Apa itu pemrosesan faktur otomatis?

Faktur merujuk pada permintaan pembayaran untuk setiap pengeluaran yang dibebankan kepada suatu perusahaan, baik untuk perangkat keras, perangkat lunak, utilitas, konsultasi, transportasi, inventaris, atau layanan lainnya.

Pemrosesan faktur otomatis terkait erat dengan sistem utang usaha (AP) organisasi. Namun, meskipun otomatisasi AP secara tradisional menangani siklus hidup pembayaran menyeluruh, pemrosesan faktur otomatis hanya menangani sebagian fungsi, termasuk pengambilan faktur, ekstraksi data, dan persetujuan faktur.

Pemrosesan faktur secara inheren memiliki biaya. Misalnya, organisasi harus membayar penyimpanan data untuk menyimpan catatan transaksi mereka. Mereka harus menugaskan tim manusia untuk memvalidasi faktur, menangani kesalahan, berkomunikasi dengan vendor, dan meninjau pengecualian. Dan mereka harus membayar biaya transaksi saat transfer bank.

Meskipun biaya pemrosesan faktur tidak dapat dihindari, biaya dapat secara eksponensial lebih tinggi untuk perusahaan yang mengandalkan pemrosesan faktur manual saja. Perbedaan biaya mungkin dapat diabaikan berdasarkan per faktur, tetapi pengeluaran dapat dengan cepat bertambah di ratusan atau ribuan transaksi.

Salah satu alasannya adalah bahwa proses manual menimbulkan kesalahan manusia, yang mengakibatkan perbedaan entri data yang dapat menyebabkan biaya keterlambatan yang mahal dan koreksi yang memakan waktu. Pemrosesan faktur manual juga dapat memperlambat alur kerja karena faktur yang belum diproses menumpuk dan menciptakan hambatan.

Faktor-faktor ini telah menyebabkan makin banyak bisnis mengadopsi solusi otomatisasi faktur yang dapat diskalakan dan berbasis cloud, yang menggunakan otomatisasi untuk membantu mengurangi tugas pemrosesan faktur yang rawan kesalahan. Perangkat lunak otomatisasi faktur sering menggunakan model kecerdasan buatan (AI), yang dapat menafsirkan dan mengatur faktur dengan pengawasan manusia yang terbatas, sehingga mempercepat waktu pemrosesan, meningkatkan akurasi, dan pada akhirnya menghasilkan alur kerja yang lebih efisien.

Dalam sebuah studi tahun 2024, organisasi dengan pipeline AP yang matang (sangat otomatis) membutuhkan waktu sekitar tiga hari untuk menyelesaikan faktur, dibandingkan dengan rata-rata 17 hari. Perusahaan-perusahaan ini juga memproses setiap faktur dengan biaya tidak sampai seperempat dari biaya perusahaan rata-rata, sehingga menghasilkan penghematan biaya yang signifikan.

Namun, hampir tiga perempat organisasi mengatakan bahwa mereka belum memiliki sistem AP otomatis sepenuhnya, sementara 27% tidak memiliki kemampuan otomatisasi apa pun (mereka bergantung secara eksklusif pada entri data manual), menurut survei Institute of Financial Operations and Leadership (IFOL) 2025.

Organisasi mungkin enggan untuk mengadopsi pemrosesan faktur otomatis karena kompleksitas integrasi perangkat lunak akuntansi yang didukung AI dengan sistem lama; masalah kepatuhan, keandalan, dan keamanan; biaya berlangganan layanan akuntansi pihak ketiga; atau keraguan tentang mengganggu fungsi AP penting dan alur kerja selama implementasi.

Pemrosesan faktur otomatis dan otomatisasi utang dagang secara tradisional menangani lapisan yang berbeda dari strategi otomatisasi faktur suatu organisasi. Untuk bagiannya, otomatisasi AP mencakup siklus hidup utang menyeluruh organisasi, termasuk proses persetujuan, pencatatan, integrasi sistem ERP, komunikasi vendor, dan semua langkah lain yang terkait dengan penanganan dan pemenuhan faktur. (Otomatisasi AP itu sendiri dapat menjadi bagian dari upaya otomatisasi procure to pay (P2P) organisasi yang lebih luas, yang bertujuan untuk memodernisasi dan mendigitalkan seluruh proses pengadaan.)

Sementara itu, pemrosesan faktur otomatis berfokus pada subset proses dalam kerangka kerja AP yang lebih luas. Hal ini menyederhanakan pengambilan faktur (mengekstraksi data yang relevan dari faktur), perutean dan persetujuan tetapi secara tradisional tidak meluas ke manajemen faktur tingkat tinggi, pengoptimalan alur kerja atau pembayaran akhir.

Namun saat ini, dengan pelanggan yang makin menuntut solusi terpadu, banyak vendor tidak lagi membedakan antara proses AP dan pemrosesan faktur otomatis. Sebaliknya, penyedia sering menggabungkan kemampuan otomatisasi faktur menyeluruh ke dalam satu platform, atau menyediakan tingkatan langganan dan tingkat harga yang berbeda, masing-masing dengan serangkaian fitur mereka sendiri. Organisasi di industri yang sangat terspesialisasi mungkin juga menggunakan templat atau kode khusus untuk merancang saluran pemrosesan faktur mereka sendiri dalam platform AP yang dihosting vendor.

Perangkat lunak pemrosesan faktur otomatis menggabungkan sistem yang didukung AI dan berbasis aturan untuk membantu merampingkan cara organisasi menerima, memproses, dan memvalidasi faktur. Langkah-langkah dapat bervariasi menurut organisasi, tetapi alur kerja yang khas sering menggabungkan tahapan utama ini:

Perusahaan menerima faktur melalui berbagai saluran, termasuk kotak surat fisik, kotak masuk utang, portal vendor, dan sistem pertukaran data elektronik (EDI). Solusi otomatisasi faktur dapat secara mandiri menstandarkan dan menormalkan faktur ini untuk mempersiapkannya untuk pemrosesan hilir, serta mengonsolidasikannya sehingga dapat diakses dari lokasi terpusat.

Platform otomatisasi juga dapat mengubah faktur kertas menjadi tagihan digital, sehingga memungkinkan sistem OCR membacanya. Sementara itu, faktur elektronik tidak perlu diubah karena dikirimkan sebagai file terstruktur (misalnya XML atau EDIFACT), yang dapat dibaca oleh sistem pemrosesan faktur secara otomatis.

Teknologi OCR mengubah teks yang disematkan dalam gambar statis atau PDF (misalnya, tanda terima yang dipindai) menjadi format yang dapat diedit dan dapat dibaca mesin. Mesin Machine learning (ML) kemudian secara cerdas menerjemahkan baris item dan mengekstrak data yang relevan, seperti deskripsi item, tanggal pembelian, harga unit, tenggat waktu pembayaran, dan detail lainnya. Bidang kepercayaan rendah (elemen data yang tidak dapat diuraikan oleh model sendiri) diarahkan ke manusia untuk ditinjau lebih lanjut.

Validasi melibatkan perbandingan detail dari faktur yang dikirimkan dengan catatan internal perusahaan untuk membantu memastikan keduanya mereka selaras. Proses ini dapat menampilkan faktur duplikat (ketika organisasi menerima dua faktur untuk produk atau layanan yang sama), perbedaan (ketika faktur yang dikirimkan tidak sesuai dengan layanan yang disediakan vendor), dan kesalahan lainnya. Selama tahap validasi, sistem otomatisasi juga memverifikasi identitas vendor dengan meninjau identitas pajak, detail bank, dan pengidentifikasi lainnya, sehingga memperkuat keamanan.

Pencocokan faktur adalah bagian penting dari proses validasi. Dalam pencocokan dua arah, organisasi mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian yang awalnya diterima. Pencocokan tiga arah menilai catatan penerimaan barang (GRN)—dokumen yang mengonfirmasi bahwa layanan atau produk tertentu telah dikirimkan—di samping pesanan pembelian,sehingga memberikan lapisan perlindungan tambahan. Pencocokan dapat dilakukan secara manual, otonom, atau melalui pendekatan hybrid, tergantung pada tingkat kematangan sistem pemrosesan faktur.

Jika platform otomatisasi faktur mengidentifikasi masalah dengan faktur tertentu selama tahap ekstraksi data atau validasi—atau jika tidak dapat menafsirkan atau mengklasifikasikan faktur sendiri—platform tersebut dapat meneruskan faktur ini ke manusia untuk ulasan lebih lanjut. Keputusan akhir kemudian dimasukkan kembali ke dalam sistem sehingga komponen machine learning dapat belajar dari kesalahan masa lalu dan menjadi lebih cepat dan lebih akurat dari waktu ke waktu.

Sebelum faktur dapat dibayarkan, pembayaran biasanya perlu disetujui, sering kali oleh manajer dari tim yang membeli produk atau layanan. Platform otomatisasi dapat mempercepat alur kerja persetujuan dengan merutekan faktur secara otomatis ke manajer berdasarkan karakteristik yang telah ditentukan sebelumnya, seperti departemen, wilayah geografis, jenis pengeluaran, atau jumlah faktur. Platform juga dapat mengirim pemberitahuan dan pengingat kepada manajer atau meningkatkan permintaan persetujuan faktur sebelum tenggat waktu pembayaran yang akan datang.

Karena penyedia makin banyak menggabungkan fitur otomatisasi AP menyeluruh ke dalam satu platform terintegrasi, ada baiknya mengeksplorasi beberapa langkah tambahan yang, meskipun tidak termasuk dalam setiap perangkat lunak pemrosesan faktur otomatis, tetap menjadi bagian integral dari sebagian besar alur kerja utang.

Pemrosesan faktur otomatis bertujuan untuk mengatasi inefisiensi dan ketidakakuratan yang dapat muncul dalam alur kerja pemrosesan manual. Manfaat penting meliputi:

Karena faktur bergerak secara efisien dari pengumpulan melalui pembayaran, organisasi dapat memanfaatkan diskon pembayaran awal, yang mendorong organisasi untuk membayar faktur pada tanggal yang lebih awal dengan imbalan tarif yang dikurangi. Pada saat yang sama, pemrosesan faktur otomatis dapat mengurangi atau menghilangkan keterlambatan pembayaran, karena faktur cenderung tidak hilang, salah tempat, atau tertunda.

Faktur menghadapi lebih sedikit hambatan selama siklus hidupnya, dan tim dapat dengan lancar meningkatkan sumber daya untuk mengakomodasi volume faktur yang berfluktuasi. Organisasi dapat dengan cepat menyelesaikan perbedaan dan kesalahan karena setiap faktur mudah diidentifikasi dan dapat dilacak, mulai dari pengambilan faktur hingga pembayaran akhir.

Dengan visibilitas yang komprehensif dan terkini ke alur kerja otomatis dan penundaan yang lebih sedikit, organisasi dapat menjalin hubungan yang lebih dekat dengan vendor. Mekanisme pelaporan dan dokumentasi otomatis mengurangi risiko sengketa pembayaran, mempromosikan komunikasi yang lebih cepat, dan meningkatkan transparansi.

Meskipun manusia terus memberikan pengawasan dan menangani pengecualian, tim keuangan tidak perlu lagi menyelesaikan tugas yang membosankan dan berulang sendiri. Sebaliknya, mereka dapat mendedikasikan lebih banyak waktu untuk tugas manajemen keuangan dan pengoptimalan tingkat tinggi untuk melayani kebutuhan bisnis dengan lebih baik.

Otomatisasi membantu mengurangi risiko kesalahan manusia melalui perutean dan pemberitahuan berbasis aturan. Tim juga dapat memperoleh tampilan komprehensif alur kerja faktur melalui analitik dan alat pemantauan, sehingga meningkatkan visibilitas. Platform AP juga terintegrasi dengan buku besar organisasi, membantu tim mempertahankan informasi arus kas yang akurat dan terkini.

Meskipun sistem pemrosesan faktur otomatis dapat membantu merampingkan alur kerja otomatisasi, sistem ini juga dapat menimbulkan tantangan operasional baru dan mengungkapkan kesenjangan eksekusi, terutama selama fase implementasi awal. Hambatan umum meliputi:

Karena pemrosesan faktur otomatis menyentuh berbagai layanan dan lapisan arsitektur, perusahaan mungkin kesulitan mengatasi ketidakselarasan, terutama saat menghubungkan layanan faktur modern dengan sistem lama. Status faktur yang tidak disinkronkan mungkin menghasilkan representasi arus kas, anggaran, dan kinerja sistem yang tidak akurat. Banyak organisasi beralih ke API, yang memfasilitasi pertukaran data antara layanan yang berbeda, untuk membantu mengatasi kompleksitas integrasi.

Terlepas dari inovasi modern, solusi pemrosesan faktur otomatis masih memerlukan tingkat pengawasan manusia untuk beroperasi secara akurat dan efisien. Tetapi pengecualian yang berlebihan dapat membanjiri tim dan memaksa mereka untuk mengadopsi kembali alur kerja manual untuk sementara.

Untuk mengatasi masalah ini, beberapa platform dapat mengklasifikasikan pengecualian berdasarkan jenis dan tingkat keparahan, sehingga meningkatkan kecepatan dan kelincahan respons kesalahan. Organisasi juga dapat merancang pipeline penanganan pengecualian yang kuat sehingga tim dapat merespons kesalahan sebelum kesalahan tersebut memengaruhi kinerja seluruh sistem.

Organisasi perlu menyimpan catatan faktur terperinci untuk tujuan kepatuhan, dan harus menyembunyikan data faktur sensitif karena masalah keamanan. Beberapa tim mungkin merasa terlalu berisiko untuk menyerahkan tanggung jawab penting ini ke platform pemrosesan otonom dan mungkin lebih suka mengelola aliran faktur sendiri.

Meskipun pemrosesan faktur otomatis dapat membantu organisasi menghemat uang dalam jangka panjang, biaya integrasi di awal yang tinggi dapat meyakinkan beberapa perusahaan untuk menunda otomatisasi faktur. Hal ini terutama berlaku untuk organisasi yang lebih kecil, yang mungkin menemukan otomatisasi yang tidak perlu rumit untuk alur kerja mereka yang relatif mudah.