¿Qué son las existencias de seguridad?

Mantener existencias adicionales es una de las mejores prácticas de la gestión eficaz de inventario. La gestión de inventario es un elemento crítico de la cadena de suministro y se refiere al proceso de pedido, almacenar y venta del inventario de una compañía. Su objetivo es tener los productos correctos en el lugar correcto, en el momento correcto.

Determinar los niveles adecuados de existencias de seguridad puede ser un cálculo complejo basado en una o varias fórmulas de existencias de seguridad, y tanto unas existencias de seguridad insuficientes como excesivas pueden afectar negativamente al negocio. Hoy en día, tecnologías como la inteligencia artificial (IA), el Internet de las cosas (IoT) y el software de visibilidad de inventarios ayudan a las compañías a optimizar la gestión de sus existencias de seguridad, los costos de inventario y la planificación de la demanda.

Con un nivel óptimo de existencias de seguridad, las empresas pueden estar seguras de que tienen suficientes artículos para mantener la satisfacción del cliente y satisfacer la demanda incluso en medio de fluctuaciones como:

• Picos de demanda
  
• Interrupciones en la cadena de suministro
  
• Errores de pronóstico del inventario

Los aumentos repentinos de la demanda de los clientes son consecuencia de la estacionalidad previsible (como las vacaciones) y de problemas imprevistos como la escasez de recursos, los fenómenos meteorológicos y el aumento de la competencia.

Las cadenas de suministro involucran a múltiples stakeholders. Es posible que los actores clave no puedan cumplir con su cometido debido a circunstancias imprevistas, como desastres naturales, huelgas laborales u otros eventos globales que generen cuellos de botella y escasez de materias primas.

Los ciclos de planificación lentos, propensos a errores y desconectados pueden provocar un desajuste entre la oferta y la demanda y un cambio lento en el reabastecimiento y cumplimiento de los pedidos.

Si bien pueden parecer similares, las existencias de seguridad y las existencias cíclicas son diferentes. Ambas son importantes para satisfacer la demanda y mantener la satisfacción del cliente.

Las existencias cíclicas son la cantidad de inventario de un determinado artículo necesario para satisfacer la demanda regular durante un periodo de tiempo determinado. Las existencias de seguridad son el inventario intermedio que se mantiene almacenado además de las existencias cíclicas.

Puede ser complejo equilibrar la cantidad correcta de existencias de seguridad en múltiples ubicaciones. Mantener un nivel excesivo de existencias de seguridad aumenta los costos de transporte. En la venta minorista, por ejemplo, el exceso de inventario conduce a rebajar los precios o, lo que es peor, a la liquidación de existencias. En el comercio B2B, el exceso de existencias de seguridad puede significar que se mantengan miles de piezas con altos costos de almacenamiento. Los productos perecederos y para los que el tiempo es un factor importante, como los alimentos, también corren el riesgo de que se dañen si se mantienen durante demasiado tiempo.

Por otra parte, cuando las empresas no tienen suficientes existencias a disposición, corren el riesgo de perder ventas, que los clientes se sientan molestos y dañar la reputación de su marca. Por estas razones, es esencial calcular con precisión las existencias de seguridad.

Determinar el nivel correcto de existencias de seguridad para cada artículo o SKU (unidad de mantenimiento de existencias) requiere un cálculo cuidadoso. Sin embargo, no existe una fórmula universal para calcular los niveles óptimos de existencias de seguridad. La elección de la fórmula para cada empresa dependerá del caso de uso y de diversas variables de la cadena de suministro.

Muchas de las fórmulas más comunes para calcular las existencias de seguridad incluyen estas variables:

• Puntuación Z
• Desviación estándar del tiempo de entrega (σLT)
• Demanda promedio (D avg)

La puntuación Z es el nivel de servicio deseado o el factor de servicio deseado. Representa la probabilidad de que una empresa satisfaga la demanda real. Una puntuación Z más alta significa una menor probabilidad de desabastecimiento y un nivel de existencias de seguridad más alto. Una puntuación Z más baja significa una mayor probabilidad de desabastecimiento y un nivel de existencias de seguridad más bajo.

Mide la diferencia entre el tiempo de entrega promedio de un producto y el tiempo de entrega real. Una desviación estándar más alta indica un conjunto de datos más disperso.

Esta variable es la demanda promedio de un artículo en un periodo de tiempo determinado, normalmente por día cuando se emplea para calcular las existencias de seguridad.

Existen varias fórmulas para calcular las existencias de seguridad y cada una tiene su propio caso de uso:

• La fórmula fija
• La fórmula promedio-máximo
• Fórmula de Greasley
• La fórmula Heizer Render
• Fórmulas complementarias

Esta fórmula es una de las más básicas, ya que no tiene en cuenta la demanda ni la variabilidad del tiempo de entrega. Las empresas con operaciones constantes de demanda y cadena de suministro tienen más probabilidades de emplear esta fórmula.

(Ventas diarias promedio) x (Cantidad de días de existencias)

Esta fórmula calcula la cantidad máxima promedio de unidades necesarias durante un determinado periodo. Si bien considera la variabilidad del tiempo de entrega, no considera la variabilidad de la demanda. Esta fórmula ayuda a las empresas a evitar el riesgo de desabastecimiento, pero es posible que no considere la cantidad de existencias de seguridad suficientes para cubrir los aumentos repentinos o estacionales de la demanda.

(Uso diario máximo x Tiempo de entrega máximo) – (Uso diario promedio x Tiempo de entrega promedio)

Algunos se refieren a esta fórmula como la fórmula de las existencias de seguridad con desviación típica. Tiene en cuenta las fluctuaciones en el plazo de entrega y la demanda. Es una de las fórmulas de existencias de seguridad más precisas. 

(puntuación Z) x (σLT) × (Davg)

Esta fórmula tiene en cuenta las variaciones sustanciales de la oferta. No tiene en cuenta las fluctuaciones de la demanda. Suele ser la fórmula elegida por las empresas que sufren frecuentes retrasos de los proveedores y largos plazos de entrega.

(puntuación Z) x (σLT)

También existen fórmulas que complementan los cálculos de las existencias de seguridad. Por ejemplo, la fórmula de la cantidad económica de pedido (EOQ) determina la cantidad óptima de existencias que una empresa debe mantener para ayudar a minimizar los costos de inventario. Otra fórmula, la fórmula del momento para volver a pedir (ROP), emplea cantidades de existencias de seguridad y otras variables para determinar el momento específico en el que se deben pedir nuevos productos para evitar que se agoten.

Además de las fórmulas, existen diferentes tecnologías y herramientas que pueden ayudar con la gestión y optimización de las existencias de seguridad:

• Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)
  
• Software de gestión de inventario
• Inteligencia Artificial (IA)
• El Internet de las cosas (IoT)

Los sistemas de ERP están diseñados para gestionar todas las partes de una empresa, incluida la gestión de la cadena de suministro y la fabricación. Pueden pronosticar las ventas con mayor precisión, lo que puede ayudar a las empresas a reducir los niveles de existencias de seguridad requeridos. Los sistemas de ERP son especialmente útiles para los minoristas de comercio electrónico, quienes pueden emplear dichos sistemas para asistir con las órdenes de compra y la gestión de almacenes.

Este software puede rastrear y administrar la cantidad de inventario, pedidos, ventas y entregas de una empresa. Puede ayudar a una empresa a identificar tendencias, pronosticar la demanda, establecer precios y optimizar sus existencias.

Con los algoritmos de machine learning (ML), la inteligencia artificial puede mejorar significativamente las funciones y la precisión del pronóstico de la demanda. Al acceder a los datos internos y externos en tiempo real, la IA puede permitir una comprensión más profunda de lo que impulsa la demanda. Esto puede resultar en previsiones más precisas y ayudar a garantizar que las empresas tienen suficiente inventario.

En la gestión del inventario, los dispositivos de IoT, como las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) o las estanterías inteligentes, pueden hacer un seguimiento de los niveles del inventario en tiempo real. Esta característica puede proporcionar alertas tempranas sobre posibles desabastecimientos.