إدارة المستندات هي نظام أو عملية تُستخدم لتسجيل المستندات الإلكترونية وتتبعها وتخزينها، مثل ملفات PDF وملفات معالجة النصوص والصور الرقمية للمحتوى الورقي.
يمكن أن توفر لك إدارة المستندات الوقت والمال؛ حيث توفر أمن المستندات، والتحكم في الوصول، والتخزين المركزي، ومسارات التدقيق، بالإضافة إلى تسهيل عملية البحث والاسترجاع.
قد يتطلب تخزين المستندات الورقية مساحة تخزين كبيرة. ومع ذلك، يمكن لمنصة إدارة المستندات دمج المستندات المتنوعة لتحقيق قدر أكبر من التحكم وتحسين الوصول وكفاءة العمليات. كما تقدم مزايا من حيث استرجاع المعلومات، وتعزيز الأمن، وتطبيق الحوكمة، وتقليل تكاليف التشغيل. علاوة على ذلك، أصبحت الإدارة السليمة للسجلات ضرورة قانونية.
تعرف على المزايا الرئيسية للذكاء الاصطناعي التوليدي وكيف يمكن للمؤسسات دمج الذكاء الاصطناعي التوليدي والتعلم الآلي في أعمالها.
تقليل التكاليف وتحسين العلاقات
شاهد كيف قامت شركة Turkcell Global Bilgi بتطبيق نظام تسجيل المستندات. فمن خلال الاستعانة بحل يمكنه قراءة الكتابة اليدوية والنماذج والأرقام، تمكنت الشركة من تقليل التكاليف التشغيلية وزيادة مستوى رضا العملاء.
توسعت إدارة الوثائق لتشمل الأمان، والتدقيق، وغيره بالإضافة إلى التحول الرقمي للمستندات الورقية.
سعة تخزين الخادم أكبر من سعة خزانة الملفات المادية أو مستودع البيانات.
تختلف الأنظمة من حيث النطاق ولكنها تشترك في سمات، مثل الفهرسة والتحكم في الإصدار وغير ذلك.
من خلال خدمات التسجيل المدعومة بالذكاء الاصطناعي، لن تكون هناك حاجة إلى نماذج.
تقلل المعالجة المستندة إلى السحابة من تكاليف النشر والإدارة.
يمكن للأدوات تحديد البيانات المحمية المطلوب تنقيحها أو إعادة توجيهها.
تقدم العديد من الحلول إستراتيجيات قيّمة لاستخراج البيانات وتحليلها.
تحسين الأداء من خلال تطبيق الأتمتة الذكية لتحويل العمليات الأساسية.
يمكنك تسجيل كمية كبيرة من المستندات وتخزينها، بما في ذلك مجموعات بيانات XML والبيانات الصادرة وغيرها.
تبسيط عملية تسجيل المستندات والتعرف عليها وتصنيفها للمستخدمين وفي التطبيقات.
إدارة كمية كبيرة من المعلومات الثابتة مع توفير وصول سريع وآمن إلى محتوى المؤسسة.
الاستعانة بقدرات وأدوات منخفضة الرموز البرمجية للمساعدة في إنشاء تطبيقات أعمال هادفة على أي سحابة.