Apa itu manajemen beban kerja?

Upaya mencapai produktivitas karyawan adalah beban yang diambil dan diterima oleh setiap perusahaan yang berorientasi ke masa depan. Hampir jelas bahwa organisasi berkomitmen untuk mencoba merampingkan proses, mengoptimalkan beban kerja, dan menjalankan semua fungsionalitas dengan efisiensi tertinggi.

Alokasi sumber daya dan manajemen sumber daya menjadi perhatian utama, dan semuanya berkisar pada pertanyaan ini: Bagaimana Anda memaksimalkan berbagai sumber daya Anda—baik sumber daya manusia maupun sumber daya komputer—dan menetapkan tujuan yang realistis namun bermanfaat yang dapat dicapai tanpa terlalu banyak memanfaatkan anggota tim utama dan menyebabkan kelelahan personel?

Itulah tantangan utama dalam melaksanakan manajemen beban kerja yang efektif, dan ini bisa menjadi tindakan penyeimbangan yang rumit. Inilah alasannya: Di sinilah sistem komputer (yang beroperasi dengan mudah diprediksi) bersinggungan dengan pekerja manusia (yang perilakunya sering kali kurang dapat diprediksi). Semua ini bertabrakan dengan jadwal proyek (yang mungkin sudah ditetapkan sebelumnya—hingga pergeseran prioritas bisnis tiba-tiba mengubah tahapan pencapaian dan mengubah batas waktu). Menjaga ketiga variabel ini dalam keseimbangan relatif adalah kunci untuk manajemen beban kerja yang tepat dan merupakan kompromi yang membutuhkan perencanaan proyek yang matang dan mempertimbangkan masa depan.

Perusahaan yang berbeda menerapkan pendekatan yang berbeda dalam perencanaan beban kerja. Namun, 3 konstanta dapat diterapkan ke semua organisasi yang menjalankan manajemen beban kerja.

Hasil adalah materi output yang dibuat oleh organisasi dan memiliki berbagai bentuk. Hasil dapat dimanifestasikan sebagai barang berwujud (seperti produk manufaktur) atau sebagai kekayaan intelektual tidak berwujud (seperti program perangkat lunak dan aplikasi).

Kecuali jika kita membahas startup yang sangat kecil, kemungkinan besar akan ada pembagian kerja yang mapan, dengan tim khusus yang didedikasikan untuk proyek-proyek tertentu. Hal ini membantu menjaga operasi tim tetap dalam lingkup yang dapat dikelola, terutama ketika berhadapan dengan beban kerja yang berat, proyek yang kompleks, dan tugas-tugas penting.

Manajemen waktu tidak dilakukan sebagai praktik baik yang diikuti perusahaan. Tenggat waktu produksi harus ditegakkan karena bahkan perusahaan yang sangat besar pun dinilai dari kemampuan mereka untuk memberikan hasil sesuai waktu yang telah disepakati. Karena sangat penting untuk kelangsungan hidup, pelacakan waktu menjadi aktivitas pemantauan yang bernilai utama.

Sebelum melanjutkan, mari kita definisikan istilah kita lebih tepat, karena frasa “manajemen beban kerja” memiliki lebih dari satu makna. Meskipun semua definisi tersebut tidak terlalu berbeda dan pada kenyataannya agak analog, mereka jelas sangat berbeda.

Dalam konteks penggunaan karyawan dan pembagian kerja, manajemen beban kerja dapat merujuk pada manajemen beban kerja tim atau bagaimana jumlah total pekerjaan yang direncanakan organisasi untuk dilaksanakan dibagi di antara berbagai departemen perusahaan dan anggota tim.

Harus diakui, ada aspek "elemen manusia" di tempat kerja ketika Anda membahas kapasitas tim dan bagaimana beban kerja tim dibagi ke seluruh tim, karena kita berbicara tentang bagaimana orang melakukan pekerjaan mereka masing-masing. Dimensi manusia ini tetap ada selama kegiatan inti manajemen beban kerja yang berjalan di masa lalu, termasuk pemantauan metrik yang dapat diverifikasi terkait kinerja tim dan produktivitas tim serta pertimbangan yang kurang konkret terkait hal-hal tak berwujud lainnya seperti kerja tim.

Namun, dalam arti lain, manajemen beban kerja melihat pertanyaan produktivitas yang sama dari perspektif komputasi yang ketat. Dalam pengertian ini, manajemen beban kerja adalah latihan manajemen kerja tentang mencari tahu total tugas proyek komputasi yang harus diselesaikan agar organisasi mencapai tujuan yang sedang berlangsung. Organisasi akan menggunakan angka yang telah dikompilasi ini untuk membantu perencanaan kapasitas proyek secara akurat dan menugaskan manajemen untuk mewujudkannya. Ini kemudian diturunkan ke mencari tahu cara untuk menyebarkan alur kerja kolektif ke dalam distribusi beban kerja yang seimbang.

Lalu ada arti ketiga dan lebih luas dari “manajemen beban kerja” yang menggabungkan kedua diskusi menjadi satu percakapan yang mencakup pekerjaan manajemen proyek yang harus dilakukan, staf manusia yang ditugaskan untuk melaksanakan pekerjaan itu, serta sistem komputer dan proses yang diperlukan untuk mencapainya. Untuk mempelajari topik ini sepenuhnya, kita perlu memeriksa pengertian komprehensif tentang “manajemen beban kerja” dan semua yang terlibat di dalamnya.

Tidak mengejutkan bahwa ada begitu banyak jenis produk khusus untuk proses manajemen beban kerja, mengingat hampir semua organisasi terlibat dalam merumuskan dan melaksanakan strategi manajemen beban kerja. Berikut ini adalah beberapa opsi yang paling populer:

Selama beberapa dekade, ini bukan hanya cara utama untuk memvisualisasikan perbandingan kinerja, melainkan satu-satunya cara untuk melakukannya. Ternyata sejumlah hal dasar tidak bisa benar-benar diperbaiki, itulah sebabnya kami masih menggunakan spreadsheet pada abad ke-21. Dengan memposting semua informasi yang terkandung sesuai dengan sumbu X dan Y, spreadsheet dapat menyediakan dan membandingkan banyak data dalam sekejap.

Program komputer spreadsheet pertama disebut VisiCalc (artinya “kalkulator yang terlihat”) dan dirilis pada akhir 1979 untuk sistem komputer Apple II. VisiCalc (dibuat oleh Dan Bricklin dan Bob Frankston) didasarkan pada studi tahun 1961 oleh ilmuwan Amerika Richard Mattesich. Pada gilirannya, VisiCalc membuka jalan bagi Excel, yang telah menjadi identik dengan program komputerisasi spreadsheet dan dipelopori oleh seorang karyawan Microsoft bernama Charles Simonyi untuk peluncuran resmi pada tahun 1985.

Perkiraan yang dipublikasikan pada akhir tahun 2022 mengindikasikan bahwa setiap bulannya lebih dari 750 juta pengguna beralih ke Excel, dan beberapa proyeksi mendorong angka tersebut mendekati 1,2 miliar.¹ Perkiraan serupa mencatat bahwa sekitar 63% dari semua perusahaan menggunakan Excel secara teratur untuk setidaknya sebagian dari berbagai kebutuhan akuntansi mereka.²

Salah satu cara yang paling mendasar dan mudah dipahami untuk melacak kemajuan beban kerja adalah melalui papan Kanban ("Kanban" dalam bahasa Jepang berarti "sinyal visual"). Papan Kanban pertama kali digunakan dengan papan tulis fisik sungguhan, berisi kolom vertikal yang membagi langkah-langkah proyek. Pemangku kepentingan kemudian dapat menuliskan catatan dalam kolom tersebut untuk menunjukkan kemajuan bertahap.

Penggunaan papan Kanban pertama kali diperkenalkan pada akhir 1940-an oleh insinyur Toyota, Taiichi Ohno, sebagai bagian dari pendekatan "lean manufacturing" yang dirancang untuk memaksimalkan produktivitas dan membatasi pemborosan. Perangkat lunak komputer Kanban pertama kali dipelopori oleh penggemar komputer David Anderson pada awal tahun 2000-an dan kemudian diadaptasi oleh pembuat perangkat lunak seperti Microsoft. Di antara aplikasi Kanban saat ini, Asana dikenal sebagai penyedia terkemuka. Produk papan Kanban mengakomodasi otomatisasi dan memungkinkan integrasi (misalnya, metode untuk menghubungkan papan Kanban dengan alat lain untuk merampingkan alur kerja dan menghemat waktu).

Dasbor menggunakan teknologi widget untuk menampilkan berbagai jenis informasi dalam 1 konfigurasi visual. Model yang jelas untuk ini adalah dasbor mobil, yang memungkinkan pengemudi melihat pengukur penting dan monitor lainnya, semuanya dalam pandangan langsung mereka.

Komputerisasi dasbor melakukan fungsi yang sama, hanya saja terdiri dari bagan, tabel, dan grafik alih-alih berbagai pengukur. Eksperimen awal dengan komputerisasi dasbor terjadi selama tahun 1980-an, tetapi baru satu dekade kemudian dasbor tersebut menjadi lebih berguna dan lebih terintegrasi ke dalam sistem. Penggunaan dasbor benar-benar lepas landas ketika mampu menampilkan indikator kinerja utama (KPI). 

Selain perangkat lunak manajemen proyek, ada jenis alat manajemen proyek lain yang tersedia—metode yang mewakili cara-cara yang sudah teruji dan benar yang telah ada selama beberapa dekade:

• Daftar tugas: Untuk memerinci setiap langkah yang perlu diikuti, daftar tugas sederhana masih merupakan peralatan yang penting. Seperti spreadsheet, daftar tugas efektif terutama karena mereka mengolah informasi menjadi data yang penting. Daftar tugas biasanya merupakan langkah pertama dalam merumuskan strategi yang efektif untuk menangani proyek baru dan bagian awal dari menentukan tonggak proyek yang diperlukan.
• Diagram Gantt: Salah satu alat utama terbaik untuk memantau kemajuan, bagan Gantt menggambarkan kemajuan sebagai batang horizontal yang menunjukkan kemajuan dari kiri ke kanan dan menjadi berwarna penuh setelah status penyelesaian mencapai 100%. Batang-batang pada diagram Gantt (dinamai sesuai nama ilmuwan sosial Henry Gantt, yang pertama kali menciptakan metode ini pada tahun 1910-an) biasanya juga memberikan persentase numerik penyelesaian pekerjaan untuk melengkapi batang horizontal, yang dapat ditumpuk untuk membandingkan kemajuan di berbagai area proyek.
• Daftar tugas: Alat bantu manajemen beban kerja lain yang membantu dalam proses pemantauan kemajuan adalah daftar pekerjaan. Sementara daftar tugas berkonsentrasi pada mendefinisikan perkembangan besar, daftar pekerjaan mewakili “penelusuran” perkembangan tersebut dan memerinci langkah-langkah aktual yang akan mengarah pada penyelesaian proyek. Daftar tugas dapat dibuat dengan cakupan variabel, yang berarti mereka dapat diterapkan ke seluruh departemen, tim tertentu, atau bahkan individu tertentu.

Catatan: Meskipun Anda mungkin berharap untuk melihat spreadsheet di antara daftar ini, ada alasan utama mengapa spreadsheet tidak disertakan. Meskipun pemimpin tim sering membuat petak visual di papan tulis atau di program pengolah kata untuk menampung berbagai data, petak tersebut tidak dihitung sebagai spreadsheet yang sebenarnya. Spreadsheet tidak hanya berisi informasi dalam petak. Informasi tersebut dihubungkan oleh kecerdasan komputer yang memungkinkan pengguna untuk membuat perhitungan sederhana yang sekaligus dapat diterapkan pada semua data dalam spreadsheet tersebut—menghemat banyak waktu karena tidak perlu melakukan banyak perhitungan. Kecerdasan komprehensif itu tidak ada dalam bagan sederhana dan berpetak. 

Organisasi sangat bervariasi, seperti halnya kebutuhan bisnis. Meskipun demikian, masih ada beberapa prinsip inti yang baik mengenai manajemen beban kerja yang cerdas, dan prinsip-prinsip tersebut dapat diterapkan di hampir semua perusahaan.

Efektivitas rencana manajemen beban kerja bergantung pada pemikiran di baliknya. Oleh karena itu, merupakan tanggung jawab siapa pun yang melakukan perencanaan untuk secara jujur menilai keahlian personel dan efektivitasnya dalam peran tersebut. Ini sama pentingnya dengan memiliki proyeksi akurat dari langkah-langkah yang diperlukan proyek dan tonggak penting. Semakin jujur Anda tentang kemampuan perusahaan, semakin besar kemungkinan perencanaan manajemen beban kerja Anda akan terbukti efektif.

Ini seharusnya tidak perlu dikatakan lagi, tetapi mengejutkan betapa banyak organisasi yang masih beroperasi dengan sebagian besar staf mereka tidak mengetahui operasi perusahaan atau harapan penuh terkait kinerja individu mereka. Komunikasi dengan anggota tim harus mudah dipahami dan tidak mudah menimbulkan membingungkan. Selanjutnya, komunikasi yang jelas harus berlaku untuk semua tim dan diterapkan secara merata di seluruh sumber daya untuk menghindari kesenjangan informasi dan silo kinerja.

Salah satu cara perusahaan untuk menyebabkan anggota staf utama mereka kelelahan adalah dengan membebankan mereka dengan banyak tugas yang tidak realistis. Agar karyawan tetap berfungsi secara efektif dan secara umum puas, lingkungan yang melakukan beberapa tugas sekaligus harus dihindari. Anggota staf harus diizinkan untuk berfokus pada 1 tugas pada satu waktu sampai tugas itu selesai. Ini menghindari kondisi nyaris lumpuh yang dapat memengaruhi produktivitas ketika 1 karyawan mencoba menangani terlalu banyak tugas pada satu waktu.

Aspek kunci dari manajemen beban kerja yang efektif melibatkan mengambil keuntungan dari berbagai alat teknis yang Anda miliki sedapat mungkin. Tugas berulang adalah area utama di mana Anda dapat menerapkan salah satu aset terbesar Anda: templat. Templat ideal untuk mengotomatiskan pembuatan dokumen dan mempercepat produksinya. Mereka juga membantu memastikan bahwa standar perusahaan diformat dengan konsistensi pada semua dokumen keluar.

Berikut adalah hal yang seharusnya tidak perlu dipikirkan lagi, tetapi Anda akan terkejut betapa banyak organisasi papan atas yang hanya mendelegasikan tanggung jawab penting kepada tim tanpa melakukan pemeriksaan rutin secara teratur dengan semua personel yang relevan setelahnya. Jelas, ini adalah resep bencana yang harus dihindari dengan cara apa pun. Pertemuan tim tidak perlu panjang untuk menjadi efektif, tetapi harus diadakan dengan teratur dan memberi setiap anggota tim waktu untuk melaporkan aktivitas mereka saat ini dan potensi pemblokir kemajuan mereka.