sein.

Das agile Portfoliomanagement selbst beinhaltet oder erfordert keine spezifischen Methoden oder Tools, aber es gibt mehrere flexible Methoden und Frameworks, die häufig mit dem agilen Portfoliomanagement verbunden sind oder dort verwendet werden. Um agiles Portfoliomanagement effektiv umzusetzen, ist es hilfreich, die verschiedenen flexiblen Methoden, Framework, Tools und Techniken zu verstehen.

Scrum ist ein Framework für die kollaborative Teamarbeit, benannt nach dem angeordneten Gedränge im Rugby, bei dem alle Spieler gemeinsam nach vorne drücken. Es fördert die iterative Entwicklung durch kurze, überschaubare Zyklen, die als Sprints bezeichnet werden und skaliert werden können, um mehrere Projekte innerhalb eines Portfolios zu verwalten.

Scrum beinhaltet in der Regel tägliche Besprechungen oder Stand-ups und „Sprints“, bei denen es sich um koordinierte Arbeitsabschnitte handelt. Am Ende jedes Sprints wird die Arbeitsergebnisse überprüft und besprochen, und die Pläne für künftige Sprints werden nach Bedarf angepasst, um den Anforderungen des Unternehmens und seiner Kunden gerecht zu werden.

Kanban ist eine Methode zur Verfolgung einzelner Aufgaben innerhalb eines Projekts, die in der Regel auf einer Tafel präsentiert werden – entweder physisch oder digital. Sie konzentriert sich auf die Visualisierung von Workflows und die Verwaltung des Arbeitsablaufs, um Engpässe zu identifizieren und die kontinuierliche Bereitstellung zu verbessern.

Ein Kanban-Board enthält mehrere Spalten: in der einfachsten Form „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Abgeschlossen“. Auf einem physischen Kanban-Board werden Haftnotizen kontinuierlich von einer Spalte in die andere verschoben, während Aufgaben den Abschlussprozess durchlaufen.

SAFe (Scaled Agile Framework) ist eine Wissensbasis mit Organisations- und Workflow-Prinzipien, -Praktiken und -Kompetenzen, die Prinzipien von Scrum, Kanban und Lean integriert, um agile Praktiken in großen Unternehmen zu skalieren. Es wurde entwickelt, um mehrere Projekte aufeinander abzustimmen und eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Interoperabilität zu gewährleisten. SAFe bietet einen strukturierten Ansatz zur Verwaltung umfangreicher Portfolios.

Diese Methoden helfen dabei, Projekte mit der Strategie und den strategischen Zielen abzustimmen, die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen flexiblen Teams zu verbessern und eine effiziente Zuweisung von Ressourcen auf der Grundlage von Prioritäten zu fördern. 

Zur Unterstützung des agilen Portfoliomanagements werden verschiedene Techniken und Begriffe verwendet. Diese Techniken erleichtern die Aufgabenverfolgung, das Sprint-Management und die Backlog-Organisation und fördern die Transparenz und Zusammenarbeit innerhalb und zwischen den Teams.

Um Projektrückstände und -fortschritte zu verstehen, sollten flexible Teams mit den folgenden Konzepten vertraut sein:

Funktion: Eine bestimmte Funktion eines Produkts, die dem Benutzer einen Mehrwert bietet.

Epics: Umfangreiche Arbeiten, die in kleinere Aufgaben oder Benutzerberichte aufgeteilt werden können. Sie helfen bei der Organisation und Priorisierung wichtiger Aufgaben innerhalb des Portfolios.

Benutzerstory: Eine allgemeine Beschreibung einer Funktion aus der Perspektive des Benutzers. Es beschreibt, um welche Funktion es sich handelt und warum der Benutzer sie benötigt.

Themen: Weit gefasste Schwerpunktbereiche, die strategischen Initiativen des Unternehmens leiten. Sie helfen dabei, Projekte und Programme mit den allgemeinen Geschäftszielen in Einklang zu bringen und sicherzustellen, dass das Portfolio einen maximalen Wert bietet.

Die Vertrautheit mit diesen Konzepten ist eine gute Voraussetzung für Unternehmen, die ihre agile Transformation beginnen.

Die Einführung eines agilen Portfoliomanagements bietet zahlreiche Vorteile, die die Fähigkeit eines Unternehmens, Projekte und Programme effektiv zu verwalten, verbessern. Durch die Konzentration auf Flexibilität, Zusammenarbeit, effiziente Ressourcenzuweisung und Transparenz können Unternehmen bessere Ergebnisse erzielen und kontinuierliche Verbesserungen in ihren gesamten Portfolios vorantreiben.

Verbesserte Flexibilität: Reagieren Sie schnell auf Änderungen und ordnen Sie Ressourcen bei Bedarf neu zu, um sie an strategischen Zielen auszurichten.

Verbesserte Zusammenarbeit: Förderung einer verbesserten Kommunikation und Zusammenarbeit über mehrere Projekte und Teams hinweg.

Bessere Ressourcenzuweisung: Optimierter Einsatz von Ressourcen und Sicherstellung der Ausrichtung auf die wertvollsten Initiativen.

Erhöhte Transparenz: Gewinnen Sie klare Erkenntnisse in den Gesamtfortschritt und den Zustand Ihres Portfolios und treffen Sie bessere Entscheidungen.

Während das agile Portfoliomanagement erhebliche Vorteile bietet, können Unternehmen bei der Umsetzung auf verschiedene Herausforderungen stoßen. Diese Herausforderungen zu verstehen und zu bewältigen, ist entscheidend für eine erfolgreiche Einführung und anhaltende Effektivität.

Kultureller Widerstand: Eine der größten Herausforderungen ist die Überwindung kultureller Widerstände innerhalb von Organisationen. Flexible Methoden erfordern ein Umdenken und eine Veränderung der Vorgehensweisen, die bei Mitarbeitern, die an traditionelle Ansätze gewöhnt sind, mit Skepsis und Zurückhaltung begegnet werden. Um diesen Widerstand zu bekämpfen, gehören ein effektives Change Management und die Förderung einer agilen Kultur im gesamten Unternehmen.

Ausrichtung auf die Unternehmensziele: Die Förderung der Ausrichtung agiler Praktiken an den allgemeinen Geschäftszielen und der Strategie ist entscheidend. Ohne diese Ausrichtung besteht die Gefahr fehlgeleiteter Anstrengungen und Ressourcen. Es ist wichtig, eine klare Verbindung zwischen den Aktivitäten des Portfoliomanagements und den strategischen Zielen des Unternehmens aufrechtzuerhalten, um zusammenhängenden Fortschritt und Wertlieferung zu fördern.

Qualifikationslücken: Die Implementierung eines agilen Portfoliomanagements deckt häufig Qualifikationslücken innerhalb des Unternehmens auf, insbesondere auf der Ebene des Portfoliomanagements. Teams benötigen möglicherweise zusätzliche Schulungen und Weiterbildungen, um agile Praktiken effektiv einzuführen. Investitionen in kontinuierliche Bildung und Qualifikationsentwicklung sind notwendig, um eine kompetente und agile Belegschaft aufzubauen.

Toolintegration: Die Integration agiler Tools in bestehende Unternehmenssysteme kann ein komplexer Prozess sein. Kompatibilität und nahtlose Integration sind unerlässlich, um Unterbrechungen zu vermeiden und die Vorteile agiler Tools zu maximieren. Unternehmen müssen die Integration sorgfältig planen und durchführen und dabei sowohl technische als auch betriebliche Aspekte berücksichtigen, um einen reibungslosen Übergang zu erreichen.