ما هي المشتريات؟

يشير مصطلح "المشتريات" إلى كيفية حصول الشركات على السلع والخدمات التي تحتاج إليها في عمليات أعمالها. تُعد عملية تنفيذ المشتريات الفعالة أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة إلى المؤسسات لضمان حصولها على الموارد المناسبة للعمل بكفاءة وتحقيق أهدافها. تتضمن عملية المشتريات سلسلة من الخطوات بما في ذلك ما يلي:

- تحديد احتياجات العمل
- تحديد مصادر موردين موثوقين
- التفاوض على العقود
- إدارة العلاقات مع الموردين
- الاحتفاظ بسجلات لكل خطوة

نظرًا لأن تبسيط هذه العمليات يمكن أن يزيد من الربحية، فإن الهدف من المشتريات هو الحصول على المنتجات أو الخدمات اللازمة بأفضل قيمة ممكنة مع تحقيق التوازن بين عوامل مثل الجودة ووقت التسليم. إنها عملية مستمرة - حيث تقوم العديد من الشركات بإجراء فحوصات دورية لضمان الجودة وتحليلات للأداء، والتي يمكن أن تؤدي نتائجها إلى إعادة التفاوض على عقود الموردين أو البحث عن موردين بديلين.

في شركة أصغر حجمًا، قد تتم إدارة المشتريات بواسطة شخص واحد. غالبا ما يكون لدى الشركات الكبرى قسم مشتريات يقوده كبير مسؤولي المشتريات الذي يشرف على العمليات. يعد التواصل والتعاون الفعال بين مختلف الأطراف المعنيين، بما في ذلك المتخصصين في مجال المشتريات والفرق القانونية والمالية والمستخدمين النهائيين، ضروريَيْن لتحقيق نتائج ناجحة في مجال المشتريات.

على سبيل المثال، تسمح الشراكة بين المشتريات والشؤون المالية لفريق الشؤون المالية بفهم أفضل لكيفية اختيار السلع والخدمات المناسبة لزيادة الأرباح إلى أقصى حد. مما يؤدي إلى وضع ميزانية وتوقعات أكثر دقة. غالبًا ما تكون الشراكة الداخلية للأعمال في مجال تحديث التقنية أمرًا ضروريًا لضمان التحسين المستمر وتطبيق التقنيات التي تعود بالفائدة على مشغلي المشتريات والشؤون المالية والحسابات وسلسلة التوريد. ويمكنهم معاً تحسين سير العمل بشكل كامل باستخدام البيانات الموثوقة والرؤى القائمة على الذكاء الاصطناعي والأتمتة. ويُعد الالتزام بالمعايير الأخلاقية أمرًا بالغ الأهمية في جميع مراحل عملية المشتريات. كما يجب اتباع المعايير القانونية أيضًا، بما يضمن اتباع الممارسات الأخلاقية وتخفيف المخاطر وحماية سلامة عمليات المؤسسة.

تتنوع أنواع المنتجات والخدمات التي يحصل عليها فريق المشتريات وتعتمد على مهمة المؤسسة واحتياجاتها. ومن الأمثلة على ذلك المستلزمات، والمعدات، والأثاث، والمواد الخام للتصنيع، والآلات، والمرفق، والعمال المتعاقدين، وخدمات التوظيف، والخدمات المتعلقة بالسفر، ومواد التسويق، وغير ذلك.

تُعد المشتريات جزءًا أساسيًا من فهم سلسلة التوريد وتحسينها لأنها تساعد الشركات على اختيار الموردين الذين يلبون متطلباتها بسعر معقول. عندما تتم عملية المشتريات بشكل جيد، تحدد بكفاءة الموردين الذين لديهم السلع والخدمات التي تحتاجها الشركة ويمكنهم تسليمها بالسعة والجدول الزمني والسعر المناسبين.

تدعم المشتريات الناجحة صورة العلامة التجارية للشركة وسمعتها، مما يسمح لها بالحصول على ما تحتاجه بتكلفة معقولة لتزويد العملاء بسلعها وخدماتها عالية الجودة بشكل موثوق. ويمكنها أيضًا زيادة الأرباح - مما يقلل من قاعدة تكاليف المشتريات في الشركة بنسبة تتراوح بين 8 و12% وتحقق وفورات سنوية إضافية تتراوح بين 2 و3%.¹

يُشار إلى مراحل عملية المشتريات عادةً باسم دورة حياة المشتريات، مما يؤكد على أنها عملية مستمرة، وليست عملية لمرة واحدة. تختلف الخطوات المحددة ضمن كل مرحلة اعتمادًا على حجم المؤسسة ومجالها وطبيعة السلع أو الخدمات التي يتم شراؤها.

تحديد الاحتياجات: تحديد السلع أو الخدمات المطلوبة ومواصفاتها.

 تحديد الموردين المحتملين: استخدام الأبحاث وقواعد بيانات المجال وشبكات العلاقات لتحديد الموردين المؤهلين مسبقًا بناءً على خبراتهم وقدراتهم وسمعتهم.

إرسال طلب معلومات: إرسال طلب للحصول على معلومات (RFI) لتحديد القدرات التي يتمتع بها كل مورد.

إرسال طلب تقديم عرض أو طلب عرض أسعار: إصدار طلب تقديم عرض (RFP) أو طلب عرض أسعار (RFQ) يحدد احتياجات المؤسسة وبنودها وشروطها لتلقي عرض مفصل من الموردين.

تقييم واختيار المورّدين: تقييم العطاءات أو العروض المقدمة من الموردين وإجراء الاختيارات بناءً على التكلفة والجودة ووقت التسليم والاعتبارات الأخرى ذات الصلة.

التفاوض وصياغة العقود: التفاوض على الشروط والأحكام مع موردين محددين بما في ذلك التسعير وشروط الدفع وجداول التسليم. صياغة وإنهاء العقود التي تحدد الشروط والأحكام المتفق عليها.

إصدار أوامر الشراء: إنشاء أوامر الشراء (POs) وإصدارها للموردين المختارين، مع تحديد تفاصيل المعاملة بما في ذلك الكمية والسعر ومتطلبات التسليم.

استلام وفحص البضائع المسلمة: مراقبة أداء الموردين في تنفيذ الطلبات بناءً على الشروط المتفق عليها والتحقق من أن البضائع والخدمات المسلمة تتوافق مع المواصفات المتفاوض عليها.

إجراء مطابقة ثلاثية: قارن بين أمر الشراء واستلام السلع أو الخدمات وفاتورة المورد للتأكد من أن الكميات والأسعار والتسليم كلها متسقة.

الموافقة على الفواتير ومعالجة المدفوعات: الموافقة على فواتير الدفع ومعالجة المدفوعات وفقاً لشروط الدفع المتفق عليها.

الاحتفاظ بالسجلات: الاحتفاظ بسجلات دقيقة لكامل عملية الشراء بما في ذلك العقود وأوامر الشراء والفواتير والمراسلات.

يجب تقييم أداء الموردين بناءً على معايير مثل الجودة وحسن التوقيت والالتزام بالشروط التعاقدية. ممارسة إدارة علاقات الموردين (SRM)، وتعزيز العلاقات المستمرة مع الموردين الرئيسيين من خلال تقديم الملاحظات، ومعالجة المشكلات، وتحديد مجالات التحسين والتوفير في التكاليف.

تنطوي إدارة المشتريات على تخطيط وتنفيذ ومراقبة العمليات المتعلقة باقتناء السلع أو الخدمات للمؤسسة. تُعرف إدارة المشتريات غالبًا باسم عملية "المصدر إلى التسوية"، وهي تشمل مجموعة من الأنشطة المهمة لعملية المشتريات، بدءًا من المصادر والشراء إلى التفاوض على العقود وإدارة علاقات الموردين وإدارة المخاطر والامتثال للسياسات والتكامل مع الحسابات الدائنة.

تشمل الأهداف الأساسية لإدارة المشتريات الحصول على الموارد اللازمة بأفضل قيمة وإدارة العلاقات مع الموردين وتخفيف المخاطر المرتبطة باقتناء السلع والخدمات. يلعب برنامج المشتريات، والمعروف أيضًا باسم برنامج المشتريات الإلكترونية، دورًا محوريًا في تبسيط العملية. من خلال أتمتة سير العمل، يسهل هذا البرنامج الإدارة الفعالة لأنشطة المشتريات.

وبالإضافة إلى الأتمتة ، فإنه يتيح للشركات تحليل التوفير في التكاليف بشكل أكثر فعالية ومراقبة أداء مورديها. في الأساس، تضمن إدارة المشتريات، بدعم من برامج المشتريات المتقدمة، اتباع نهج منظم وفعال لدورة حياة المشتريات بأكملها، مما يساهم في تحسين صناعة القرار وتحسين الموارد.

تلعب التقنية دوراً مهمًا في عمليات المشتريات الحديثة، حيث تعمل على تبسيط العمليات وتعزيز الكفاءة وتوفير رؤى قيمة. فيما يلي بعض التقنيات المستخدمة في المشتريات:

الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML): يمكن للذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي تحليل مجموعات كبيرة من البيانات لتحديد الأنماط والاتجاهات، مما يساعد المؤسسة على اتخاذ قرارات مشتريات أكثر استنارة.

تقنية سلسلة الكتل: يمكن أن تعمل تقنية سلسلة الكتل على تعزيز الشفافية وإمكانية التتبع في عملية المشتريات ويمكن استخدامها لإنشاء سجل آمن للمعاملات، مما يضمن سلامة البيانات المتعلقة بالعقود والمدفوعات ومنشأ المنتج.

برنامج إدارة العقود (CMS): يقوم برنامج إدارة العقود بأتمتة العملية التعاقدية بأكملها ويحمي فرق المشتريات من الصياغة والأخطاء التي لها تداعيات قانونية محتملة.

حلول الأمن السيبراني: تساعد تقنيات مثل التشفير وعناصر التحكم في الوصول الآمن وأنظمة الكشف عن التهديدات في حماية بيانات وأنظمة المشتريات من الوصول غير المصرح به والتهديدات الإلكترونية.

إدارة المستندات الإلكترونية: تعمل أنظمة إدارة المستندات الرقمية على تبسيط التعامل مع العقود وأوامر الشراء وغيرها من المستندات المتعلقة بالمشتريات، مما يقلل من الأعمال الورقية ويحسن الكفاءة.

منصات التوريد الإلكتروني: تعمل منصات التوريد الإلكتروني على تسهيل عملية المشتريات بأكملها، بدءاً من تحديد الموردين المحتملين وحتى التفاوض على العقود وإبرامها.

منصات المشتريات الإلكترونية: تعمل أنظمة المشتريات الإلكترونية على أتمتة عملية الشراء، من الطلب إلى الدفع، ويمكن أن تساعد في إدارة الكتالوجات وإنشاء أوامر الشراء وتتبع الإنفاق.

تطبيقات المشتريات عبر الأجهزة المحمولة: تمكّن تطبيقات الأجهزة المحمولة أعضاء فريق المشتريات من الوصول عن بُعد إلى بيانات المشتريات والموافقة على طلبات الشراء وتتبع الطلبات.

تحليلات أداء المشتريات: من خلال جمع بيانات المشتريات وتحليلها، يمكن للمؤسسة الحصول على رؤى قيمة تؤدي إلى تحسين الأداء وصناعة القرار.

برامج الشراء إلى الدفع (P2P): تعمل أدوات الشراء إلى الدفع (P2P) على تبسيط عملية الشراء وأنظمة الحسابات الدائنة وتتبع تدفق جميع عمليات المشتريات.

أتمتة العمليات الآلية (RPA): يمكن لأتمتة العمليات الآلية أتمتة وتحسين دقة عمليات المشتريات المتكررة مثل إدخال البيانات ومعالجة الفواتير، مما يسمح لأعضاء الفريق بالتركيز على الجوانب الأكثر استراتيجية للمشتريات.

أنظمة إدارة علاقات الموردين (SRM): تساعد أنظمة إدارة علاقات الموردين الشركات على تحسين العلاقات مع الموردين، وتوفر أدوات للتواصل ومراقبة الأداء.

برامج إدارة سلسلة التوريد (SCM): توفر برامج إدارة سلسلة التوريد نظرة عامة على جميع تحركات المنتجات أو الخدمات أثناء رحلتها عبر سلاسل التوريد، مما يسمح بتتبع أداء الموردين وعمليات التسليم ومواطن التعطيل.

في حين أن بعض الأشخاص يستخدمون مصطلحي المشتريات والشراء بالتبادل، إلا أنهما ليسا متماثلين. المشتريات هي الاستراتيجية التي تبدأ بتحليل احتياجات الشركة وهي جزء من عملية أكثر شمولاً. وعلى النقيض من ذلك، فإن الشراء هو خطوة محددة تأتي في نهاية عملية المشتريات بعد اكتمال مفاوضات التوريد والسعر والشروط وغيرها من الإجراءات.

ومن ناحية أخرى، فإن المشتريات هي مجرد جانب واحد - أو مجموعة فرعية - من إدارة سلسلة التوريد. تشمل إدارة سلسلة التوريد عملية الحصول على السلع بالكامل، بما في ذلك الخدمات اللوجستية مثل الشحن وإدارة المستودعات وتحويل السلع إلى منتجات وتوزيعها.