世界中にオフィスがあり、大規模かつ多様な製品やサービスのポートフォリオを持っている組織の場合、四半期に発生するすべてのことを把握することはさらに困難な作業のように思えるかもしれません。

これが、再保険、法人保険、リスク管理ソリューションの卸売業者であるSwiss Re Groupの状況でした。Swiss Re社の財務特別プロジェクト担当副社長、Joseph Isip氏は次のように説明しています。「当社の決算プロセスには5つまたは6つの異なるチームが関わっており、それぞれのチームに独自の手順がありました。チーム間の透明性はなく、ハンドオフも明確に定義されていませんでした。そのため、すべてのチームで修正作業や追加作業を行う必要がありました。」

また、会議も頻繁に行われました。決算期間中は毎日、30名を超える利害関係者が問題の特定と解決のために集まりましたが、これは時間がかかる退屈なプロセスでした。Isip氏は「それらの会議は必要なものでしたが、まったく効果はありませんでした」と話します。

Isip氏とSwiss Re社のプロセスツールおよびオートメーション部門責任者であるMarkus Echser氏は、より良い方法があるに違いないと考えていました。そこで彼らはオートメーションプロジェクトに着手し、四半期決算プロセスの向上と最適化を目指しました。彼らは、これがビジネスの自動化に向けた全社的な動きの第一歩となることを期待していました。

Swiss Re社のチームは、財務部門の四半期末決算を変革するために、IBM® Blueworks Live とIBM Business Automation Workflowソフトウェアを選択しました。これらの製品はIBM Cloud Pak for Business Automationの一部であり、ローコード・ツール、レポート、ダッシュボード、AI駆動型のアナリティクスを使用して、ビジネス・プロセスの自動化と最適化を支援することを目的としたソフトウェア製品群です。

「多くのチームが関与していたので、すべてのチームを同じ部屋に集めて、さまざまなタスクと依存関係をすべてとりまとめる必要がありました」とIsip氏は言います。直感的なWebインターフェイスを使用して、世界中のSwiss Reチームが事業分野を超えて迅速に連携し、自分たちのプロセスを1か所に文書化しました。プロセスモデルによって自動化に向けた状況が明らかになれば、Swiss Re社はそれをIBM Business Automation Workflowツールにエクスポートし、そこで必要に応じたアクションや自動化を導入できるようになります。」

IBMソフトウェアにより、同社はタスクを細分化する多層的なアプローチを採用できるようになりました。企業チームは「レポートの更新」などの高レベルのタスクを定義し、個々のチームは関連するサブタスクの管理を続けます。この強力な機能により、チームはある程度の自主性を保ちつつも、Swiss Re社としては、高レベルのタスクの相互依存関係を文書化することもできます。実際、同社は、IBMのソリューションのおかげでワークフロー全体をダイナミックに視覚化できるようになりました。

また、カスタマイズされたダッシュボードとレポートを開発し、管理者がボタンをクリックするだけで四半期末プロセスの状況を確認できるようにもなりました。新たなレポートやダッシュボード機能の追加も簡単なため、同社のIT部門ではこれらのリクエストへの対応を通常24時間以内に行います。

しかし、このソリューションが提供するのは文書化、ダッシュボード、レポートだけではありません。すべてのプロセスをIBMソフトウェアに文書化することで、Swiss Re社は四半期末プロセスを最適化する新しい方法に気づき、いくつかのレポートを無くし、システムに必要な説明数を減らしました。同社のビジネス・プロセス管理担当のビジネスアナリストであるDanny Kyu氏は次のように説明しています。「当初は、レポートやダッシュボードの変更や改善に追われていました。しかし、最初の実装から数年が経ち、私たちは四半期末プロセスを実際に最適化でき、すべてが非常に安定しています。」