Apa itu pelacakan aset?

Pelacakan aset adalah bagian dari manajemen aset tetap, yang merupakan proses pelacakan dan pemeliharaan semua aset fisik, serta manajemen aset IT (ITAM), yang merupakan pelacakan dan pengelolaan aset IT menyeluruh. Aset digital dikelola melalui proses terpisah: manajemen aset digital.

Praktik manajemen aset yang lebih luas mencakup strategi pemeliharaan, atau bagaimana perusahaan meminimalkan waktu henti peralatan, menjaga biaya pemeliharaan, dan memastikan pabrik mereka bekerja pada atau mendekati kapasitas.

Pelacakan aset modern menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak untuk melacak pergerakan aset dan menerima data lokasi secara real-time. Perangkat keras mencakup teknologi pelacakan seperti barcode, kode QR, atau identifikasi frekuensi radio (RFID). Perangkat lunak biasanya berbentuk sistem pelacakan aset dan perangkat lunak pelacakan aset.

Pelacakan aset yang dimungkinkan oleh teknologi ini sangat penting untuk meningkatkan manajemen inventaris dan menemukan efisiensi di ruang kerja dan pabrik yang semakin terdigitalisasi saat ini. Di antara para konsumen, siapa pun yang telah menggunakan pemindai barcode di jalur checkout mandiri di toko kelontong telah menggunakan sistem pelacakan aset.

Aset tetap seperti server dan truk pengangkut membutuhkan investasi modal yang besar dan mungkin merupakan bagian besar dari kekayaan bersih perusahaan. Selain itu, banyak organisasi memiliki lebih banyak aset fisik daripada yang mereka sadari. Lift di gedung perusahaan, misalnya, adalah aset fisik.

Semakin baik dan efektif perusahaan mengelola asetnya, semakin besar kemungkinan perusahaan dapat memaksimalkan nilai investasi tersebut seiring dengan pertumbuhannya. Pelacakan aset adalah langkah pertama untuk mengetahui aset mana yang memberikan nilai tambah (dan mana yang tidak).

Pelacakan aset yang efektif menyederhanakan pekerjaan administrasi dan pemeliharaan bagi karyawan dengan menyediakan catatan informasi aset yang akurat dan terperinci. Dengan cara ini, mereka tidak menggunakan jam kerja mereka untuk menemukan aset yang hilang yang mungkin ada di lokasi atau membeli aset baru yang mungkin sudah ada.

Sebuah studi terbaru menemukan bahwa visibilitas ke dalam aset di seluruh perusahaan dapat meningkatkan produktivitas pemeliharaan sebesar 28% dan mengurangi pemeliharaan dan perbaikan inventaris sebesar 18%.

Manfaat pelacakan aset juga termasuk pencegahan kehilangan dan pencurian, pergerakan mesin berbahaya yang lebih aman dan jaminan bahwa barang yang mudah rusak tetap dalam kondisi optimal.

Solusi pelacakan aset sering kali menggunakan teknologi berikut untuk memperoleh data aset real-time:

Barcode dianggap sebagai standar untuk pelacakan aset. Label barcode mewakili data yang menggunakan garis paralel dengan lebar, jarak, dan ukuran yang bervariasi. Mereka melekat pada aset fisik yang lebih besar dan dapat memberikan setiap aset pengenal unik.

Ada banyak aplikasi Android dan iOS yang tersedia dan perangkat mobile dengan perangkat lunak untuk pemindaian barcode, menjadikannya pilihan yang dapat diskalakan, murah, dan dapat diandalkan. Kode QR adalah penerus dua dimensi untuk barcode. Mereka dapat dipindai dari sudut manapun dan dapat menyimpan lebih banyak informasi daripada barcode tradisional.

LPWAN adalah jaringan telekomunikasi nirkabel yang mendukung komunikasi jarak jauh dengan konsumsi daya yang rendah, yang merupakan keuntungan terbesarnya. Bahkan, efisiensi daya teknologi LPWAN dapat membantu memperpanjang masa pakai baterai perangkat Internet of Things (IoT).

Sementara WAN nirkabel menghubungkan orang dan bisnis, LPWAN menghubungkan perangkat IoT dan data dari sensor mereka. Menggunakan LPWAN dengan perangkat berkemampuan IoT, organisasi dapat melacak dan memantau aset indoor dan outdoor.

Juga disebut chip RFID, tag RFID menyimpan informasi aset dan menyiarkan lokasi aset dengan menggunakan gelombang radio. Mereka memiliki berbagai macam kegunaan: perusahaan mungkin menggunakannya untuk melacak inventaris gudang.

Namun demikian, alat ini juga digunakan dalam pemindai tol jalan raya, dalam perlombaan balap sepeda untuk mencatat waktu mulai dan selesai serta untuk mencatat pergerakan ternak. Mereka tidak memerlukan pemindaian langsung seperti barcode dan kode QR, sehingga chip dapat dibaca meskipun tidak terlihat.

Perangkat pelacakan aset BLE mengirimkan sinyal reguler yang dibaca oleh perangkat berkemampuan BLE seperti smartphone. Dua jenis utama BLE memiliki contoh penggunaan yang berbeda: Suar BLE paling baik untuk aset stasioner dalam ruangan sedangkan tag BLE bekerja dengan baik untuk aset non-stasioner yang lebih kecil.

BLE menawarkan masa pakai baterai yang lebih lama, biaya yang lebih rendah, dan akurasi lokasi yang lebih tinggi daripada beberapa teknologi pelacakan aset lainnya. Untuk alasan ini, industri seperti perawatan kesehatan dan manufaktur telah menemukan nilai di dalamnya. Namun, perangkat BLE paling baik hanya untuk transmisi data jarak pendek.

Pelacak aset GPS mengirimkan data melalui satelit dan jaringan seluler untuk menemukan dan melacak aset. Sistem pelacakan aset GPS sangat akurat, dapat melacak aset di seluruh dunia dan memiliki beberapa opsi konektivitas.

Mereka juga memiliki fungsi untuk mengatur pagar geografis, sehingga organisasi menerima notifikasi ketika sebuah aset meninggalkan perimeter. Pelacak aset GPS adalah inti dari manajemen armada: manajer armada menggunakan sistem pelacakan aset GPS untuk mendapatkan visibilitas real-time dari armada kendaraan mereka di jalan.

Beberapa organisasi mungkin masih menggunakan buku besar yang ditulis tangan, spreadsheet Excel atau alat perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) untuk pelacakan aset. Namun, entri data manual rentan terhadap kesalahan manusia dan merupakan metode yang lambat untuk tetap berada di atas inventaris aset yang besar, seperti armada kendaraan.

Perangkat lunak pelacakan aset dan solusi perangkat lunak manajemen aset dapat menawarkan cara yang dapat diandalkan untuk melacak aset tetap dengan fitur-fitur seperti pelacakan lokasi, pemrosesan perintah kerja, dan jejak audit. Banyak solusi manajemen aset saat ini berbasis cloud dan menawarkan koneksi ke aplikasi mobile sehingga karyawan dapat mengakses data dan membuat keputusan dari smartphone atau tablet sepanjang waktu.

Untuk organisasi yang lebih besar, sistem manajemen aset perusahaan (EAM) menyediakan platform manajemen aset pusat untuk melacak dan mengelola semua aset tetap. EAM dapat mengintegrasikan data aset dari seluruh siklus hidup aset: akuisisi, operasi, pemeliharaan, penyusutan, dan pembaruan atau penggantian.

Beberapa sistem EAM juga menjalankan kombinasi kecerdasan buatan (AI), alur kerja cerdas, dan bantuan manusia dari jarak jauh untuk mengotomatisasi dan mempercepat proses dan menciptakan efisiensi dalam proses manajemen aset tetap.