ما هو المخطط الانسيابي؟

مع وجود العديد من أنواع المخططات الانسيابية والعديد من حالات استخدامها، تعد المخططات الانسيابية وثيقة أساسية في كل قطاع تقريبًا. حيث يستخدم الأشخاص المخططات الانسيابية لتصور وتصميم وتوثيق مجموعة لا حصر لها من العمليات والإجراءات.

يساعد المخطط الانسيابي على كل من المهام التالية: 

• توثيق عملية أو إجراء ما

• العصف الذهني للأفكار 

• إدارة عمليات الأعمال (BPM) وتحليل عمليات الأعمال (BPA)

• زيادة الوضوح وتحسين التواصل بين الزملاء وفرق العمل 

• وضع الخطوط العريضة لإجراءات اتخاذ القرار

• توضيح هيكل الإبلاغ الخاص بالمؤسسة 

• تحسين العملية أو سير العمل

• شرح كيف تتم العملية

رغم أن جميع المخططات الانسيابية تتبع التنسيق الأساسي نفسه، إلا أنه يتم تصميم أنواع مختلفة من المخططات الانسيابية لتناسب سياقات محددة. وتعد أمثلة المخططات الانسيابية التالية بعضًا من أنواع المخططات الانسيابية الأكثر شيوعًا في الاستخدام اليوم.

• المخططات الانسيابية للبرامج هي المخططات الأساسية للتطبيقات وبرامج الكمبيوتر، حيث تحدد البنية المنطقية التي تتبعها البرامج. قبل البدء في عملية توليد التعليمات البرمجية، يقوم المبرمجون بإنشاء مخططات انسيابية للبرنامج للحصول على فهم شامل لكيفية عمل البرنامج. ويمكن للمهندسين الرجوع إلى المخططات الانسيابية الخاصة بالبرنامج عند تحليل البرامج وتصحيح أخطائها.

• مخططات تدفق النظام هي التي تحكم التسلسل الأساسي للأحداث في النظام، يعني أي شيء بدءًا من إعداد الطعام في مطبخ المطعم إلى بروتوكولات الاستجابة للكوارث إلى تدابير الاحتفاظ بالعملاء على منصة التجارة الإلكترونية.

• توضح مخططات سير العمل بالتفصيل خطوات بدء عملية الأعمال وإتمامها. وتساعد فرق العمل والمؤسسات على معرفة مَن هم الموظفون المسؤولون عن كل جزء من أجزاء عملية الأعمال؛ ولذا تعد مفيدة في إدارة المشروع لتحسين سير العمل والقضاء على حالات التوقف. وعند مقارنتها بنماذج العمليات المعتمدة على البيانات، تعد خرائط عملية سير العمل أعلى درجة من ناحية التخصيص الذاتي ومن ناحية الكيفية والنوعية.

• توضح مخططات تدفق القرارات مراحل عملية اتخاذ القرار ونتائجها. حيث يؤدي القرار الأولي إلى خيارات لاحقة متعددة إلى أن تنتهي العملية بنتيجة من عدة نتائج. تُعرف مخططات انسيابية القرار أيضًا باسم أشجار القرار؛ نظرًا للطبيعة المتفرعة التي يظهر بها شكل مخططها الانسيابي.

• ترسم مخططات تدفق البيانات (DFD) تدفق المعلومات خلال العملية أو الشبكة أو النظام. ويتم تطبيق مخططات تدفق البيانات بشكل أفضل على الأنظمة الثابتة، مثل عمليات تلقي طلبات العملاء، وقد تواجه صعوبة في تمثيل تدفقات البيانات في الوقت الفعلي؛ التي ينشؤها مهندسو البيانات.

• توضح مخططات سير العمل (PFD) بالتفصيل خطوات بدء عملية الأعمال وإتمامها. ويمكن للمهندسين الصناعيين الرجوع إلى مخططات تدفق العمليات لمعرفة كيفية ارتباط القطع الأولية من معدات المصنع بعضها ببعض، وإنشاء وثائق التدريب وتحسين الإجراءات في كل أنحاء المنشآت.

• تشير مخططات حارات السباحة السباحة إلى الموظفين المسؤولين عن كل مرحلة من مراحل سير العمل. وهي مستوحاة من الحارات الموجودة في حمام السباحة، حيث ترتب مخططات حارة السباحة خطوات سير العمل في صفوف أو أعمدة منفصلة لكل عضو في الفريق أو لكل فريق أو لكل قسم ذي صلة. ونظرًا لأنها غالبًا ما توضح الإجراءات على مستوى المؤسسة، تُعرف مخططات حارات السباحة أيضًا باسم المخططات الانسيابية متعددة الوظائف.

• تعرض المخططات التنظيمية - التي يُشار إليها عادةً باسم المخططات التنظيمية - الهيكل الداخلي للفريق أو القسم أو المؤسسة. حيث يتم وضع كبار الأعضاء أو الأطراف المعنية في الجزء العلوي في الرسم البياني، مع امتداد الفروع إلى أسفل خلال التسلسل الهرمي الخاص بالإبلاغ وإعداد التقارير في المجموعة.

قدم المهندسان الصناعيان "Frank" و"Lillian Gilbreth" لأول مرة مفهوم المخططات الانسيابية إلى الجمعية الأمريكية للمهندسين الميكانيكيين (ASME) في عام 1921 من خلال مخطط عملية التدفق الخاص بهم. وقد أرسى عرضهما التقديمي الأساس لدور مخططات العمليات في تحسين سير العمل؛ وكان بعنوان "مخططات العمليات: الخطوات الأولى في العثور على أفضل طريقة لإنجاز العمل".

وطوال ثلاثينيات وأربعينيات القرن العشرين، قام مهندسون آخرون بتحسين مفهوم المخطط الانسيابي وتحسين فعاليته كأداة. وفي عام 1947، أصدرت الجمعية الأمريكية للمهندسين الميكانيكيين (ASME) مجموعة موحَّدة من رموز المخطط الانسيابي الشائعة بناءً على العمل الأصلي الذي قام به "Frank" و"Lillian Gilbreth". 

ثم شهدت فترة التسعينيات وصول الرسوم البيانية لنشاط لغة النمذجة الموحَّدة (UML) - وهي مخططات انسيابية رقمية تم إنشاؤها باستخدام برنامج مخطط انسيابي متخصص يعتمد على لغة النمذجة الموحَّدة (UML). تم إنشاء لغة النمذجة الموحَّدة (UML) في التسعينيات لتوحيد رموز المخطط الانسيابي الشائعة.

ثم في عام 2005، قامت مبادرة إدارة عمليات الأعمال (BPMI) بتدوين مفهوم نمذجة و تدوين عمليات الأعمال (BPMN). في لغة النمذجة الشائعة هذه تم تصوير عمليات الأعمال رسوميًا لإزالة أي غموض أو التباس في الأوصاف النصية. واليوم، يتوفر عبر الإنترنت على نطاق واسع صانعو المخططات الانسيابية مثل موقع Lucidchart وموقع Miro واللذَين يتضمنان قوالب مخططات انسيابية لتبسيط عملية الإنشاء.