Zukunft Industrien

Digitalisierung im Mittelstand: Geschäftsprozesse bieten Potentiale

Die ganze Welt redet von Digitalisierung. Doch was in Großkonzernen und im Enterprise-Markt schon Gang und Gäbe ist – beinahe jedes Unternehmen, das hier etwas auf sich hält, hat entweder einen Chief Digital Officer oder Experten in vergleichbarer Position eingestellt –, und wo Begriffe wie Digitale Transformation, Cloud, Industrie 4.0, Big Data oder künstliche Intelligenz an der Tagesordnung sind, tastet sich der Mittelstand noch an die Digitalisierung heran.

Dabei können gerade Mittelständler von digitalen Geschäftsprozessen profitieren – beispielsweise, indem sie Marktdaten und Trends schneller erfassen und auswerten, um mit der Entwicklung neuer Produkte zeitnah reagieren zu können. Hier schlummern oftmals noch Potentiale, welche sich in direkte Wettbewerbsvorteile übersetzen lassen. Allerdings stehen Unternehmen im Mittelstand vor der Herausforderung, aus der Vielzahl an Möglichkeiten und Technologien die für sie geeignete und wirtschaftlich sinnvolle auszuwählen. Denn nicht alles was technisch machbar ist, passt auch zwingend zum eigenen Geschäftsmodell. Tatsächlich geht es für den größten Teil der Mittelständler aber wohl auch nicht um das „Anfangen“, sondern um das „Fortführen“ eines sich stetig entwickelnden, fortlaufenden Prozesses.

Eine umfassende digitale Strategie statt digitalem Stückwerk

Sicher ist es alles andere als optimal, wenn mit Supply-Chain-Management das Führen einer Excel-Liste verstanden wird, Vertriebler Outlook als CRM verwenden oder der Praktikant einmal die Woche eine Werbebotschaft bei Facebook platzieren darf. Und Hersteller, deren Website nicht mehr als eine bessere Visitenkarte ist und die ihr Sortiment online gar nicht oder nur mangelhaft präsentieren, haben noch nicht ganz verstanden, dass das nicht Digitalisierung ist. Es braucht schon eine umfassende digitale Strategie – ausgegeben von der Geschäftsführung. Die Rahmenparameter werden dabei nicht nur durch finanzielle Faktoren vorgegeben, sondern auch durch die zur Verfügung stehenden Ressourcen: Digitalisierung ist nicht nur eine Aufgabe der IT-Abteilung, sondern in besonderem Maße auch ein Thema der Fachabteilung: Produktion, Kommunikation, Vertrieb und Marketing müssen einbezogen werden. Denn hier liegt das Fachwissen und die Expertise über die Unternehmensprozesse. Denn die größten Potenziale in mittelständischen Unternehmen sind in der Regel aus den Prozessen zu heben. Im einfachsten Fall sind das papiergetriebene Abläufe, die es in die digitale Welt zu holen gilt. Oftmals sind es aber auch Prozesse, die in proprietären Systemen oder in Insellösungen verteilt laufen und die zu Bruchstellen in Kommunikation und in Abläufen führen, die es in einem System zusammenzuführen gilt.

Prozesse

Die unterschiedlichen Bereiche, die bei der Digitalisierung eine Rolle spielen.

Studien zum Stand der Digitalisierung in Deutschland: Die Bereitschaft ist vorhanden

Interessant ist in diesem Zusammenhang die Broschüre „Digitalisierung von Geschäftsprozessen“ der TU Chemnitz, die in Zusammenarbeit mit dem Bundeswirtschaftsministerium entstand. Wie eine darin veröffentlichte Studie verrät, sehen 55 Prozent der befragten Unternehmen die Digitalisierung von Prozessen als einen wesentlichen Aspekt an. Und das nicht nur vor dem Hintergrund einer höheren Wirtschaftlichkeit, sondern auch mit der Zielsetzung neue und innovative Geschäftsmodelle zu generieren, wie 45 Prozent der Befragten angaben. Und auch das Bundeswirtschaftsministerium (BMWi) bescheinigt dem Mittelstand Fortschritte: Wie aus dem Monitoring-Report Wirtschaft Digital 2017 hervorgeht, ist der Digitalisierungsgrad mittelständischer Unternehmen mit zehn bis 249 Beschäftigten 2017 im Vergleich zum Vorjahr um zwei Punkte auf 52 Indexpunkte gestiegen, 19 Prozent der mittelgroßen Unternehmen ist sogar schon „hoch“ digitalisiert. Na bitte, es geht doch!

Entscheidend bei Digitalisierungsvorhaben von Geschäftsprozessen ist nun die eingangs erwähnte Wirtschaftlichkeit aber auch Handhabbarkeit. Denn ob im Kundenservice, Einkauf, Investitionsmanagement oder bei Freigabe-Verfahren: Workflows sind aus Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Um die dahinterstehenden Abläufe effizienter zu gestalten, sollten Unternehmen auf intuitive und plattformunabhängige Lösungen setzen, mit denen sie Geschäftsprozesse modellieren und automatisieren können. Der GBS AppDesigner ist ein solches Beispiel. Er versteht sich auf die Integration von unterschiedlichen Plattformen, wie beispielsweise IBM Domino, IBM Connections und auch Microsoft SharePoint. Eine kürzlich veröffentlichte Workflow-Studie des Fachportals SharePoint 360, der Hochschule der Medien Stuttgart und GBS zeigt in diesem Zusammenhang, dass neben der IT insbesondere Vertrieb, Einkauf, Personalwesen und Marketing die treibenden Abteilungen sind, wenn es um das Thema Workflowmanagement beziehungsweise Digitalisierung von Geschäftsprozessen geht. Zudem offenbarten 75 Prozent der 150 befragten Unternehmen, bis zu 50.000 Euro im Bereich Workflows und weitere 20 Prozent sogar mehr als 50.000 Euro zu investieren. Hier zeigt sich zum einen die Investitionsbereitschaft, aber auch der abteilungsübergreifende Bedarf bei der Unterstützung von Geschäftsprozessen.

Um nun möglichst schnell Erfolgserlebnisse zu erzielen, ist es sinnvoll mit einfachen Prozessen in die Digitalisierung zu starten. Wer händische und intransparente Prozesse, die im Unternehmen viele zeitliche und personelle Ressourcen binden, automatisiert, erhöht gleichzeitig auch die Akzeptanz der Mitarbeiter. Die aus solchen Projekten gewonnen Erfahrungen können dann in die Digitalisierung komplexerer Geschäftsprozesse einfließen und so schrittweise zum Ziel führen. Hier bietet sich gleichzeitig die Gelegenheit, alte eingefahrene Prozesse zu verschlanken und nicht eins zu eins in die digitale Welt zu überführen. So kann im Ergebnis auch die Kundenzufriedenheit gesteigert werden, da plötzlich die Geschwindigkeit und Verlässlichkeit in der gesamten Organisation gesteigert wird. So profitieren Unternehmen und Kunden gleichermaßen von der Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse.

Über den Autor

Andreas Richter ist als Mitglied der Geschäftsleitung bei GBS verantwortlich für die Marketing- und Produktstrategie. In seiner Arbeit verknüpft er umfassende Marketing-Expertise mit einem breiten Know-how in Bereichen wie IT-Sicherheit, Collaboration, Social Business, Cloud und Compliance.

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