Apa yang dimaksud dengan kontrol keuangan?

Kontrol keuangan adalah kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memantau dan mengelola sumber daya keuangan. Kontrol ini membantu melindungi aset keuangan dari penyalahgunaan dan membantu memastikan pelaporan keuangan yang akurat dan andal.

Bisnis biasanya melacak sumber daya keuangan dengan tiga laporan: laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas. Laporan keuangan ini memberikan informasi penting mengenai kesehatan keuangan perusahaan, kinerja masa depan, dan nilai keseluruhan kepada pihak-pihak yang berkepentingan (seperti pedagang, investor, auditor, dan badan regulasi).

Kontrol keuangan membantu menjamin bahwa laporan-laporan tersebut dapat dipercaya dan bebas dari kesalahan. Kontrol keuangan juga merupakan alat manajemen risiko yang berfungsi sebagai garis pertahanan pertama terhadap penyalahgunaan keuangan dalam perusahaan. Sebagai contoh, kontrol keuangan dapat deteksi dan bahkan mencegah aktivitas penipuan atau penyalahgunaan aset. Selain itu, kontrol keuangan dapat membantu organisasi mencapai efisiensi operasional melalui manajemen keuangan yang lebih baik.

Contoh umum kontrol keuangan meliputi pemisahan tugas, kontrol akses, rekonsiliasi, dan revisi kebijakan. Tindakan tersebut dapat bersifat preventif, detektif, atau korektif; manual atau otomatis; dan dilakukan secara ad hoc atau terjadwal.

Kontrol keuangan yang efektif dapat membantu bisnis mempertahankan kepatuhan, mencapai efisiensi operasional, dan mengurangi aktivitas penipuan.

Pelaporan keuangan yang akurat membantu organisasi memenuhi kewajiban kepatuhan. Kontrol keuangan memberikan keyakinan kepada pemangku kepentingan bahwa catatan bisnis dapat dipercaya dan akurat, yang mengurangi risiko ketidakpatuhan, seperti sanksi dan denda yang berat.

Sebagai contoh, sebagai tanggapan terhadap skandal akuntansi besar di awal tahun 2000-an, AS mengesahkan undang-undang federal bernama Sarbanes-Oxley Act yang dirancang untuk mencegah penipuan perusahaan. Undang-undang ini berisi persyaratan ketat yang berkaitan dengan pencatatan keuangan dan hukuman pidana atas pelanggaran.  

Bisnis lintas sektor menghadapi peningkatan tekanan dari pemangku kepentingan untuk mencapai efisiensi operasional yang lebih besar. Kontrol keuangan dapat membantu merampingkan, memantau, dan mengelola arus kas, anggaran, dan perkiraan keuangan. Data keuangan yang dapat dipercaya ini memungkinkan pengambilan keputusan yang tepat tentang alokasi sumber daya, pengeluaran besar, dan manajemen biaya demi operasi bisnis yang lebih efisien.

Kontrol keuangan dapat membantu mendeteksi aktivitas berbahaya. Kontrol ini menyediakan prosedur pengawasan dan verifikasi rutin untuk membantu mengendalikan penipuan, penggelapan, pencurian, dan kasus penyalahgunaan keuangan lainnya. Selain itu, dengan mengetahui bahwa suatu organisasi memantau semua proses keuangan, calon pelaku pelanggaran dapat mengurungkan niat untuk melakukan tindakan jahat apa pun sejak awal.

Kontrol keuangan internal biasanya dibagi menjadi tiga kategori: preventif, detektif dan korektif.

Kontrol preventif digunakan untuk mengurangi risiko kesalahan, penipuan, dan penyalahgunaan dana. Ini mencakup kebijakan dan praktik seperti:

• Pra-persetujuan: Manajemen memverifikasi atau memberi izin kepada karyawan untuk melakukan aktivitas keuangan atau menyelesaikan transaksi keuangan tertentu. Misalnya, sistem utang usaha sering kali memerlukan persetujuan manajer untuk menyerahkan penggantian biaya.
  
  
• Kontrol akses:  Akses terbatas ke aset keuangan fisik (seperti uang tunai) dan sistem keuangan virtual (seperti sistem akuntansi atau perangkat lunak pembukuan). Misalnya, mewajibkan kata sandi atau verifikasi keamanan lainnya untuk melihat, mengedit, atau mengirim informasi keuangan yang sensitif.
  
  
• Pemisahan tugas: Membagikan tugas keuangan kepada beberapa orang. Misalnya, Kebijakan kas kecil mungkin mengharuskan orang yang berbeda melakukan pengeluaran uang tunai, merekonsiliasi akun, dan mengisi kembali akun.

Kontrol detektif digunakan untuk mendeteksi anomali, kesalahan, atau penipuan dalam laporan keuangan. Ini mencakup kebijakan dan praktik seperti:

• Audit: Ulasan objektif dan berkala yang dimaksudkan untuk mengevaluasi dan meningkatkan kontrol internal organisasi. Audit dapat bersifat internal atau eksternal. Misalnya, auditor dapat membandingkan lingkungan kontrol praktik terbaik dengan lingkungan kontrol yang telah didokumentasikan.
  
  
• Rekonsiliasi akun: Membandingkan catatan keuangan internal dengan dokumen keuangan eksternal untuk membantu memastikan keakuratan dan konsistensi. Misalnya, rekonsiliasi dapat membantu memastikan bahwa buku besar sesuai dengan kartu kredit atau laporan bank perusahaan.
  
  
• Analisis varians: Metode perbandingan kinerja keuangan yang direncanakan dan aktual untuk menemukan perbedaan. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin menganalisis varians dalam anggaran, biaya tenaga kerja, atau penjualan.
  

Kontrol korektif digunakan untuk memperbaiki kesalahan atau ketidaksesuaian yang ditemukan dalam pelaporan keuangan, dan membantu memastikan kesalahan atau ketidaksesuaian tersebut tidak terulang kembali. Ini mencakup kebijakan dan praktik seperti:

• Koreksi kesalahan: Menetapkan prosedur untuk mengoreksi kesalahan yang ditemukan dalam catatan akuntansi. Misalnya, memperbaiki kesalahan yang ditemukan dalam entri jurnal pembayaran tunai dan menyesuaikan akun-akun yang terpengaruh.
  
  
• Revisi kebijakan: Menyesuaikan kebijakan kontrol keuangan yang sudah ada untuk menangani risiko dan kebutuhan baru dengan lebih baik, atau untuk meningkatkan efektivitas. Kontrol ini mungkin memerlukan penilaian risiko yang terpisah. Misalnya, audit internal dapat mengungkapkan sistem kontrol akses yang lemah sehingga organisasi harus mengambil tindakan perbaikan untuk memperkuatnya.
  
  
• Pelatihan dan edukasi: Pelatihan rutin dan berbagi informasi untuk membantu memastikan tim akuntansi dan karyawan lainnya tetap mendapatkan informasi terbaru tentang lingkungan manajemen keuangan dan proses bisnis baru. Misalnya, organisasi dapat mengadakan sesi informasi tentang undang-undang atau peraturan baru yang dapat memengaruhi bisnis.

Ada beberapa opsi perangkat lunak yang dapat membantu organisasi meningkatkan kontrol keuangan, termasuk:

• Perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP)
• Perangkat lunak tata kelola, risiko, dan kepatuhan (GRC)
• Perangkat lunak perencanaan dan analisis keuangan (FP&A)

Sistem ERP dapat mengelola dan menyederhanakan fungsi, proses, dan alur kerja keuangan organisasi dengan otomatisasi dan integrasi. Perangkat lunak akuntansi tradisional sering kali tidak memiliki aksesibilitas data real-time. Namun, ERP memusatkan dan menyimpan informasi keuangan yang penting dalam satu database (terkadang di cloud), termasuk data tentang pembayaran vendor, manajemen kas, dan rekonsiliasi akun. ERP juga dapat melacak utang usaha (AP) dan piutang usaha (AR), melakukan analisis keuangan, dan membuat laporan.

Perangkat lunak GRC khusus dapat membantu memastikan perusahaan memenuhi standar kepatuhan dan risiko. Fitur perangkat lunak GRC dapat mencakup manajemen dokumen, data risiko, alur kerja, dan audit. Alat GRC yang efektif membuat dan mendistribusikan kebijakan dan kontrol, serta memetakannya dalam peraturan dan persyaratan kepatuhan. Alat ini juga membantu menilai apakah kontrol keuangan telah diterapkan, berfungsi dengan benar, dan meningkatkan penilaian dan mitigasi risiko. 

FP&A mencakup pemodelan, penganggaran, dan perkiraan keuangan untuk mendukung analisis keuangan dan meningkatkan pengambilan keputusan. Perangkat lunak FP&A memungkinkan bisnis untuk mengubah rencana, memperkirakan ulang, atau memodifikasi anggaran secara real time dan mengintegrasikan perencanaan di seluruh unit bisnis untuk mempercepat pengambilan keputusan. Perangkat lunak ini meningkatkan akurasi dan keandalan rencana dan perkiraan.