La gestión de activos fijos es el proceso de seguimiento y mantenimiento de los equipos y activos físicos de una organización. Las organizaciones usan con frecuencia códigos de barras, códigos QR o RFID para controlar sus activos, ya que son fáciles de escanear y usar con dispositivos móviles. Los tipos de activos incluyen vehículos, computadoras, muebles y maquinaria.

Con un sistema de gestión de activos, las organizaciones pueden:

• Supervisar y realizar un seguimiento de activos fijos
• Supervisar equipos y maquinaria en varias ubicaciones
• Reducir los costos de mantenimiento
• Mejorar la eficiencia operacional
• Mantener un registro de activos retirados, vendidos, robados o perdidos

La gestión de activos fijos permite a las organizaciones supervisar equipos y vehículos, evaluar su estado y mantenerlos en buen estado de funcionamiento. De esta manera, minimizan la pérdida de inventario, las fallas de los equipos y el tiempo de inactividad, y mejoran el valor de vida útil de un activo.

Los activos fijos como servidores, camiones de transporte y ascensores requieren una gran inversión de capital. Pueden comprender una gran parte del valor neto de una empresa. En algunas empresas, hasta el 40 % de la inversión se destina a la compra de equipos y vehículos.

Cuanto más eficazmente gestione una empresa sus activos, mayores serán las posibilidades de maximizar el valor de estas inversiones. Sin un sistema de gestión de activos fijos, una organización puede sufrir:

• Tiempo de inactividad no planificado
• Fallas de equipos
• Inventario extraviado o perdido
• Brechas de seguridad o violaciones medioambientales
• Incumplimiento de las normas regulatorias o de conformidad

En el caso de las empresas con grandes inventarios, los resultados pueden convertirse en millones de dólares en pérdidas de productividad, reparaciones, reemplazos o multas. Más allá de los costos inmediatos, los equipos deficientes pueden afectar la calidad de los servicios o productos de una organización y, a su vez, afectar la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa.

Según la norma internacional ISO 55000, la gestión de activos debe maximizar la rentabilidad. Idealmente, la gestión de activos fijos mejora la calidad y la vida útil de los equipos y asegura un mejor retorno de inversión.

La gestión de activos fijos puede ser compleja, especialmente para empresas globales o con grandes inventarios, como una empresa de renta de automóviles o una multinacional de manufactura.

Las organizaciones pequeñas pueden usar hojas de cálculo o herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) para controlar sus activos. Sin embargo, la entrada de datos manual es propensa a errores. También puede ser un método lento para mantenerse al tanto del inventario de activos fijos cuando las flotas de vehículos se mueven entre ubicaciones o la tecnología es compleja.

Para ponerlo en perspectiva, considere este escenario en el que su organización posee vehículos. Tal vez tenga una computadora portátil en la que lleve un registro de cuándo cada uno necesita un cambio de aceite, nuevos limpiaparabrisas o un nuevo conjunto de neumáticos. A medida que aumenta la cantidad de vehículos, empieza a ver los problemas que comienzan a surgir. Si tan solo tuviera estos datos centralizados para poder controlar fácilmente esta información sin riesgo de que se pierda o se almacene en el lugar equivocado. Este es el propósito de un sistema de gestión de activos.

El software de control de activos y las soluciones de gestión ofrecen una forma confiable de supervisar los activos fijos. Incluye funciones como control de ubicación, procesamiento de órdenes de trabajo y pistas de auditoría.

Software de gestión de activos

Las operaciones más pequeñas pueden beneficiarse de un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS). El software de automatización ayuda con la programación, la gestión y los informes de las actividades de mantenimiento. Algunas funciones incluyen gestión de flujos de trabajo, asignación de recursos y enrutamiento, guía de operación y reparación, e informes y auditoría.

Para operaciones grandes, un sistema de gestión de activos empresariales como IBM Maximo proporciona una plataforma central para gestionar todos los activos fijos. Dicho sistema integra datos de activos de todo su ciclo de vida: adquisición, operaciones, mantenimiento, depreciación y renovación o reemplazo.

Con una visión completa, las organizaciones obtienen insights de sus complejos entornos de activos. Están mejor informadas para gestionar el estado de sus activos. Las funciones y los flujos de trabajo les ayudan a optimizar las tareas de gestión y reducir el tiempo de inactividad. Los equipos también tienen una visión empresarial de los controles ambientales y de seguridad para abordar mejor los problemas y riesgos.

IoT e IA

El Internet de las cosas (IoT) ofrece insights detallados y permite un mayor control de los activos fijos. El software IBM Maximo, por ejemplo, correlaciona los datos de los sensores y dispositivos para proporcionar una visibilidad oportuna del estado y el rendimiento de los activos. Mejora la gestión de activos al analizar el estado, evaluar el valor y el riesgo, y anticipar fallas.

La IA utiliza machine learning para medir el estado de los activos y permitir el mantenimiento predictivo. La tecnología recopila datos de activos (de sensores, telemetría, órdenes de trabajo e incluso eventos climáticos) y usa algoritmos para ver patrones o tendencias y desarrollar modelos de predicción. La información, junto con la puntuación predictiva, permite al sistema prescribir tácticas o estrategias preventivas.

EAM móvil

Para trabajar de manera más eficiente y segura y aumentar su productividad, conectar a los técnicos de primera línea de mantenimiento y reparación con su sistema de EAM y expertos por medio de dispositivos móviles se torna fundamental. IBM Maximo Mobile está diseñado para transformar los roles de trabajo de los técnicos de campo, proporcionando datos de operaciones y rendimiento de los activos casi en tiempo real e instrucciones de mantenimiento detalladas dondequiera que se encuentren. La potente combinación de IA, flujos de trabajo inteligentes, asistencia humana remota y acceso a datos de activos permite a Maximo Mobile poner el equivalente digital de décadas de experiencia en la industria en manos de los técnicos.

• Consulte los detalles de todos sus activos, incluidas sus especificaciones y ubicación.
• Acceda a datos en tiempo real de los activos operativos para aprender, diagnosticar y adoptar medidas.
• Optimice las solicitudes de tickets y la programación.
• Visualice las ubicaciones de su trabajo en un mapa y planifique su ruta.
• Evalúe el estado de los activos y priorice las reparaciones.
• Colabore con otros expertos de forma remota o mediante la asistencia de expertos basada en IA.