¿Qué es el seguimiento de activos?
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Ilustración de activos conectados dentro de una organización

Fecha de publicación: 18 de diciembre de 2023
Colaboradores: Alexandra Jonker

¿Qué es el seguimiento de activos?

El seguimiento de activos es la práctica de monitorear la ubicación de los activos físicos de una organización con el objetivo de maximizar la eficiencia y minimizar las pérdidas. Los activos físicos incluyen todo, desde vehículos de entrega y computadoras portátiles de empleados hasta maquinaria pesada.

El seguimiento de activos forma parte de la gestión de activos fijos, que es el proceso de seguimiento y mantenimiento de todos los activos físicos, así como de la gestión de activos informáticos (ITAM), que es el seguimiento y la gestión integral de los activos informáticos. Los activos digitales se gestionan a través de un proceso separado: la gestión de activos digitales. La práctica más amplia de administración de activos abarca la estrategia de mantenimiento, o cómo las empresas minimizan el downtime de los equipos, mantienen a raya los costos de mantenimiento y aseguran que sus fábricas trabajen a su capacidad o cerca de ella.

El seguimiento moderno de activos aprovecha tanto el hardware como el software para seguir el movimiento de los activos y recibir datos de localización en tiempo real. El hardware incluye tecnología de rastreo como códigos de barras, códigos QR o identificación por radiofrecuencia (RFID). El software suele adoptar la forma de sistemas de seguimiento de activos y software de seguimiento de activos. El seguimiento de activos habilitado por estas tecnologías es fundamental para mejorar la gestión de inventario y encontrar eficiencias en los espacios de trabajo y fábricas cada vez más digitalizados de hoy. Entre los consumidores, cualquier persona que haya utilizado un escáner de código de barras en un carril de pago automático de comestibles ha interactuado con un sistema de seguimiento de activos.

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¿Por qué es importante el seguimiento de activos?

Los activos fijos, como los servidores y los camiones de transporte, requieren una gran inversión de capital y pueden constituir una gran parte del patrimonio neto de una empresa. Además, muchas organizaciones tienen más activos físicos de los que creen. Los ascensores de un edificio de empresa, por ejemplo, son un activo físico. Cuanto mejor y más eficazmente gestione sus activos una empresa, más posibilidades tendrá de maximizar el valor de esas inversiones a medida que crece. El seguimiento de activos es el primer paso para revelar qué activos están agregando valor (y cuáles no).

El seguimiento eficaz de activos agiliza los trabajos de los trabajadores administrativos y de mantenimiento al proporcionar registros precisos y detallados de información de activos. De esta manera, no utilizan sus horas de trabajo para localizar activos faltantes que puedan estar en el sitio ni para comprar nuevos activos que tal vez ya existan. De hecho, un estudio reciente (PDF) encontró que la visibilidad de los activos de toda la empresa puede mejorar la productividad del mantenimiento en un 28% y disminuir el mantenimiento y reparación del inventario en un 18%.

Los beneficios del seguimiento de activos también incluyen la prevención de pérdidas y robos, un movimiento más seguro de maquinaria peligrosa y la garantía de que los productos perecederos permanezcan en condiciones óptimas.

¿Qué son las tecnologías clave de seguimiento de activos?

Las soluciones de seguimiento de activos suelen utilizar las siguientes tecnologías para adquirir datos de activos en tiempo real:

Códigos de barras

Los códigos de barras se consideran el estándar para el seguimiento de activos. Las etiquetas de código de barras representan datos utilizando líneas paralelas con diferentes anchos, espaciados y tamaños. Están vinculados a activos físicos más grandes y pueden dar a cada activo un identificador único. Hay muchas aplicaciones disponibles para Android e iOS y dispositivos móviles con el software para el escaneo de códigos de barras, lo que los convierte en una opción escalable, económica y confiable. Los códigos QR son el sucesor bidimensional de los códigos de barras. Se pueden escanear desde cualquier ángulo y pueden contener más información que un código de barras tradicional.

Red de área amplia de baja potencia (LPWAN)

Una LPWAN es una red de telecomunicaciones inalámbrica que admite la comunicación de largo alcance con bajo consumo de energía y su mayor ventaja. De hecho, la eficiencia energética de la tecnología LPWAN puede ayudar a extender la duración de la batería de un dispositivo de Internet de las cosas (IoT). Mientras que una WAN inalámbrica conecta a personas y empresas, LPWAN conecta dispositivos IoT y datos de sus sensores. Utilizando LPWAN junto con dispositivos habilitados para IoT, las organizaciones pueden rastrear y supervisar activos tanto interiores como exteriores.

Etiquetas de identificación de radiofrecuencia (RFID)

También denominadas chips RFID, las etiquetas RFID almacenan información sobre los activos y transmiten su ubicación mediante ondas de radio. Tienen una amplia gama de usos: las empresas pueden utilizarlos para realizar un seguimiento del inventario del almacén. Sin embargo, también se utilizan en escáneres de peaje de autopistas, en carreras ciclistas para registrar los tiempos de salida y llegada y para registrar el movimiento del ganado. No requieren un escaneo directo como los códigos de barras y los códigos QR, por lo que el chip se puede leer incluso cuando no se ve.

Bluetooth de baja energía (BLE)

Los dispositivos de seguimiento de activos BLE envían señales regulares que son leídas por dispositivos compatibles con BLE, como los teléfonos inteligentes. Hay dos tipos principales de BLE que tienen diferentes casos de uso: Las balizas BLE son mejores para activos estacionarios en interiores, mientras que las etiquetas BLE funcionan bien para activos más pequeños y no estacionarios. BLE ofrece una mayor duración de la batería, menores costos y mayor precisión de localización que otras tecnologías de seguimiento de activos. Por este motivo, industrias como la sanitaria y la manufacturera han encontrado valor en ellos. Sin embargo, los dispositivos BLE son mejores solo para la transmisión de datos de corto alcance.

Sistemas de posición global (GPS)

Los rastreadores GPS de activos transmiten datos a través de satélites y redes celulares para localizar y rastrear activos. Los sistemas de rastreo de activos por GPS son muy precisos, pueden rastrear activos en todo el mundo y tienen varias opciones de conectividad. También tienen la funcionalidad de establecer geocercas, de modo que las organizaciones reciben notificaciones cuando un activo sale del perímetro. Los rastreadores de activos GPS son fundamentales para la gestión de flotas: los administradores de flotas utilizan sistemas de rastreo de activos GPS para obtener visibilidad en tiempo real de su flota de vehículos en la carretera.

¿Qué es el software de seguimiento de activos?

Algunas organizaciones pueden seguir utilizando libros de contabilidad escritos a mano, hojas de cálculo de Excel o herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) para el seguimiento de activos. Sin embargo, la entrada manual de datos es propensa a errores humanos y un método lento para mantenerse al tanto de un gran inventario de activos, como las flotas de vehículos.

El software de seguimiento de activos y las soluciones de software de gestión de activos pueden ofrecer una forma fiable de realizar el seguimiento de los activos fijos con funciones como el seguimiento de la ubicación, el procesamiento de órdenes de trabajo y los registros de auditoría. Muchas de las soluciones actuales de gestión de activos están basadas en la nube y ofrecen conexión con aplicaciones móviles para que los empleados puedan acceder a los datos y tomar decisiones desde un smartphone o una tableta 24 horas al día, 7 días a la semana.

Para las organizaciones más grandes, los sistemas de gestión de activos empresariales (EAM) proporcionan una plataforma central de gestión de activos para rastrear y administrar todos los activos fijos. Los EAM pueden integrar datos de activos a lo largo del ciclo de vida de los activos: adquisición, operaciones, mantenimiento, depreciación y renovación o reemplazo. Algunos sistemas EAM también ejecutan una combinación de inteligencia artificial (IA), flujos de trabajo inteligentes y asistencia humana remota para automatizar y acelerar procesos y crear eficiencias dentro del proceso de gestión de activos fijos.

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