ما المقصود بتخطيط العمليات؟

يمثل تخطيط العمليات بصريًا سير العمل، ما يتيح للفرق فهم العملية وعناصرها بشكل أكثر وضوحًا. هناك العديد من مخططات العمليات، والتي قد تعرفها بأسماء مختلفة، مثل:

• المخططات الانسيابية
• المخطط التفصيلي للعمليات
• مخطط المستندات
• مخطط عمليات رفيع المستوى
• المخطط الوظيفي المتعدد
• مسارات السباحة
• تحليل سلسلة القيمة
• مخطط تدفق القيم
• مخطط التدفق
• مخطط انسيابي للعمليات
• نموذج العملية
• مخططات سير العمل

عادةً ما تكون هذه المخططات المرئية عنصرًا من إدارة عمليات الأعمال (BPM) الخاصة بالشركة.

يحدد مخطط العمليات الخطوات الفردية داخل العملية، ويحدد أصحاب المهام ويبين بالتفصيل الجداول الزمنية المتوقعة. فهو يساعد على توصيل العمليات بين الأطراف المعنية ويكشف مجالات التحسين. تبدأ معظم مخططات العمليات على المستوى الكلي (ماكرو) ثم تقدم المزيد من التفاصيل حسب الضرورة.

هناك عدة أنواع مختلفة من مخططات العمليات. تتضمن بعض تقنيات التخطيط ما يلي:

• المخططات الانسيابية الأساسية هي مخططات مرئية توفر التفاصيل الأساسية لعملية ما مثل الإدخال والمخرجات.
  
  
• تعرض مخططات النشر،المعروفة أيضًا باسم المخططات الانسيابية متعددة الوظائف، العلاقات بين الفرق المختلفة. غالبًا ما تستخدم هذه المخططات مخططات وظيفية متعددة لتوضيح كيفية تدفق العمليات عبر الشركة، ما يسهل التعرف على الاختناقات أو التكرارات.
  
  
• تُظهرالمخططات التفصيلية للعمليات نسخة تفصيلية من عملية ما، تحتوي على تفاصيل حول أي عمليات فرعية.
  
  
• تُظهرمخططات العمليات رفيعة المستوى، والمعروفة أيضًا باسم مخططات سلسلة القيم أو المخططات من أعلى إلى أسفل، عرضًا كليًا للعملية، بما في ذلك عناصر العملية الرئيسية مثل المورد أو الإدخال أو العملية أو المخرجات أو العملاء (SIPOC).
  
  
• تمثل مخططات العمليات المقدمة العمليات في حالتها الحالية أو المستقبلية لإظهار مجالات التحسين المحتمل للعملية.
  
  
• مخطط تدفق القيمة (VSM) هو تقنية Six Sigma البسيطة التي توثق الخطوات المطلوبة لتطوير منتج أو خدمة للمستخدم.

تستخدم مخططات العمليات تمثيلات مرئية، مثل الرموز الأساسية لوصف كل عنصر في العملية. بعض الرموز الأكثر شيوعًا هي الأسهم والدوائر والماس والمربعات والأشكال البيضاوية والمستطيلة. يمكن أن تأتي هذه الرموز من نموذج ورموز عملية الأعمال (BPMN) أولغة النمذجة الموحدة(UML) (يوجد الرابط خارج ibm.com)، وهي طرق رسومية لترميز مخططات العمليات.

تحتاج معظم المؤسسات إلى استخدام عدد قليل فقط من الرموز الأكثر شيوعًا لإكمال مخطط العملية. تشمل بعض هذه الرموز:

• يستخدم المستطيل لتمثيل عملية محددة وأنشطتها ووظائفها.
  
  
• يُستخدم السهم لإظهار كل من اتجاه التدفق والاتصال بين الخطوات.
  
  
• غالبًا ما يُستخدم الشكل البيضاوي لإظهار نقاط البداية أو النهاية لتدفق العملية.
  
  
• يُستخدم الماس للإشارة إلى نقطة اتخاذ القرار. تستمر العملية باتباع مسار محدد سلفًا بحسب القرار.
  
  
• غالبًا ما يُستخدم المستطيل الذي يكون أحد طرفيه مستديرًا كرمز تأخير، حيث يُظهر توقفًا مؤقتًا في العملية قبل استمرار التدفق.

عند إعداد مخطط عمليات الأعمال، قد ترغب في استخدام هذه المنهجية:

1. اختر عملية للتركيز عليها: لتحقيق أكبر تأثير، قد ترغب في إعطاء الأولوية لعملية تهدف إلى تحقيق النتائج، أو عملية تؤثر في رضا العملاء.
   
   
2. إشراك الأشخاص المناسبين: اجمع أولئك الذين لديهم معرفة عميقة بالعملية التي تسعى إلى تحسينها. يساعدك هؤلاء الخبراء المتخصصون (SMEs) على تحديد المعلومات الحساسة في العملية برمتها، مثل الأطراف المعنية وتسلسل الخطوات والجداول الزمنية والموارد. يمكنهم أيضًا تسليط الضوء على بعض مشكلات المناطق، مثل نقاط الاختناق والازدواجية، والتي قد تعرض الكفاءة للخطر. خلال هذه المرحلة من العملية، يجب توثيق جميع المعلومات ذات الصلة بالعملية.
   
   
3. تحديد مخطط العملية: خلال هذه الخطوة، ترغب في تحديد أين تبدأ العملية الحالية وتنتهي، بالإضافة إلى تسلسل الخطوات بينهما. وبينما قد يختلف مستوى التفاصيل، فإن المعلومات حول المدخلات والمخرجات والمقاييس والأطراف المعنية عادةً ما تكون متضمنة.
   
   
4. استخدام رموز المخطط الانسيابي الأساسية لتحسين تخطيط العملية: حسِّن تخطيط العملية الحالية باستخدام رموز المخطط الانسيابي الأساسية. غالبًا ما يُستخدم برنامج تخطيط العمليات لإكمال هذه الخطوة.
   
   
5. الحصول على تعليقات: تحقق من صحة مخطط العملية المحسنة مع أعضاء الفريق لتأكيد وثائق العملية الدقيقة، ما يساعد على ضمان عدم تكرار الخطوات أو فقدانها. عندما تتفق الأطراف المعنية على خطوات العملية بالحالة الراهنة، ابدأ في طلب تعليقات حول التحسينات المحتملة للعملية. قد تتضمن العملية إزالة خطوات لتبسيط العملية أو إضافة خطوات جديدة لتعزيز التعاون وضمان الجودة.
    
6. تنفيذ تأثير تغييرات العملية ومراقبته: نفِّذ إثبات المفهوم (POC) مع مجموعة فرعية من الفريق قبل توسيع نطاق أي تغييرات على نطاق واسع عبر المؤسسة. يقلل هذا النهج المخاطر التي تتعرض لها الأعمال، ويتيح الفرصة لدمج التعليقات لتحسين العملية، ما يمكن الإدارة من التحول إلى عملية جديدة على نطاق واسع بشكل أكثر سلاسة. تتيح المراقبة المنتظمة للعمليات التحسين المستمر بمرور الوقت.

يتمثل الغرض الأساسي من تخطيط عمليات الأعمال في مساعدة المؤسسات على أن تصبح أكثر كفاءة وفعالية في تحقيق مهمة أو هدف محدد. من خلال توفير قدر أكبر من الشفافية حول عملية صناعة القرار وتدفق العمليات، يساعد هذا النهج على تحديد أوجه التكرار والاختناقات داخل العمليات وفيما بينها.

نظرًا إلى أن مخططات العمليات تستخدم الإشارات والرموز المرئية، فإنها تجعل من الأسهل توصيل العملية إلى جمهور واسع. يمكن أن يؤدي هذا النهج إلى زيادة التفاعل، حيث يمكن أن تكون الوثائق الطويلة مملة بالنسبة إلى المالكين في إنشائها وللمستخدمين في التفاعل معها.

باستخدام القوالب المعدة سلفًا في برنامج تخطيط العمليات، يمكن للفرق التعاون بسهولة وتبادل الأفكار بشأن طرق تبسيط إجراءات العمل، ما يتيح تحسين إجراءات العمل. عند القيام بذلك، يمكن للشركات أيضًا التعامل مع تحديات محددة بشكل أفضل، مثل تأهيل الموظفين والاحتفاظ بهم أو انخفاض المبيعات.

تتضمن بعض الفوائد المحددة لتخطيط العمليات ما يلي:

• تمكين أفضل لاختبارات السيناريو والتقييمات.
  
  
• زيادة التوحيد القياسي والوعي بالأدوار والمسؤوليات.
  
  
• تحديد أكثر وضوحًا للجوانب المعرضة للخطر في العملية.
  
  
• أداء الفريق الفعال ورضا الموظفين.
  
  
• منحنى تعليمي أقصر للموظفين في أثناء التدريب.