Zukunft Industrien

ECM out of the „Kiste“

Out of the Box – steht hinlänglich für Lösungen, die aus der „Kiste“ heraus sofort verfügbar sind. IBM gibt dem Terminus eine neue Bedeutung – und zwar im doppelten Sinne. Lösungen für das Enterprise Content Management, kurz ECM, sind jetzt out-of-the-box einsatzbereit und zwar aus der Box heraus – das ist die Cloud des IBM Partners Box. Erst vor kurzem haben die beiden Unternehmen beschlossen, in Sachen Cloud enger zu kooperieren. Während Box seine Plattform für die cloudbasierte Zusammenarbeit in die Waagschale wirft, bringt IBM zahlreiche SaaS-Lösungen (Software as a Service) oder auch ihre weltweite Cloud-Präsenz mit mehr als 40 Rechenzentren in die Partnerschaft ein. Auch die Analyse mit den kognitiven Technologien von IBM Watson gibt es nun in Box und liefert neue Einblicke in die digitale Datenwelt.

Box macht ECM mobil
Vor allem im Zusammenhang mit ECM eröffnet Box zusätzliche Optionen, um das digitale Dokumentenmanagement zu steuern. Denn über Box lassen sich unstrukturierte Daten und Dokumente nicht nur austauschen, sondern auch sicher und einheitlich bearbeiten. Gerade der mobile Zugriff auf Box macht es Mitarbeitern möglich, von jedem Ort aus auf ein Dokument zuzugreifen, bei dem es sich definitiv um die aktuelle und jüngste Version handelt.

Fit für den cloudbasierten Einsatz in Box ist das IBM ECM-Quartett: Case Manager, Content Navigator, Datacap mit Mobile und StoredIQ. Der IBM Case Manager macht seinem Namen alle Ehre: Er bearbeitet Fälle! Dahinter verbirgt sich ein digitaler Fallbearbeiter, der Inhalte, Prozesse und Menschen miteinander vernetzt. Stets behält er bei der Fallbearbeitung den Überblick und achtet insbesondere auf die Einhaltung der durch den Kunden vorgegebenen internen und gesetzlicher Bestimmungen. Ihm zur Seite steht der Content Navigator als Nutzerzugang, der auch digitale Dokumente mobil macht. Er sorgt dafür, dass Inhalte über mobile Endgeräte wie Tablet oder Smartphone abrufbar sind und interaktiv genutzt werden können. Auch die mobile Erfassung von Dokumenten – in Papierform oder digital – gelingt mit Content Navigator.

ECM out-of-the-box – aus der Cloud des IBM Partners Box.

ECM out-of-the-box – aus der Cloud des IBM Partners Box.

Ein zentrales Portal für alle Dokumente
Um die zentrale Erfassung sämtlicher Dokumente kümmert sich das dritte IBM ECM-Werkzeug in der Box Cloud – IBM Datacap. Das universelle Erfassungswerkzeug kann verschiedene Dokumentformate verarbeiten und entsprechend in der Cloud ablegen. Mit Datacap werden nicht nur Kosten für Papier und Verwaltung gesenkt, sondern das ECM-Werkzeug ist so auch Ausgangspunkt für eine fundierte digitalisierte Entscheidungsfindung. Denn über Datacap eingestellte Informationen aus Einkauf, Vertrieb oder Service können jetzt auch in der Box Cloud sinnvoll miteinander verknüpft und strukturiert bearbeitet werden. Zudem versteht das Sprachentalent nicht nur Schriftstücke mit lateinischen Buchstaben in den gängigen Sprachen, sondern beherrscht auch Kyrillisch und vereinfachtes Chinesisch. Die mobile Version kommt zum Einsatz, wenn Dokumente mit Smartphone oder Tablet erfasst werden müssen – egal ob es der Führerschein bei der Polizeikontrolle ist oder die Vertragsunterlagen für einen neuen Auftrag.

Komplett macht das IBM ECM-Quartett innerhalb von Box die Lösung StoredIQ. Sie ist Teil des Information Lifecycle Governance und somit zuständig für die Ordnung im Dokumentenwirrwarr. Konkret geht es darum, die Dokumente mit Blick auf Rechtsfragen und Gesetzeskonformität zu verwalten. Also, welche Daten können oder müssen gelöscht werden und welche sollte ein Unternehmen aufbewahren. Diese Aufgaben entwickeln sich aufgrund einer immer größeren Datenflut zu einer Herkulesaufgabe, die mit normalem Menschenverstand oft nur schwer zu bewältigen ist. Das digitale Hirn in der Cloud hilft, nützliche von nutzlosen Dokumenten zu trennen. Es macht Unternehmen regelbasiert darauf aufmerksam, wenn Dokumente aufgrund von Datenschutz oder sonstigen Vorschriften vernichtet werden müssen.

Vernetzte Cloud statt verstaubter Aktenschrank
ECM out of the Box gewährleistet ein digitales Dokumentenmanagement, das sich in der Unternehmenswelt verankern lässt. Eigene Aufträge, externe Gutachten oder die Korrespondenz mit Kanzleien oder dem Patentamt laufen über das ECM. Mit Box steht eine Cloud zur Verfügung, über die die Geschäftswelt sicher und einheitlich kommunizieren kann. Innerhalb kürzester Zeit lassen sich in Box unterschiedliche Teams zusammenstellen und koordinieren. Zugriffsrechte und Vereinbarungen werden zentral gesteuert und sind mobil verfügbar. Weder Ort noch Zeit spielen für die Zusammenarbeit im Team eine Rolle. Deshalb sind es gerade die Fachabteilungen, die den Einsatz von Box vorantreiben. Denn egal ob Marketing, Personal oder Vertrieb, sie alle leben von der Flexibilität und Mobilität ihrer Teams. Heute treffen sie sich nicht mehr im Großraumbüro und hängen über ihren Aktenordnern, sondern agieren im virtuellen Cloud-Office, das es jetzt out of the „Kiste“ gibt.

 

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