Qu’est-ce que la gestion des workloads ?

La quête de la productivité des employés est un défi que toute entreprise proactive relève et assume. Il va presque sans dire que les entreprises s’engagent à rationaliser leurs processus, à optimiser leurs workloads et à exécuter toutes les fonctionnalités avec une efficacité maximale.

L’allocation des ressources et la gestion des ressources deviennent des enjeux majeurs. Tout tourne autour de cette question : comment optimiser l’utilisation de vos différentes ressources, qu’il s’agisse de talents humains ou d’infrastructures informatiques, tout en fixant des objectifs ambitieux mais réalistes, sans surcharger les membres clés de l’équipe et risquer de les épuiser ?

C’est le défi central d’une gestion efficace des workloads, et il nécessite souvent un délicat exercice d’équilibre. Voici pourquoi : c’est à ce niveau que les systèmes informatiques (qui fonctionnent de manière prévisible) rencontrent les travailleurs en chair et en os (dont le comportement est souvent moins prévisible). Tous ces éléments entrent en conflit avec les calendriers des projets (qui sont supposés être gravés dans le marbre, du moins jusqu’à ce que les priorités changeantes de l’entreprise modifient soudainement les étapes stratégiques et les dates d’échéance). Maintenir ces trois variables en équilibre relatif est la clé d’une bonne gestion des workloads, et c’est un exercice de jonglage qui nécessite une planification de projet considérable et une priorisation à grande échelle.

Chaque entreprise aborde la planification des workloads de manière différente. Néanmoins, on retrouve trois constantes dans toutes les entreprises qui gèrent des workloads.

Les livrables sont les productions créées par l’entreprise et peuvent prendre de nombreuses formes. Il peut s’agir de biens tangibles (tels que les produits manufacturés) ou de propriété intellectuelle immatérielle (comme les logiciels et les applications).

Sauf dans le cas d’une très petite start-up, il existe généralement une division du travail, avec des équipes spécifiques assignées à certains projets. Cela permet de maintenir les activités d’une équipe dans un périmètre gérable, surtout lorsqu’elle doit faire face à de lourdes charges de travail, à des projets complexes ou à des tâches critiques.

La gestion du temps n’est pas une simple bonne pratique suivie par une entreprise. Les délais de production doivent être strictement respectés, car même les plus grandes entreprises tirent leur valeur de leur capacité à livrer ce qui est prévu dans les délais contractuels. Parce qu’il est essentiel à la viabilité de l’entreprise, le suivi du temps devient une activité de surveillance de premier ordre.

Avant d’aller plus loin, clarifions les termes, car l’expression « gestion des workloads » peut recouvrir plusieurs réalités. Même si ces définitions ne sont pas totalement opposées et présentent même certaines similitudes, elles restent nettement distinctes.

Dans le contexte de l’utilisation des employés et du partage des tâches, la gestion des workloads peut désigner la façon dont les workloads d’une équipe sont organisés, ou la manière dont l’ensemble du travail prévu par l’entreprise est réparti entre ses différents départements et membres d’équipe.

Il est vrai qu’il existe un certain « facteur humain » lorsqu’on parle de la capacité d’une équipe et de la façon dont les workloads sont partagés, puisque nous parlons de la manière dont chacun accomplit son travail. Cette dimension humaine reste présente dans les principales activités de gestion des workloads menées après coup. Cela inclut non seulement le suivi vérifiable des indicateurs de performance et de productivité de l’équipe, mais aussi la prise en compte, plus difficile à mesurer, d’autres aspects intangibles comme le travail d’équipe.

Cependant, dans un autre sens, la gestion des workloads examine cette même question de productivité d’un point de vue strictement informatique. En ce sens, la gestion des workloads est un exercice de gestion du travail qui consiste à déterminer l’ensemble des tâches d’un projet informatique qui doivent être effectuées pour que l’entreprise atteigne ses objectifs en cours. L’entreprise utilisera ce chiffre compilé pour planifier la capacité et la gestion des tâches avec précision afin d’y parvenir. Cela se traduit ensuite par la nécessité de déterminer comment répartir les workflows collectifs en distributions de workloads équilibrées.

Il existe ensuite un troisième sens plus large de la « gestion des workloads », qui réunit les deux approches en une seule : le travail de gestion de projet à réaliser, les équipes humaines chargées de l’exécuter, ainsi que les systèmes et processus informatiques nécessaires pour y parvenir. Pour étudier pleinement ce sujet, il faut examiner ce sens global de « gestion des workloads » et tout ce qu’il implique.

Il n’est pas surprenant qu’il existe autant de types de produits dédiés aux processus de gestion des workloads, étant donné que presque toutes les entreprises sont engagées dans l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies de gestion des workloads. Voici quelques-unes des options les plus populaires :

Pendant des décennies, ce n’était pas seulement le principal moyen de comparer les performances, c’était quasiment la seule façon de le faire. Il s’avère que certains principes de base ne peuvent pas vraiment être améliorés, c’est pourquoi nous utilisons encore des feuilles de calcul au 21e siècle. En affichant toutes les informations selon les axes X et Y, les feuilles de calcul permettent de visualiser et de comparer de nombreuses données en un coup d’œil.

Le premier programme informatique sous forme de feuille de calcul s’appelait VisiCalc (pour « visible calculator ») et a été lancé à la fin de l’année 1979 pour l’ordinateur Apple II. VisiCalc (créé par Dan Bricklin et Bob Frankston) est basé sur une étude réalisée en 1961 par le scientifique américain Richard Mattesich. À son tour, VisiCalc a ouvert la voie à Excel, devenu le symbole des feuilles de calcul informatisées, développé par un employé de Microsoft, Charles Simonyi, pour un lancement officiel en 1985.

Les estimations publiées fin 2022 indiquent que chaque mois, plus de 750 millions d’utilisateurs utilisent Excel, certaines projections portant ce chiffre à près de 1,2 milliard.¹ Des données similaires indiquent qu’environ 63 % des entreprises utilisent régulièrement excel pour au moins certains de leurs besoins comptables.²

L’une des méthodes les plus simples et les plus accessibles pour suivre l’avancement des workloads est l’utilisation de tableaux Kanban (« Kanban » signifie « signal visuel » en japonais). Les tableaux Kanban ont d’abord été utilisés sous forme de tableaux blancs physiques, organisés en colonnes verticales pour séparer les différentes étapes d’un projet. Les parties prenantes pouvaient ensuite ajouter des notes dans ces colonnes pour indiquer les progrès réalisés étape par étape.

L’utilisation des tableaux Kanban a été introduite pour la première fois à la fin des années 1940 par Taiichi Ohno, ingénieur Toyota, dans le cadre d’une approche de « fabrication lean » conçue pour maximiser la productivité et limiter le gaspillage. Le premier logiciel Kanban informatisé a été mis au point par le passionné d’informatique David Anderson au début des années 2000, puis adapté par des éditeurs de logiciels comme Microsoft. Asana est l’un des principaux outils Kanban actuels. Son produit de tableau Kanban permet l’automatisation et l’intégration (par exemple, des méthodes pour relier les tableaux Kanban à d’autres outils afin de rationaliser les workflows et de gagner du temps).

Les tableaux de bord utilisent la technologie des widgets pour présenter différents types d’informations dans une configuration visuelle unique. Le modèle évident pour cela est le tableau de bord d’une automobile, qui permet au conducteur de voir les jauges et autres indicateurs importants d’un seul coup d’œil.

Les tableaux de bord informatisés remplissent la même fonction, mais avec des graphiques, des tableaux et des diagrammes à la place des différentes jauges. Les premières expérimentations avec des tableaux de bord informatisés ont eu lieu dans les années 1980, mais ce n’est qu’une décennie plus tard qu’ils sont devenus réellement efficaces et mieux intégrés aux systèmes. L’usage des tableaux de bord s’est vraiment développé lorsqu’ils ont permis de visualiser les indicateurs clés de performance (KPI). 

En dehors des logiciels de gestion de projet, il existe d’autres types d’outils de gestion de projet, des méthodes éprouvées qui existent depuis plusieurs décennies :

• Listes de tâches : pour détailler les étapes individuelles à suivre, la bonne vieille liste de tâches reste un outil indispensable. Comme les feuilles de calcul, les listes de tâches sont efficaces principalement parce qu’elles réduisent les informations à leurs données essentielles. Les listes de tâches constituent généralement la première étape dans l’élaboration de stratégies efficaces pour aborder de nouveaux projets et une première partie de la définition des étapes stratégiques.
• Les diagrammes de Gantt : les diagrammes de Gantt, qui constituent l’un des meilleurs outils de suivi des progrès, utilisent une barre horizontale qui progresse de gauche à droite et se remplit complètement lorsqu’une tâche est achevée à 100 %. Les barres des diagrammes de Gantt (du nom d’Henry Gantt, spécialiste des sciences sociales qui a créé la méthode dans les années 1910) fournissent généralement un pourcentage d’achèvement, qui vient s’ajouter aux barres horizontales, que l’on peut empiler pour comparer les progrès réalisés dans les différents domaines d’un projet.
• Listes d’actions : les listes d’actions constituent un autre outil de gestion des workloads, facilitant le suivi de l’avancement. Alors que les listes de tâches se concentrent sur la définition des développements majeurs, les listes d’actions représentent l’exploration de ces développements et la capitalisation des étapes réelles qui conduiront à l’achèvement du projet. Les listes d’actions peuvent être créées avec un périmètre variable, ce qui signifie qu’elles peuvent être appliquées à un département entier, à une équipe spécifique ou même à une seule personne .

Remarque : on pourrait s’attendre à trouver les feuilles de calcul dans cette liste, mais elles en ont été exclues pour une raison précise. Bien que les chefs d’équipe créent souvent des grilles visuelles sur des tableaux blancs ou dans des programmes de traitement de texte pour contenir diverses données, ces grilles ne comptent pas comme de véritables feuilles de calcul. Les feuilles de calcul ne contiennent pas simplement des informations quadrillées. Ces informations sont reliées par l’intelligence informatique qui permet aux utilisateurs d’effectuer des calculs simples qui peuvent être appliqués à toutes les données de cette feuille de calcul, ce qui permet d’économiser un temps considérable en évitant plusieurs calculs. Ces renseignements complets ne sont pas disponibles dans un graphique simple et quadrillé. 

Les organisations sont très diverses, tout comme les besoins des entreprises. Néanmoins, certains principes fondamentaux de la gestion intelligente des workloads restent pertinents et peuvent s’appliquer à presque toutes les entreprises.

Un plan de gestion des workloads n’est fiable que dans la mesure où la réflexion qui le sous-tend est solide. Il incombe donc à la personne chargée de la planification d’évaluer honnêtement les compétences des membres du personnel et leur efficacité dans leurs rôles respectifs. Cet aspect est aussi important que d’avoir une projection précise des étapes nécessaires à un projet et des étapes stratégiques. Plus vous serez honnête en ce qui concerne les capacités de votre entreprise, plus la planification de la gestion des workloads aura des chances d’être efficace.

Cela devrait aller de soi, mais il est surprenant de constater combien d’organisations fonctionnent encore en laissant leurs employés largement dans l’ignorance des opérations de l’entreprise ou des attentes complètes liées à leur performance individuelle. Les messages adressés aux membres de l’équipe doivent être clairs et ne pas prêter à confusion. De plus, une communication claire doit s’adresser à toutes les équipes et être appliquée uniformément à toutes les ressources, afin d’éviter les manques d’information et la formation de silos.

C’est généralement en leur confiant un nombre irréaliste de tâches à mener de front que les entreprises finissent par épuiser leurs employés clés. Pour leur permettre d’être efficaces et satisfaits de manière générale, il faut éviter de créer un environnement de multitâche. Les membres du personnel doivent pouvoir se concentrer sur une seule tâche à la fois jusqu’à ce qu’elle soit terminée. Cela évite la quasi-paralysie qui peut affecter la productivité lorsqu’un employé tente de jongler avec un trop grand nombre de tâches en même temps.

Un des aspects clés d’une gestion efficace des workloads implique de tirer parti des différents outils techniques à votre disposition dans la mesure du possible. Les tâches répétitives constituent un domaine clé où vous pouvez exploiter l’un de vos plus grands atouts : les modèles. Les modèles sont parfaitement adaptés pour automatiser la création de documents et accélérer leur production. Ils permettent également de vérifier que les normes de l’entreprise sont formatées de manière cohérente sur tous les documents sortants.

Voici une autre évidence, mais vous serez surpris de voir que de nombreuses entreprises de premier plan se contentent de déléguer des responsabilités importantes à des équipes sans effectuer par la suite de contrôles réguliers avec tout le personnel concerné. Il est clair que cela mène droit au désastre et doit absolument être évité. Les réunions d’équipe n’ont pas besoin d’être longues pour être efficaces, mais elles doivent être organisées régulièrement et donner à chaque membre l’équipe le temps de rendre compte de ses activités en cours et de tous les obstacles potentiels à ses progrès.