Come sbloccare un approccio scientifico alla gestione del cambiamento con potenti insight sui dati

Senza dubbio, ci troviamo di fronte a una crescita esponenziale nell'accesso e nel volume di dati di processo che tutti noi, come individui, abbiamo a portata di mano. In un clima attuale che si sta rivelando sempre più ambiguo e complesso, utilizzare gli insight dei dati per guidare una metodologia più solida e basata sull'evidenza nel modo in cui lavoriamo e gestiamo il cambiamento sta diventando sempre più popolare. Non solo i dati possono supportare una strategia di gestione del cambiamento più convincente, ma sono anche in grado di identificare, accelerare e incorporare il cambiamento più velocemente, il che è critico nel nostro mondo in continua evoluzione. Cogliendo queste opportunità in IBM, stiamo sviluppando sempre più la nostra specializzazione di process mining e strumenti e tecniche di analisi dei dati che riteniamo veri e propri fattori rivoluzionari quando si tratta di costruire culture di cambiamento e innovazione continui.

Per noi, un'area di opportunità particolarmente importante presentata dalla funzionalità di analytics dei dati di processo è process mining: il processo di individuare anomalie, schemi e correlazioni all'interno di grandi set di dati per prevedere i risultati dei processi. Il process mining rappresenta "l'arte del possibile" quando si tratta di investire tempo ed energie in iniziative di cambiamento organizzativo che possono rendere duraturo il cambiamento. Ci sono quattro aree chiave in cui è possibile applicare le funzionalità di process mining per trasformare realmente il valore derivato da un programma di cambiamento.

Abbiamo visto più volte l'impatto negativo di una leadership disallineata o poco coinvolta, soprattutto quando si tratta di promuovere un cambiamento efficace e di ispirare i loro team ad agire. Un recente sondaggio Leadership IQ del 2021 riportato da Forbes afferma che "solo il 29% dei dipendenti afferma che la visione del futuro del proprio leader sembra sempre allineata a quella dell'organizzazione". In definitiva, se i leader a ogni livello non sono sulla stessa lunghezza d'onda e se le persone non sono pienamente convinte del cambiamento, i risultati diventano fragili. Avere una visione e una strategia brillanti non fa la differenza se non riesci a fare in modo che i tuoi leader e dipendenti aderiscano a quella visione.

Poiché il business case e il case for change sono spesso i primi e potenzialmente i più critici da "fare per bene" di qualsiasi programma di cambiamento, la necessità di ottenere dati in tempo reale è evidente. Quanto sarebbe più facile basare una business transformation su insight basati sui dati che potrebbero dimostrare e quantificare l'opportunità in base ai fatti?

Utilizzare i dati al posto della "sensazione istintiva" in base alla quale si prendono fin troppe decisioni aziendali permette agli operatori del cambiamento di separare percezioni dalla realtà e decidere quali processi necessitano di maggiore attenzione. In altre parole, la data science della gestione del cambiamento ti consente di concentrarti su ciò che avrà il maggiore impatto sui tuoi obiettivi aziendali, KPI e risultati strategici. Può mostrare se le percezioni sono reali, oltre che portare alla luce insight inaspettati. In definitiva, gli insight basati su dati concreti possono portare trasparenza al tuo processo decisionale e fornire una storia più convincente su cui tutti possono essere d'accordo.

Sai come funziona realmente la tua attività sul campo? I programmi di cambiamento possono impiegare molte settimane per condurre interviste e workshop per acquisire un'immagine della situazione "così com'è". Tuttavia, spesso riscontriamo una discrepanza tra ciò che gli utenti dicono e ciò che, secondo i dati, sta veramente accadendo. Gli strumenti di process mining analizzano i dati di migliaia di transazioni in tutte le sedi per raccontare una storia vera, fornendo insight più rapidi e affidabili sulla causa principale dei problemi e identificando le opportunità di miglioramento più forti.

Allo stesso modo, gli agenti di cambiamento dedicano molto tempo e sforzi alla progettazione della condizione futura e all'identificazione dell'impatto sulle persone interessate dalla potenziale "nuova normalità". Gli strumenti di process mining possono eseguire un'analisi fit-gap sui nuovi processi per identificare rapidamente e con maggiore precisione i maggiori impatti di cambiamento. Questo può, a sua volta, accelerare la creazione dei tuoi programmi di comunicazione e formazione per supportare l'introduzione del cambiamento con percorsi di cambiamento più precisi e su misura. Insight dettagliati sui livelli di conformità ai processi possono essere portati ai team di progettazione per informare e focalizzare la progettazione di processi e sistemi futuri.

C'è una concezione comune secondo cui introdurre nuove tecnologie renderebbe le cose più rapide e semplici, ma non è sempre così. Forbes afferma che "nonostante i notevoli investimenti nelle nuove tecnologie nell'ultimo decennio, molte organizzazioni stanno effettivamente vedendo rallentare le loro operazioni a causa del sottoutilizzo della tecnologia". È chiaro che non possiamo semplicemente "installare un sistema" e aspettarci che venga adottato. Indipendentemente da quanto sia "adatto allo scopo" nella sua progettazione e da quanto sia ben adottato al momento della sua introduzione, questi risultati cambieranno senza dubbio a causa di una serie di fattori, interni ed esterni al nostro controllo.

Come si può quindi individuare questo fenomeno in anticipo e reagire o addirittura prevenirlo in modo tempestivo ed efficace?

Tramite l'analytics avanzata, le soluzioni di process mining possono evidenziare lacune e opportunità in una trasformazione digitale. Ciò significa che è possibile intervenire con interventi di cambiamento mirati per correggere la rotta più rapidamente, ad esempio individuando un determinato gruppo di utenti o un processo che riflette livelli inferiori di attività o inesattezza delle attività. Puoi progettare interventi di formazione e coinvolgimento per migliorare o formare i membri del team, oppure, individuare opportunità di miglioramento dei processi per supportarli meglio nelle attività che svolgono.

Inoltre, questa funzionalità può anche affrontare un altro ostacolo: una volta introdotto un cambiamento, come si fa a misurarne facilmente il successo e l'adozione?

Applicando il process mining, puoi vedere rapidamente i livelli di conformità di processo in tutta l'organizzazione e lungo tutta la catena del valore. Gli strumenti di process mining automatizzano e generano dashboard che forniscono una panoramica immediata dei tassi di adozione. Inoltre, ti consentono di quantificare il valore aziendale basato sui miglioramenti e di assegnare e tracciare le metriche chiave con gli obiettivi aziendali.

Incorporare una cultura di cambiamento e miglioramento continuo nel DNA di un'organizzazione è un'impresa significativa. Il McKinsey Organizational Health Index mostra che il tipo di cultura più comune nelle aziende ad alte prestazioni è quella del miglioramento continuo. Questo indice ha dimostrato che in quasi 2000 aziende la salute organizzativa è strettamente legata alle prestazioni. Per loro stessa natura, gli strumenti di data mining mirano a questo miglioramento continuo e forniscono ai loro utenti i dati per identificare continuamente nuove opportunità e reinventare incessantemente il modo in cui le cose vengono fatte.

Grazie alla loro semplicità e intuitività, gli strumenti di process mining rendono facile per non specialisti di dati trovare e utilizzare insight basati sui dati, rendendo molto più semplice costruire una cultura di miglioramento continuo e innovazione in tutta l'organizzazione. Tuttavia, approcci basati sui dati come il process mining offrono il maggior valore quando le organizzazioni si impegnano a lungo termine. Pertanto, l'adozione di questi strumenti è un mini progetto di cambiamento in sé. Integrare l'uso di dati e metriche nel lavoro quotidiano richiede non solo una comprensione dello strumento, ma anche un cambiamento di mentalità verso l'uso delle metriche e degli insight come parte degli sforzi di miglioramento continuo. Proprio come per qualsiasi implementazione IT, dedicare del tempo a far percorrere agli utenti e agli stakeholder la curva del cambiamento, dalla consapevolezza all'adozione, darà i suoi frutti nel lungo periodo.

In conclusione, attraverso il potere dei dati, la gestione del cambiamento si sposterà da una disciplina basata su progetti che fatica a giustificare investimenti adeguati a una che consiglia sui risultati aziendali e su come realizzarli con successo. Offre opportunità non solo per potenziare e accelerare i tipici interventi di gestione del cambiamento (come lo sviluppo di percorsi di cambiamento o il monitoraggio dell'adozione) ma anche per utilizzare il suo potere per influenzare e cambiare le mentalità di chi lavora con esso. Il process mining fornisce e dà alle persone la possibilità di pensare, sfidare e reinventare ciò che facciamo. Ciò va di pari passo con la nostra consapevolezza che "il cambiamento è sempre in evoluzione" e che dobbiamo tenere il passo per non restare indietro.