7 Schritte zur Durchführung des Arbeitsauftragsprozesses

Arbeitsaufträge sind die treibende Kraft hinter dem Asset-Management eines jeden Unternehmens. Wann immer eine Person oder Einrichtung eine Serviceanfrage absendet, muss das erhaltende Wartungsteam ein formelles Papier- und/oder digitales Dokument erstellen, das alle Details der Wartungsaufgaben enthält und einen Prozess zur Durchführung dieser Aufgaben darlegt. Dieses Dokument wird als Arbeitsauftrag bezeichnet.

Der Hauptzweck eines Arbeitsauftrags besteht darin, alle im Wartungsbetrieb tätigen Personen über den Arbeitsprozess auf dem Laufenden zu halten. Dadurch kann das Unternehmen die Wartungsarbeiten effizienter organisieren, kommunizieren und verfolgen.

Der Arbeitsauftragsmanagementprozess beschreibt, wie ein Arbeitsauftrag den Wartungsprozess durchläuft, beginnend mit der Identifizierung von Wartungsaufgaben und endend mit der Analyse nach Abschluss.

In der ersten Phase des Prozesses identifiziert eine Person oder Unternehmen die Aufgaben, die das Wartungspersonal erledigen muss. Anhand der Aufgaben kann der Empfänger auch feststellen, ob es sich bei den Wartungsaufgaben um eine geplante Wartung (bei der die Aufgaben im Voraus leicht identifizierbar sind) oder um eine ungeplante Wartung (bei der der Umfang und die Besonderheiten der Aufgabe eine anfängliche Bewertung erfordern) handelt.

Sobald die initiierende Partei die Wartungsprobleme identifiziert hat, sollte sie die Details in einem Wartungsantragsformular darlegen und dieses zur Prüfung und Genehmigung an die Wartung absenden. Arbeitsanfragen können aus verschiedenen Umständen entstehen – von Mieteranträgen bis hin zu vorbeugenden Wartungen.

Die Wartungsabteilung (oder das Wartungsteam) ist für die Bewertung von Arbeitsanträgen verantwortlich, sobald sie abgesendet wurden. Idealerweise prüft die Abteilung die Details des Arbeitsantrags, um die Durchführbarkeit der Arbeiten festzustellen und anschließend den Personal- und Ressourcenbedarf zu ermitteln. Wird die Anfrage genehmigt, wird sie in einen Arbeitsauftrag umgewandelt.

Sobald das Wartungsteam oder der Vorgesetzte die Arbeitsanfrage genehmigt und die benötigten Materialien, Equipment und Mitarbeiter zuweisen, erstellen sie einen neuen Arbeitsauftrag. Der Arbeitsauftrag sollte alle notwendigen Details der Arbeit sowie die Kontaktdaten des Unternehmens, die Priorität und den Fertigstellungstermin enthalten. Um diesen Prozess zu vereinfachen, können Unternehmen das Format der Arbeitsaufträge mithilfe einer Vorlage standardisieren.

In dieser Phase ermittelt die Wartung auch, welche Art von Arbeitsauftrag benötigt wird. Wenn sich ein Unternehmen beispielsweise auf einen proaktiven Wartungsansatz verlässt, um Ausfallzeiten von Equipment vorherzusehen und zu reduzieren, wird es wahrscheinlich einen Arbeitsauftrag zur vorbeugenden Wartung verwenden. Andererseits wird, wenn ein Equipment bereits ausgefallen ist oder das Unternehmen ein reaktiveres Wartungsprogramm anwendet, das Wartungsteam wahrscheinlich einen Instandsetzungsauftrag zur Korrektur oder einen Notfallauftrag erstellen.

An diesem Punkt weist das Team bzw. der Vorgesetzte einem qualifizierten Wartungstechniker die erforderlichen Wartung zu, der die Aufgabenliste gemäß dem vorgeschlagenen Zeitplan abarbeitet. Wenn das Unternehmen eine Computerized Maintenance Management System (CMMS)-Software verwendet, wird die Aufgabe automatisch einem Techniker zugewiesen.

Wartungstechniker sind dafür verantwortlich, einen Arbeitsauftrag zu dokumentieren und abzuschließen, sobald alle zugewiesenen Aufgaben abgeschlossen sind. Die Techniker müssen die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit angeben, alle verwendeten Materialien/Equipment auflisten, Bilder ihrer Arbeit beifügen und Notizen und Beobachtungen zu der Arbeit hinzufügen. Ein Manager muss möglicherweise den abgeschlossenen Arbeitsauftrag absegnen und Anweisungen zu Nächste Schritte und Folgemaßnahmen geben, bevor er zur letzten Phase übergeht.

Die Überprüfung abgeschlossener Arbeitsaufträge kann wertvolle Erkenntnisse über die Wartung liefern, so dass Unternehmen versuchen sollten, abgeschlossene Arbeitsaufträge so häufig wie möglich zu überprüfen. Die Analyse abgeschlossener Arbeitsaufträge kann Unternehmen wirklich dabei helfen, Verbesserungsmöglichkeiten im Arbeitsauftragsprozess zu erkennen. Die Analyse nach Abschluss hilft den Teammitgliedern auch dabei, alle Aufgaben zu identifizieren, die sie übersehen haben oder noch einmal aufgreifen müssen.

Mit dem Wachstum einer Unternehmen kann es unhaltbar werden, sich bei der Bewältigung des sich ständig verändernden Datenbedarfs auf papierbasierte Arbeitsauftragssysteme (oder gar Spreadsheets) zu verlassen. Größere Unternehmen und solche mit komplexeren Anforderungen sollten die Investition in eine computergestützte Wartungsmanagement-Software (CMMS), eine Art von Arbeitsauftragssoftware, in Betracht ziehen.

Ein hochwertiges CMMS plant, erstellt, verfolgt und organisiert automatisch Serviceanfragen, Arbeitsaufträge und routinemäßige Wartung, erspart den Wartungsleitern und -vorgesetzten so einen übermäßigen Planungsaufwand.

Die Verwendung von CMMS-Software ermöglicht es Ihrem Unternehmen außerdem, große Datenmengen elektronisch an einem zentralen Ort zu speichern. Da all Ihre Arbeitsauftragsdaten an einem Ort gespeichert sind, kann Ihr Managementteam in Echtzeit auf Arbeitsaufträge zugreifen, während sie den Lebenszyklus der Arbeitsaufträge verschieben. CMMS-Plattformen mit zugehöriger Software für mobile Geräte gehen noch einen Schritt weiter und ermöglichen es den Benutzern, Arbeitsaufträge zu verfolgen und Wartungsaktivitäten mobil abzurufen. 

Darüber hinaus kann ein gutes CMMS Arbeitsauftragsdaten aggregieren und entsprechend den spezifischen Bedürfnissen der Abteilung anzeigen. Wartungsteams können anpassbare Berichte erstellen und ansehen, Trenddaten und Metriken/KPIs visualisieren und die Funktionalität von Assets überwachen, um Fehlerbehebung und Bestandverwaltung zu erleichtern.

Die Einführung eines CMMS kann zwar ein komplexer Prozess sein, doch die Integration einer CMMS-Software in Ihre Wartung kann Ihrem Unternehmen helfen, Kosten zu senken, den Datenzugriff und die Transparenz zu verbessern, Rückstände und menschliche Fehler zu reduzieren und Ihre Facilities Management zu optimieren.

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