Otomatisasi Procure to Pay (P2P)

Proses pengadaan hingga pembayaran memiliki banyak bagian yang bergerak, dan seiring dengan pertumbuhan bisnis, penanganan setiap langkah secara manual menjadi semakin kompleks. Dengan semakin banyaknya permintaan pembelian, faktur, dan interaksi dengan pemasok yang harus ditangani, risiko kesalahan atau kehilangan dokumentasi pun meningkat. Solusi perangkat lunak pengadaan dan otomatisasi menyatukan semuanya ke dalam satu sistem yang lancar dan terintegrasi yang menghubungkan pengadaan dan hutang dagang, sehingga seluruh proses menjadi lebih mudah dikelola dan efisien.

Teknologi canggih seperti kecerdasan buatan (AI), machine learning (ML), dan Robotic Process Automation (RPA) mengurangi kesalahan dan kemacetan serta meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Organisasi yang menerapkan otomatisasi procure-to-pay dapat merampingkan manajemen pemasok, mengoptimalkan proses pembelian dan mendapatkan visibilitas yang lebih besar ke dalam transaksi keuangan mereka. Otomatisasi rantai pasokan membuat manajemen vendor lebih mudah dan meningkatkan pengambilan keputusan melalui data yang lebih baik.

Keuntungan utama otomatisasi P2P adalah kemampuannya untuk menyederhanakan proses, menciptakan konsistensi, dan menegakkan kepatuhan di seluruh aktivitas pengadaan. Pemeriksaan internal seperti pencocokan tiga arah-membandingkan pesanan pembelian, faktur, dan kuitansi. membantu mencegah ketidaksesuaian dan penipuan.

Misalnya, menurut studi terkini, hanya sekitar sepertiga organisasi yang menggunakan alat otomatisasi di bidang seperti pengadaan (33%) dan pembayaran tagihan (35%). Namun, perusahaan yang telah mengoptimalkan otomatisasi sepenuhnya untuk pembayaran hutang dagang mengalami 33% lebih sedikit pembayaran duplikat atau salah dibandingkan dengan perusahaan yang belum melakukan perubahan.¹

Alur kerja persetujuan otomatis membantu memastikan bahwa pembelian mengikuti kebijakan perusahaan. Fitur seperti pemrosesan faktur digital dengan teknologi pengenalan karakter optik (OCR) mengurangi kebutuhan untuk entri data manual yang memakan waktu, mempercepat proses pembayaran dan meningkatkan hubungan pemasok melalui pemberitahuan yang lebih baik.

Sistem otomatis juga menyediakan analitik dan insight real-time tentang pola pengeluaran, membantu perusahaan mengidentifikasi peluang penghematan biaya. Mengintegrasikan otomatisasi P2P dengan perencanaan sumber daya perusahaan (sistem ERP) dan alat keuangan membantu memastikan bahwa kegiatan pengadaan selaras dengan kebutuhan bisnis yang lebih luas.

Seiring dengan upaya perusahaan untuk meningkatkan ketangkasan operasional, mengotomatiskan siklus pengadaan hingga pembayaran telah menjadi inisiatif penting untuk mengelola arus kas dan operasi secara efektif dalam jangka panjang.

Mengotomatiskan proses P2P sangat penting bagi organisasi yang ingin mengotomatiskan proses untuk menskalakan secara efektif dan beroperasi dengan kontrol yang lebih besar. Dengan mengganti tugas manual dengan alur kerja otomatis, pengadaan digital membantu organisasi berkembang melampaui sistem usang dengan membangun alur kerja yang lebih efisien dan terhubung yang mendukung kecepatan dan akurasi.

Pergeseran ini melibatkan pemilihan solusi pengadaan yang tepat yang mendukung berbagai modul yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. IBM, dengan operasi di lebih dari 170 negara yang melibatkan lebih dari 13.000 pemasok, telah mengubah operasi pengadaannya sendiri menggunakan AI, otomatisasi, dan blockchain. Transformasi ini memungkinkan tim pengadaan untuk merekrut pemasok 10 kali lebih cepat dan melakukan analisis harga dalam waktu 10 menit dibandingkan dengan 2 hari.²

Namun, kepala pengadaan (CPO) mungkin perlu lebih meyakinkan. Dikenal sebagai pengambil keputusan yang berhati-hati, mereka sebenarnya 60% lebih mungkin daripada eksekutif lain untuk melihat AI generatif sebagai hal yang tidak penting, sebagian besar karena skeptisisme tentang ROI. Tetapi mereka tidak akan melihat ROI apa pun kecuali mereka mulai menggunakannya. CEO dapat memandu CPO menuju peluang dengan dampak tertinggi. Sebagai contoh, 59% CPO percaya bahwa sangat penting untuk menerapkan AI generatif pada analisis pengeluaran dan pengadaan prediktif.³  

Dalam lingkungan bisnis yang dinamis, kemampuan untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan pasar sangatlah penting. Otomatisasi P2P menghilangkan silo dengan menghubungkan fungsi pengadaan dan hutang dagang, yang membantu memastikan bahwa tim pengadaan dan pemangku kepentingan memiliki akses ke informasi yang tepat pada waktu yang tepat. Hal ini mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih cepat, operasi yang lebih efisien, dan keselarasan yang lebih kuat antara tujuan keuangan dan strategis.

Selain itu, mengotomatiskan siklus P2P sangat penting untuk mengurangi risiko yang terkait dengan kesalahan manusia, penipuan, dan ketidakpatuhan. Sistem otomatis menegakkan prosedur standar dan memelihara jejak audit terperinci, membantu memastikan transparansi dan akuntabilitas di seluruh siklus hidup proses pengadaan. Ini melindungi aset keuangan organisasi dan memperkuat reputasinya di pasar digital.   

Yang paling penting, otomatisasi membantu mengurangi risiko. Mengandalkan proses manual menyisakan ruang untuk kesalahan manusia dan aktivitas penipuan. Dengan otomatisasi P2P, organisasi dapat menegakkan kebijakan yang konsisten, mempertahankan jejak audit yang menyeluruh, dan membantu memastikan bahwa setiap langkah dalam proses pengadaan barang dan jasa transparan dan dapat dipertanggungjawabkan.

Mengotomatiskan proses procure-to-pay (P2P) melibatkan integrasi teknologi untuk menyederhanakan dan menyempurnakan setiap fase pengadaan dan pembayaran. Transformasi ini mengurangi intervensi manual, meminimalkan kesalahan, dan membantu memastikan kepatuhan terhadap kebijakan organisasi. Contoh mengotomatisasi proses P2P meliputi:​

Proses dimulai ketika departemen menyadari kebutuhan akan barang atau jasa. Alih-alih mengisi dan mengirim permintaan pembelian secara manual, sistem otomatis memungkinkan karyawan untuk mengirim permintaan pembelian secara digital, dengan merinci item dan spesifikasi yang dibutuhkan. Pendekatan digital ini menstandarisasi permintaan dan menyediakan pelacakan real-time.

Setelah permintaan dikirim, alur kerja otomatis mengarahkannya ke manajer yang sesuai untuk disetujui. Alur kerja ini dapat disesuaikan berdasarkan faktor-faktor seperti departemen, anggaran, atau jenis item, membantu memastikan proses persetujuan yang lebih cepat.

Otomatisasi membantu dalam mengevaluasi pemasok potensial dengan menganalisis kriteria seperti harga, keandalan, dan kualitas. Setelah dipilih, vendor dapat menggunakan portal layanan-mandiri untuk menginput dan memperbarui informasi mereka, yang membantu merampingkan proses orientasi dan memelihara catatan yang akurat. ​Banyak sistem yang juga mendukung manajemen kontrak, membantu memastikan bahwa perjanjian dilacak, diperbarui, dan ditaati sepanjang hubungan.

Setelah permintaan disetujui, sistem pembelian untuk membayar atau otomatisasi pesanan pembelian dapat langsung menghasilkan PO dengan detail akurat dan mengirimkannya secara elektronik ke pemasok. Ini menghilangkan risiko kesalahan dari pembuatan PO manual dan mempercepat proses pemesanan.

Setelah pengiriman, sistem otomatis mencocokkan barang atau jasa yang diterima dengan PO yang sesuai. Langkah ini memverifikasi bahwa pesanan selesai dan memenuhi persyaratan yang ditentukan.

Pemasok mengirim faktur secara elektronik. Otomatisasi AP menggunakan teknologi OCR (pengenalan karakter optik) selama pemrosesan faktur untuk memindai dan mengekstrak detail kunci, mencocokkan faktur dengan PO dan tanda terima pengiriman sebelum persetujuan faktur. Langkah validasi pencocokan 3 arah ini membantu memastikan bahwa pembayaran hanya dilakukan untuk barang dan jasa yang dipesan dan diterima, sehingga mengurangi perselisihan dan potensi penipuan.  

Setelah pencocokan dan persetujuan berhasil, bisnis dapat menggunakan perangkat lunak otomatisasi untuk menjadwalkan dan memproses pembayaran pemasok tepat waktu dan membantu memastikan bahwa mereka memenuhi persyaratan yang disepakati. Pembayaran dapat dilakukan melalui berbagai metode digital, mengurangi risiko biaya keterlambatan dan memperkuat hubungan dengan vendor. Otomatisasi juga meningkatkan pengelolaan arus kas dengan memberikan lebih banyak visibilitas terhadap kewajiban keuangan yang akan datang.

Sistem P2P otomatis mengumpulkan dan menganalisis data selama proses pengadaan, menawarkan insight tentang pola pengeluaran, kinerja pemasok, dan efisiensi proses. Analitik ini membantu meningkatkan pengambilan keputusan dan mendukung peningkatan proses berkelanjutan.

Teknologi utama yang digunakan dalam otomatisasi P2P meliputi.​

AI dan machine learning: AI dalam pengadaan dan algoritme ML menganalisis data pengadaan untuk memprediksi tren, mengoptimalkan keputusan pembelian, dan mengidentifikasi anomali yang mungkin menandakan adanya penipuan atau masalah kepatuhan. AI generatif mendukung sumber strategis dan negosiasi dengan mengungkap pola dalam data pasar, mengungkapkan peluang untuk mengumpulkan pembelian atau secara signifikan mengurangi biaya yang mungkin tidak diketahui.³ Teknologi ini memungkinkan sistem untuk belajar dari data historis, meningkatkan pengambilan keputusan dari waktu ke waktu. ​

Platform berbasis cloud: Solusi procure-to-pay modern sering kali menggunakan platform berbasis cloud untuk mengintegrasikan alur kerja keuangan dan pengadaan ke dalam sistem terpadu. Solusi otomatisasi P2P ini menawarkan skalabilitas, akses data real-time, dan peningkatan kolaborasi di seluruh departemen dan dengan mitra eksternal. ​Sebagai contoh, SAP Ariba mencakup proses source-to-pay (S2P) menyeluruh, termasuk sumber strategis, manajemen rantai pasokan, manajemen pemasok, pengadaan, pengoptimalan modal kerja, manajemen faktur, dan visibilitas biaya.

Robotic Process Automation: RPA mengotomatisasi tugas-tugas berulang seperti entri data, pembuatan pesanan pembelian, dan pemrosesan faktur. Dengan meniru tindakan manusia, RPA mengurangi upaya manual, meminimalkan kesalahan, dan mempercepat pemrosesan transaksi. ​

Pengenalan karakter optik: Teknologi OCR mengubah berbagai jenis dokumen, seperti faktur yang dipindai dan tanda terima barang, menjadi teks yang dapat dibaca oleh mesin. Ini membantu menarik dan memasukkan data secara otomatis, membuat pemrosesan faktur lebih cepat dan mengurangi pekerjaan manual.

Pertukaran data elektronik (EDI)): EDI memungkinkan pertukaran dokumen bisnis secara elektronik antar organisasi dalam format standar. Dalam P2P, EDI mendukung komunikasi yang lancar dengan pemasok, secara otomatis menangani transaksi seperti pesanan pembelian dan faktur, meningkatkan kecepatan dan akurasi.

Manfaat utama dari mengotomatiskan proses P2P meliputi:​

Peningkatan efisiensi dan produktivitas: Mengotomatiskan tugas seperti entri data dan pemrosesan faktur membantu mengurangi pekerjaan manual. Ini memberi departemen pengadaan dan tim keuangan lebih banyak waktu untuk fokus pada tujuan dan strategi gambaran besar.

Meningkatkan akurasi dan mengurangi kesalahan: Otomatisasi meminimalkan campur tangan manusia dalam penanganan data. Dengan input manual yang lebih sedikit, ada lebih sedikit ruang untuk kesalahan. Otomatisasi membantu menjaga data keuangan tetap bersih dan andal, yang membantu memastikan pelaporan keuangan yang akurat dan meningkatkan proses pengambilan keputusan.​

Meningkatkan kepatuhan dan pencegahan penipuan: Digitalisasi proses P2P membantu memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal dan peraturan eksternal. Sistem otomatis menegakkan prosedur standar dan menyimpan catatan yang jelas, mengurangi risiko penipuan. ​

Penghematan biaya: Menggunakan otomatisasi untuk merampingkan aktivitas pengadaan dapat menurunkan biaya dengan mengurangi biaya operasional yang terkait dengan pemrosesan manual dan mengurangi kesalahan yang mahal yang disebabkan oleh ketidakefisienan. Peningkatan kepatuhan dan pencegahan penipuan juga membantu menghindari denda atau kerugian.

Hubungan dengan pemasok yang lebih baik: Membayar vendor tepat waktu dan menjaga komunikasi tetap efisien akan membangun kepercayaan, yang dapat meningkatkan proses pembayaran dan berpotensi menghasilkan persyaratan yang lebih menguntungkan, diskon pembayaran, dan kemitraan.

Meningkatkan visibilitas dan kontrol pengeluaran: Sistem P2P otomatis memberikan visibilitas waktu nyata ke dalam pola pengeluaran dan aktivitas pengadaan. Visibilitas ini memungkinkan organisasi untuk secara efektif memantau anggaran, mengidentifikasi peluang penghematan biaya, dan membuat keputusan keuangan yang tepat. ​