ما المقصود بالأتمتة المؤسسية؟

تمثل الأتمتة المؤسسية نهجًا شاملًا للأتمتة يهدف إلى توسيع نطاق الأتمتة لكيلا تكون مقتصرة على الأتمتة المتخصصة في تكنولوجيا المعلومات وأتمتة عمليات الأعمال وتحقيق مكاسب في كفاءة العمليات وتقليل التكاليف فقط. الهدف من الأتمتة المؤسسية هو إنشاء تحكم مركزي واستراتيجية شاملة للأتمتة، تهدف إلى تحقيق قيمة أكبر للأعمال ومساعدة المؤسسات على أن تصبح أكثر مرونة.

ومن خلال الأتمتة المؤسسية، تهدف المؤسسات إلى تحسين سير العمل، وتحسين الإنتاجية، ومواءمة الفرق المنعزلة حول الأهداف التنظيمية المشتركة وتعزيز التحول الرقمي عبر المؤسسة. يمكن تحقيق الأتمتة المؤسسية بعدة طرق، بدءًا من استخدام أدوات الأتمتة الأساسية لأتمتة المهام الروتينية مثل إدخال البيانات ومعالجة المستندات، ووصولًا إلى استخدام حلول أكثر تقدمًا مصممة للعمليات المعقدة مثل تخصيص الموارد وتكامل النظام.

تشمل الأتمتة المؤسسية أنواعًا مختلفة من الأتمتة التي تسهِّل سير العمل وتعزِّز من كفاءة العمليات. ويشمل ذلك ما يلي:

تتضمن الأتمتة القائمة على القواعد إنشاء قواعد أو خوارزميات محددة مسبقًا لتنفيذ المهام. وهي تتبِّع مجموعة من الشروط لتحديد الإجراءات، ما يسمح بتنفيذ المهام بشكل متسق ومنظم.

يتضمن هذا النوع دمج أنظمة البرامج أو التطبيقات أو قواعد البيانات المختلفة داخل المؤسسة. تم دمج واجهات برمجة التطبيقات وأدوات إدارة علاقات العملاء وأدوات تخطيط موارد المؤسسات لتحسين سير العمل وضمان تدفق البيانات بسلاسة بين الأنظمة. غالبًا ما تكون حلول منصة التكامل كخدمة (iPaaS) جزءًا لا يتجزأ من تسهيل التدفق السلس للبيانات بين تطبيقات البرامج المتنوعة وإنشاء منظومة أتمتة متماسكة.

يتضمن اتخاذ القرار في الوقت الفعلي استخدام تحليلات البيانات والتعلم الآلي وخوارزميات الذكاء الاصطناعي الأخرى لاتخاذ قرارات سريعة ومستنيرة بناءً على البيانات الحالية. تَستخدِم الأتمتة الذكية تقنيات مدعومة بالذكاء الاصطناعي لأداء المهام المعقدة والتعلم من البيانات والتكيف مع السيناريوهات المتغيرة دون تدخل بشري.

تشير أتمتة العمليات الآلية (RPA) إلى استخدام الروبوتات البرمجية، أو "الروبوتات"، لأتمتة المهام المتكررة والقائمة على القواعد. تحاكي هذه الروبوتات الإجراءات البشرية من خلال التفاعل مع الأنظمة الرقمية وتنفيذ المهام ومعالجة البيانات عبر الأنظمة.

تتضمّن أتمتة عمليات الأعمال استخدام أدوات الأتمتة لتحسين عميات الأعمال وتقليل التدخل البشري. تشمل أدوات أتمتة عمليات الأعمال إستراتيجيات الأتمتة الشاملة، مع التركيز على التكامل السلس للمهام داخل عملية الأعمال. توفر منصات الأتمتة للمؤسسات بيئات شاملة لإدارة أدوات أتمتة عمليات الأعمال وتحسين عمليات المؤسسة وتنفيذ إستراتيجيات أتمتة شاملة.

بدءًا من قدرات الذكاء الاصطناعي إلى تكامل التعلم الآلي وظهور منصات دون تعليمات برمجية/بتعليمات برمجية منخفضة، هناك العديد من التقنيات المتطورة التي تُسهم في تعزيز الأتمتة المؤسسية وازدياد اعتمادها.

يؤدي التعلم الآلي دورًا مهمًا في الأتمتة المؤسسية من خلال تمكين الأنظمة من التعلم من البيانات وتحديد الأنماط وإجراء التنبؤات أو القرارات دون برمجة صريحة. فهو يعزِّز حلول الأتمتة المؤسسية من خلال تمكين التحليل التنبئي واكتشاف الحالات غير الطبيعية وتقديم التوصيات المخصصة.

يؤدي الذكاء الاصطناعي، بما في ذلك تقنيات مثل معالجة اللغة الطبيعية (NLP) ورؤية الكمبيوتر، دورًا حيويًا في تحسين سير العمل. حيث تعمل الأنظمة المدعومة بالذكاء الاصطناعي على أتمتة عملية صنع القرار والتعرُّف على الأنماط والمساعدة على التعامل مع البيانات غير المنظمة، ومن ثَمَّ تبسيط العمليات وتحسين الدقة.

تبرز المنصات التي لا تتطلب تعليمات برمجية أو تتطلب تعليمات برمجية منخفضة كأدوات تحويلية في الأتمتة المؤسسية. تُتيح هذه المنصات للمستخدمين الذين لديهم خبرة قليلة أو معدومة في البرمجة تطوير حلول الأتمتة ونشرها بسرعة. فهي تسهِّل إنشاء عمليات سير عمل مخصصة، وأتمتة المهام المتكررة، وتكامل الأنظمة دون متطلبات برمجة مكثفة.

يمكن للأتمتة المؤسسية تحويل الأعمال بشكل كبير. حيث يمكن استخدام الأتمتة لتبسيط سير العمل وتوحيد العمليات وتقليل الأخطاء، وكل ذلك يساعد المؤسسات على بناء عمليات متسقة وموثوق بها تعزِّز المرونة التنظيمية والقدرة على التكيف. 

ومن خلال أتمتة المهام المتكررة والتي تستغرق وقتًا طويلاً، يمكن للمؤسسات خفض التكاليف التشغيلية وتحسين استخدام الموارد. يساعد ذلك الموظفين والأنظمة على العمل بكفاءة أكبر، ما يزيد من إنتاجية المؤسسة وربحيتها. يمكن أن يكون للأتمتة أيضًا تأثير إيجابي في ديناميكيات الفريق من خلال تحرير الموظفين من المهام العادية وتمكينهم من المشاركة في مبادرات إستراتيجية ذات قيمة أعلى.

أظهر استطلاع أجراه فريق المبيعات أن أتمتة مكان العمل أدت إلى تحسين رضا الموظفين بشكل عام. فمن بين 773 مستخدمًا للأتمتة مشمولاً بالاستطلاع في الولايات المتحدة، أفاد 89% بزيادة الرضا الوظيفي، بينما أعرب 84% عن رضاهم الأكبر عن شركتهم، ونسبوا هذه المشاعر الإيجابية إلى تكامل الأتمتة في أماكن عملهم.

في حين أن العديد من المؤسسات تتعامل حاليًا مع الأتمتة بطريقة منعزلة، حيث تستفيد كل وحدة أعمال من الأتمتة لتحسين عملياتها الداخلية، سيتطلب التركيز المتزايد على تحقيق القيمة في الأتمتة، ومتطلبات العملاء المتطورة، وتقنيات الأتمتة المحسنة اتباع نهج أكثر شمولية. وهو إدخال الأتمتة المؤسسية.

تستند الأتمتة المؤسسية إلى استراتيجية أتمتة شاملة يقودها التنفيذيون، حيث تتكامل جهود الأتمتة في وحدات الأعمال المنفصلة حول أهداف تنظيمية مشتركة. والمؤسسات التي تنجح في التكيف مع هذا التحول ستكتسب ميزة تنافسية من ازدياد قابلية التوسع، والتحليلات المتكاملة، والتحكم المركزي، وفي النهاية، قيمة الأعمال، التي يوفرها نهج الأتمتة المؤسسية.

تؤثر الأتمتة المؤسسية في كيفية أداء الأعمال في مجالات متعددة، بدءًا من الرعاية الصحية ووصولًا إلى إدارة سلسلة الإمدادات والتجزئة.

على الرغم من مزاياها، إلا أن الأتمتة المؤسسية تنطوي على اعتبارات وتحديات معينة يجب على المؤسسات معالجتها في أثناء تحولها إلى الأتمتة.

تتركز العديد من جهود الأتمتة في فِرَق منفصلة تهدف إلى تحقيق أهدافها الداخلية ومؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بها. ورغم أن هذا يعمل بشكل جيد لتحقيق الكفاءة المحدودة وتوفير التكاليف، إلا أنه يترك الكثير من القيمة دون استغلال. ويؤدي هذا النطاق المحدود إلى وجود أوجه قصور كان من الممكن تجنبها من خلال التخطيط والتعاون على مستوى الأعمال، ويمكن أن يمنع المؤسسات من الاستفادة الكاملة من القيمة التي توفرها الأتمتة.

في بعض الحالات، من الصعب تحديد العوائق في العمليات الحالية وتحديد الأماكن التي يمكن فيها تنفيذ الأتمتة بشكل أكثر فاعلية. يجب على المؤسسات تحديد هذه المجالات ومواءمة إستراتيجيات الأتمتة مع أهداف العمل لضمان التكامل السلس مع الأنظمة القديمة.

تشمل عقبات التنفيذ الأخرى مقاومة التغيير من الأطراف المعنية، وعدم وجود إستراتيجية واضحة للأتمتة المؤسسية ووجود الحواجز الثقافية داخل المؤسسة.

تُعَد دقة واكتمال إدخال البيانات أمرًا بالغ الأهمية في عمليات الأتمتة. يمكن أن تؤدي البيانات غير الدقيقة أو غير المتسقة إلى أخطاء وعدم كفاءة في عمليات سير العمل المؤتمتة. ومن الاعتبارات الأساسية تحديد مشكلات جودة البيانات وتصحيحها، وضمان سلامة البيانات عبر الأنظمة، ووضع بروتوكولات للتعامل مع الاستثناءات.

عندما يتم تطبيق الأتمتة في مهام معقدة أو غير موحدة تتطلب عادةً حكمًا بشريًا، قد يكون من الصعب تحقيق المستوى نفسه من الدقة واتخاذ القرار.

تُعَد قابلية التوسع مصدر قلق كبير في الأتمتة المؤسسية، خاصة عند توسيع مبادرات الأتمتة عبر الأقسام المختلفة. من الأهمية بمكان أن تضمن المؤسسات تمكُّن أنظمة الأتمتة من التعامل مع الكميات المتزايدة من البيانات أو المعاملات أو العمليات دون المساس بالأداء أو الدقة.

ومن خلال إعداد استراتيجية شاملة وذات تخطيط جيد والتعاون بين الأطراف المعنية، يمكن للمؤسسات التغلب على هذه التحديات وتحقيق الإمكانات الكاملة للأتمتة المؤسسية.