O que é um sistema de gerenciamento de conformidade (CMS)?
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O que é um CMS?

Um sistema de gerenciamento de conformidade (CMS) é um sistema integrado usado para atender aos requisitos regulatórios, políticas internas e padrões do setor. Um CMS eficaz ajuda as organizações a evitar áreas de não conformidade e alcançar conformidade regulatória contínua.

Como o próprio nome sugere, um sistema de gerenciamento de conformidade é exatamente isso: um sistema. Ele não consiste em uma peça específica de tecnologia ou processo, mas sim em um conjunto de ferramentas, processos de negócios e controles internos que trabalham juntos para reduzir o risco de conformidade e ajudar as organizações a cumprir suas responsabilidades de conformidade. Isso significa que um sistema de gerenciamento de conformidade pode incluir qualquer coisa, desde avaliações de risco até treinamento de conformidade.

Ter um sistema de gerenciamento de conformidade eficaz é essencial para os esforços de conformidade de uma organização e uma estratégia mais ampla de gerenciamento de riscos. Isso ocorre porque a não conformidade com os requisitos de conformidade pode resultar em consequências graves, incluindo multas, interrupções nos negócios e aumento do risco de violações de dados.

Atualmente, os sistemas de gerenciamento de conformidade normalmente funcionam com um alto grau de automação e identificam proativamente riscos potenciais, permitindo que as organizações tomem medidas corretivas imediatas e resolvam problemas de conformidade em tempo real.

Gerenciamento de conformidade versus um sistema de gerenciamento de conformidade

O gerenciamento da conformidade e os sistemas de gerenciamento da conformidade estão intimamente relacionados, embora sejam tecnicamente separados.

O gerenciamento de conformidade refere-se à estratégia mais ampla que uma organização emprega para aderir aos regulamentos, enquanto um sistema de gerenciamento de conformidade (CMS) é o conjunto prático de ferramentas e controles usados para automatizar e simplificar esses processos de conformidade. Em outras palavras, o gerenciamento de conformidade é a abordagem geral, enquanto um CMS é a solução prática.

Por que um CMS é importante?

Atualmente, as organizações enfrentam um número crescente de normas de conformidade em todos os setores e jurisdições. Essas regulamentações de conformidade geralmente são complexas e específicas do setor, como a HIPAA, para o setor de saúde, ou específicas do setor regional, como a GDPR, para a União Europeia.

O não cumprimento destes requisitos legais pode muitas vezes acarretar multas pesadas e problemas legais. Por exemplo, em maio de 2023, a autoridade de proteção de dados da Irlanda impôs uma multa de USD 1,3 bilhão à Meta, com sede na Califórnia, por violações do GDPR (link fora de ibm.com). 

Além disso, as atitudes dos consumidores em relação aos problemas de conformidade e à cibersegurança estão mudando. Em um estudo recente da McKinsey, 85% dos entrevistados disseram que era importante conhecer a política de privacidade de dados de uma empresa antes de fazer uma compra (link reside fora do ibm.com). As empresas estão começando a ver que a conformidade não é apenas o preço a pagar por fazer negócios; pode até ser bom para os negócios.

Ainda assim, atender às regulamentações de conformidade pode ser desafiador. Muitas organizações estão cada vez mais globais e têm vários escritórios em todo o mundo com funcionários e clientes em várias regiões, todos com diferentes requisitos regulatórios. Essas organizações podem achar difícil ficar à frente dos requisitos de conformidade, especialmente porque as leis e regulamentos continuam a mudar com o advento de novas tecnologias. As organizações também correm o risco de introduzir camadas adicionais de complexidade de conformidade sempre que adicionam uma nova iniciativa de negócios ou método de manipulação de dados. 

Um sistema de gerenciamento de conformidade (CMS) ajuda as organizações a enfrentar esse complexo cenário regulatório e a manter a conformidade. Isso facilita a verificação automática de áreas de não conformidade em tempo real e a resposta às mudanças nas regulamentações e nos requisitos legais.

Um CMS eficaz também permite que as organizações padronizem seus esforços de conformidade em todas as regiões e personalizem sua abordagem para manter a conformidade com regulamentações e padrões específicos do setor. Mais amplamente, um CMS também ajuda a impor padrões éticos e estabelecer uma cultura de conformidade e responsabilidade corporativa.

Os três elementos principais de um sistema de gerenciamento de conformidade

Embora um CMS eficaz possa incluir muitos elementos, ele geralmente se concentra nos três componentes a seguir:

Conselho de administração 

O conselho de administração se concentra na criação de uma cultura de conformidade de cima para baixo. Dadas suas muitas outras responsabilidades, elas podem não querer priorizar a conformidade; no entanto, elas são, em última instância, responsáveis pelo desenvolvimento e administração de um programa de gerenciamento de conformidade.

Depois de criar um CMS eficaz, eles devem comunicar as políticas à alta administração e a todos os outros stakeholders na empresa e além, incluindo contratados e prestadores de serviços terceirizados.

Somente com a supervisão do conselho, as organizações podem mostrar que estão levando a sério os esforços de conformidade e criar políticas uniformes que permitem que todos na organização cumpram as leis e regulamentos federais de proteção ao consumidor.

Diretor de conformidade

A gerência sênior também pode indicar um diretor ou gerente de conformidade para liderar a função de conformidade e garantir uma supervisão gerencial eficaz. Esses líderes geralmente se reportam direta e continuamente ao Conselho de Administração para mantê-lo informado sobre as questões de conformidade, o que lhes permite fazer ajustes estratégicos e táticos no programa de gerenciamento de conformidade, conforme necessário.

Algumas responsabilidades dos responsáveis pela conformidade podem incluir:

  • Estabelecer e implementar políticas e procedimentos de conformidade

  • Garantir que tanto o gerenciamento quanto a equipe passem por treinamento completo sobre leis e regulamentos de proteção ao consumidor

  • Avaliação de problemas emergentes de conformidade e novos riscos potenciais

  • Tratar as reclamações dos consumidores através de um processo de resposta a reclamações de consumidores padronizado e bem documentado

  • Comunicar atividades de conformidade e conclusões da auditoria de conformidade ao Conselho

  • Tomar as medidas necessárias para implementar ações corretivas e atualizar continuamente o programa de conformidade

Programa de conformidade

O programa de conformidade é o centro de um sistema de gerenciamento de conformidade. Ele serve como hub central para projetar e implementar todos os controles e contramedidas de conformidade. Normalmente, esses programas incluem políticas, procedimentos e práticas estruturados, incluindo controles internos e processos de conformidade, aplicados pela gerência sênior. 

Um programa de conformidade bem elaborado pode incluir avaliações de risco, treinamento de funcionários, mecanismos de relatório, ações corretivas, bem como auditorias de conformidade e monitoramento de conformidade (veja abaixo). 

Os funcionários devem consultar o programa de conformidade como guia oficial de conformidade. Dessa forma, todos operam a partir do mesmo conjunto de padrões e cumprem de forma consistente e precisa suas responsabilidades de conformidade. Por esse motivo, também é essencial criar um programa de treinamento de conformidade estruturado para que os funcionários saibam suas responsabilidades e possam se alinhar às diretrizes de conformidade atuais e às políticas internas. 

As organizações também devem considerar estabelecer estruturas de relatórios consistentes e transparentes. Isso aumenta a eficiência e a comunicação e permite que as equipes de conformidade atribuam tarefas aos membros da equipe apropriados com fluxos de trabalho claros que rastreiam solicitações e ações corretivas.

Resposta à reclamação do consumidor

As reclamações do consumidor podem ajudar as organizações a identificar possíveis problemas de conformidade regulatória. Frequentemente, os clientes são os primeiros a identificar riscos potenciais, e responder a essas reclamações rapidamente pode inspirar a fidelidade do cliente e, ao mesmo tempo, ajudar as organizações a tomar medidas corretivas rápidas para evitar penalidades regulatórias. Além disso, as autoridades reguladoras geralmente examinam como as organizações lidam com as reclamações dos consumidores, portanto, responder de forma rápida e eficaz pode ajudar a melhorar a conformidade e a posição regulatória de uma organização.

Auditoria de conformidade

As auditorias de conformidade são outro componente essencial de qualquer sistema de gerenciamento de conformidade. Seja interna ou externa, essas auditorias envolvem uma avaliação imparcial da conformidade e adesão de uma organização às políticas, aos procedimentos e aos requisitos regulatórios internos. Eles são cruciais para garantir a conformidade contínua e identificar possíveis riscos de conformidade. 

Para auditorias externas, auditores externos imparciais geralmente fornecem uma revisão independente das políticas e protocolos de conformidade. Em contraste, o departamento de auditoria interna de uma organização normalmente realizará uma auditoria interna. Ambos os tipos de auditoria são imparciais e devem concluir com relatórios de auditoria que descrevem descobertas e sugestões de melhoria. 

Devido à sua independência, auditorias de conformidade podem oferecer às organizações, especialmente as maiores, rigor adicional de conformidade e mais verificações e equilíbrios. Elas também podem servir como um registro histórico para atividades de conformidade e até ser compartilhadas com autoridades regulatórias para demonstrar responsabilidade durante uma auditoria regulatória.

Embora as auditorias de conformidade possam ser estressantes, as organizações podem ajudar a simplificar o processo, conhecendo bem os padrões relevantes e mantendo registros organizados para ajudar os auditores a localizar rapidamente as informações necessárias.

Entre auditorias de conformidade, as organizações podem realizar avaliações de risco e monitoramento contínuo da conformidade.

Monitoramento de conformidade

O monitoramento de conformidade envolve a vigilância ativa das operações para identificar áreas de não conformidade. Ele ajuda as organizações a aderir aos requisitos regulatórios e proteger os interesses dos consumidores em tempo real. Quando surgem riscos potenciais, o monitoramento de conformidade ajuda a detectá-los mais cedo e, em seguida, executa ações corretivas e remediações rápidas para evitar a recorrência.

Outros métodos de monitoramento de conformidade incluem entrevistas com funcionários, revisão de políticas e procedimentos, avaliação da eficácia do treinamento e comparação de práticas reais com divulgações externas. Essas medidas podem ajudar as organizações a monitorar os esforços de conformidade em tempo real e alterar seu sistema de gerenciamento de conformidade conforme necessário.

Implementando um sistema eficaz de gerenciamento de conformidade

Para implementar um sistema de gerenciamento de conformidade (CMS) eficaz, as organizações devem considerar adotar uma abordagem estratégica que comece a entender suas necessidades de negócios e continue por meio da implantação e do suporte contínuo. 

As etapas comuns a serem consideradas incluem: 

Avaliando suas necessidades

Antes de adotar um CMS, entenda suas metas de conformidade e gerenciamento de riscos para orientar sua seleção e configuração de CMS. Por exemplo, se você for uma instituição financeira, identifique se a adesão a estruturas regulatórias específicas, como ISO ou SOX, é necessária e escolha ferramentas de gerenciamento de conformidade que incluam ferramentas específicas do setor e software GRC (governança, risco e conformidade). 

Personalizando seu CMS

Depois de identificar suas necessidades, personalize seu CMS. Isso pode incluir ajustar o sistema para se ajustar à estrutura organizacional ou aos processos de negócios, atribuir funções aos usuários ou integrá-lo perfeitamente aos fluxos de trabalho existentes e às ferramentas de conformidade.

Envolvendo os stakeholders

Conforme mencionado, um CMS eficaz exige a adesão do Conselho de Administração e da gerenciamento sênior. Envolva esses stakeholders no início do processo e esclareça suas responsabilidades. Se os líderes não estiverem envolvidos ou não entenderem seus papéis, pode ser difícil criar uma cultura de conformidade e criar erros durante a implementação.

Realização de treinamento de funcionários

Lembre-se de que a conformidade é um processo contínuo envolvendo toda a organização. Realize sessões completas de treinamento de funcionários para mostrar aos funcionários como navegar pelo CMS com confiança. Considere também lembrar os funcionários do "porquê" por trás dos esforços de conformidade e compartilhar os riscos e as repercussões de não conformidade. 

Estabelecimento de responsabilidade

Para enfatizar ainda mais a importância da conformidade, estabeleça linhas claras de responsabilidade. Durante cada estágio do ciclo de vida do programa de conformidade, deixe claras as expectativas dos funcionários e, em seguida, aplique ativamente os protocolos disciplinares. 

Comprometimento com a melhoria contínua

Manter um CMS eficaz é um processo contínuo. Priorize o aprimoramento e o monitoramento contínuos da conformidade para manter o sistema relevante para as necessidades de conformidade da sua organização.

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