Apa itu perencanaan dan analisis keuangan (FP&A)?

Tenaga profesional FP&A biasanya melakukan berbagai tugas seperti mengumpulkan dan menggabungkan data historis, memperkirakan tren dan hasil, menyiapkan anggaran dan laporan keuangan, memantau kinerja bisnis, dan berkolaborasi dengan pemangku kepentingan dalam perencanaan bisnis.

Di sebagian besar organisasi, FP&A merupakan bagian dari departemen keuangan dan melapor langsung kepada chief financial officer (CFO) atau direktur atau wakil presiden perencanaan dan analisis keuangan.

Tidak seperti akuntansi yang berfokus pada hasil keuangan masa lalu dan kepatuhan terhadap peraturan, FP&A memiliki misi berwawasan ke depan. FP&A memprediksi tindakan, investasi, dan strategi mana yang akan membantu bisnis mencapai tujuannya di masa depan.

FP&A perusahaan penting karena memberdayakan organisasi untuk membuat keputusan yang tepat mengenai strategi keuangan, rencana operasional, inisiatif baru, manajemen risiko, perencanaan jumlah karyawan, dan banyak lagi. Keputusan strategis ini sangat penting untuk profitabilitas dan kesehatan keuangan organisasi.

Dengan menggunakan analisis data untuk memperkirakan tren, mengidentifikasi peluang, dan mengukur indikator kinerja utama (KPI), tim FP&A membantu para pemimpin bisnis menjawab pertanyaan-pertanyaan penting, seperti:

• Berapa proyeksi pendapatan kami untuk kuartal berikutnya?
• Berapa profitabilitas produk, layanan, atau unit bisnis tertentu?
• Bagaimana pengurangan biaya memengaruhi margin keuntungan kita?
• Bagaimana otomatisasi dapat menyederhanakan alur kerja operasional kami?
• Bagaimana merger atau akuisisi memengaruhi laba kita?
• Bagaimana pesaing pasar baru akan memengaruhi pangsa pasar kita?

Ada 4 komponen dasar atau langkah untuk perencanaan dan analisis keuangan:

• Pengumpulan dan konsolidasi data
• Perencanaan dan perkiraan
• Penganggaran
• Pemantauan dan pelaporan kinerja

Langkah pertama dari proses FP&A adalah mengumpulkan, menyiapkan, dan mengkonsolidasikan data yang digunakan untuk forecasting dan perencanaan.

Data operasional, data keuangan, metrik karyawan, dan indikator kinerja utama (KPI) diekstrak dari sistem internal. Misalnya, tim FP&A mungkin mengumpulkan data penjualan dari perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM), data arus kas dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), dan data penggajian dari sistem informasi sumber daya manusia (HRIS).

Tim FP&A juga mengumpulkan data dari sumber eksternal yang memberikan wawasan tentang kondisi pasar dan ekonomi. Sumber-sumber ini mungkin mencakup riset pasar terhadap pelanggan dan pesaing, laporan analis dari pakar industri, statistik pemerintah, dan nilai tukar mata uang.

Informasi tersebut selanjutnya disiapkan untuk digunakan dengan memverifikasi keakuratannya, dengan menghilangkan kesalahan atau inkonsistensi, dan menstandarkannya ke dalam format yang konsisten. Data bersih selanjutnya dapat dikonsolidasikan ke dalam kumpulan data terpadu untuk dianalisis nanti.

Langkah selanjutnya adalah menggunakan data yang dikumpulkan untuk membuat prakiraan keuangan untuk mendukung perencanaan strategis. Prakiraan ini biasanya mencakup pendorong penting kinerja bisnis di masa depan, seperti proyeksi penjualan, arus kas, biaya operasi, persyaratan kepegawaian, dan retensi pelanggan.

Analis FP&A sering menggunakan pemodelan keuangan untuk memprediksi strategi, tindakan, dan investasi mana yang memberikan hasil bisnis terbaik. Sebagai contoh, model perencanaan skenario dapat menyimulasikan hal yang mungkin terjadi jika bisnis menaikkan atau menurunkan harga atau jika kondisi pasar, seperti permintaan atau biaya barang, berfluktuasi.

Wawasan ini membantu menginformasikan proses perencanaan, karena para pemimpin bisnis memutuskan bagaimana mereka akan mengalokasikan sumber daya, menjalankan strategi pasar, dan menetapkan tujuan kinerja di masa depan.

Setelah perkiraan selesai dan rencana strategis dibuat, tim FP&A mulai mengalokasikan dana dan sumber daya di seluruh organisasi. Proses penganggaran ini termasuk menetapkan dana untuk setiap unit bisnis atau departemen dan menentukan belanja modal untuk aset seperti ruang kantor dan peralatan.

Analis FP&A kemudian bekerja sama dengan manajemen senior untuk membuat anggaran induk akhir yang mendokumentasikan semua pengeluaran di seluruh organisasi. Anggaran induk selaras dengan perkiraan dan sasaran FP&A untuk kinerja bisnis masa depan seperti proyeksi pendapatan, arus kas, dan profitabilitas.

Karena perubahan terjadi selama tahun fiskal, anggaran induk mungkin perlu diperbarui. Tim FP&A sering menggunakan prakiraan bergulir untuk tetap mengikuti perkembangan kondisi pasar dan keuangan. Proses ini memungkinkan mereka untuk membuat pembaruan anggaran yang dinamis dan terinformasi sepanjang tahun.

Untuk membantu organisasi mencapai target dan tujuannya, analis FP&A terus memantau, menganalisis, dan membuat laporan ad hoc mengenai kinerja keuangan. Proses manajemen kinerja yang sedang berlangsung ini memberikan insight tentang apa yang berjalan dengan baik atau tidak, dan perubahan apa yang mungkin diperlukan.

Sebagai contoh, analis keuangan dapat melakukan analisis varians untuk menentukan alasan pendapatan penjualan aktual tidak sesuai dengan target yang dianggarkan. FP&A selanjutnya mengeluarkan laporan dengan visualisasi data untuk membantu manajer penjualan memahami bagaimana faktor-faktor seperti rendahnya permintaan atau kurangnya prospek penjualan berkontribusi terhadap kekurangan tersebut. Manajer penjualan selanjutnya dapat membuat perubahan strategis untuk menangani masalah tersebut.

Teknologi kecerdasan buatan (AI) dan machine learning (ML) dapat mengumpulkan, mengatur, dan menganalisis data dalam jumlah besar secara real time. Dengan meningkatkan kecepatan dan akurasi fungsi FP&A ini, kedua teknologi ini membantu tim keuangan meningkatkan peramalan, perencanaan, dan pengambilan keputusan untuk beberapa unit bisnis di seluruh organisasi.

Neraca keuangan adalah alat penting dari proses FP&A karena memberikan pandangan terpadu terkait aset, kewajiban, dan ekuitas organisasi. Manajer FP&A menggunakannya untuk mengisolasi potensi risiko, mengidentifikasi peluang untuk perbaikan, dan memahami kesehatan keuangan bisnis secara keseluruhan.

Tim FP&A menggunakan analisis arus kas untuk memahami arus masuk dan arus keluar kas di seluruh organisasi. Informasi ini membantu mereka mengambil keputusan yang lebih cerdas tentang investasi masa depan, biaya operasional, manajemen utang, risiko keuangan, dan strategi pertumbuhan.

Tim FP&A sering mengkomunikasikan insight keuangan yang kompleks dengan memvisualisasikan data di dasbor, bagan, dan grafik. Pendekatan ini memudahkan para pemangku kepentingan untuk memahami tren dan pola yang dapat mempengaruhi kinerja bisnis.

Sistem ERP adalah sumber data keuangan yang penting dari berbagai bidang seperti penjualan, rantai pasokan, pengadaan, inventaris, dan penggajian. Tim FP&A sering kali mengandalkan data ERP untuk membantu mereka membuat perkiraan, rencana, anggaran, dan laporan.

Pemodelan keuangan membantu tim FP&A mengevaluasi dampak "bagaimana jika" dari rencana bisnis dan perubahan kondisi pasar. Pemodelan ini memproyeksikan hasil keuangan potensial untuk produk atau layanan baru, pengurangan biaya, investasi, dan inisiatif bisnis lainnya.

Paket perangkat lunak FP&A melakukan beberapa fungsi FP&A seperti pengumpulan data, analisis data, forecasting, perencanaan, penganggaran, dan pelaporan. Terkadang, bisnis membuat solusi FP&A mereka sendiri dengan menggunakan kombinasi alat perangkat lunak dan sistem internal yang terpisah.

Laporan laba rugi memberikan informasi berharga seperti pendapatan, harga pokok penjualan, laba kotor, biaya operasional, pendapatan operasional, dan laba bersih. Analis FP&A menggunakan data ini untuk mengevaluasi profitabilitas, memperkirakan kinerja pada masa depan, dan mengidentifikasi area yang dapat dikurangi biayanya atau ditingkatkan efisiensinya.

Prakiraan bergulir adalah alat yang penting karena memberikan proyeksi keuangan yang diperbarui secara teratur, biasanya bulanan atau triwulanan. Hal ini memungkinkan FP&A untuk bereaksi cepat terhadap perubahan kondisi pasar dan manfaatkan tren bisnis yang muncul.

Pemodelan skenario memungkinkan analis FP&A untuk menyimulasikan berbagai kombinasi tindakan bisnis dan kondisi pasar untuk memperkirakan hasil keuangan. Kemampuan ini membantu mereka meningkatkan pengambilan keputusan, mengevaluasi strategi bisnis, dan mempersiapkan diri untuk perubahan lanskap bisnis.

Menurut FP&A Trends Survey, lebih dari setengah tim FP&A menggunakan spreadsheet seperti Microsoft Excel sebagai alat perencanaan keuangan utama mereka.¹ Spreadsheet membantu analis mengatur dan menganalisis data, membangun model, membuat visualisasi, menghasilkan forecasting, dan melakukan pelaporan keuangan.

Tim FP&A menggunakan analisis varians ketika hasil keuangan aktual berbeda dari angka yang diproyeksikan atau dianggarkan. Analisis varians membantu mereka menemukan penyebab potensial dan respons yang tepat terhadap surplus atau kekurangan di berbagai bidang seperti pendapatan, pengeluaran, dan loyalitas pelanggan.

Saat ini, hanya 6% tim FP&A yang menggunakan kecerdasan buatan dan machine learning.¹ Namun, para analis memprediksi teknologi ini akan berperan penting dalam perencanaan dan analisis keuangan di masa depan.

AL dan ML mengotomatiskan dan meningkatkan akurasi berbagai fungsi FP&A seperti pengumpulan dan persiapan data, analisis data, pemodelan, perkiraan, dan perencanaan. Kemampuan ini memberikan lebih banyak waktu bagi para pemimpin keuangan untuk berfokus pada strategi dan taktik.

Jumlah peran FP&A dan kebutuhan akan kandidat dengan sertifikasi manajemen keuangan diperkirakan akan meningkat pada tahun-tahun mendatang. Analis FP&A akan semakin berfungsi sebagai mitra bisnis untuk berbagai departemen di seluruh organisasi.

Di masa depan, para analis FP&A juga diharapkan untuk lebih terlibat dalam inisiatif lingkungan, sosial, dan tata kelola (ESG). Tim FP&A memberikan wawasan tentang dampak keuangan dari inisiatif keberlanjutan dan dampak lingkungan dari operasi bisnis.