ما هو التبادل الالكتروني للبيانات؟

التبادل الالكتروني للبيانات (EDI) هو الاتصال فيما بين الشركات لوثائق الأعمال بنسق قياسي. والتعريف البسيط الى EDI هو نسق الكتروني قياسي يحل محل الوثائق الورقية مثل أوامر الشراء أو الفواتير. من خلال التشغيل الآلي للمعاملات الورقية ‏(PDF، ‏669 كيلوبايت)، تستطيع المؤسسات توفير الوقت وتقليل الاخطاء التي تسببها المعالجة اليدوية التي يكون تصحيحها مكلفا.

مع معاملات التبادل الالكتروني للبيانات (EDI)، تنتقل المعلومات مباشرة من تطبيق الحاسب في مؤسسة الى تطبيق حاسب في مؤسسة أخرى.¹ تحدد معايير EDI موقع المعلومات وترتيبها في نسق الوثيقة. تسمح هذه الامكانية الآلية بمشاركة البيانات بسرعة بدلا من الساعات أو الأيام أو الأسابيع المطلوبة مع الوثائق الورقية أو الطرق الأخرى.

اليوم، تستخدم الصناعات تكامل التبادل الالكتروني للبيانات لمشاركة مجموعة من أنواع الوثائق - من أوامر الشراء الى الفواتير الى الطلبات الخاصة بعروض الأسعار الى طلبات القروض والمزيد. في معظم الحالات، تكون هذه المؤسسات عبارة عن شركاء تجاريين يقومون بتبادل السلع والخدمات بشكل متكرر كجزء من سلاسل التوريد والشبكات بين الشركات (B2B).

 

دليل EDI

يتم تعريف كل معاملات EDI بواسطة معايير رسائل EDI. من الضروري أن تكون هناك عمليات حوكمة مناسبة لجودة البيانات. وعندما تكون المعلومات غير موجودة أو في المكان غير الصحيح، قد لا يتم تشغيل وثيقة EDI بطريقة صحيحة.

المعايير هي أساس EDI Conversations.‏²‏ تقوم عدة منظمات بتعريف معايير رسائل EDI، متضمنة ODETTE، ‏TRADACOMS، ‏GS1، ‏Peppol‏، ‏‎Accredited Standards Committee X12 (ASC X12)‎‏.

وبصفة عامة، تنقسم عمليات ارسال EDI الى نوعين أساسيين:

  • وصلة من نقطة الى نقطة أو وصلات مباشرة. اثنان من أجهزة الكمبيوتر أو الأنظمة يتصلان بدون وسيط عبر الانترنت، وبصفة عامة من خلال بروتوكولات آمنة.
  • شبكة القيمة المضافة (VAN). تقوم شبكة لطرف ثالث بادارة عملية نقل البيانات، بصفة عامة من خلال نموذج الايداع في صندوق البريد.

تتضمن بروتوكولات ارسال الانترنت للتبادل الالكتروني للبيانات ‏‎Secure File Transfer Protocol (SFTP)‎‏ أو ‏‎Applicability Statement 2‎‏ أو ‏AS2، بروتوكول يعتمد على ‏HTTPS، ‏‎Simple Object Access Protocol (SOAP)‎‏، وآخرين.

تتضمن عناصر بيانات التبادل الالكتروني للبيانات بنود مثل كود تعريف المرسل وكود تعريف المستلم. تقوم مقاطع البيانات بالجمع بين عنصرين أو أكثر من العناصر ذات الصلة لمنحهم معنى أكبر — على سبيل المثال، يمكن دمج كل من FNAME وLNAME لتكوين CUSTOMERNAME. يشكل المظروف هيكل الأنواع المختلفة من البيانات ويحمل معلومات عنوان المرسل والمستقبل. تدفق وثائق EDI أو تدفق الرسائل يوضح نقل رسائل EDI الى العديد من العناوين الداخلية والعناوين الخارجية والادارات لتنفيذ عمليات الأعمال أو أحد المعاملات.‏³‏

لغات Metalanguages مثل Extensible Markup Language (XML)‎ أو JavaScript Object Notation (JSON)‎ تكمل EDI بدلا من استبداله. يجب أن تكون الشركات جاهزة للتعامل مع عدد متزايد باستمرار من تنسيقات الوثائق واختيارات الارسال. حيث تتبادل جهة تصنيع عالمية حوالي 55 نوعا مختلفا من الوثائق بشكل روتيني مع حوالي 2,000 شريك.  

"ما يصل الى 20% من معاملات B2B الخاصة بنا كان ينتج عنها أخطاء قبل أن نبدأ باستخدام IBM Supply Chain Business Network. لقد أصبح لدينا أخطاء أقل الآن، على سبيل المثال، اعتدنا على أن نواجه مشاكل في أوامر التحويل لأن العميل سيقدم كود خاطئا، وهذا الأمر كان مؤلما بالنسبة لفريق خدمة العملاء لدينا. وقد أصبح ذلك أقل بنسبة 80% الآن لأن كل ذلك كان يتم يدويا." قراءة ما يقوله مديري EDI الآخرين عن كيفية قيام IDC بالدفع للحصول على قيمة استراتيجية باستخدام IBM Sterling Supply Chain Business Network.

مزايا EDI

تعتبر معاملات التبادل الالكتروني للبيانات ضرورية لعمليات B2B وتظل الوسيلة المفضلة لتبادل الوثائق والمعاملات بين المؤسسات الصغيرة والكبيرة.

هناك خمس مزايا رئيسية للأعمال تقدمها تقنية EDI من خلال التشغيل الآلي وتكامل B2B: 

بالنسبة للمؤسسات الكبيرة، يتيح التبادل الالكتروني للبيانات (EDI) وضع المعايير عبر الشركاء التجاريين لتحقيق مزايا باستمرار. بالنسبة المؤسسات الصغيرة، فان استخدام EDI يوفر مزيد من التكامل مع المؤسسات الكبيرة التي لديها ميزانيات كبيرة وتأثير قوي.

تجهيز EDI

بالنسبة لبعض الشركات، قد يكون من الصعب تنفيذ التبادل الالكتروني للبيانات (EDI). أحد الأسباب هو الحاجة الى مواكبة تغيير اللوائح والمعايير والتحديثات الحكومية. كما أنه معقد بطبيعته، لأنه يحتاج الى استيعاب تعقيدات احتياجات الأعمال العالمية. على سبيل المثال، كل شريك تجاري في شبكة B2B يمكن أن يقدم متطلبات فردية. على الرغم من أنه يمكن أن يتفق اثنين من الشركاء على وثيقة EDI التي سيتم استخدامها، يمكن أن يكون لكل منهما متطلبات تنسيق متفردة تحتاج الى الدعم. وقد أدت هذه العوامل وغيرها الى قيام العديد من المؤسسات بالاستعانة بمصادر خارجية لحلول التبادل الالكتروني للبيانات الخاصة بهم.

هناك بعض الشروط الأساسية والامكانيات والمصادر اللازمة لتجهيز التبادل الالكتروني للبيانات بشكل فعال سواء كان ذلك داخليا أو خارجيا. بالاضافة الى عوامل مثل الاتفاق على أنواع الوثائق وطرق الارسال الآمنة والأجهزة والبرامج المطلوبة، يجب أن يأخذ تجهيز التبادل الالكتروني للبيانات الفعال في الاعتبار:

  • برامج الترجمة أو الخرائط. تقوم بتحديد مجالات مثل الأسماء والعناوين وقيم العملات وأرقام الأجزاء والكميات ومناظراتها من نسق تطبيق الأعمال الى وثائق قياسية والعكس صحيح.
  • امكانيات التغليف الدفعي أو الغاء التغليف. تدعم مجموعات رسائل EDI الكبيرة لتمكين أجهزة الارسال والاستقبال من التعامل مع عمليات التغليف والغاء التغليف والتي يمكن تجميعها بعد ذلك أو تقسيمها الى عدة أقسام أو مساحات من الأعمال لشريك تجاري واحد.
  • آليات توجيه الرسائل. مطلوب بمجرد الغاء تغليف الرسالة لفرز الرسائل لمجموعات مختلفة وتسليمها الى الوجهات المستهدفة المناسبة. قد يتطلب الأمر أيضا تحويل الرسالة للحصول على الرسالة بالنسق الصحيح لوجهتها.
  • اتفاقيات الشركاء التجاريين (TPA). توضح الشروط والأحكام وتضع معايير لوثائق الأعمال وتحدد الاتصالات وبروتوكولات الأعمال بين الشركاء التجاريين.

مستقبل التبادل الالكتروني للبيانات

لنتأمل هذا السيناريو. اليوم، يتم اعادة تحميل التكاليف المتعلقة بشحنة تالفة باستخدام وثيقة EDI 214 - رسالة حالة الشحنة لشركة الشحن. المواد الموجودة في الشحنة غير قابلة للاستخدام أو غير قابلة للبيع. ومن المرجح أن تنشأ المنازعات على أساس رد التكاليف.

لكن في سلاسل التوريدات المستقبلية، سيكون EDI هو امكانية تبادل الوثائق الرئيسية لدعم الابتكارات مثل انترنت الأشياء (IoT)، ‏Blockchain، الذكاء الاصطناعي (AI).⁴ سيقوم EDI المستقبلي باستخدام:

  • أدوات استشعار انترنت الأشياء IoT. يتم دمجها في بيان عبوة الشحنة وترتبط برسائل ‎EDI 214‎ الدورية لتحسين رؤية حالة العبوة في نفس الوقت تقريبا.
  • تكنولوجيا Blockchain. يمكن أن تقوم تدفقات المعلومات تحت EDI للشحنات بعرض نسخة مشتركة من الحقيقة للمساعدة في حل المنازعات بطريقة سريعة وحتى تجنب حدوث أي منازعات.
  • الأدوات البرمجية للذكاء الاصطناعي. مراقبة جميع الأحداث والمعلومات المتعلقة بشحنة ويمكن تحديد حدث غير متوافق؛ يمكن تحديد ما اذا كانت اعادة الشحن مطلوبة، تحليل المصدر الأكثر كفاءة للاستبدال، وبدء شحنة جديدة وارجاع مصرح به.

مصادر EDI

المصدر

‏¹‏ "‏‎Electronic Data Interchange (EDI): An introduction‎‏، (يوجد الرابط خارج ibm.com)" روجر كلارك، ائتمان الأعمال، أكتوبر 2001

‏²‏ "Electronic Data Interchanges، (يوجد الرابط خارج ibm.com)" ويكيبيديا

‏³‏ "EDI and B2B basics، (يوجد الرابط خارج ibm.com)" ‏Sriniedibasics، ‏20 أغسطس 2011

‏⁴‏ ‏"The future of EDI: An IBM point-of-view، ‏(PDF، ‏722 كيلوبايت)" ‏IBM Watson Supply Chain، ‏أكتوبر 2018.