¿Qué es el procesamiento directo?

El STP puede abarcar cualquiera o todas las etapas automatizadas, incluida la iniciación, la validación, el enriquecimiento, el enrutamiento, el cumplimiento y la liquidación. Sin embargo, el STP no es una propuesta de todo o nada; a menudo se analiza en términos de tasa de STP o el porcentaje del proceso que está automatizado. Adoptar una metodología STP puede reducir los tiempos de procesamiento, lo que a su vez puede agilizar las tareas operativas, permitir una mayor escalabilidad y producir un rastro de documentación claro y auditable. 

El STP es particularmente común en los servicios financieros, sobre todo en el comercio de valores, los pagos y las operaciones bancarias. En el comercio de valores, por ejemplo, millones de operaciones diarias se analizan, liquidan y ejecutan sin intervención humana. 

Los detalles de una transacción STP pueden variar, y no todas las aplicaciones incluirán todos los pasos. Veamos un ejemplo de una cadena de venta minorista de abarrotes que hace un pedido con su proveedor de tomate, con el objetivo de lograr el ciclo de vida STP.

La cadena de abarrotes cuenta con un sistema automatizado que señala que el suministro de tomates se está agotando. Con base en las tasas de ventas y el inventario, el sistema de inventario de la cadena de supermercados determina que la tienda necesita 10 cajas de tomates de 25 libras.

El sistema genera automáticamente (y en tiempo real) un pedido y se lo envía al proveedor de tomates. Este pedido se puede enviar utilizando protocolos estandarizados de transmisión de documentos comerciales, como la interfaz electrónica de datos (EDI).

El proveedor de tomates recibe el pedido y valida automáticamente la información que contiene. ¿El precio es correcto? ¿El proveedor tiene suficiente inventario y capacidad de entrega? ¿Está la cadena de abarrotes al día con sus pagos? ¿Hay algún contrato vigente que deba revisarse para verificar su exactitud y relevancia? ¿La dirección de entrega coincide con la que el proveedor ya tiene registrada? 

El objetivo del STP es responder a cada una de estas preguntas de forma automática e instantánea. 

Es posible que la cadena de supermercados no incluya toda la información que el proveedor de tomates necesita para completar el pedido; podría incluir simplemente la cantidad, el SKU (unidad de mantenimiento de existencias) del artículo y la dirección de entrega. El proveedor de tomates deberá entonces “enriquecer” ese pedido básico con más información. Esto podría incluir consideraciones de envío, como las necesidades de peso o temperatura; dónde se almacenan los tomates; dónde el proveedor obtiene tomates para este cliente en particular y más. 

Estos datos no son necesarios para la cadena de abarrotes, pero son vitales para la pista de auditoría del proveedor de tomates. 

El enrutamiento se refiere al proceso de dirigir las transacciones financieras a través de los canales de compensación apropiados o las redes de procesamiento de pagos. En esencia, se trata de determinar qué método de pago se utilizará y cómo se realizará el pago.

Los métodos de pago electrónico en un sistema STP incluyen transferencias electrónicas de fondos, como ACH (Automated Clearing House) en Estados Unidos o SEPA (Single Euro Payments Area) en Europa. Se utilizan habitualmente para realizar transacciones entre bancos y otras instituciones financieras, así como para transferir dinero entre empresas, consumidores y organismos gubernamentales. Se trata de métodos STP clásicos para procesos como la nómina y los pagos a proveedores, ya que los archivos o las llamadas a la API pueden validarse, enrutarse, compensarse y liquidarse automáticamente.

Otros métodos incluyen pagos basados en tarjetas, vías de pago instantáneo como Real-Time Payments (RTP) y FedNow, y transferencias bancarias.

El proveedor de tomates ahora puede consultar el inventario y las opciones de entrega del almacén y notificar a la cadena de abarrotes estas actualizaciones. Para lograr un procesamiento 100 % directo, se podría utilizar un sistema de cumplimiento robótico automático para recolectar, empacar y enviar los tomates. Pero también es habitual combinar pasos manuales con otros automatizados; por ejemplo, el proveedor puede encargar a los empleados de su propio almacén que empaquen y envíen las cajas de tomates a los camiones correspondientes.

En el caso de otras transacciones STP, el cumplimiento puede limitarse simplemente a los pagos. Las reclamaciones de seguros, los pagos hipotecarios y las transacciones financieras como la negociación de acciones pueden beneficiarse del STP, pero no requieren una etapa de cumplimiento físico, ya que no hay elementos físicos involucrados.

Una vez confirmado el cumplimiento, el proveedor genera automáticamente una factura y la envía a la cadena de abarrotes. A su vez, la cadena de abarrotes recibe automáticamente esta factura y envía el pago de las cuentas por cobrar a través del método aceptado (por ejemplo, ACH). 

En toda esta transacción, los humanos solo participaron en los aspectos físicos de la compra del tomate: cargar, entregar y reponer estanterías. El resto de la transacción se completó sin necesidad de intervención humana. 

Este ejemplo está particularmente optimizado y automatizado. Es posible que la cadena de abarrotes no cuente con un sistema de inventario que detecte automáticamente la necesidad de un nuevo envío de tomates, por ejemplo. El STP se refiere al objetivo de automatizar este proceso. La “tasa de STP” se refiere al porcentaje de transacciones que se procesan automáticamente.

Incluso si una organización no puede automatizar la totalidad de sus procesos, aún puede beneficiarse de automatizaciones y mejoras incrementales en su sistema de procesamiento directo. Los beneficios clave incluyen:

La automatización puede reducir considerablemente el riesgo de error humano en la introducción y validación de datos. Un análisis de VAO de entrada de datos en empresas de la cadena de suministro encontró una tasa de error de hasta 4 % para la entrada manual de datos, pero un máximo de solo 1 % para procesos automatizados compatibles con el STP. A escala, esto puede suponer una reducción drástica.

Un flujo de trabajo de STP puede reducir los costos. Esos costos reducidos podrían provenir de reemplazar la mano de obra humana, reducir la necesidad de productos basados en papel como cheques, sellos y suministros de impresión, reducir la presión sobre la atención al cliente a través de una comunicación más oportuna y otros aspectos. Un estudio de Synovus encontró que el costo promedio para producir manualmente una factura es de alrededor de 10 USD, mientras que aquellos que implementaron tácticas de automatización gastaron solo 2.81 USD. 

Ese mismo estudio de VAO encontró que el tiempo promedio de procesamiento de una factura producida manualmente es de alrededor de 10 a 12 minutos. Pero esa cifra se acumula cuando se tienen en cuenta otros elementos, como la cola de documentos y la escalabilidad limitada para periodos de alto volumen. El tiempo total del ciclo, desde la recepción hasta la finalización, fue de 14.6 días para la producción manual. ¿Con métodos STP? Entre 3 y 5 días.

La automatización de cada uno de los pasos del proceso de transacción mejora y agiliza tanto ese paso concreto como el proceso en su conjunto.

En procesos con una intervención manual significativa, el crecimiento de un negocio requiere aumentos proporcionales de personal para manejar el nuevo volumen de pedidos. El STP puede interrumpir ese ciclo. Los servicios automatizados suelen ser más económicos y más fáciles de ampliar a medida que aumenta el volumen de pedidos. 

El STP puede aumentar la satisfacción del cliente al reducir o eliminar muchos de los puntos débiles en las transacciones comerciales. Por ejemplo, las notificaciones, como actualizaciones de envío, se crean y envían automáticamente tan pronto como se justifican. Estas automatizaciones reducen los tiempos de procesamiento y los errores, lo que genera experiencias más positivas para los clientes.  

Automatizar las transacciones empresariales y los sistemas de pago según los objetivos de STP puede garantizar el cumplimiento de la normativa y minimizar los riesgos de seguridad. El cumplimiento normativo se puede aplicar automáticamente: por ejemplo, las leyes fiscales estatales, las leyes de propiedad intelectual y las leyes de protección de datos personales varían según la ubicación, pero se pueden aplicar automáticamente en función de la ubicación de las empresas involucradas en una transacción.  

El STP también permite la implementación de protocolos de transacciones seguras, como el EDI, y la incorporación de herramientas de IA que ayudan a detectar comportamientos sospechosos y potencialmente fraudulentos. 

La mera presencia de una tasa de STP, como métrica, muestra que, si bien las organizaciones reconocen el valor de STP como objetivo, existen obstáculos y desafíos importantes para completar la implementación.

Las organizaciones a menudo dependen de sistemas heredados que pueden presentar desafíos de integración, especialmente con sistemas más modernos. Por ejemplo, muchos sistemas antiguos no fueron diseñados para comunicarse a través de API (interfaces de programación de aplicaciones), y tales incompatibilidades pueden presentar barreras para el intercambio de datos y los flujos de trabajo integrados. La creación de soluciones de API personalizadas puede llevar mucho tiempo y resultar costosa, al igual que la migración a un sistema más moderno.

La automatización de los sistemas a veces puede requerir la reelaboración de prácticas establecidas con las que los empleados se sienten cómodos. Por ejemplo, confiar en un algoritmo para medir, comprender y evaluar el riesgo puede causar temor o ser arriesgado para los empleados acostumbrados a hacer esos juicios por sí mismos. 

La implementación de un sistema de STP podría requerir cambios que requieren mucho tiempo y mayores costos iniciales en hardware, software y personal. Es posible que los equipos necesiten mover datos a nuevas plataformas, comprar nuevas suscripciones y crear integraciones personalizadas para conectar varias fuentes de datos y aplicaciones. Estas operaciones pueden requerir la contratación de consultores, personal de TI adicional y gerentes de proyectos, así como la recapacitación de los empleados existentes. 

El STP está en condiciones de aprovechar los numerosos avances tecnológicos actuales. Las tecnologías, como las soluciones iPaaS, que simplifican la integración de aplicaciones y la creación de flujos de trabajo automatizados, están ayudando a las organizaciones a alcanzar sus objetivos de procesamiento directo.

La plataforma de integración como servicio, o iPaaS, hace referencia a un conjunto de herramientas y soluciones de autoservicio basadas en la nube que se utilizan para integrar aplicaciones, sistemas y fuentes de datos.

Los productos iPaaS proporcionan una solución al creciente desafío de la integración de aplicaciones, fuentes de datos y servicios en entornos de TI cada vez más complejos. Con la iPaaS, las empresas pueden orquestar los flujos de integración y maximizar la interoperabilidad entre sistemas dispares mediante el uso de herramientas como conectores predefinidos, mapas y componentes de transformación.

Esta centralización e integración simplificada hacen que las soluciones de iPaaS sean herramientas útiles para alcanzar los objetivos de STP. En muchos casos, el STP es difícil de lograr debido a las limitaciones del intercambio de datos: los flujos de datos entre sistemas de un paso del proceso al siguiente es una necesidad fundamental de STP. Las plataformas iPaaS ayudan a los desarrolladores a crear las integraciones necesarias para crear sistemas automatizados de procesamiento directo.

La inteligencia artificial (IA) ya se utiliza en muchos aspectos de los sistemas de STP. El procesamiento inteligente de documentos, o IDP, se basa en la IA para leer y comprender documentos escritos a mano, y utiliza el procesamiento de lenguaje natural para comprenderlos y enrutar los datos a la ubicación adecuada. 

Las herramientas impulsadas por IA también se utilizan para evaluar riesgos, valorar reclamaciones de seguros, detectar fraudes, entre otras cosas. En el sector bancario, las herramientas de IA ya se utilizan para detectar el lavado de dinero, cotejar pagos con facturas y generar automáticamente evidencia y documentación para los auditores.

El blockchain ya se utiliza como infraestructura subyacente en algunas aplicaciones de tecnología financiera y presenta posibilidades adicionales para capacidades futuras, como la liquidación “T+0” (liquidación instantánea o casi instantánea).

“T+1” y “T+2” se refieren al periodo de liquidación de una transacción; en otras palabras, ¿cuántos días hábiles después de una transacción se produce una liquidación? T+0 significaría cero días entre la transacción y la liquidación, para la comunicación instantánea.

En ciertos diseños, el blockchain puede reducir la dependencia de intermediarios tradicionales, como las redes ACH y los bancos corresponsales. Sin embargo, los requisitos normativos, de cumplimiento e integración significan que algún tipo de intermediario financiero suele seguir involucrado.

La automatización robótica de procesos, o RPA, no es exactamente IA; es más parecida a emplear un robot para realizar una tarea específica. Una IA puede procesar datos no estructurados, analizarlos y adaptarse a los patrones; la RPA se centra más en la introducción de datos y otras tareas específicas. La RPA y la IA a menudo trabajan juntas, como una especie de combinación de “manos y cerebro”.

En el ámbito financiero, por ejemplo, la IA se puede utilizar para analizar datos de transacciones y determinar si se está produciendo un fraude. Luego, la RPA llega a esa conclusión y puede bloquear transacciones para una cuenta fraudulenta. Esta combinación a veces se conoce como automatización inteligente, o IA, y es probable que continúe creciendo en complejidad, capacidad y popularidad en el futuro.