ما المقصود بتخطيط أعداد الموظفين؟

ويُعد موظفو الشركة أهم أصولها، ولهذا يشكل تخطيط أعداد الموظفين وظيفة أساسية لبناء مؤسسة ناجحة.

وتساعد عملية تخطيط أعداد الموظفين فرق الشؤون المالية على تحليل المستويات الحالية للقوى العاملة، والتنبؤ باحتياجات التوظيف المستقبلية، ووضع استراتيجيات لاستقطاب الموظفين والاحتفاظ بهم بما ينسجم مع الأهداف العامة للأعمال واستراتيجياتها. وعادةً ما تتضمن هذه العملية تحليل احتياجات الأعمال، وتحديد أهداف التوظيف، وإعادة تأهيل الموظفين الحاليين أو الارتقاء بمهاراتهم.

وعلى المستوى الأساسي، تعيد المؤسسات النظر في ما تحتاجه من موظفيها لتحقيق النجاح، لا سيما في ظل الاضطراب التقني الذي يغيّر متطلبات المواهب ويعيد تشكيلها. وتساعد برامج تخطيط القوى العاملة الحديثة فرق التخطيط والتحليل المالي (FP&A) على تنفيذ تخطيط أعداد الموظفين بفاعلية من خلال البيانات والتحليلات في الوقت الفعلي، مما يتيح لهذه الفرق الاستجابة بسرعة لاحتياجات التوظيف وصناعة قرارات قائمة على البيانات.

ووجد تقرير صادر عن معهد IBM Institute for Business Value أن وظيفة الموارد البشرية (HR) تتجه إلى تحوّل كبير نحو الأتمتة الذكية، وأن على المؤسسات الاستعداد لذلك. وبحلول عام 2027، سيعمد معظم المتخصصين في الموارد البشرية إلى تعزيز أداء موظفيهم بأدوات متقدمة مدعومة بالذكاء الاصطناعي. وفي حين يتوقع قادة الموارد البشرية تنامي الحاجة إلى الارتقاء بالمهارات، فإن هذا التحول لا يعني بالضرورة تقلص حجم الفريق. بل على العكس، يتوقع التقرير زيادة طفيفة في أعداد الموظفين مع تغيّر الأدوار.

ويُعد تخطيط أعداد الموظفين عنصرًا أساسيًا في أي شركة، لأن الموظفين يمثلون أحد أكبر بنود التكلفة في معظم المؤسسات، ولا سيما في الصناعات القائمة على المعرفة مثل التكنولوجيا والقطاع المالي. ويعتمد قادة القطاع المالي والأعمال على تخطيط أعداد الموظفين لربط قرارات التوظيف مباشرة بالميزانيات، وتوقعات الإيرادات، والاحتياجات المستقبلية.

وعلى الرغم من أن مصطلحي "تخطيط القوى العاملة" و"تخطيط أعداد الموظفين" يُستخدمان أحيانًا بالتبادل، فإن بينهما اختلافات جوهرية. فـ"تخطيط القوى العاملة" هو المصطلح الأشمل الذي يغطي جميع جوانب إدارة استراتيجية المواهب، بما في ذلك التوظيف، والتدريب، وإدارة الأداء، وتخطيط التعاقب الوظيفي، وتخطيط أعداد الموظفين. ويلعب كلاهما دورًا حاسمًا في تحقيق الأهداف الأوسع للشركة، وأهداف التخطيط المالي، ونمو الأعمال.

• إدارة أفضل للتكاليف: عندما تتوقع الشركات النمو، فإنها تقدّر عدد مندوبي المبيعات أو المهندسين أو موظفي الدعم الذين ستحتاج إليهم لتحقيق هذا النمو. ومن خلال مواءمة خطط التوظيف مع التوقعات المالية، يستطيع قادة القطاع المالي إدارة نفقات الرواتب مع المساعدة على ضمان امتلاك الفرق القدرة الكافية لتلبية الطلب.
• إدارة استراتيجية للمواهب: يساعد تخطيط أعداد الموظفين الشركات على تنفيذ استراتيجيتها بفاعلية. فإذا كانت الشركة تعتزم إطلاق منتج جديد أو التوسع في سوق جديدة، يمكن للقيادة التخطيط للتوظيف مسبقًا، بحيث يكون الأشخاص المناسبون في مواقعهم عند بدء المبادرة. ويحد هذا النهج من التأخيرات ويحول دون تعرّض الفرق لضغط عمل مفرط.
• صناعة قرارات قائمة على البيانات: كثيرًا ما ينظر المستثمرون والمديرون التنفيذيون إلى قوة تخطيط أعداد الموظفين بوصفها مؤشرًا على الانضباط التشغيلي. فهذا الجانب يبيّن أن القيادة تدرك كيف ترتبط تكاليف العمالة بنمو الإيرادات، وكيف يؤثر التوظيف في الهوامش والتدفقات النقدية. ويحوِّل تخطيط أعداد الموظفين عملية التوظيف إلى قرارات استراتيجية واستباقية.

وفيما يلي عدة أساليب لتخطيط أعداد الموظفين، تختلف بحسب حجم الشركة، ومرحلة نموها، ومدى قابلية أعمالها للتنبؤ.

يبدأ التنفيذيون بتحديد الأهداف المالية، مثل الإيرادات، أو الهوامش، أو نفقات التشغيل، لمعرفة عدد الموظفين الذين تستطيع الشركة تحمّل تكلفتهم. بعد ذلك، توزع القيادة الحدود المعتمدة لأعداد الموظفين على الأقسام، ويضع المديرون خطط التوظيف ضمن هذه الحدود.

ويركز هذا النهج على ضبط التكاليف والمواءمة مع الأهداف المالية العامة. وعادةً ما يكون هذا من أسرع الأساليب، لأنه يستند إلى البيانات التاريخية ويسهل تطبيقه.

ويقدّر قادة الأقسام الأدوار والمهارات التي يحتاجون إليها لتحقيق الأهداف التشغيلية. وقد تشمل هذه الاحتياجات إطلاق خطوط إنتاج جديدة، أو خدمة العملاء، أو التوسع في أسواق جديدة. ثم يتولى قسم الشؤون المالية تجميع تلك الطلبات ومواءمتها مع ميزانية الشركة.

ويعكس هذا الأسلوب الاحتياجات التشغيلية الفعلية، لكنه قد يتطلب التفاوض إذا تجاوزت الطلبات حدود الميزانية.

وفي هذا النهج، تربط الشركات التوظيف بمقاييس أعمال محددة. فعلى سبيل المثال، قد توظف الشركة مندوب مبيعات واحدًا مقابل كل 2 مليون USD من الإيرادات الجديدة المستهدفة، أو موظف دعم واحدًا لكل 1,000 عميل.

يربط هذا النهج نمو القوى العاملة مباشرة بمحركات الأعمال القابلة للقياس.

وفي هذا النهج أيضًا، يضع قادة الشؤون المالية عدة سيناريوهات مستقبلية. وقد تشمل هذه السيناريوهات نموًا سريعًا، أو نموًا مستقرًا، أو تراجعًا. ويضع فريق الشؤون المالية خطة توظيف لكل سيناريو، ويقيس تخصيص الموارد، وبيانات أعداد الموظفين، ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).

ويساعد هذا النهج الشركات على التكيف بسرعة إذا تغيرت ظروف السوق.

وتحلل عملية تخطيط أعداد الموظفين مؤشرات رئيسية لتزويد فرق الشؤون المالية برؤى تتعلق باستراتيجية القوى العاملة، ومشاركة الموظفين، والكفاءة التشغيلية. ورغم وجود عدة مقاييس يمكن تتبعها، يجب على المؤسسات اختيار المقاييس التي تخدم استراتيجية أعمالها على أفضل وجه، وتدعم قرارات التخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة.

• معدل دوران الموظفين: هو النسبة المئوية للموظفين الذين يغادرون المؤسسة خلال فترة زمنية محددة. وقد يشير ارتفاع معدل دوران الموظفين إلى عدم توافق الموظفين مع أدوارهم، أو ضعف الإدارة، أو شدة المنافسة في سوق العمل. وينبغي للشركات أن تسعى إلى الإبقاء على معدل دوران الموظفين عند مستوى منخفض للحفاظ على الاستقرار داخل المؤسسة وتقليل تكاليف استقطاب المواهب.
• معدل الاستنزاف الوظيفي: يقيس هذا المؤشر النسبة المئوية للموظفين الذين يغادرون الشركة بمرور الوقت من دون استبدالهم. ويُعد الاستنزاف الوظيفي مؤشرًا مهمًا يساعد الشركات على فهم اتجاهات القوى العاملة على المدى الطويل، ومعرفة تاثير الوظائف الشاغرة غير المشغولة على الأداء.
• معدل الاحتفاظ بالموظفين: هو نسبة الموظفين الذين يواصلون العمل في المؤسسة خلال فترة زمنية محددة. ويساعد هذا المؤشر على استشراف استقرار التوظيف، كما يمكّن المتخصصين في الموارد البشرية (HR) من تقدير حجم التعيينات الجديدة المطلوبة. وقد يؤدي انخفاض معدل الاحتفاظ بالموظفين إلى ارتفاع تكاليف التوظيف لدى فرق الموارد البشرية وحدوث اضطرابات في الإنتاجية.
• مدة الوصول إلى الجاهزية الكاملة: هي المدة التي يستغرقها الموظف الجديد حتى يصبح قادرًا على أداء دوره الجديد بكامل الكفاءة والإنتاجية. ويساعد هذا المؤشر المتخصصين في الموارد البشرية على تبسيط عملية التهيئة الوظيفية وتحسين تخصيص الموارد. فإذا كانت الوظيفة تتطلب ستة أشهر للوصول إلى الجاهزية الكاملة، فيجب تعيين الموظف قبل ستة أشهر من الموعد المتوقع للحاجة إلى كامل إنتاجيته. كما ينبغي للشركة أن تدرك أن توظيف موظف جديد يمثل استثمارًا أوليًا كبيرًا.
• الوقت اللازم للتوظيف: يقيس هذا المؤشر المدة بين نشر الوظيفة الشاغرة وقبول عرض العمل. ويساعد هذا المؤشر فرق إدارة القوى العاملة على تقييم كفاءة عملية التوظيف، وما إذا كانت فرق الموارد البشرية تنجح في استقطاب الأشخاص المناسبين للأدوار المناسبة. ويشير تقليص الوقت اللازم للتوظيف إلى وجود استراتيجية توظيف أكثر انسيابية، كما يساعد على ضمان شغل الوظائف بمرشحين يمتلكون المهارات الملائمة.
• المكافئ الوظيفي بدوام كامل (FTE): يشير هذا المفهوم إلى إجمالي ساعات العمل المكافئة لدوام كامل التي يساهم بها أحد أعضاء الفريق. ويساعد هذا المؤشر الأطراف المعنية على تقييم قدرة القوى العاملة وتخصيص الموارد على نحو مناسب.
• صافي نقاط الترويج للموظفين (eNPS): يقيس هذا المؤشر مدى رضا الموظفين، ومدى احتمال أن يوصوا بالشركة بوصفها مكانًا جيدًا للعمل. ويعكس eNPS الروح المعنوية للموظفين، نظرًا إلى تأثيره المباشر في الاحتفاظ بهم وإنتاجيتهم.

وتُحدث التكنولوجيا الحديثة تحولًا في العلاقة بين وظيفتَي الموارد البشرية والشؤون المالية، فتنقلها من الاعتماد على جداول بيانات منفصلة إلى لوحة معلومات موحدة، بما يوفّر مرجعية موحدة للبيانات. تعتمد أدوات التخطيط المالي وبرامج تخطيط أعداد الموظفين اليوم على الذكاء الاصطناعي والأتمتة.

وفيما يلي بعض السمات الرئيسية لتخطيط أعداد الموظفين المدعوم بالذكاء الاصطناعي:

• التكامل مع البيانات في الوقت الفعلي: تستمد برامج تخطيط أعداد الموظفين وتخطيط القوى العاملة البيانات من أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) وأنظمة الرواتب في الوقت الفعلي، مما يوفّر لفرق الشؤون المالية رؤى محدّثة باستمرار. ومع تجميع جميع بيانات القوى العاملة في مكان واحد، تستطيع الفرق تحليل بيانات القوى العاملة، بما في ذلك أعداد الموظفين، ومعدلات الاحتفاظ بالموظفين، والاستنزاف الوظيفي.
• نمذجة السيناريوهات: يمكن للفرق إنشاء سيناريوهات "ماذا لو" استنادًا إلى عوامل مثل اتجاهات السوق، أو حالات زيادة عدد الموظفين أو نقصهم، أو التغيرات في التعويضات، أو الأثر المالي لقرارات التوظيف. وتساعد نمذجة السيناريوهات الفرق على التنبؤ بأعداد الموظفين وتحديد التوقيت الأنسب للتوظيف.
• التعاون: تساعد الأدوات الموحدة مديري الأقسام على التعاون والعمل عبر مختلف الأقسام من خلال منصة واحدة. ومن خلال العمل ضمن بيئة موحدة، يمكن لجميع الأطراف المعنية مواءمة القرارات على مستوى المؤسسة ومشاركة أهدافهم الاستراتيجية.
• التنبؤ: تستخدم بعض أدوات تخطيط القوى العاملة الحديثة قوالب للتنبؤ بوصفها أساسًا لعوامل مثل الموسمية أو إعادة تنظيم القوى العاملة. ومن خلال أدوات التنبؤ، يستطيع رؤساء الأقسام والأطراف المعنية الاطلاع فورًا على أثر أعداد الموظفين في تكاليف العمالة وأهداف الأعمال.

ويمكن لخطة محكمة لتخطيط أعداد الموظفين أن تساعد المؤسسات على اتباع نهج استباقي لتلبية احتياجات القوى العاملة والاستعداد للتحديات غير المتوقعة. كما يمكن وضع خطة فعالة لتخطيط أعداد الموظفين من خلال اتباع عدد من أفضل الممارسات.

تتمثل الخطوة الأولى في تخطيط أعداد الموظفين في فهم الوضع الحالي للقوى العاملة في المؤسسة والتحديات التي تواجهها. تحديد فجوات المهارات: يمكن تحديد فجوات المهارات من خلال تدقيق المهارات وتحليل الفجوات، لمعرفة المواضع التي تتطلب مزيدًا من تنمية المواهب أو الارتقاء بالمهارات. وقد تُقيّم المؤسسة أيضًا أوجه النقص في بعض الأدوار الوظيفية ومشكلات الطاقة الاستيعابية.

فعلى سبيل المثال، إذا كانت المؤسسة تتوسع في أسواق جديدة، فسيكون من المهم تحليل أعداد الموظفين الحالية وتحديد المجالات التي تحتاج إلى مزيد من الموظفين. وقد تقرر المؤسسة أيضًا الاستثمار في تدريب الموظفين الحاليين. وتُعد هذه القرارات أساسية في خطة أعداد الموظفين، لأن الأهداف التنظيمية هي التي تضع الأساس لجميع الخطط الاستراتيجية.

يكمن مفتاح نجاح عملية تخطيط أعداد الموظفين في توافر تقارير منظمة ودقيقة عن موظفي المؤسسة كافة. وعادةً ما يُستمد تقرير أعداد الموظفين من نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) في الشركة، ويتضمن بيانات عن كل موظف، مثل الحالة الوظيفية، والمدة التي قضاها في دوره، والراتب، والعمر، والجنس، والمستوى التعليمي، والموقع.

يُعد تقرير أعداد الموظفين عنصرًا أساسيًا في جهود التخطيط. وينبغي للفرق إنشاء لوحة معلومات خاصة بأعداد الموظفين تعرض الوضع الحالي للأعداد والمؤشرات الرئيسية، بحيث يتمكن الأطراف المعنية من الرجوع إليها في الوقت الفعلي.

وتتطلب الاستراتيجية الفعالة لتخطيط أعداد الموظفين تعاونًا وتواصلًا على مستوى المؤسسة بأكملها. وينبغي أن يسهم الأطراف المعنية من مختلف الأقسام، مثل الموارد البشرية، والشؤون المالية، والإدارة العليا، في ضمان تحديد أهداف المؤسسة بوضوح. وإلى جانب ذلك، يجب تحديد الأولويات ومناقشتها، مثل الأدوار التي ينبغي شغلها أولًا، والاعتبارات المرتبطة بالسوق.

كما ينبغي أن يكون التواصل مفتوحًا لتفادي أي سوء فهم. وتُعد مواءمة الأطراف المعنية أمرًا بالغ الأهمية لسد الفجوة بين الاحتياجات التشغيلية والرؤية العامة للمؤسسة.

تحتاج الشركات إلى قدر كبير من البيانات لتخطيط أعداد الموظفين، ولذلك من المهم جمع هذه البيانات ومراجعتها بعناية. ومن المرجح أن تأتي هذه البيانات من نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)، ونظام تتبع المتقدمين (ATS)، وتقارير أعداد الموظفين.

تشمل البيانات التي ينبغي جمعها أهداف الإيرادات، والنفقات المتوقعة، ومتطلبات الأدوار الوظيفية، ومهارات الموظفين، والهيكل التنظيمي، ومراجعات الأداء أو تقييماته.

ويتطلب نمو الأعمال استثمارًا ماليًا في الأدوات والبرامج. ولذلك، ينبغي تقييم مدى استعداد الشركة للاستثمار في برامج مخصصة للقوى العاملة تتضمن إمكانات لتخطيط أعداد الموظفين. فالبرامج الحديثة تستطيع أتمتة المهام الإدارية المتكررة وإدارة جداول عمل أعضاء الفريق المتعددين.

كما تستخدم الأدوات المتقدمة التحليلات التنبؤية لتحسين إعلانات الوظائف وبناء سيناريوهات مخصصة تساعد على ضمان توافق تكاليف القوى العاملة مع أهداف المؤسسة.

والمستقبل لا يمكن التنبؤ به على نحو كامل، وإذا كان في الأعوام القليلة الماضية ما يدعو إلى التعلم، فهو أن على الشركات أن تكون مستعدة لأي طارئ. ولهذا، ينبغي أن تكون لدى الشركة عدة خطط لأعداد الموظفين قيد الإعداد من أجل وضع ترتيبات احتياطية قصيرة الأجل وطويلة الأجل.

ويحتاج فريقا الموارد البشرية والشؤون المالية إلى العمل معًا لتقدير عدد التعيينات المطلوبة خلال فترة زمنية محددة، والاستفادة من الرؤى التي توفرها البرامج لوضع عدة سيناريوهات. ويُعد هذا التوافق بين القسمين عنصرًا مهمًا في إعداد خطة استراتيجية لأعداد الموظفين تظل ضمن حدود الميزانية وتنسجم مع معايير سوق العمل.

وعادةً ما تُعد خطة أعداد الموظفين سنويًا، لكن قد تطرأ أحداث غير متوقعة تستلزم أن تكون المؤسسات مستعدة بخطط بديلة. فقد يؤدي الاستثمار المفاجئ أو المشروع غير الناجح إلى تغيير الطريقة التي تتعامل بها المؤسسة مع أعداد موظفيها بالكامل. وتمثل هذه اللحظات فرصة مناسبة لمراجعة خطة أعداد الموظفين وإدخال التعديلات اللازمة.

لا بد أن تتغير احتياجات التوظيف بمرور الوقت، ولهذا ينبغي للمؤسسات النامية والمتطورة أن تمتلك نظامًا لتخطيط أعداد الموظفين. وتأخذ خطة أعداد الموظفين في الحسبان عدة سيناريوهات قد لا تلتفت إليها الفرق أصلًا، مما يساعد المؤسسة على الاستعداد واكتساب جاهزية أكبر للمستقبل.