워크로드 관리란 무엇인가요?

직원 생산성 향상에 대한 노력은 모든 미래 지향적 기업이 받아들여야 할 과제입니다. 조직이 프로세스를 간소화하고 워크로드를 최적화하며 모든 기능을 최고의 효율로 수행하기 위해 노력하는 것은 두말할 나위 없이 당연한 일입니다.

리소스 할당과 리소스 관리가 가장 큰 관심사로 떠오르고 있습니다. 인적 자원이든 컴퓨터 리소스든 상관없이 다양한 리소스를 최대한 활용하고 핵심 팀 구성원을 과도하게 활용하거나 인력 소진으로 이어지지 않으면서 달성할 수 있는 현실적이면서도 가치 있는 목표를 설정하려면 어떻게 해야 할까요?

이는 효과적인 워크로드 관리를 실행하는 데 있어 가장 큰 과제이며, 균형을 맞추기가 까다로울 수 있습니다. 그 이유는 예측 가능하게 작동하는 컴퓨터 시스템과 행동이 종종 예측하기 어려운 실제 인간 근로자가 만나는 지점이기 때문입니다. 이 모든 것은 프로젝트 일정과 충돌합니다(아마도 확정된 것으로 추정됩니다. 즉, 비즈니스 우선 순위가 갑자기 변경되고 마감일이 변경될 때까지). 이 세 가지 변수를 상대적 균형을 유지하는 것이 적절한 워크로드 관리의 핵심이며, 이는 상당한 프로젝트 계획과 안목 있는 우선순위 지정이 필요한 복잡한 작업입니다.

기업마다 워크로드 계획에 접근하는 방식은 다양합니다. 그럼에도 불구하고, 워크로드 관리를 수행하는 모든 조직에 공통으로 적용할 수 있는 세 가지 불변 요소가 있습니다.

산출물은 조직이 만들어내는 결과물로, 다양한 형태로 존재할 수 있습니다. 산출물은 제조된 제품과 같은 유형의 상품일 수도 있고, 소프트웨어 프로그램이나 앱과 같은 무형의 지식 재산일 수도 있습니다.

아주 소규모의 스타트업이 아니라면 특정 프로젝트를 전담하는 특정 팀이 있는 확립된 분업이 있을 가능성이 높습니다. 이는 특히 과중한 워크로드, 복잡한 프로젝트 및 중요한 작업을 처리할 때 팀의 운영을 관리 가능한 범위 내에서 유지하는 데 도움이 됩니다.

시간 관리는 단순히 기업이 따르는 모범 사례가 아닙니다. 대규모 기업이라도 계약된 시간 내에 결과물을 제공할 수 있는 능력만큼 가치가 있기 때문에 생산 기한을 준수해야 합니다. 지속적인 실행 가능성에 매우 중요하기 때문에 시간 추적은 가장 중요한 모니터링 활동이 됩니다.

계속하기 전에, "워크로드 관리"라는 표현이 여러 의미를 담고 있기 때문에 용어를 좀 더 정확히 정의해보겠습니다. 이러한 정의는 완전히 동떨어진 것은 아니고 어느 정도 유사하기도 하지만, 분명한 차이가 있습니다.

직원 사용 및 작업 공유라는 한 가지 맥락에서 워크로드 관리는 팀의 워크로드 관리 또는 조직이 실행하려는 총 작업량이 회사의 다양한 부서 및 팀 구성원 간에 공유되는 방식을 의미할 수 있습니다.

확실히, 팀의 역량이나 업무 분담에 대해 이야기할 때는 ‘인간적인 요소’가 작용합니다. 이는 각자 자신의 일을 어떻게 수행하는지를 다루는 것이기 때문입니다. 이러한 인간적인 요소는 워크로드 관리의 핵심 활동에서도 여전히 존재합니다. 여기에는 팀 성과와 생산성과 관련된 지표를 검증 가능하게 모니터링하는 것뿐만 아니라, 팀워크와 같은 중요하지만 구체적이지 않은 무형 요소들도 고려하는 것이 포함됩니다.

그러나 다른 의미에서 워크로드 관리는 엄격한 컴퓨팅 관점에서 생산성에 대한 동일한 질문을 살펴봅니다. 이러한 의미에서 워크로드 관리는 조직이 목표를 달성하기 위해 완료해야 하는 컴퓨팅 프로젝트 작업을 파악하는 작업 관리 활동입니다. 조직은 이렇게 수집된 수치를 사용하여 용량 계획을 정확하게 예측하고 작업 관리를 수행하여 이를 실현하는 데 도움을 줄 것입니다. 그런 다음 집단 워크플로를 균형 잡힌 워크로드 분산으로 분산하는 방법을 알아내는 것으로 이어집니다.

그런 다음 두 가지 논의를 수행해야 하는 프로젝트 관리 작업, 해당 작업을 실행하도록 할당된 인력 직원, 작업을 수행하는 데 필요한 컴퓨터 시스템 및 프로세스를 다루는 단일 대화로 결합하는 세 번째이자 더 넓은 의미의 "워크로드 관리"가 있습니다. 이 주제를 완전히 연구하려면 "워크로드 관리"에 대한 포괄적인 의미와 그에 수반되는 모든 것을 검토해야 합니다.

거의 모든 조직이 워크로드 관리 전략을 수립하고 수행하는 데 참여하고 있다는 점을 감안할 때 워크로드 관리 프로세스에 대한 전용 제품이 너무 많다는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 가장 인기 있는 옵션은 다음과 같습니다.

수십 년 동안 이 방법은 성능 비교를 시각화하는 주요 방법이었을 뿐만 아니라 거의 유일한 방법이기도 했습니다. 몇 가지 기본 사항은 실제로 개선될 수 없다는 것이 밝혀졌기 때문에 21세기에도 여전히 스프레드시트를 사용하고 있습니다. 스프레드시트는 포함된 모든 정보를 X축과 Y축에 따라 게시하여 많은 데이터를 한눈에 비교하고 제공할 수 있습니다.

최초의 스프레드시트 컴퓨터 프로그램은 VisiCalc('보이는 계산기'라는 뜻)라고 불렸으며 1979년 말 Apple II 컴퓨터 시스템용으로 출시되었습니다. VisiCalc(Dan Bricklin과 Bob Frankston이 개발)는 미국 과학자 Richard Mattesich의 1961년 연구를 기반으로 합니다. 그 결과, VisiCalc는 전산화된 스프레드시트 프로그램의 대명사가 된 Excel의 기반을 마련했으며, 1985년 Microsoft 직원 Charles Simonyi가 공식 출시를 위해 개척했습니다.

2022년 말에 발표된 추산에 따르면 매달 7억 5천만 명 이상의 사용자가 Excel을 사용하고 있으며, 일부 예측에 따르면 그 수는 12억 명에 가깝습니다.¹ 유사한 추산에 따르면 전체 기업의 약 63%가 다양한 회계 업무 중 일부에 Excel을 정기적으로 사용하는 것으로 나타났습니다.²

워크로드 진행 상황을 추적하는 가장 기본적이고 쉽게 파악할 수 있는 방법 중 하나는 칸반 보드('칸반'은 일본어로 '시각 신호'를 의미)를 사용하는 것입니다. 칸반 보드는 프로젝트 단계를 나누는 수직 기둥이 있는 실제 물리적 화이트보드와 함께 처음 사용되었습니다. 그런 다음 이해관계자는 해당 열 내에 메모를 적용하여 점진적 진행 상황을 표시할 수 있습니다.

칸반 보드 사용은 1940년대 후반 Toyota 엔지니어 Taiichi Ohno에 의해 생산성을 극대화하고 낭비를 제한하기 위해 고안된 "린 제조" 접근 방식의 일환으로 처음 도입되었습니다. 최초의 컴퓨터화된 칸반 소프트웨어는 2000년대 초 컴퓨터 애호가인 David Anderson이 개척했으며, 이후 Microsoft와 같은 소프트웨어 제작자들이 이를 응용했습니다. 현재 칸반 앱 중에서 Asana는 선도적인 제공업체로 알려져 있습니다. 칸반 보드 제품은 자동화를 수용하고 통합을 가능하게 합니다(예: 칸반 보드를 다른 툴과 연결하여 워크플로를 간소화하고 시간을 절약하는 방법).

대시보드는 위젯 기술을 사용하여 하나의 시각적 구성 내에서 다양한 유형의 정보를 표시합니다. 이에 대한 확실한 모델은 운전자가 중요한 게이지와 기타 모니터를 즉시 볼 수 있는 자동차 대시보드입니다.

전산화된 대시보드는 다양한 게이지 대신 차트, 표 및 그래프를 사용한다는 점을 제외하고는 동일한 기능을 수행합니다. 전산화된 대시보드에 대한 초기 실험은 1980년대에 이루어졌지만, 대시보드가 더 유용하고 시스템에 더 잘 통합된 것은 10년이 지난 후였습니다. 대시보드 사용은 핵심 성과 지표(KPI)를 표시할 수 있게 되면서 본격적으로 시작되었습니다. 

프로젝트 관리 소프트웨어 외에도 수십 년 동안 사용되어 온 검증된 방법을 대표하는 다른 유형의 프로젝트 관리 툴이 있습니다.

• 작업 목록: 따라야 할 개별 단계를 분류하기 위해서는 기존의 작업 목록이 여전히 필수적인 장비입니다. 스프레드시트와 마찬가지로 작업 목록은 주로 정보를 필수 데이터로 요약하기 때문에 효과적입니다. 작업 목록은 일반적으로 새로운 프로젝트를 처리하기 위한 효과적인 전략을 수립하는 첫 번째 단계이며 필요한 프로젝트 마일스톤을 정의하는 초기 단계입니다.
• 간트 차트: 진행 상황을 모니터링하는 데 가장 좋은 기본 툴 중 하나인 간트 차트는 진행 상황을 왼쪽에서 오른쪽으로 가로 막대로 표시하고 100% 완료 상태에 도달하면 완전한 색으로 바뀝니다. 간트 차트의 막대(1910년대에 이 방법을 처음 개발한 사회과학자 Henry Gantt의 이름을 따서 명명됨)는 일반적으로 완료율을 수치로 표시하여 수평 막대를 확대합니다. 이 막대를 누적하여 다양한 프로젝트 영역의 진행 상황을 비교할 수 있습니다.
• 할 일 목록: 진행 상황을 모니터링하는 데 도움이 되는 또 다른 워크로드 관리 툴은 할 일 목록입니다. 작업 목록은 주요 개발 사항을 정의하는 데 집중하는 반면, 할 일 목록은 이러한 개발 사항을 '드릴다운'하고 프로젝트 완료로 이어질 실제 단계를 항목화하는 것을 나타냅니다. 할 일 목록은 가변 범위로 만들 수 있으며, 이는 전체 부서, 특정 팀 또는 특정 개인에게 적용할 수 있음을 의미합니다.

참고: 이 목록에 스프레드시트가 포함될 것으로 예상할 수 있지만, 제외된 데에는 주요 이유가 있습니다. 팀 리더는 종종 화이트보드나 워드 프로세싱 프로그램에서 시각적 그리드를 만들어 다양한 데이터를 포함하지만, 이러한 그리드는 실제 스프레드시트로 간주되지 않습니다. 스프레드시트에는 단순히 그리드 정보가 포함되어 있지 않습니다. 이러한 정보는 컴퓨터 지능으로 연결되어 사용자가 스프레드시트의 모든 데이터에 한 번에 적용할 수 있는 간단한 계산을 수행할 수 있으므로 여러 번 계산하는 데 드는 상당한 시간을 절약할 수 있습니다. 이러한 포괄적인 인텔리전스는 단순한 그리드형 차트에서는 찾아볼 수 없습니다. 

조직은 비즈니스 요구 사항과 마찬가지로 매우 다양합니다. 그럼에도 불구하고 스마트 워크로드 관리와 관련하여 여전히 몇 가지 건전한 핵심 원칙이 있으며 거의 모든 기업에 적용할 수 있습니다.

워크로드 관리 계획은 그 계획을 구성하는 사고의 깊이만큼만 탄탄할 수 있습니다. 따라서 계획을 세우는 사람은 반드시 팀원의 역량과 그 역할에서의 효과성을 정직하게 평가해야 합니다. 이는 프로젝트에 필요한 단계와 주요 마일스톤을 정확히 예측하는 것만큼이나 매우 중요합니다. 조직의 역량에 대해 솔직할수록, 워크로드 관리 계획이 효과적으로 작동할 가능성이 높아집니다.

당연한 이야기지만, 아직도 많은 조직에서 직원들이 회사 운영이나 개인의 성과와 관련된 모든 기대치를 모른 채로 운영되고 있다는 사실은 놀랍습니다. 팀원과의 커뮤니케이션은 이해하기 쉽고 혼동되지 않아야 합니다. 또한 명확한 커뮤니케이션이 모든 팀에 적용되어야 하며 정보 격차와 성능 사일로를 피하기 위해 리소스 전반에 걸쳐 균등하게 적용되어야 합니다.

기업이 핵심 직원을 지치게 하는 한 가지 방법은 비현실적인 수의 여러 업무를 맡기는 것입니다. 직원들이 효과적으로 업무를 수행하고 일반적으로 만족할 수 있도록 하려면 멀티태스킹 환경을 피해야 합니다. 직원은 해당 작업이 완료될 때까지 한 번에 1개의 작업에 집중할 수 있어야 합니다. 이렇게 하면 한 명의 직원이 한 번에 너무 많은 작업을 처리하려고 할 때 생산성에 영향을 미칠 수 있는 마비에 가까운 상황을 방지할 수 있습니다.

효과적인 워크로드 관리의 핵심은 가능한 모든 곳에서 다양한 기술 툴을 활용하는 것입니다. 반복적인 작업은 가장 중요한 자산 중 하나인 템플릿을 적용할 수 있는 핵심 영역입니다. 템플릿은 문서 생성을 자동화하고 작성 속도를 높이는 데 이상적입니다. 또한 모든 발신 문서에서 회사 표준의 형식이 일관되게 지정되도록 하는 데 도움이 됩니다.

이건 아주 기본적인 이야기지만, 놀랍게도 많은 우수한 조직들이 중요한 책임을 팀에 맡기고는, 이후 관련 인원들과 정기적으로 점검하지 않는 경우가 많습니다. 이는 분명히 문제가 발생할 수 있는 구조이며, 반드시 피해야 합니다. 팀 회의는 길지 않아도 되지만, 정기적으로 진행되어야 하며, 각 팀원이 자신의 현재 업무 상황과 진행을 방해하는 요소에 대해 보고할 수 있는 시간이 주어져야 합니다.