작업 주문 프로세스 관리를 위한 7단계

작업 주문은 모든 조직의 자산 관리 시스템을 뒷받침하는 원동력입니다. 개인 또는 법인이 서비스 요청을 제출할 때마다 이를 접수한 유지보수 팀은 유지보수 작업의 모든 세부 정보를 포함하고 작업 완료 프로세스를 간략하게 설명하는 공식 문서 및/또는 디지털 문서를 만들어야 합니다. 이 문서를 작업 지시서라고 합니다.

작업 지시서의 주요 목적은 유지보수 작업에 참여하는 모든 사람이 워크플로를 최신 상태로 유지하는 것입니다. 이를 통해 궁극적으로 조직이 유지보수 작업을 보다 효율적으로 구성, 전달하고 추적하는 데 도움이 됩니다.

작업 주문 관리 프로세스는 유지보수 작업 식별부터 시작하여 완료 후 분석으로 마무리되는 유지보수 프로세스를 통해 작업 주문이 어떻게 진행되는지 설명합니다.

프로세스의 첫 번째 단계에서 개인 또는 조직은 유지 보수 직원이 완료해야 하는 작업을 식별합니다. 작업은 또한 수리 작업이 사전에 쉽게 파악할 수 있는 계획된 유지보수에 해당하는지, 아니면 작업의 범위와 세부 사항에 대한 초기 평가가 필요한 비계획된 유지보수에 해당하는지 여부를 수신자에게 결정하는 데 도움이 됩니다.

개시 당사자가 유지 관리 문제를 식별한 후에는 유지 관리 요청 양식에 세부 정보를 작성하고 후기 및 승인을 위해 유지 관리에 제출해야 합니다. 작업 요청은 테넌트 요청부터 예방적 유지 관리 감사에 이르기까지 다양한 상황에서 발생할 수 있습니다.

유지보수 부서(또는 유지보수 팀)는 작업 요청이 제출되면 이를 평가할 책임이 있습니다. 이상적으로는 부서에서 작업 요청의 세부 사항을 검토하여 작업의 실행 가능성을 확인한 다음 인력 및 자원 요구 사항을 결정하는 것입니다. 승인되면 작업 주문 요청이 작업 주문으로 전환됩니다.

유지보수 팀 또는 관리자가 작업 요청을 승인하고 작업을 완료하는 데 필요한 자재, 장비 및 인력을 할당하면 새로운 작업 주문서를 생성합니다. 작업 지시서에는 작업에 필요한 모든 세부 사항과 회사 연락처 정보, 우선순위 수준 및 완료 날짜 표시가 포함되어야 합니다. 이 프로세스를 간소화하기 위해 조직은 템플릿을 사용하여 작업 지시서 형식을 표준화할 수 있습니다.

이 단계에서 유지 관리팀은 어떤 유형의 작업 지시가 필요한지도 파악합니다. 예를 들어, 장비 다운타임을 예측하고 줄이기 위해 사전 예방적 유지보수 접근 방식에 의존하는 회사라면 예방적 유지보수 작업 지시를 활용할 가능성이 높습니다. 반면에 장비가 이미 고장났거나 조직에서 보다 사후 대응적인 유지보수 프로그램을 사용하는 경우에는 유지보수 팀에서 수정 유지보수 작업 지시서 또는 긴급 작업 지시서를 작성할 것입니다.

이 시점에서 팀/감독자는 제안된 일정에 따라 작업 체크리스트를 완료할 자격을 갖춘 유지 관리 기술자에게 필요한 유지 관리 활동을 할당합니다. 조직에서 전산화된 유지보수 관리 시스템(CMMS) 소프트웨어를 사용하는 경우 해당 작업은 자동으로 기술자에게 할당됩니다.

유지보수 기술자는 할당된 모든 작업을 완료한 후 작업 오더를 문서화하고 마감할 책임이 있습니다. 기술자는 각 작업에 소요된 시간을 표시하고, 사용한 재료/장비를 나열하고, 작업 이미지를 제공하고, 작업에 대한 메모와 관찰 내용을 포함해야 합니다. 관리자는 완료된 작업 주문을 승인하고 최종 단계로 넘어가기 전에 다음 단계 및 후속 조치에 대한 지침을 제공해야 할 수도 있고 필요하지 않을 수도 있습니다.

마감된 작업 주문을 검토하면 유지보수 작업에 대한 귀중한 인사이트를 얻을 수 있으므로 조직은 마감된 작업 주문을 가능한 한 자주 검토해야 합니다. 마감된 작업 주문을 분석하면 조직이 작업 주문 프로세스에서 개선 기회를 파악하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다. 완료 후 분석은 팀원들이 놓쳤거나 다시 살펴봐야 할 작업을 파악하는 데도 도움이 됩니다.

조직이 성장함에 따라 종이 작업 주문 관리 시스템(또는 엑셀 스프레드시트)에 의존하여 끊임없이 진화하는 데이터 요구 사항을 관리하는 것은 더 이상 감당하기 어려워질 수 있습니다. 대규모 조직과 더 복잡한 요구 사항을 가진 조직은 작업 주문 관리 소프트웨어의 일종인 전산화된 유지보수 관리 시스템(CMMS) 소프트웨어에 대한 투자를 고려해야 합니다.

고품질 CMMS는 서비스 요청, 작업 지시 및 정기적인 유지보수를 자동으로 계획, 생성, 추적 및 구성하여 유지보수 관리자와 감독자의 과도한 작업 계획 업무를 제거합니다.

CMMS 소프트웨어를 사용하면 조직이 대량의 데이터를 중앙 집중식 위치에 전자적으로 저장할 수 있습니다. 모든 작업 지시 데이터가 한 곳에 모여 있으면, 경영진은 작업 지시서가 작업 주기를 거치는 동안 실시간으로 접근할 수 있습니다. 모바일 장치용 소프트웨어가 함께 제공되는 CMMS 플랫폼은 액세스를 한 단계 더 발전시켜 사용자가 작업 주문을 추적하고 유지 관리 활동에 원격으로 액세스할 수 있도록 합니다. 

또한 우수한 CMMS는 부서의 특정 요구 사항에 따라 작업 주문 데이터를 집계하고 표시할 수 있습니다. 유지보수 팀은 사용자 지정 가능한 보고서를 작성 및 확인하고, 추세 데이터 및 지표/KPI를 시각화하고, 자산 기능을 모니터링하여 문제 해결 및 재고 관리를 더 간단하게 수행할 수 있습니다.

CMMS를 도입하는 것은 복잡한 프로세스일 수 있지만 CMMS 소프트웨어를 유지보수 작업에 통합하면 조직에서 비용을 절감하고, 데이터 접근 및 가시성을 높이고, 백로그 및 작업자 오류를 줄이고, 시설 관리 시스템을 간소화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

기업이 자산 성능을 최적화하고 자산 수명을 연장하며 계획되지 않은 다운타임을 줄일 수 있도록 지원하는 포괄적인 엔터프라이즈 자산 관리 시스템인 IBM® Maximo Application Suite를 사용하여 엔터프라이즈 자산의 가치를 극대화합니다. IBM Maximo는 고급 데이터 분석을 생성하고 유지보수 관리자가 보다 스마트하고 데이터 중심적인 의사 결정을 내릴 수 있도록 지원하는 포괄적인 CMMS 기능을 갖춘 AI 기반 통합 클라우드 기반 플랫폼을 사용자에게 제공합니다.