如何进行 ERP 实施

如果企业决定转为采用 ERP (企业资源规划) 软件系统，那么接下来要做的就是 ERP 实施。想要使用 ERP 并从中获益，企业必须先组建一个团队（通常包括项目经理和部门经理）来妥善、有效地进行 ERP 实施、部署。

该过程可能会很复杂，让人不知所措，具体取决于贵组织的需求。然而，一旦成功实施新软件，组织就会在理想的情况下看到 ERP 系统为企业带来的生产率提高和成本节约效益。改用 ERP 系统可以简化业务需求，对最终用户和整个组织都有好处。

下面详细介绍了 ERP 实施计划的每一个步骤。首先，要厘清组织在选择 ERP 系统之前应该做什么，然后深入研究确保实施得以成功的最佳实践。

1. 发现并计划 ERP 实施

在实施 ERP 之前，组织必须评估其现有系统的运行情况。这是成功整合 ERP 的第一步，必须在选择 ERP 软件之前完成。

这是整个 ERP 实施流程的第一步。这时，组织必须审查评估现有系统和流程，以全面了解业务的运营情况以及可能存在的缺陷和不足。在此步骤中，还应组建一个 ERP 实施项目团队以负责做出决策。需要评估的领域包括财务、制造流程、库存、销售等。此步骤对于了解存在的差距和现有问题也很重要，例如了解流程效率低下问题和 ERP 系统所需满足的潜在需求。

在评估了组织的当前系统、工作流程和日常功能后，就应该选择合适的 ERP 系统，以满足预算预测和定价等业务要求。如果需求已经明确，就可以在第一步中获得 ERP 软件。这些要求取决于组织是在内部使用企业资源规划系统，还是在云端使用 ERP 系统。

如果您的 ERP 部署有明确的路线图和项目计划，那么对现代 ERP 系统的更改可能会非常简单。与员工进行清晰而坦诚的对话将确保组织的认同。

在定义组织需求范围时，可使用的问题：

• ERP 软件将自动执行哪些业务功能？
• ERP 系统对于数据有哪些具体要求？ERP 系统是否与现有系统兼容？
• 需要跟踪哪些关键绩效指标 (KPI)？
• 该软件是否具有可扩展性和灵活性，足以满足组织的需求？
• 实施和部署的时间框架是怎样的？

2. 设计规划与实施准备

此时，您已经为您的企业选择了 ERP 系统。下一步是设计阶段。这一步骤旨在配置 ERP 软件解决方案，使其适合组织的特定需求。

新设计需要变革管理以实现更高效的工作流程，同时可能需要新的业务流程以更适合即将实施的 ERP 系统。组织内应该有一个团队专门负责这一设计步骤并确定适当的计划，这一点非常重要。

配置 ERP 系统的步骤：

• 通过定义业务的所有必要方面（如会计科目表、成本中心和业务部门）来创建组织结构。
• 定制您的 ERP 软件，使其与现有的工作流程保持一致，并设置您认为您的组织需要的模块，例如客户关系管理 (CRM)、人力资源和供应链管理。
• 设置用户角色和权限参数，控制每个人对整个系统的访问，并确保数据得到适当控制。
• 将 ERP 软件与组织内的其他现有系统集成，例如会计软件、库存管理和电子商务平台（如果适用）。

3. 迁移和发展

一旦确定了设计要求，就可以开始开发阶段。这涉及对软件进行自定义，以便可以进行重新设计。开发或准备阶段至关重要，可能是一项艰巨的任务；但如果处理得当，将有助于您的 ERP 系统长期正常运行。

您已经确定了重新设计，现在是时候清理和格式化当前系统的数据，使其与新系统兼容了。在此步骤中，组织将需要评估所有现有数据，并将数据准备成适合新 ERP 软件的兼容格式。一旦加载到新系统并正确格式化，即可执行首次 ERP 测试。在此步骤中，您还应该监控并记录业务运营的关键指标，包括任何中断。

可采用以下方法来进行迁移规划并准备要迁移的数据：

• 对现有的所有旧系统和应用程序进行全面数据审计，以便清晰掌握数据迁移情况。
• 对需要迁移的数据类型进行分类，并通过梳理和清理数据来确保准确性，找出冗余数据。
• 定义要使用的数据传输方法并对其进行测试，以确保它是正确的迁移过程。
• 制定备份计划和恢复计划，以防发生错误或丢失数据。
• 制定数据治理政策并实施协议。

4. ERP 系统测试

在完成所有前期步骤后，此时需要对系统进行上线前的测试。在这个阶段，开发工作可能仍在进行中，这属于正常情况。一个 ERP 模块可能单独接受测试，并且可能需要进行修复或调整，而其他模块可能同时接受测试。团队成员应该接受用户培训，而且主要利益相关者也应该参与这个测试过程。

测试整个系统并确保其正常运行和准确运行数据至关重要。这是最重要的阶段，因为它将确保在 ERP 软件正式运行之前，所有系统应用程序和流程都能正常运行。

测试阶段应注意的事项

• 跟踪用户接受标准并记录相关信息。
• 自始至终测试系统运行状况，并验证所有已迁移数据的准确性。
• 通过审查和查看反馈意见来检查用户的可访问性。
• 在部署 ERP 软件之前完成所有必要的测试，例如测试自动化流程、工作流程和系统安全性。
• 确保 ERP 系统与其他现有系统和应用程序兼容。
• 确保所有员工都接受过该系统的培训；考虑先分阶段实施 ERP 软件，然后在公司范围内推广。

5. 交付成功的 ERP 实施系统

如果上述步骤都已完成，那么好消息是，贵组织已准备好启动新的 ERP 系统。假设所有员工都接受过适当的软件培训，那么现在就该推出新的 ERP 解决方案了。

启动实施过程的项目团队应做好准备，以防员工感到困惑或出现其他潜在问题。随时做好准备处理问题，并制定应急计划来应对严重故障。所有 ERP 模块可以同时部署，但也可以分阶段完成。一些组织可能会选择优先部署某些模块，并随着事态进展添加其他模块，这是完全正常的。

没有两个组织是相同的，部署 ERP 软件可能会有很大的不同，但要记住让所有员工都能访问 ERP 解决方案，并确保激活自动化流程。

一旦实施，需要注意什么：

• 数据是否准确且正常发挥作用？
• 是否所有用户都能顺利实现实时访问？
• 安全协议是否到位并发挥作用？
• 是否已制定工作流程？既定工作流程是否按预期运行？

6. 管理您的 ERP 解决方案

现在，假设实施已完成，为 ERP 系统创建持续维护的协议非常重要。您的组织应执行定期的维护检查并定期升级软件。创建团队或聘请专业人员来维护 ERP 系统的正常运行状况，这是解决方案持久运行的关键。

您选择的 ERP 供应商应该能够解决任何问题，并提供所需的持续维护或更新。此实施过程的最佳实践应包括一个管理良好的团队以及组织、员工和主要利益相关者之间的密切沟通，以确保 ERP 解决方案有效且高效地运行。

管理新 ERP 系统的最佳实践：

• 定期收集用户和客户反馈。
• 本地部署的 ERP 系统需要定期更新软件，有时还需要更新硬件，而基于云的 ERP 将自动更新。
• 创建标准操作程序 (SOP)，以确保快速解决常见问题。

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