ما المقصود بتحسين الأعمال؟

تحسين الأعمال هو عملية تعزيز عمليات الأعمال للمؤسسة ومهام سير العمل والاستراتيجيات الخاصة بها لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة والتوافق مع أهدافها طويلة الأجل.¹ ويتضمن إجراءات تشمل، على سبيل المثال لا الحصر، تبسيط عمليات الأعمال، وتحسين تخصيص الموارد، والاستفادة من أدوات مثل الأتمتة والرؤى القائمة على البيانات لتقليل التكاليف وتعزيز الأداء. 

في بيئة اليوم الديناميكية والتنافسية، يجب على الشركات أن تتخطى الأساليب التقليدية القائمة على رد الفعل في التحسين - حيث لا تتم معالجة أوجه القصور إلا بعد ظهورها. هنا، يؤدي التحسين الاستباقي دوره. يركِّز التحسين الاستباقي على توقع التحديات وفرص التحسين في وقت مبكر، ما يمكِّن المؤسسات من البقاء في صدارة الاضطرابات والحفاظ على ميزة تنافسية. من خلال دمج استراتيجيات التحسين الاستباقية في عمليات أعمالها، يمكن للشركات تحسين سير العمل وتبسيط العمليات والاستفادة من قوة الأتمتة لإنشاء أساس أكثر مرونة، ما يساعدها على مواكبة المستقبل. يتناول هذا التوضيح أساسيات تحسين الأعمال، ودور التحسين الاستباقي، والفوائد والتحديات المرتبطة بتبنّي هذا النهج المستقبلي.

إن تحسين الأعمال هو أساس مواءمة العمليات الحالية للمؤسسة مع أهداف أعمالها الشاملة لتحسين الكفاءة وخفض التكاليف وتعزيز الأداء. بشكل أساسي، يتضمن تحسين الأعمال، حيث تعمل المؤسسة على تقييم عملياتها الحالية لتحديد عدم الكفاءة وفرص التحسين. من خلال التركيز على القضاء على العوائق، وتبسيط سير العمل، وتعزيز التحسين المستمر، يمكن للشركات إنشاء إطار عمل تشغيلي أكثر مرونة وفاعلية. بالإضافة إلى ذلك، تُتيح الاستفادة من أدوات مثل مقاييس البيانات والأداء في الوقت الفعلي للمؤسسة مراقبة التقدم المُحرز واتخاذ قرارات قائمة على البيانات والمساعدة على ضمان استمرار توافق الاستراتيجية مع متطلبات التشغيل والعملاء.

تشمل الجوانب الرئيسية لتحسين الأعمال ما يلي:

• إدارة عمليات الأعمال: توحيد العمليات للمساعدة على ضمان الاتساق والكفاءة عبر الأقسام.² 
• تحسين العمليات: تحسين سير العمل باستمرار للتخلص من الهدر وتحسين الإنتاجية.³ 
• المراقبة في الوقت الفعلي: استخدام البيانات في الوقت الفعلي لتتبُّع الأداء والاستجابة بسرعة للاضطرابات أو الفرص.⁴ 
• صناعة القرار السريع: الاعتماد على الرؤى المستندة إلى البيانات لاتخاذ خيارات مستنيرة واستراتيجية.⁵ 
• رضا العملاء: المساعدة على ضمان ترجمة العمليات المحسَّنة إلى تحسين تقديم الخدمات وتحسين تجربة العملاء.⁶ 
• المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية: قياس الأداء لتحديد مجالات النجاح والمجالات التي تتطلب مزيدًا من التحسين.⁷ 
• القضاء على العوائق: تحديد وحل أوجه القصور التي تُبطئ العمليات.

من خلال التركيز على هذه العناصر، يمكن للمؤسسات تحقيق التوازن بين تحسين العمليات الداخلية وتلبية المتطلبات الخارجية. لا يعزز تحسين الأعمال الكفاءة التشغيلية فحسب، بل يعزز أيضًا رضا العملاء، ما يؤدي إلى النمو المستدام على المدى الطويل. من خلال الالتزام بالتحسين المستمر والاستخدام الذكي لأدوات مثل إدارة عمليات الأعمال والأتمتة، يمكن للشركات توحيد العمليات والحفاظ على قدرتها التنافسية في سوق دائمة التغير.

التحسين الاستباقي هو مجموعة فرعية من تحسين الأعمال، والذي يشير إلى تحديد التحديات المحتملة وتعديلها قبل ظهورها. على عكس الاستراتيجيات التفاعلية التي تركِّز على حل المشكلات بعد حدوثها، يؤكِّد التحسين الاستباقي على استخدام الأدوات المتقدمة مثل الذكاء الاصطناعي والتوقع التنبؤي وتحليل البيانات لتوقع المشكلات وتنفيذ الحلول مسبقًا.⁸  

من خلال القضاء على أوجه القصور والتكرار في العمل، يُتيح هذا النهج للشركات تبسيط سير العمل وتقليل التأخير والمساعدة على ضمان سلاسة العمليات في جميع الوظائف. يرتبط التحسين الاستباقي ارتباطًا وثيقًا بالتحول الرقمي الحديث، حيث تستفيد الشركات من التكنولوجيا لتعزيز العمليات واكتساب ميزة تنافسية. تركِّز تقنيات مثل Six Sigma على تقليل التباين والعيوب وتتماشى بشكل وثيق مع التحسين الاستباقي لأنها تؤكّد على التحسين المستمر وصناعة القرار القائمة على البيانات.

يُعَد التحسين الاستباقي أمرًا ضروريًا للشركات الحديثة التي تسعى جاهدة إلى تحقيق النمو المستدام والكفاءة التشغيلية والميزة التنافسية. من خلال الاستفادة من التقنية والأدوات الجديدة مثل أتمتة عمليات الأعمال، يمكن للشركات تقليل الاعتماد على المهام اليدوية والمهام المتكررة، ما يوفر الموارد للتركيز على المبادرات الاستراتيجية.

فوائد التحسين الاستباقي:

• زيادة الكفاءة والإنتاجية: من خلال منع الأعطال المكلِّفة وفترة التعطل، تعمل الأنظمة الاستباقية على تقليل الجهد اليدوي وتسريع العمليات. 
  
• تعزيز عملية صناعة القرار: تؤدي الرؤى التنبؤية إلى اتخاذ قرارات أكثر دقة وفي الوقت المناسب وقائمة على البيانات، حيث يمكن للأنظمة تحليل السيناريوهات المعقدة ومجموعات البيانات الضخمة بما يتجاوز القدرات البشرية. 
• تحسين التجربة وقابلية التوسع: تعمل الأنظمة الاستباقية على تعزيز الموثوقية من خلال منع انقطاع الخدمة. فهي تسمح بتوسيع نطاق العمليات بفعالية أكبر، وتعزز الآليات مثل الشفاء الذاتي مرونة النظام في مواجهة الأعطال. 
• تحسين حل الحوادث: يساعد الكشف السريع عن الحالات الشاذة ومشكلات الأداء على تسريع عملية تحديد هذه المشكلات وإصلاحها. 
• تحسين الأداء واستخدام الموارد على النحو الأمثل: يساعد التحسين الاستباقي على ضمان أداء التطبيقات على النحو الأمثل مع المساعدة على تقليل إهدار الموارد. 
  

إحدى الطرق التي يمكن من خلالها تنفيذ التحسين الاستباقي هي الاستفادة من أنظمة الذكاء الاصطناعي الوكيل. تحاكي هذه الأنظمة عملية صناعة القرار البشري وتساعد في تحقيق هدف محدد، دون إشراف. تتضمن العناصر الأساسية لأنظمة الذكاء الاصطناعي الوكيل ما يلي: 

جمع البيانات وتحليلها: هذه الخطوة هي العمود الفقري للتحسين الاستباقي، ما يمكِّن المؤسسات من اتخاذ قرارات مستنيرة وتوقع التحديات المستقبلية. من خلال جمع البيانات في الوقت الفعلي والبيانات التاريخية من نقاط الاتصال التشغيلية الرئيسية -مثل الإنتاج والمبيعات وتفاعلات العملاء- يمكن للشركات الحصول على رؤى حساسة حول الأنماط وأوجه القصور. ثم يتم تطبيق التحليلات المتقدمة وتقنيات التعلم الآلي للكشف عن فرص التحسين القابلة للتنفيذ. تُتيح هذه الأدوات النماذج التي تتنبأ بالحالات المستقبلية، مثل الأعطال المحتملة في المعدات أو زيادة الطلب أو عوائق الشبكة أو حتى احتياجات العملاء الناشئة. تعمل التقنيات التي تشمل تحليل السلاسل الزمنية والتعرّف على الأنماط والذكاء الاصطناعي الاحتمالي والذكاء الاصطناعي السببي على تعزيز دقة هذه التنبؤات، ما يساعد الشركات ليس فقط على الاستجابة للمخاطر، بل والاستفادة أيضًا من الفرص قبل ظهورها. يساعد هذا النهج الديناميكي لتحليل البيانات على ضمان أن تظل المؤسسات فعَّالة ومستعدة بشكل جيد لمواجهة التحديات المتطورة في العمليات.

تخطيط العمليات وإعادة تصميمها: وضع خريطة لسير العمل الحالي لتحديد العوائق والخطوات غير الضرورية التي تبطئ العمليات. إعادة تصميم العمليات لتتماشى مع أهداف العمل، ودمج عمليات وأدوات جديدة عند الضرورة لتحسين الكفاءة.

أتمتة عمليات الأعمال: تنفيذ أدوات الأتمتة للتعامل مع المهام المتكررة مثل إدخال البيانات أو إنشاء التقارير أو استفسارات خدمة العملاء. لا تؤدي أتمتة هذه المهام إلى تحسين الكفاءة فحسب، بل تقلل أيضًا من الأخطاء وتسمح للموظفين بالتركيز على الأنشطة عالية القيمة. 

تبنّي التقنية وإعدادها: إدخال التقنيات الجديدة مثل الذكاء الاصطناعي أو إنترنت الأشياء أو التحليلات التنبؤية، لتعزيز صناعة القرار والكفاءة التشغيلية. المساعدة على ضمان الإعداد السليم للموظفين لاستخدام هذه الأدوات بشكل فعَّال، وتوفير التدريب والدعم لتعزيز التبنّي.

التنبؤ وتخطيط السيناريوهات: تُعتبر هذه العناصر الحساسة من العناصر الأساسية للتحسين الاستباقي، ما يمكِّن المؤسسات من توقع التحديات والفرص المستقبلية والاستعداد لها. من خلال إنشاء تمثيلات افتراضية للأنظمة أو السيناريوهات، يمكن للشركات اختبار الحالات المستقبلية المحتملة وتقييم الإجراءات الوقائية في بيئة خاضعة للرقابة. ثم تستخدم النماذج التنبؤية للتنبؤ بالطلبات أو المخاطر أو الاضطرابات، ما يوفر رؤى قيّمة لصناعة القرار. وبناءً على هذه التوقعات، يتم وضع خطط طوارئ للمساعدة على ضمان المرونة والاستعداد لمجموعة من السيناريوهات المحتملة. عندما يتم تحديد الفرص أو المخاطر، يمكن للشركات اتخاذ تدابير استباقية مثل تعديل مَعلمات النظام أو إعادة تخصيص الموارد أو جدولة الصيانة أو إعادة توجيه العمليات أو تقديم توصيات قابلة للتنفيذ إلى المشغّلين البشريين. يساعد هذا النهج الديناميكي على ضمان تحسين الموارد ومؤشرات الأداء في الوقت الفعلي، استنادًا إلى الاحتياجات المتوقعة والأداء، ما يمكِّن المؤسسات في نهاية المطاف من استباق الاضطرابات والاستفادة من الفرص الناشئة.  

المراقبة والتحسين المستمر: إنشاء مؤشرات أداء رئيسية ومقاييس لتتبُّع أداء سير العمل المحسّن. مراجعة التقييمات بانتظام للمساعدة على ضمان استمرار كفاءة العمليات وتعديلها حسب الحاجة لدعم التحسين المستمر.

يعمل التحسين الاستباقي بالفعل على تحويل الصناعات من خلال تطبيقات العالم الحقيقي. على سبيل المثال:  

• إدارة سلسلة التوريد: تستخدم الشركات التحليلات تنبؤية وأجهزة استشعار إنترنت الأشياء (IOT) لمراقبة مستويات المخزون والتنبؤ بالطلب. يسمح هذا النهج للشركات بتحسين مستويات المخزون، وتجنُّب الإفراط في التخزين أو النقص في المخزون وتحسين كفاءة سلسلة التوريد بشكل عام. 
• الصيانة التنبؤية: في التصنيع، تقوم الشركات بتنفيذ أجهزة استشعار مدعومة بتقنية إنترنت الأشياء (IOT) لمراقبة أداء المعدات في الوقت الفعلي. من خلال التنبؤ بالأعطال المحتملة وجدولة الصيانة بشكل استباقي، تقلل الشركات من وقت التعطل وتطيل عمر الآلات. 
  
• أتمتة خدمة العملاء: تستخدم المؤسسات روبوتات المحادثة المدعومة بالذكاء الاصطناعي للتعامل مع استفسارات العملاء الروتينية، ما يقلل من أوقات الاستجابة ويحسِّن من رضا العملاء. يُتيح هذا النهج الاستباقي للوكلاء البشريين التركيز على معالجة القضايا الأكثر تعقيدًا. 
• تحسين التسويق: تستفيد الشركات من Social Media Analytics للتنبؤ بسلوك العملاء وتحسين استراتيجيات التسويق، ما يساعد على ضمان تخصيص الحملات التسويقية وزيادة فعاليتها في الوصول إلى الجمهور المستهدف.

يُعَد التحسين الاستباقي عنصرًا حساسًا في تحسين الأعمال الحديثة، حيث يمكِّن المؤسسات من توقع التحديات وتحسين العمليات ومواءمة العمليات مع الاستراتيجية الشاملة. من خلال الاستفادة من أدوات مثل الأتمتة والتحليلات التنبؤية والمنهجية المنظمة، يمكن للشركات تعزيز كفاءة العمليات وتقليل التكاليف التشغيلية، ما يؤدي في النهاية إلى تعزيز الربحية وتقوية أرباحها النهائية. يدعم التحسين الاستباقي أيضًا الإدارة الفعّالة للمشروعات وتبسيط سير العمل، مثل الحد من التأخير في الموافقات، وتحسين الموارد البشرية وتنفيذ أنظمة إدارة قوية للمساعدة على ضمان التنفيذ السلس. علاوةً على ذلك، فهي تمكِّن الشركات من تحسين الاستراتيجية وتحسين إدارة الجودة وتقديم قيمة أكبر للطرف المعني. في حين يمكن أن تنشأ تحديات مثل الاستثمارات الأولية المرتفعة ومقاومة التغيير، فإن اعتماد نهج منظم وتعزيز ثقافة التحسين المستمر يمكن أن يساعد المؤسسة في التغلب على هذه العوائق. من خلال تبنّي التحسين الاستباقي، يمكن للشركات الحفاظ على المرونة وتحقيق النمو المستدام والاستفادة من إمكاناتها الكاملة في مشهد السوق الديناميكي والتنافسي اليوم.