Apa itu manajemen aset digital?

Manajemen aset digital (DAM) dapat merujuk pada proses bisnis dan bentuk teknologi manajemen informasi atau sistem manajemen aset digital. Solusi DAM membantu organisasi membuat repositori terpusat yang dapat dicari di mana tim dapat mengakses aset media. Ini juga memungkinkan organisasi untuk mengontrol izin pengguna, kontrol akses, pembuatan versi, dan manajemen metadata.

Aset digital adalah komponen kunci dari proses DAM. Ini adalah semua jenis file nilai yang dimiliki oleh perusahaan atau individu, berformat digital, dapat dicari melalui metadata, dan termasuk hak akses dan penggunaan. Ada banyak jenis aset digital, termasuk namun tidak terbatas pada:

• Dokumen
• Gambar
• File audio
• Konten video
• Presentasi
• Animasi
• File media
• Grafis
• Setiap media digital yang mencakup hak untuk menggunakan

Perangkat lunak DAM dapat merampingkan manajemen aset dan mengoptimalkan produksi media kaya, terutama dalam tim penjualan dan tim pemasaran, dengan menciptakan sistem manajemen terpusat untuk aset digital. Ini memungkinkan manajemen merek dan konsistensi merek yang lebih kuat melalui pembaruan aset otomatis dan penguatan pedoman merek, memberikan satu sumber kebenaran tunggal dalam bisnis dan pengalaman yang lebih konsisten kepada audiens eksternal.

Tim manajemen konten digital modern dan pemasar juga mengandalkan DAM untuk menggunakan kembali aset kreatif, mengurangi biaya produksi yang tidak perlu dan menduplikat aliran kerja dengan fitur pencariannya yang tak ternilai harganya.

Dengan tingginya visibilitas aset merek dan aset pemasaran melalui saluran digital seperti media sosial, merek harus tetap konsisten dalam pencitraan dan pesan agar dapat membangun otoritas merek dan menghasilkan pertumbuhan bisnis. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika platform manajemen aset digital menjadi komponen penting dalam upaya transformasi digital. Organisasi dapat mengimplementasikan solusi DAM di lokasi, dalam ekosistem komputasi cloud atau dalam topologi hibrida.

“Aset digital” juga digunakan untuk menggambarkan mata uang digital dan token, seperti cryptocurrency seperti Bitcoin dan Ethereum atau token non-fungible (NFT). Ini adalah jenis aset digital yang berbeda dan tidak dikelola dalam sistem DAM.

Menggunakan perangkat lunak manajemen aset digital melibatkan beberapa langkah:

• Membuat aset
• Pengodean dan pengindeksan
• Alur kerja
• Tata kelola melalui izin
• Audit

Membuat aset: Templat dan format file yang terstandardisasi menyiapkan file digital untuk dikodekan bahkan sebelum file tersebut dibuat. Standarisasi ini merampingkan kemudahan pencarian dan pengambilan dokumen.

Pengodean dan pengindeksan: Untuk menyederhanakan pencarian aset, metadata memungkinkan identifikasi konten digital melalui atribut seperti jenis aset (misalnya, white paper), versi (misalnya, baru), jenis media (misalnya, video) dan teknologi digunakan (misalnya, Photoshop). Pengidentifikasi ini membuat indeks, mengelompokkan aset yang memiliki tag umum untuk meningkatkan kemampuan penelusuran.

Alur kerja: Pengindeksan ini kemudian dapat digunakan untuk alur kerja berbasis aturan, memungkinkan otomatisasi tugas dan proses.

Kontrol versi: Kontrol versi menjadi semakin penting untuk otomatisasi alur kerja, karena memastikan bahwa aset terbaru dan terkini digunakan dalam alur kerja yang ada. Saat alur kerja baru dibuat, fitur kontrol versi dalam sistem DAM dapat digunakan untuk menetapkan tanggal kedaluwarsa, membantu memastikan bahwa hanya versi terbaru yang diakses dan dibawa untuk ditinjau dan digunakan.

Tata kelola melalui perizinan: Tata kelola melalui perizinan memastikan bahwa hanya mereka yang telah diberikan akses yang dapat menggunakan aset sesuai dengan cara yang telah ditetapkan kepada mereka. Kemampuan ini melindungi aset organisasi dari pencurian, korupsi yang tidak disengaja atau penghapusan. 

Seiring dengan pertumbuhan organisasi dan perpustakaan aset, semakin banyak anggota tim yang perlu mengakses, mengedit, berkolaborasi, dan melacak aset-aset ini, sehingga izin dan kontrol akses menjadi sangat penting.

Audit: Audit internal membantu organisasi mengevaluasi efektivitas DAM dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Demikian juga, badan pengatur dapat mengaudit solusi DAM untuk memastikan bahwa teknologi dan proses organisasi mematuhi peraturan. Kedua jenis audit terjadi secara teratur di industri yang sangat diatur seperti keuangan dan layanan kesehatan.

Saat meninjau platform DAM, penting bagi organisasi untuk mengevaluasi apakah solusi yang mereka pilih memberikan kemampuan yang mendukung contoh penggunaan saat ini dan contoh penggunaan masa depan. Sebuah organisasi mungkin juga mempertimbangkan fitur-fitur non-teknis, seperti tingkat dukungan pelanggan yang ditawarkan atau kemudahan penggunaan antarmuka.

Solusi DAM terkemuka umumnya menyediakan kemampuan berikut:

• Manajemen siklus hidup aset dan izin berbasis peran
• Integrasi
• Fleksibilitas dua arah
• Infrastruktur penyimpanan dan transfer yang stabil
• Efisiensi transfer file

Solusi DAM harus memungkinkan organisasi untuk mengelola aset digitalnya mulai dari ide hingga konsepsi dan di sepanjang siklus hidupnya. Sistem ini juga harus menyediakan manajemen hak akses dan perizinan dengan perincian yang dibutuhkan organisasi untuk menjaga integritas asetnya.

Solusi DAM harus berintegrasi dengan teknologi lain yang digunakan organisasi untuk mengelola, mengatur, dan mendistribusikan rich media, seperti sistem manajemen konten (CMS) atau sistem informasi produk (PIM), serta sistem apa pun yang mungkin akan ditambahkan oleh organisasi di masa mendatang. Untuk fleksibilitas yang lebih besar, organisasi harus mempertimbangkan antarmuka pemrograman aplikasi (API) yang tersedia yang dapat digunakan untuk membuat integrasi DAM khusus.

Solusi DAM yang fleksibel dan tangkas menyediakan fungsionalitas pencarian aset di segala arah. Fleksibilitas dua arah memungkinkan organisasi untuk mencari metadata, seperti merek, untuk menemukan aset, atau mencari aset tertentu untuk menemukan metadata. Kemampuan ini mendukung pencarian dan repurpose aset oleh kelompok fungsional lain dalam suatu organisasi.

Solusi DAM yang dipilih organisasi sama pentingnya dengan bagaimana dan di mana aset disimpan dan kemampuan untuk berbagi file dan mentransfer aset ke mana pun dibutuhkan. Apakah organisasi memilih penyimpanan yang ditentukan perangkat lunak lokal atau penyimpanan berbasis cloud, organisasi harus mempertimbangkan keandalan, fleksibilitas, skalabilitas, kinerja, dan pemulihan yang ditawarkan untuk melindungi asetnya.

Kecepatan dan efisiensi transfer file penting karena secara langsung mempengaruhi kecepatan bisnis. Kemampuan untuk berbagi aset dan menggunakannya kapan dan di mana organisasi membutuhkannya akan membantu menentukan keefektifan solusi yang dipilih.

Sistem manajemen aset digital dan sistem manajemen konten keduanya digunakan untuk mengelola konten digital, tetapi dengan cara yang berbeda.

Solusi DAM adalah repositori terpusat tempat semua aset digital perusahaan disimpan. Ini terutama digunakan untuk pengaturan, kolaborasi, dan berbagi file dan informasi di seluruh perusahaan. Ini digunakan untuk menampung lebih banyak jenis file digital daripada CMS dan menawarkan kemampuan yang lebih canggih, seperti kemampuan organisasi dan kontrol versi tingkat lanjut.

CMS juga digunakan untuk mengelola konten digital, tetapi CMS terutama digunakan untuk mengelola dan menerbitkan konten di situs web dan platform online lainnya. Misalnya, Wordpress adalah CMS yang populer.

• Digunakan untuk mengelola seluruh perpustakaan aset digital perusahaan di satu lokasi terpusat. Dapat digunakan untuk mengelola aset untuk beberapa merek atau perusahaan dalam organisasi yang sama.
  
  
• Memungkinkan kolaborasi lintas tim dalam pembuatan dan peninjauan aset serta mempromosikan konsistensi merek di berbagai saluran.
  
  
• Digunakan untuk mengelola dan mendistribusikan berbagai macam materi, termasuk foto, video, logo, file audio, materi pemasaran, dek penjualan, metadata, dan lainnya.
  
  
• Seperti halnya CMS, perangkat lunak DAM sering kali menyertakan izin pengguna dan alat analisis yang membantu tim melacak penggunaan dan keterlibatan aset.
  
  
• Menawarkan fitur-fitur canggih seperti kemampuan untuk mengatur aset berdasarkan departemen atau kampanye dan kemampuan untuk menambahkan tag dan metadata ke aset. Perangkat lunak DAM juga menyediakan kontrol versi yang kuat dan kemampuan pelacakan perubahan untuk aset dalam sistem DAM.
  
  
• Sering digunakan oleh tim kreatif, tim pemasaran dan manajer aset digital.

• Digunakan untuk mengelola dan mempublikasikan konten di situs web, blog, media sosial, dan platform digital lainnya.
  
  
• Umumnya digunakan untuk mengelola konten berbasis teks, gambar dan video produk, ikon dan logo, serta jenis file lainnya yang sering dipublikasikan di situs web.
  
  
• Menyediakan templat untuk konstruksi halaman web, dan alat bantu lain seperti kemampuan pementasan dan pratinjau, yang membantu dalam membangun situs web dan proses penerbitan digital.
  
  
• Menawarkan analisis dasar untuk kinerja halaman web dan fitur izin pengguna untuk mengontrol akses halaman dan penerbitan.
  
  
• Sering digunakan oleh manajer web, pembuat konten, pemasar, dan lainnya yang sering mempublikasikan ke situs web organisasi atau saluran sosial.

Manajemen aset digital yang efektif memberikan beberapa manfaat, termasuk:

• Mengurangi biaya produksi dan alokasi sumber daya yang lebih baik
• Transparansi organisasi yang lebih besar
• Peningkatan konversi dan retensi pelanggan
• Peningkatan konsistensi merek
• Tata kelola dan kepatuhan

Sentralisasi aset dalam sistem DAM memungkinkan organisasi untuk menemukan dan menggunakan kembali aset, mendorong penghematan biaya produksi dan mengurangi alur kerja yang berulang. Pengurangan biaya mendorong alokasi sumber daya di bidang bisnis lain. Keuntungan efisiensi yang dihasilkan membantu membawa aset dan solusi ke pasar lebih cepat.

DAM memberikan pengguna dengan pandangan yang jelas dan komprehensif terhadap aset digital, menciptakan dampak positif pada manajemen proyek, perencanaan konten dan pelaksanaannya. Hal ini dapat meningkatkan kolaborasi di berbagai pemangku kepentingan atau memperkenalkan alur kerja yang lebih berdampak melalui penghapusan proyek yang berlebihan.

Ketika bisnis mengatur konten dengan tepat berdasarkan tahap perjalanan pembeli pengguna, mereka dapat menyajikan konten dan materi pemasaran yang sesuai dengan merek pada waktu yang tepat untuk audiens target mereka. DAM memungkinkan organisasi untuk mempersonalisasi pengalaman pelanggan guna membangun dan memelihara hubungan yang lebih kuat. Proses ini membantu menggerakkan pelanggan potensial dan pelanggan yang sudah ada melalui siklus pembelian dengan lebih cepat dan lebih efektif.

DAM mempromosikan konsistensi dalam penyampaian pesan, pemosisian, representasi visual, dan cara lain dari identitas merek. Dengan DAM, area fungsional dan unit bisnis dapat menggunakan kembali file kreatif dan aset lainnya untuk mendapatkan efisiensi dan menyajikan pesan kohesif ke pasar.

Lisensi, dokumentasi hukum, arsip, dan aset lainnya dapat memainkan peran penting dalam memenuhi tuntutankepatuhan yang didorong oleh industri atau peraturan pemerintah. Kemampuan untuk mengatur dan cepat mengambil materi-materi ini dapat menghemat waktu dan uang bagi organisasi dan mengurangi gangguan pada proses bisnis inti.